近年、弁護士事務所においてもITツールを活用した「デジタル化」の取り組みが注目されてきました。弁護士事務所でITツールを導入・運用すれば、情報共有やタスク管理などの業務を円滑に進められます。
しかし、弁護士事務所向けのツールは種類が多く「どれを選べばよいか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。そこで今回は、弁護士事務所におすすめのITツール8選と導入メリットを中心にご紹介します。
- 弁護士事務所向けのツールが多く、最適なツールを選ぶのが難しい
- 事務所にマッチしたツールを導入し、あらゆる業務を効率化したい
- ITに詳しくない弁護士でも使いこなせるツールを見つけたい
という方はこの記事を参考にすると、最適なツールを見つけられ、業務におけるあらゆる負担を解消できるようになります。
目次
- 1 弁護士事務所でツールを運用する3つのメリット
- 2 弁護士事務所におすすめのツール8選
- 3 弁護士事務所におすすめのツールまとめ
弁護士事務所でツールを運用する3つのメリット
以下では、弁護士事務所にツールを運用するメリットを3つご紹介します。これまでツールを使っておらず、情報共有・管理が負担になっていた担当者の方は必見です。
（1）情報共有がスムーズになる
情報共有がスムーズになることがメリットのひとつです。
たとえば、情報共有の機能が備わったITツールを利用すれば、場所や時間を問わずにリアルタイムで最新情報を閲覧できるようになります。そのため、”情報の更新が遅れて古い情報をそのまま扱っていた”となるリスクも防げるのです。
また、多くのツールには「メッセージ機能」も搭載されており、タスクの進捗報告や業務の依頼が即座にできるので、わざわざメールや電話で連絡し合う必要もありません。このように、ツールはメンバー同士のスムーズな情報共有に役立ちます。
（2）簡単にタスク管理ができる
ITツールを導入すれば、弁護士事務所のタスク管理を効率化できます。
多くのITツールには「タスク機能」が備わっており、各スタッフの進捗を簡単に把握できます。その結果、業務の適切な割り振りやスケジュールの組み立ても簡単になり、タスクの抜け漏れが起こる懸念もなくなるのです。
以上のように、ツールによって事務所内のタスク全体が可視化されるため、誰でもチームのタスク管理ができるようになります。
（3）情報へのアクセス性が高まる
最後に、情報へのアクセス性が高まるメリットもあります。
紙の書類で情報管理している場合には「顧問先のフォルダから該当の書類を見つけ、さらにページをめくる」という面倒な作業が必要です。一方、ITツールには”検索機能”が備わっており、キーワードを入力するだけで目的の情報へ瞬時にアクセスできます。
なかでも、キーワード検索機能があるだけでなく、フォルダを顧問先ごとに簡単に振り分けられる「Stock」を使うと、情報が入り乱れる心配もありません。
弁護士事務所におすすめのツール8選
以下では、弁護士事務所におすすめのツール8選をご紹介します。
弁護士事務所ではひとつの案件を複数人で対応するケースもあるため、スタッフ同士がリアルタイムで情報共有できることが不可欠です。また、スタッフ全員のタスクを管理できる仕組みが整っていれば、業務の割り振りやスケジュールの調整もしやすくなります。
以上のような仕組みを構築するためにも「リアルタイムでの情報共有はもちろん、タスク管理も円滑にできるITツール」を使いましょう。
結論、弁護士事務所が導入・運用すべきツールは、顧問先ごとに情報を蓄積・共有でき、スタッフのタスク進捗も簡単に分かる「Stock」一択です。
Stockの「ノート」はリアルタイムで共有されるほか、ノートには「メッセージ」が紐づいているので情報が入り乱れません。さらに、「タスク」機能を使えばITに詳しくなくてもメンバー全員の仕事がすぐに把握できます。
【Stock】必要な機能に過不足がないシンプルなツール
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【CLOUDSIGN】オンラインで完結する契約支援ツール
＜CLOUDSIGNの特徴＞
- 契約業務の効率化が実現する
- 外部ツールと連携して活用できる
印刷や郵送などの業務が不要となり、業務を迅速に完了できます。
外部ツールとの連携機能があり、情報を自動で入力できます。
＜CLOUDSIGNの注意点＞
- 予算に合わない可能性がある
有料プランは11,000円/月〜であり、自社が想定する予算に合わない恐れがあります。
＜CLOUDSIGNの料金体系＞
- Light：11,000円（税込）/月（送信数毎に220円加算）
- Corporate：30,800円（税込）/月（送信数毎に220円加算）
- Enterprise：要問い合わせ
【freee会計】経理業務の効率化に貢献するクラウド会計ツール
＜freee会計の特徴＞
- ワンクリックで書類を作成できる
- 経営状況の見える化が実現する
毎月の経理処理が完了していれば、ワンクリックですぐに決算書が作成されます。
経営状況のレポートが定期的に作成されるため、正確な情報を把握できます。
＜freee会計の注意点＞
- 多機能ゆえに使いこなすのが難しい
freeeにはさまざまな便利な機能が搭載されていますが、使いこなすためには時間が必要です。
＜freee会計の料金体系＞
- 個人事業主向けプラン
- 中小規模法人向けプラン
- 中堅〜大企業向けプラン
スターター：1,480円/月（月払い）
スタンダード：2,680円/月（月払い）
プレミアム：3,316円/月（年払い）
ミニマム：2,680円/月（月払い）
ベーシック：5,280円/月（月払い）
プロフェッショナル：47,760円/月（月払い）
プロフェッショナル：47,760円/月（月払い）
エンタープライズ：要問い合わせ
【Eight Team】名刺を蓄積・共有できるツール
＜Eight Teamの特徴＞
- 名刺を撮影するだけで情報を蓄積できる
- 情報の発信ができる
名刺をスマホで撮影すれば、内容が保存され一括管理ができます。
スタッフのプロフィールのweb公開や、企業情報の発信もできます。
＜Eight Teamの注意点＞
- 料金体系が比較的高額
12,000円/月～の基本料金に加え、契約人数が11名以上の場合はアカウント料がかかります。
＜Eight Teamの料金体系＞
- 基本使用料：12,000円（税抜）/月
- オプション：要問い合わせ
【firmee】事件管理を一元化するツール
＜firmeeの特徴＞
- 事件単位で情報を管理できる
- 書類作成を効率化できる
事件と紐づけて、打ち合わせ内容や依頼者の連絡先などの管理ができます。
入力した情報はすぐに各種書類に反映され、再度入力する必要がありません。
＜firmeeの注意点＞
- 本格的に利用するには有料プランの契約が必要となる
無料プランには制限があるため、本格的な運用には有料プランの契約が必須です。
＜firmeeの料金体系＞
- 無料プラン：0円/月
- 個人プラン：4,980円/月（月払い）
- 事務所プラン：要問い合わせ
【Chatwork】事務所内のコミュニケーションにおすすめのツール
＜Chatworkの特徴＞
- 事務所内のコミュニケーションが簡単にとれる
- 返信するタイミングを自由に決められる
チャットにはスタンプ機能もあり、気軽にコミュニケーションを開始できます。
既読機能がないため、各スタッフが好きなタイミングでメッセージを確認できます。
＜Chatworkの注意点＞
- あとからでは情報が見つけにくい
- 無料プランではメッセージの閲覧に制限がかかる
すべての情報が流れていくため、あとから過去の情報を見つけるのが手間です。
無料プランの場合、直近40日以内に投稿された最新5,000件のメッセージのみ閲覧できます。そのため、長期的に運用するプロジェクトなどで発生した情報が、41日以降は見られなくなります。
＜Chatworkの料金体系＞
- フリー：0円
- ビジネス：600円/ユーザー/月
- エンタープライズ：960円/ユーザー/月
【loioz】法律業務のための機能が豊富に揃ったツール
＜loiozの特徴＞
- 管理の属人化を防げる
- 書類を自動で作成できる
あらゆる情報が一か所に集約されるため、情報管理の属人化を防げます。
請求書作成などの事務作業を自動で実施し、スタッフの負担を削減します。
＜loiozの注意点＞
- 多機能なので一定のITリテラシーが必要
事務所内のITリテラシーが低い場合、適切に使いこなせない可能性があります。
＜loiozの料金体系＞
- スタータープラン：1,628円（税込）/月
- スタンダードプラン：4,378円（税込）/月
【サイボウズOffice】多様な機能で業務の効率化に貢献するツール
＜サイボウズOfficeの特徴＞
- 事件管理からスケジュール共有までひとつのツールで完結する
- 幅広い機能が使える
機能が多く、弁護士事務所のあらゆる業務をひとつのツールで効率化できます。
使いたいアプリ（機能）を自由に組み合わせて使えるので、さまざまな用途に利用できます。
＜サイボウズOfficeの注意点＞
- 教育コストがかかる
多機能で使いこなすのが難しく、ITに詳しい人材が多い事務所でなければ必要以上の教育コストがかかる可能性があります。
＜サイボウズOfficeの料金体系＞
- スタンダードコース：500円/ユーザー/月
- プレミアムコース：800円/ユーザー/月
弁護士事務所におすすめのツールまとめ
ここまで、弁護士事務所にツールを導入するメリットとおすすめのツール8選を中心にご紹介しました。ツール導入の具体的なメリットは以下の3点です。
- メールや電話で連絡する必要がなくなり、情報共有が簡単になる
- タスク管理機能を使えば、メンバー全員のタスクが可視化される
- 検索機能によって情報を簡単に見つけられる
上記のメリットを過不足なく備えたツールであれば、弁護士事務所のあらゆる業務が効率化されます。さらに、”顧問先ごとに情報を明確に振り分けられるツール”を使うと、情報検索にかかる時間をさらに短縮できるのです。
すなわち、円滑な情報共有・タスク管理が実現するだけでなく、案件別にフォルダを分けられるStockであれば、弁護士事務所の業務負担が大幅に解消されます。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で弁護士事務所の情報管理・情報共有を効率化しましょう。
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