個人に蓄積されていた知識を組織内で共有・活用して、企業競争力の向上を目指す取り組みを「ナレッジトランスファー」といいます。
ナレッジトランスファーを推進する場合には、知識の移転に注力するだけでなく、その後の活用も見越した環境づくりが必要です。しかし、「ナレッジトランスファーを推進させたいが具体的な方法が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ナレッジトランスファーの推進方法や注意すべきポイントを中心にご紹介します。
- ナレッジトランスファーの推進方法を知り、基本的なやり方に沿って進めたい
- ナレッジトランスファー推進のポイントを把握し、事前に対策を練りたい
- 効率的にナレッジトランスファーを実現し、スピーディに組織力を向上したい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、ナレッジトランスファーの進め方が分かり、組織力向上への効率的な取り組みに役立てられます。
目次
ナレッジトランスファーとは
ナレッジトランスファー(Knowledge Transfer)は日本語に訳すと「知識の移転」を意味し、特定のナレッジを持つ人から、知識を求めている別の人へ引き継ぐことを指します。
ナレッジトランスファーを行うと、個人が持つナレッジが組織内で共有・活用されるため組織全体で知識やスキルを底上げでき、企業の競争力向上に繋がります。頭文字を取って「KT」もしくは「ナレトラ」とも呼ばれます。
ナレッジトランスファーが企業にもたらすメリット
ナレッジトランスファーが企業にもたらすメリットは、企業競争力の向上です。
ナレッジトランスファーが成功すると個人が保有する知識などが組織に還元されるため、組織単位でのスキル底上げや業務効率化、生産性向上の実現が期待できるのです。
また、ナレッジトランスファーのプロセスでは、ノウハウや経験などの暗黙知を形式知化して継承されます。属人的であった情報が社内に蓄積されるので、社内の知的財産を増やせます。
スキルトランスファーとの違い
ナレッジトランスファーの類語にスキルトランスファー(Skill Transfer)があります。
スキルトランスファーは、特定の技能や技術を社内で共有することです。主に業務の引き継ぎの際に使われる用語で「スキトラ」と省略されることもあります。
ナレッジトランスファーとの明確な違いはなく、企業によって使われる言葉が異なる点に注意しましょう。
ナレッジトランスファーを社内で進める5つの方法
以下では、ナレッジトランスファーを進める5つの移転方法をご紹介します。「該当業務の発生頻度」や「定型業務か否か」に基づいて移転方法を選択しましょう。
(1)連続移転
連続移転とは、発生頻度の高い業務から得たチームのナレッジを、同じチームで同一の業務を行う際に活用することを指します。
連続移転で重要なのは、定期的にミーティングを開くことです。業務で得た経験やノウハウなど個人が持つ暗黙知を集約して改善点を加え、チームのナレッジとする必要があるからです。
また、定期ミーティングを成功させるポイントとして「チームメンバー全員が参加すること」「互いに批判しないこと」が挙げられます。ミーティング中に相互批判が起こると失敗経験などが共有されづらく、円滑なナレッジ共有ができません。
(2)近接移転
近接移転とは「チームで行った別の業務から得たナレッジ」を、別のチームの定型業務で活用できるように移転する方法です。
ただし、ナレッジの移出元・移転先の業務が類似していなければなりません。近接移転で扱われるナレッジは言語化された「形式知」のもので、情報共有ツールによる伝達が主な方法です。
しかし、全業務のナレッジを移転しようとするとツール上に情報が散乱するため、ナレッジの利用者や対象範囲を絞る必要があります。
(3)遠隔移転
遠隔移転とは、発生頻度の高い業務から得たナレッジを別のチームの非定型業務（マニュアル化が難しい業務）で活用できるように移転する方法です。
遠隔移転で扱われるナレッジは暗黙知であるため、ナレッジを保有しているメンバーが組織を移動しながら共有する方法が推奨されています。
また、遠隔移転では移動先での意見交換が頻繁に起こるので、移出元のナレッジを増やす効果もあります。
(4)戦略移転
戦略移転とは、発生頻度の低い非定型業務から得たナレッジを別のチームで再利用する方法です。
具体的には、M&Aのような稀にしか起こらないような、戦略的業務から得られたナレッジの継承を指します。
頻度が低く非定型的な業務であるため、ナレッジの収集・解釈・変換をすべてスペシャリストに一任することが推奨されます。
(5)専門知移転
専門知移転とは、業務から得た専門的なナレッジを個人間・チーム間で移転することです。
専門知移転では、トピックごとに電子フォーラムを開催するなどの方法が推奨されています。移転される知識が形式知であり、かつ専門性が高いため質疑応答や受講者同士の議論の場を設ける必要があるのです。
ナレッジトランスファーの推進に必要な3つのポイント
以下では、社内のナレッジトランスファーを成功させるために必要な3つのポイントをご紹介します。事前にポイントを押さえておくと、推進活動をスムーズに行えます。
（1）ナレッジを移転しやすい環境を整える
1つ目のポイントは、ナレッジを移転しやすい環境を整えることです。
まずは、ナレッジ共有のために社員がすべきことを手順書で明確化します。ナレッジ移転が失敗する原因に「何から始めればよいかわからない」という現場の消極的な姿勢があります。そこで、管理者がナレッジトランスファーの手順書を用意し、社員の意識を統一する必要があるのです。
また、移転の頻度や担当者などのルール設定や、物理的距離があるメンバー間でのナレッジの共有、確実なナレッジ蓄積に向けた環境づくりとして情報共有ツールの導入が求められます。
とくに、情報共有ツールのなかでも、「Stock」のようにITリテラシーを問わず使いやすいツールであれば、メンバー間のナレッジ移転もスムーズです。
（2）ナレッジを共有する心理的・時間的コストを減らす
2つ目のポイントは、ナレッジを共有する心理的・時間的コストを減らすことです。
メンバーによっては、チーム全体に向けたナレッジ共有にハードルの高さを感じている場合があります。そのため、トップ層やナレッジトランスファーの推進者が積極的にナレッジを共有し、社内にナレッジ共有の文化を醸成しましょう。
またナレッジ共有の重要性は理解していても、他業務との兼ね合いによりナレッジ共有に割く時間がとれないケースもあります。そこで、手間をかけずに良質なナレッジを共有するためのテンプレートを準備すると、簡単にナレッジを作成できます。
以上のように、現場社員の心理的・時間的コストを削減できれば、積極的なナレッジトランスファーの実現に近づけます。
（3）移転したナレッジを適切に管理する
3つ目のポイントとして、移転したナレッジは適切に管理しましょう。
ナレッジの移転・共有ができただけでは、ナレッジトランスファーが成功したとは言えません。ナレッジトランスファーの目的は知識の移転ではなく「移転した知識を有効活用して企業価値を向上させること」です。
移転されたナレッジが蓄積されない・他の情報に埋もれている状態では、活用されないリスクが高いです。したがって、移転されたナレッジを確実に蓄積し、必要なときに素早く情報へアクセスできる環境を用意する必要があるのです。
ナレッジトランスファーをサポートするおすすめのツール
以下では、ナレッジトランスファーをサポートするおすすめのツールをご紹介します。
社内でナレッジトランスファーを成功させるには、ナレッジの作成・共有にかかる手間をなくしたり、移転されたナレッジを確実に蓄積して時間を問わず有効活用できるようにしたりすることが重要です。
そこで、チャットツールやファイル共有ツールを使えば簡単にナレッジを作成・共有できます。しかし、チャットツールはチャットの更新とともにナレッジが流れて情報の管理ができず、ナレッジ移転後の活用に支障が出ます。一方、ファイル共有ツールでは散乱したファイルのなかから、見たい情報へアクセスするまでに手間がかかるのです。
したがって、情報を確実に蓄積でき、かつ必要なときに素早くたどり着けるツールを選びましょう。結論、ナレッジトランスファーに役立つのは、非IT企業の65歳以上の社員でも使いこなせるほど、簡単にチームの情報を共有・蓄積できる「Stock」一択です。
Stockの「ノート」にナレッジを残しておくと情報を流さずに共有でき、直感的な「フォルダ」で整理しながら管理可能です。また、ノートに紐づく「メッセージ」で話題が混ざらずに、共有されたナレッジに関するコミュニケーションが取れるようになります。
最も簡単にナレッジ共有・管理ができるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
ナレッジトランスファーの解説まとめ
これまで、ナレッジトランスファーの推進方法やポイントを中心にご紹介しました。
ナレッジトランスファーを成功させるには「業務の発生頻度」や「定型業務か否か」に基づき、移転方法を選択する必要があります。さらに、ナレッジを移転する際には、情報が錯綜しないように対象者を絞るなど、受け手がわかりやすく活用できるように伝えなくてはなりません。
また、ナレッジの蓄積・活用による競争力向上を目指すためには「情報が流れる」「探すのに手間がかかる」という情報共有の難しさを克服し、ナレッジの管理・活用を促進できるツールが必須です。
そこで、Stockのように情報が流れずに蓄積され、誰でもすぐに知識を活用できるツールが必要になるのです。現在、非IT企業を含む240,000社以上がマニュアルや顧客対応の記録などの情報を蓄積し、ナレッジトランスファーによる業務効率化を実現しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」でナレッジトランスファーを成功させ、企業の競争力向上につなげましょう。
