業務の円滑な進行に貢献するマニュアルは物流業においても重要性であり、今日では効率化を目的に、業務のマニュアル化に積極的に取り組む企業が増えています。
しかし、自社でもマニュアル作成を試みているものの、うまく作成・運用がされていないことに悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、物流業でマニュアル作成が不可欠な理由やマニュアルの作成手順について解説します。
- 物流業におけるマニュアル作成における必要性を把握し導入を実施したい
- マニュアルの形骸化を防ぎ、実用性の高いマニュアルを作りたい
- マニュアル運用を効率化するおすすめのITツールがあればすぐ導入したい
という方は今回の記事を参考にすると、物流業でマニュアル作成が必要な理由を理解でき、ポイントを押さえながら自社のマニュアル運用を成功に導けます。
目次
物流業でマニュアル作成が欠かせない理由
まずは、物流業でマニュアル作成が欠かせない理由を解説します。物流業でマニュアルを活用すると、以下のメリットに繋がるため、積極的な導入が必要だとされています。
顧客によってルールが異なるから
物流業では顧客ごとにルールが異なることが、物流業にマニュアル作りが欠かせない理由のひとつとして挙げられます。
物流業では、すべての顧客が同一納品先に同じ商品を送付するケールは稀なため、顧客によって送付先や送付商品・期日などの仕様に差が生じます。そこで、マニュアルがなければ、該当業務の担当者以外が「どのように処理すべきかわからない」状態になってしまうのです。
一方で、マニュアルによって顧客ごとのルールが明瞭化していれば、仮に担当者が不在の場合でも、マニュアルを参考にしてほかの社員が業務を進められるようになります。
業務品質の維持に繋がるから
物流業でのマニュアル作成は、業務品質の維持に繋がります。
マニュアルがない状態での業務進行は、個人のスキルや経験によって品質に差が生じやすくなります。結果として、顧客満足度の低下につながってしまうので、物流業においては常に一定品質でサービスを提供する必要があります。
一方、マニュアルを作成に沿って作業を進めるように義務づけたり、品質基準を設けたりしておくと、経験の有無を問わず社員のパフォーマンスを平均化させられるのです。
人の入れ替わりが多いから
マニュアル作成が欠かせない理由には、人の入れ替わりが多いという物流業の特徴も挙げられます。
物流業は慢性的な人手不足に陥っている一方、EC市場規模拡大の影響を受け輸送量は年々増加しているという状況下にあります。そのため、業務マニュアルがなければ、社員の退職に伴い該当作業が処理できなくなる恐れがあるのです。
したがって、人の入れ替わりがあったとしても、常に同一品質で業務を進めるには、マニュアル運用が欠かせません。
物流業におけるマニュアル作成のコツとは
以下では、物流業におけるマニュアル作成のコツを解説します。ステップを押さえて取り組むことで、自社でのマニュアル作成・運用を成功に導けます。
範囲と読み手の設定
マニュアル作りに取り組む前に、まずはマニュアルの範囲と読み手を設定しましょう。
突然業務すべてをマニュアル化すると、膨大な作成・教育コストが発生するうえ、実際の導入効果が測定しづらくなります。したがって、まずは対象業務の範囲を決めて、マニュアル化を検討しましょう。
また、マニュアルの読み手を設定することも大切です。たとえば、新入社員向けのマニュアルでは、予備知識や備品の格納場所などの情報が記載されていなければ、マニュアルのみでは業務が進められません。
対象者にとって適切な情報を提供するには、マニュアルの業務範囲、読み手が誰かを明確にする必要があるのです。
目次と見出しを決める
マニュアルの範囲と読み手が決まったら、目次と見出しを決めます。
そこで、まずはマニュアル全体の構成から作成します。見出しをどのように作るかを決めたうえで目次を作ると、マニュアルの内容にズレが生じにくくなります。
また、見出しごとに記載すべき情報はリスト化しておきましょう。リスト化することで内容に重複・漏れがなくなり、過不足なくマニュアルが作成できるようになるのです。
マニュアルの共有と更新
マニュアル作成後は、共有と定期的な更新が必要です。
最初から完璧なマニュアルを作るのは難しく、導入後に運用の変更やイレギュラーな事態が発生するたびに改善する必要があります。一方、マニュアルを更新しない、もしくは更新の間隔が長ければ、マニュアルに古い情報が残ったままになります。
そのため、利用者は「マニュアルが実務に即していない」と感じ、マニュアル運用が根付かない原因になってしまうのです。「マニュアルさえ確認すれば最適な情報が得られる」認識をメンバーへ根づかせるには、最新情報へのアップデートが欠かせません。
そこで、今日ではマニュアル作成・更新がすぐできるように、「Stock」のような、簡単に使えるITツールの導入が主流です。
マニュアルの作成・運用までを効率化するおすすめのツール
以下では、マニュアルの作成から運用までを一貫して簡単に効率化できる、おすすめのITツールをご紹介します。
マニュアル作成・運用に紙やExcelを使うと「視認性が悪くなる」「複数人での共有がスムーズにできない」致命的なデメリットがあります。とくに、物流業では倉庫・商品・配送管理をはじめとしたチームで進める業務が多いので、アナログなマニュアル管理では、業務スピードが低下してしまうのです。
一方、マニュアルの作成・共有・運用すべてが完結するITツールを使えば、アナログな管理で発生するデメリットを解消できます。ただし、多機能なツールでは、現場メンバーが混乱して多大な教育コストがかかるか使われなくなります。
そこで、物流業のマニュアル業務を効率化するには、非IT企業における65歳以上のメンバーでも、簡単にマニュアル作成・管理ができるITツール：「Stock」が必須です。
Stockの「ノート」にテキストや画像・動画が簡単に残せるため、視覚情報を取り入れたマニュアル作りもできます。さらに、ノートは直感的な「フォルダ」で管理でき、デバイスを問わず欲しい情報へ容易にアクセス可能な点が大きな特徴です。
物流のマニュアル作成・管理業務を最も簡単に効率化するツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
物流業でマニュアル作成が必要な理由・作成のコツまとめ
ここまで、物流業でマニュアル作成が不可欠な理由やマニュアル作成のコツを中心に解説しました。
顧客ごとにルールが異なり、かつ人の入れ替わりが激しい物流業において、品質保持のためにもマニュアル運用は欠かせません。また、マニュアル作成後は共有・更新が大切ですが、紙やExcelでは工数もかかるうえ形骸化します。
そこで、ITツールの利用が必須で求められます。ただし、マニュアル管理者にとって使いやすいツールであっても、利用者にとって使いにくいツールなケースもあるので、誰もが使えるツールであることは大前提です。
したがって、ITに不慣れな物流業界のメンバーでも、簡単にマニュアル作成・管理ができる情報共有ツールの「Stock」が最適です。非IT企業を中心に240,000社以上の企業に導入され、マニュアル運用をはじめとする情報共有の効率化を実現しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、自社でのマニュアル運用を成功に導きましょう。
