近年、時間や場所を気にせずに利用できる「クラウドツール」を導入する自治体が増えてきています。クラウドツールを活用すれば、情報の紛失を未然に防げたり職員の業務負担を軽減したりする効果が期待できます。
しかし、自治体で活用できるクラウドツールのうち「どのようなクラウドツールを選ぶべきなのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、自治体で役立つクラウドツール3選を中心に紹介します。
- 職員全員が簡単に使えるクラウドツールがあればすぐに導入したい
- 情報の紛失など業務上における重大なミスを未然に防ぎたい
- 自治体でチャットツールを使うメリット・デメリットを把握しておきたい
という方はこの記事を参考にすると、クラウドツールを導入するメリットが分かり、業務に役立つITツールを比較検討できます。
目次
自治体がクラウドツールを導入するメリット
ここからは、自治体がクラウドツールを導入するメリットをご紹介します。以下の内容を周知しておけば、ツール導入に対する職員の理解を深められるので、導入をスムーズに促進できます。
情報が見つけやすくなる
クラウドツールを使えば、必要な情報をすぐに見つけられるようになります。
自治体は、地域に関するあらゆる情報を扱うため、紙媒体の書類をフォルダにまとめて管理していると「必要な情報をすぐに見つけられない」問題が発生します。
そこで、クラウドツールを使えばすべての情報をデジタルで管理でき、必要な情報を見つけやすくなります。たとえば、多くのクラウドツールには検索機能があるため、”住民登録”や”都市計画”などファイルに用いたキーワードを入力すれば、瞬時に情報を見つけられるのです。
このように、クラウドツールを使えば必要な情報をすぐに見つけられる環境が整い、情報管理がしやすくなります。
情報共有がスムーズになる
自治体の業務でクラウドツールを活用すれば、漏れのない情報共有ができます。
自治体間の情報共有の手段はメールや電話が一般的です。しかし、メールでは容量の大きいファイルを送信できなかったり、電話では情報の行き違いが発生したりと、スムーズな情報の伝達が困難です。
そこで、情報共有ツールを活用すれば、複数のファイルでもまとめて共有できるので、ファイルを複数のメールに分けて送信する手間がかかりません。さらに、テキストベースでのやりとりのため、聞き間違いや認識齟齬も発生しなくなるのです。
このように、クラウドツールを活用すれば、少ない負担で正確な情報共有が行えます。
ペーパーレス化につながる
クラウドツールの活用は、自治体のペーパーレス化の推進につながります。所属組織のペーパーレス化が進むと、以下のようなメリットが得られます。
- 印刷などの準備の手間がなくなる
- 印刷にかかるコストが削減される
- 資料が見やすくなり、簡単に検索できる
- 過去の資料を場所や時間、デバイスを問わず閲覧できる
- 紛失のリスクがなくなる
このように、クラウドツールを活用すれば多くのムダが削減されるうえに、個人情報などを安全に管理できる環境が整備されるのです。
参考：自治体通信ONLINE
【必ず確認】チャットツールの導入で注意すべきポイント
チャットツール導入時には、情報が流れてしまうことに注意する必要があります。
チャットツール内で業務に関するメッセージをやりとりしていると、古い情報は埋もれていきます。そのため、大切な業務連絡やお知らせを見落して、仕事でミスをしてしまう事態になりかねません。
チャットツールは最新情報をすぐに知らせるために、一時的なやりとりをはじめとした「フロー情報」を扱うツールです。それゆえに、チャットツールは情報の重要性に限らず、すべての情報が流れてしまうので、何度も見返し保管しておくべき「ストック情報」を多く取り扱う自治体には適していない可能性があります。
したがって、自治体では「チャットツール」ではなく、議事録から住民情報まであらゆる情報を一元管理する「情報共有ツール」を導入し、必要な情報に素早くアクセスできる環境を整えましょう。
自治体の情報共有に役立つおすすめのクラウドツール3選
以下では、自治体の情報共有に役立つクラウドツール3選を紹介します。
自治体がクラウドツールの導入によるメリットを得るには、すべての職員が使いこなせるツールを導入する必要があります。ツールを活用できない職員がいれば、一部の情報がツール以外の場所で蓄積されることになり、情報管理の手間が増えてしまうからです。
また、自治体では地域に関するあらゆる情報を扱うため、情報を確実に蓄積できる「情報共有ツール」を選びましょう。自治体が管理する情報が一か所に集約され、必要な情報を瞬時に閲覧できます。
結論、自治体が導入すべきツールは、導入即日からすべての職員が活用できるほど簡単な操作性の情報共有ツール：「Stock」一択です。
Stockの「ノート」にテキストを入力したり資料ファイルを添付したりすれば情報を蓄積でき、瞬時に任意のメンバーと共有可能です。また、直感的な「フォルダ」で情報を分類しながら管理すれば、必要な情報が見つからないストレスが発生しません。
【Stock】最も簡単に情報を一元管理できるツール
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【LoGoチャット】現場の声から生まれたチャットツール
LoGoチャットの特徴
- 既読機能がある
- スマートフォンでも利用できる
未読者を一覧で表示できるので、メッセージを読んでいない職員が一目で分かります。
モバイルアプリがあるので、災害時でもスマホから連絡をとり合えます。
LoGoチャットの注意点
- 情報が流れてしまう
チャットツールなので情報が流れてしまい、重要な情報を見落とす恐れがあります。
LoGoチャットの料金体系
- 詳細な利用料金は問い合わせる必要があります。
【LGTalk】ほかの自治体とも情報共有できるチャットツール
LGTalkの特徴
- LGWANに対応している
- ほかの自治体との情報共有もできる
自治体専用のネットワークに対応しているので、今まで使っていたPCをそのまま利用できます。
庁内に加えて、ほかの自治体とチャットでコミュニケーションをとれます。
LGTalkの注意点
- 重要な情報を見逃す恐れがある
情報が流れるチャットツールのため、重要な情報を見逃す可能性があります。
LGTalkの料金体系
- 初期導入費用：100,000円
- ライセンス費：300円/アカウント/月
- そのほか、システム導入状況やアカウント数によって割引が受けられます。
自治体で役立つおすすめのクラウドツールまとめ
ここまで、自治体で役立つクラウドツール3選やチャットツールのデメリットを紹介しました。自治体がクラウドツールを導入するメリットは以下の3点です。
- 紙媒体での書類管理と比べて、情報が見つけやすくなる
- メールや電話のデメリットを解消し、ほかの自治体との連携がスムーズになる
- 紙媒体で書類を作成・管理する必要がないので、ペーパーレス化の推進につながる
このように、自治体がクラウドツールを導入すれば、業務効率化につながるさまざまなメリットが得られます。
ただし、すべての職員がクラウドツールを活用できなければ上記のメリットを得られないだけでなく、導入コストも無駄になってしまいます。そのため、ITリテラシーの低い職員でも使いこなせるツールを導入し、クラウド化をスムーズに進める必要があるのです。
そこで、Stockのようにあらゆる情報をツール上で簡単に一元管理しつつ、職員の業務負荷を解消する情報共有ツールが求められるのです。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で自治体の情報共有を効率化し、情報管理におけるストレスも解消しましょう。
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