仕事を進めるうえで有益な知識（ナレッジ）を蓄積し、会社全体で共有することは重要です。そこで、ナレッジデータベースを作成すると、目的の情報を簡単に探し出せます。
しかし、「ナレッジデータベースで業務負担を軽減したいが、適切な作り方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ナレッジデータベースの作り方や無料ツールを中心に紹介します。
- ナレッジデータベースを作り、時間や場所を問わずナレッジを確認したい
- 時間をかけずにナレッジデータベースを簡単に作る方法が知りたい
- ナレッジを一か所に管理し、目的の情報をすぐに取り出したい
という方はこの記事を参考にすると、ナレッジデータベースの簡単な作り方が分かり、社内に有益なナレッジを蓄積できるようになります。
目次
ナレッジデータベースの概要
以下では、ナレッジデータベースの意味や注目される背景について解説します。
ナレッジデータベースの目的やメリットが分からずに社内共有しても、適切に活用できない恐れがあるため、以下の点を把握しましょう。
ナレッジデータベースとは
ナレッジデータベースとは、社内の”知識”をデータで蓄積し、探しやすいようにまとめたものです。
類義語に「社内wiki」がありますが、こちらは議事録やマニュアルなどの業務情報のまとまりを指します。一方、ナレッジデータベースは各人が得た経験・知識・技術の集合体を指すため、扱う情報が異なるのです。
つまり、あらゆる知識を一か所に蓄積してナレッジデータベースを作れば、社員が業務に役立つ情報を見つけやすくなります。
ナレッジデータベースが注目される背景
ナレッジデータベースが注目される背景に、”人材の流動化”や”IT技術の発達”があります。
近年では、働き方が多様化して人材の流動性が高まり、個人が持つ情報を社内で管理する必要が出てきました。また、IT技術の発展に伴い、社内情報をインターネットで管理する「データベース」の構築も一般的になったのです。
したがって、ITを活用してナレッジを蓄積する、ナレッジデータベースが注目され、導入する企業も増えました。
ナレッジデータベースを作るメリット3選
以下では、ナレッジデータベースを作るメリット3選を紹介します。これまでナレッジ管理を個人に委ねていた担当者の方は必見です。
（1）簡単に情報共有できる
1つ目は、ナレッジを簡単に共有できることです。
ナレッジデータベースを作成することで、社内の知識や情報を一元化できます。したがって、社内に情報が散在せず、社員は目的の情報にアクセスして必要な知識をすぐに入手できるので、業務効率の向上が可能です。
また、ナレッジデータベースで情報を管理し共有することで、メンバーが退職や異動するときでも、後任のメンバーへ知識をスムーズに引き継げます。そのため、情報共有により、業務クオリティを一定に保ちつつ、ベテランのみに業務が集中する事態も防げるのです。
（2）業務が効率化する
2つ目のメリットは、業務が効率化することです。
ナレッジデータベースを作れば、蓄積されたナレッジを活用しながら業務を進められます。そのため、マニュアルに不備があった場合などでも、逐一担当者に質問する手間が省けるのです。
また、ナレッジを簡単に蓄積できる「Stock」のようなツールを使うと、教育コストをかけずに必要な情報がすぐに見つかるようになるので、業務効率化に貢献します。
（3）顧客への対応力が高まる
3つ目のメリットとして、顧客への対応力が高まることが挙げられます。
たとえば、ナレッジデータベースに「顧客からの問い合わせ」と「質問の回答」をまとめておくと、トラブルが起きた場合でもすぐに顧客対応できます。また、顧客の問題解決や情報提供が迅速に実施されることで、顧客満足度が向上するのです。
したがって、ナレッジデータベースで情報管理すれば、担当者が顧客との対話や問題解決の対応にムラがなくなるので、スムーズで良質な対応が可能になるのです。
ナレッジデータベースの作り方
以下では、ナレッジデータベースの作り方を2つご紹介します。ほかの業務と並行する場合もあるため、簡単な作り方を選択しましょう。
作り方1｜ドキュメントを作成する
まずは、ドキュメントを作成してひとつのファイルに集約する方法です。
具体的に、紙をファイリングしたり、GoogleドキュメントやExcelで作成したりなど、ナレッジを文章や図にしてファイルにまとめる方法です。
しかし、紙やExcelでは作成と共有が同時にできないデメリットがあります。また、スマホの小さな画面に最適化されていないので使いづらく、データベースをつくっても更新されない可能性がある点に注意です。
作り方2｜ツールを活用する
次に、ツールを活用してナレッジデータベースを作る方法です。
ツールであれば、ナレッジの入力・保存がスピーディに完結するため、紙やExcelよりも手間なくナレッジデータベース作成できます。また、検索機能を使えば必要な情報へすぐにアクセスできるのも大きなメリットです。
ただし、アナログな管理方法に慣れている方は、多機能なツールだと使いこなせない恐れがあります。そこで、非IT企業の65歳の方でも説明なしで簡単に使える「Stock」のようなツールであれば、ナレッジデータベースの作成にストレスがかかりません。
【無料あり】ナレッジデータベースを作るのに最適なツール
以下では、ナレッジデータベースを作成する最適なツールをご紹介します。
社内のナレッジを一か所に集めて有効活用するには「情報共有が簡単である」「すぐに情報が見つかること」が前提なので、紙やExcelではなくITツールの利用が必須です。
しかし、紙やExcelなどのアナログな方法に慣れている方は、ITツールを使いこなせない可能性が高いです。そこで、「あらゆる情報を簡単に作成・共有・管理できるツール」を使えば、誰でも容易にナレッジデータベースが作れます。
結論、ナレッジデータベースを作るのに最適なのは、非IT企業の65歳の方でも即日で使えるほどシンプルな「Stock」一択です。
Stockは「ノート」をナレッジデータベースとして使えるほか、蓄積した情報をすぐにチームで共有できます。また、「フォルダ」で部署ごとに情報を振り分けられるため、ナレッジが混ざる心配もありません。
ITに詳しくない65歳の方でも簡単に使える「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
ナレッジデータベース作成で押さえるべき3つのポイント
ここでは、ナレッジデータベースを作るポイントを3つご紹介します。ポイントを押さえて「データベースを構築しても活用されない事態」を防ぎましょう。
（1）資料がすぐに見つかるか
1つ目は、目的の資料をすぐに見つけられることです。
ナレッジデータベースに知識が蓄積されても、目的の情報がどこにあるのか分からなければ次第に活用されなくなります。したがって、ナレッジデータベースの効果を最大化するには、必要な情報へすぐにアクセスできるようにすべきです。
また、ナレッジを部署や内容ごとに分類したり検索機能つきのツールで管理したりして、ナレッジの検索性を高めることも重要です。
（2）誰でも簡単に使えるか
2つ目のポイントは、誰でも簡単に使えることです。
非IT企業で多機能なツールを導入すれば、社員が使いこなせずツールが活用されなくなります。そのため、全社員がすぐに活用できる「使いやすいツール」を選定すべきです。
たとえば、ナレッジ作成の機能に過不足がない「Stock」のようなツールを導入すると、教育コストがかからずにナレッジデータベースを作れます。
（3）情報を更新しやすいか
3つ目のポイントは、情報更新のしやすさです。
WordやExcelなどのファイルでナレッジ管理している場合、情報更新するために逐一ファイルを開く手間がかかります。このような状態を放置すれば、ナレッジが古くなり役に立たなくなる恐れがあります。
したがって、ナレッジの質を担保し続けるために、簡単に情報更新できる仕組みを整える必要があります。
ナレッジデータベースの作り方まとめ
これまで、ナレッジデータベース作り方やポイントを中心に解説しました。
今日における人材の流動化を考慮すると、有益なナレッジをまとめられるナレッジデータベースは自社に不可欠です。また、ナレッジデータベースを作るには情報を簡単に作成・共有できる”ITツール”を使わなければ、適切に管理ができません。
ただし、多機能なツールを導入すると、ITリテラシーの低い社員が正しく操作できない恐れがあります。そのため、「非IT企業の65歳以上のメンバーでも簡単に使いこなせるツール」が求められるのです。
結論、自社が導入すべきツールは、ナレッジデータベースを誰もが簡単に作成・共有・管理できる「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で社内にナレッジデータベースを作り、有益なナレッジを蓄積しましょう。
