業務を通して個人が得た知識・スキルは、社内の貴重な情報資産です。知識を社内で共有して業務に取り入れることで、社員一人ひとりの業務パフォーマンスが向上し、組織全体の生産性が向上します。
しかし、「知識やスキルを効果的に共有する方法が分からない」「すでに取り組んでいるが効果がない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、知識やスキルの共有がうまくいかない原因から効果的な共有方法、メリットを中心にご紹介します。
- 知識・スキルを共有する正しい手順を知り、業務パフォーマンス向上に役立てたい
- 自社の知識・スキル共有が上手く機能していない原因を知りたい
- 社員の知識を一か所に集約して簡単に管理できるツールを探している
という担当者の方はこの記事を参考にすると、適切な共有方法が分かり、業務スキルの底上げに役立てられます。
目次
知識・スキルの共有とは
知識・スキルの共有とは、ビジネスで必要な知識・経験を社内で共有することです。
業務を通して得た知識をチーム間で共有すれば、効率的に個々人の能力向上につながるため、企業にとって共有は欠かせません。
また、ベテランが持つ知識やスキルは繰り返し振り返ることのできる「ストック情報」になるので、共有だけではなくその後の管理も適切に行われる必要があります。
知識・スキル共有が注目される背景
スキルの共有が注目される背景には、働き方の変化があります。
近年の雇用情勢の変化によって、豊富な知識や経験を持つ社員の流動性が高まったため、彼らが持つ知識を社内に蓄積し情報資産として保管する必要性がでてきたのです。
また、コロナ禍におけるテレワークの普及によって社員同士による情報共有の場が減少したことも、知識・スキル共有の仕組みを整えなければならない要因であると言えます。
知識・スキル共有が上手くいかない3つの原因
以下では、知識・スキル共有が上手くいかない3つの原因について解説します。失敗には複数のパターンがあるので、自社の失敗原因はどこにあるか把握することが重要です。
（1）情報が分散している
1つ目の原因は、情報が分散していることです。
共有した知識の格納場所が分散していると「どこに共有すれば良いか分からない」「どこを参照すればよいか分からない」という状態が起こりやすくなるのです。
とくに、知識やスキルをチャットツール、掲示板、ドキュメントファイルなど複数の場所で管理していると失敗しやすくなります。場所の混乱によって知識が共有・活用されない事態を防ぐために、情報を格納する場所は1か所に絞りましょう。
（2）情報が更新されない
2つ目の原因は、情報が更新されないことです。
知識を共有するプロセスまでは上手くいっても、古くなった情報が更新されず誰にも使われなくなっている状況は避けましょう。とくに、情報の修正・補足に手間がかかる紙やエクセルでの管理において起こりやすい代表的な失敗です。
情報を気軽に更新でき、かつ変更箇所が自動で保存されるツールを利用すればストレスがないので、積極的に情報更新する習慣が身に付きます。
（3）モチベーションの維持が難しい
3つ目の原因は、モチベーションの維持が困難なことです。
スキル共有のためのツールや制度などの環境が整えられていても、社員が自発的に情報を蓄積しなければ意味がありません。
そこで、スキル共有のためのテンプレートを利用したり、スキル共有をした社員への適切な評価や定期的なリアクションを徹底したりすることで社員のモチベーションを維持し、社内の知識・スキル共有を促進することが求められます。
社内で知識・スキル共有を効果的に行う方法
ここからは、社内でスキルを共有する方法について解説します。以下の2ステップを実践すれば効果的にスキルの共有が行えるため、確実に把握しておく必要があります。
（1）暗黙知を形式知に変換する
まずは、暗黙知を形式知に変換する必要があります。
個人の知識やノウハウである「暗黙知」は言語化されていないので、共有が難しく「形式知」という文章化・図式化された要素に変換する必要があります。
たとえば、紙やエクセルに暗黙知を書き出したり、メモに残したりする方法があります。ただし、形式知への変換を個人に任せてしまうと、スキル共有のサイクルが滞る可能性があるので「誰が、どれほどの頻度で実施するのか」についてルールを定めましょう。
（2）形式知を共有する
次に、文章化・図式化された形式知を社内で共有します。
共有の方法として、チャットツールにメッセージとして送信したり、ファイル管理ツールに保存したりすることが挙げられます。しかし、いずれも「情報が流れる」「過去の情報を探すときに時間がかかる」などの問題点があるため注意が必要です。
したがって、ストレスなく知識の共有をするためには、「Stock」のように情報を簡単に蓄積し、必要なときに情報へ素早くアクセスできる情報共有ツールの導入が最適です。
知識・スキルを共有するメリットとは
以下では、知識を共有するメリットをご紹介します。知識やスキルの共有が上手くいっていない場合は、以下のメリットを社員が正しく理解できているか確認しましょう。
（1）成功事例が蓄積できる
1つ目のメリットは、成功事例が蓄積できることです。
知識の共有を行えば、社内のさまざまなプロジェクトでの経験を事例として蓄積できます。また、知識を共有すると経験豊富な社員やスキルの高い社員の暗黙知となっていた「勝ちパターン」に近い状況を、全員が再現できるようになります。
このように、業務に関する知識を正しく蓄積し共有することで、プロジェクトにおける失敗を減らせたり、業務スピードを向上させられたりする効果があります。
（2）教育コストを削減できる
2つ目のメリットは、教育コストを削減できることです。
知識共有のシステムを確立させておくと、業務を進めるうえでのコツや効率化の方法などがマニュアルとして一か所に集まるため、ベテラン社員が不在でも業務が滞る心配がありません。結果的に、教育にかかる負担や時間を削減できるのです。
また、部下が上司に質問する頻度も減り、上司が自身の業務に時間を割けるようになるメリットもあります。
（3）知識・スキルの属人化を防ぐ
3つ目のメリットは、知識の属人化を防げることです。
たとえば、ベテランの社員にしか分からない知識が共有されなければ、業務負荷・クオリティが均一になりません。また、高いスキルを持つ社員の退職は、人材だけでなく情報資産である知識やスキルも失ってしまうことを意味するのです。
そこで、ITツールを用いて「暗黙知を形式知へ変換してスムーズに共有する仕組み」を構築しておけば、業務負担の偏りを防止しながらスムーズに業務を行えるのです。
（4）業務スキルを底上げできる
4つ目のメリットは、業務スキルを底上げできることです。
知識を適切に共有することで能力の高い社員の取り組み方を再現できるため、社内の業務スキルの平均値が高まります。
また、共有された知識を用いて行った業務で新たな暗黙知を獲得し、形式知へ変換して共有するサイクルを繰り返すことで、さらにチームの業務スキルを向上できます。
最も簡単に知識やスキルの共有・蓄積ができるツール
以下では、簡単に知識やスキルの共有・蓄積ができるツールをご紹介します。
社内でのスキル共有を成功させるためには「情報が分散している」「情報が更新されない」問題を解消する必要があります。そこで、ITツールを導入・運用すれば、社員が持つ知識をツール内でまとめて管理できます。さらに、情報更新の際にはExcelのように修正版を保存し直す手間がかかりません。
ただし、複雑なツールでは社員が使いこなせず知識やスキルの共有が進まなくなるため「誰でも簡単に知識の共有・蓄積が行えるツール」を選択しましょう。
結論、知識・スキル共有における問題を解決するのに最適なITツールは、非IT企業の65歳以上の社員でも操作でき、個人が持つ知識・スキルを簡単に共有・蓄積可能な「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に知識やスキルに関する情報を記入すると、任意のメンバーへすぐに共有されます。また、直感的な「フォルダ」で適切に分類しながら共有された知識を管理できるため、情報が見つからない心配もありません。
知識・スキル共有の難しさを簡単に解決できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
知識・スキル共有の方法まとめ
ここまで、知識・スキル共有の方法やメリットを中心にご紹介しました。
個人が持つ知識を適切に共有すると、チーム全体のパフォーマンスが向上します。また、過去の情報を参照するだけで業務が進むことで教育コストが削減されたり、業務負担の偏りを解決したりするため、人材の流動性が高くなった今日では必須の取り組みです。
しかし、情報が分散している場合には、過去に共有された知識がどこに保存されているかわからず、情報を活用できなくなってしまいます。したがって、知識・スキル共有による効果を最大限に発揮するためには、共有者のモチベーションを高めつつ「情報を一か所にまとめて管理できるツール」が求められるのです。
そこでたとえば、Stockのように誰でも簡単に知識を共有でき、情報資産として蓄積可能なツールが求められるのです。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で知識・スキル共有を効率的に行い、業務スキルの向上へと役立てましょう。
