新たなアイデアや企画を出し合ったり、社内の情報共有をしたりする場である会議は、企業が成長していくうえで必要不可欠です。
一方、長時間の会議は参加メンバーの業務時間を削り、会社全体の生産性低下を招く恐れがあるので、避けなければなりません。しかし、短時間で結論がまとまらず、結局会議時間が伸びてしまうことに悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、会議が長いことによる悪影響や長引いてしまう原因・対策を中心に解説します。
- 長時間の会議により生じる悪影響が社内で発生しないようにしたい
- 会議に最適な時間を知り、メンバーの集中力や参加意識を高めたい
- 会議の時間を短縮できないので情報共有のコツがあれば嬉しい
という担当者の方は今回の記事を参考にすると、会議時間を短縮できるうえ、より効率的かつ議論を深める方法が分かります。
目次
無駄に長い会議で発生する3つの悪影響
ここでは、無駄に長い会議により発生する3つの悪影響について説明します。会議が無駄に長時間のままでは、以下のような悪影響が発生し続けてしまうのです。
労働時間が長くなる
まず、会議が無駄に長いと労働時間も長くなるリスクがあります。
会議に時間をかけた分だけ各メンバーが業務時間を削らなければならないので、時間内に会議以外の業務が終わらないからです。ほかのタスクとの調整ができれば問題ないものの、消化しきれなければ残業や休日出勤で補わなければなりません。
さらに、長時間労働によってワークライフバランスが崩れていくので、メンバーの精神的疲労にも繋がってしまうのです。そのため、会議に割り当てられる時間が増えるほど、会議以外の業務に支障をきたすという認識がメンバー間にあることが重要です。
人件費の増加
会議の時間が長いと、人件費の増加にも繋がります。
会議に多くの時間が奪われると残業や休日出勤などで労働時間が増えるので、その分の手当が必要になるからです。また、労働基準法37条は以下のように定めています。
労働時間を延長し、又は休日に労働させた場合においては、その時間又はその日の労働については、通常の労働時間又は労働日の賃金の計算額の二割五分以上五割以下の範囲内でそれぞれ政令で定める率以上の率で計算した割増賃金を支払わなければならない
このように、無駄に会議が長いと企業は多くの人件費を負担しなければならないのです。
社内全体の生産性の低下
社内全体の生産性が低下する点にも注意が必要です。
無駄に会議時間が長いとメンバーの集中力の低下やストレスを発生させる要因になり、メンバーの会議への参加意欲は低下します。したがって、自身の意見を持たない・資料に目を通していないメンバーが増え、議論が深まらず生産性の低い会議となるのです。
また、会議に向けての準備時間や会議に出席している時間が長くなれば、本来の業務に費やせる時間が減るので、納期が遅れる・タスクが終わらない問題が発生し、社内全体の生産性の低下にもなりかねません。
会議に最適な時間とは
会議に長時間費やせば良い意見やアイデアが出てくるわけではありません。そこで、会議を行う際は、最適な時間を意識してみましょう。
一般的に、会議は午前中に行うのが効果的と言われています。株式会社Biz Hitsが全国の男女500人を対象に「仕事の効率が上がる時間帯に関する意識調査」を実施したところ、 66.6%が午前中が最も仕事の効率が上がる結果となりました。
したがって、メンバーの仕事の効率が上がりやすい時間帯の「午前中」に実施するようにしましょう。また、重大な議題を扱うために会議が2時間以上行われる場合もありますが、人が集中力を持続できるのは最大で90分である点に注意する必要があります。
【解決策あり】会議が長い4つの原因
以下では、会議が長引く4つの原因を解決策とともに解説します。無駄に長い会議を放置していては、ビジネススピードを阻害するので注意しましょう。
会議の目的・ゴールが不明確
まず、会議の目的やゴールが不明確である点が挙げられます。
会議において「最終的に何を決めるのか」が不明確では、参加者は会議に出席する意義が見出せず、無駄な時間に感じやすくなります。また、会議への参加意識の低下は、自身の意見やアイデアを発言しなくなる恐れがあり、活発な意見交換の場となりません。
したがって、事前に会議の目的やゴールを記したアジェンダや資料を作成・共有しておく必要があります。前もって会議の「情報」を把握できれば、疑問点や自身の意見などを事前に準備したうえで会議に臨めるのです。
とくに、会議を効率的に過不足なく行えているチームは、「Stock」のようにシンプルな情報共有ツールを使って、会議に必要な資料やアジェンダを前もって共有しています。
タイムスケジュールが曖昧
タイムスケジュールが曖昧になっている点も会議が長引く要因として挙げられます。
たとえば、会議の終了時刻を明確にしておかなければ、結論が出るまで話し合いを続けてしまいます。また、項目ごとに時間の目安がないと、ひとつの項目に対して必要以上に時間がかかり、結論が先延ばしになるリスクも生じるのです。
したがって、事前に会議のタイムスケジュールを作成して、チーム内で共有しておきましょう。タイムスケジュールに沿って進行できれば、終了時刻どおりに会議を終えやすくなるので、各メンバーの本来の業務へ支障をきたしません。
参加人数が多すぎる
参加人数が多いのも会議が長引いてしまう要因です。
会議に参加するメンバーが多ければ、その分さまざまな意見がでてくるので、結論をまとめるまでの工数がかかってしまします。
一方、参加メンバーが多いと議論が活性化すると考えられがちですが、特定の人だけが発言しているケースも多いです。したがって、発言しないメンバーにとっては、無駄な時間が発生しているうえに、本来のタスクに費やせた時間も奪われているのです。
そのため、会議に必要な人だけを呼ぶ、進行役を設けるなどの工夫をしましょう。また、どうしても参加人数が多くなる場合は、チームごとに意見をまとめて代表者が発表する、などの事前準備を徹底するべきです。
会議資料がまとまっていない
会議資料がまとまっていない点も、会議が長引く原因となるのです。
全メンバーに会議内容への理解を深めてもらうには、会議資料が欠かせません。しかし、聞き手の理解を優先して何枚もの資料を作成すると、資料説明に時間がかるうえ、聞き手側も情報が多すぎて処理しきれなくなってしまうのです。
さらに、聞き手は情報を処理しきれないと集中力が低下する傾向にあるので、活発な議論にはなりません。そのため、会議資料を作成する際は、伝えたい重要ポイントを簡潔に書いたり、デジタル資料を使って効率的な情報共有をしたりすることが求められます。
長い会議を短くできるおすすめのツール
以下では、長い会議を短くするのにおすすめのツールを解説します。
会議時間の短縮には、一貫して会議の事前準備が必要不可欠でした。したがって、チーム内で会議の「情報」を事前に共有できれば、会議時間の短縮に繋がるので、各メンバーが本来の業務時間を削らなくて済むのです。そこで、チームへ会議に関する「情報」を簡単に共有できる情報共有ツールを使いましょう。
情報共有ツールであれば会議に関する情報のみならず、全社の情報をまとめて管理し、チームメンバーへ共有できます。また、アジェンダや会議資料など既に共有した情報も、再度必要なときにすぐ取り出せるのです。
ただし、誰もが簡単に使える情報共有ツールでなければ、操作ミスの発生や多大な教育コストがかかってしまいます。結論、会議時間の短縮には、非IT企業の65歳以上のメンバーでもストレスなく利用できる情報共有ツール：「Stock」一択です。
Stockの「ノート」へ会議ごとの事前資料やアジェンダはもちろん、議事録も簡単に残しつつ、任意のメンバーへリアルタイムで共有されます。また、ノートに紐づいた「メッセージ」は話題を錯綜させないので、議題ごとの質問や確認もストレスなくできるのです。
非IT企業でも最も簡単に情報管理ができるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
長時間会議による悪影響や原因・対策まとめ
ここまで、会議が長くなる原因や対策を中心に解説しました。
会議が長ければ、従業員側・企業側ともに大きな負担となります。そこで、会議の時間を短縮するために、チームごとに会議情報の事前共有が欠かせません。しかし、会議に必要な情報を紙や口頭で準備していては費用・時間のコストが無駄にかかってしまいます。
そこで、会議の時間を短縮し、効率的に時間を使うためにも「情報共有ツール」を使って、会議にかかるコストを削減しましょう。ただし、チャットツールに代表されるような「気軽にやりとりができるツール」では、共有した情報が流れて管理できません。
そこでたとえば、今回ご紹介したStockのようにITリテラシーが不要、かつ誰でも情報を流さず蓄積しておける情報共有ツールが必要です。非IT企業を中心に240,000社以上に導入され、会議情報はもちろん社内全体の情報管理・共有の効率化に貢献しているのです。
無料登録も1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入してシンプルに情報を管理・共有し、会議時間の短縮を目指しましょう。
