自社のノウハウは適切に蓄積・管理して社内資産化すべきです。ノウハウが正しく継承されなければ、教育コストの削減や作業ミスの防止にもつながってしまうのです。
しかし、「ノウハウを活用したいが、具体的に何をすれば良いか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ノウハウの蓄積・管理をすべき理由や、ノウハウの継承におすすめのツールを中心にご紹介します。
- ノウハウを蓄積・管理できておらず、逐一作業内容を指示している
- ノウハウの蓄積により、口頭やメールで指示する手間を削減したい
- 誰でも簡単にノウハウ蓄積できる方法を知り、実践したい
という方はこの記事を参考にすると、簡単かつ適切にノウハウを蓄積・管理できるようになり、業務負担が大幅に解消されます。
目次
ノウハウの蓄積・管理が求められる理由
ノウハウの蓄積・管理をすべきなのは、チームの業務処理スピードを上げるためです。
そもそも、「ノウハウを蓄積する」とは、各社員がそれまでの業務から得た経験や教訓などの暗黙知を、形式知として社内に浸透させることを指します。こうしてノウハウを共有することで、業務の属人化を防ぎつつ社内の業務水準を高められるのです。
たとえば、特殊な業務を扱う部署へ新たに社員が配属されたときは、その都度取り組み方を教育しなければなりません。そこで、当該業務のノウハウが正しく蓄積・管理されていれば、経験のない社員でもすぐに業務の要領をつかめます。
このように、社内の全員が業務を円滑に進められるようになるため、ノウハウの蓄積・管理が求められるのです。
ノウハウの蓄積・管理によるメリット
ここでは、ノウハウの蓄積・管理によるメリットを5つご紹介します。適切なノウハウ蓄積ができていなければ、以下のメリットを得られない点に注意しましょう。
ノウハウを継承できる
ノウハウが蓄積・管理されれば、ノウハウを後任に継承できるようになります。
業務担当者が培ったノウハウを誰にも共有しないまま異動になると、後任の担当者が効率的な方法を0から模索するので、非効率です。また、担当者の定性的なノウハウも自社の成長に結びつく大切な財産なので、喪失してしまう事態は避けなければなりません。
そこで、ノウハウを正しく蓄積・管理する仕組みを整備することでノウハウを後任に継承可能になり、高い生産性を維持できるのです。
業務効率化につながる
ノウハウが蓄積されると業務の属人化を未然に防ぎ、業務効率化につながります。
逆に、ノウハウを蓄積していない企業では業務が属人化しており、担当者によって業務の質が異なります。そのため、経験の浅い社員が担当すると、ノウハウが蓄積されていないので、対応遅れ・漏れが生じてしまうのです。
しかし、ノウハウを蓄積することで業務の属人化を防ぎ、社員全体で業務の質が担保されます。業務効率を上げられるように、ノウハウや技術を蓄積できる環境が必須です。
集合知を作り出せる
体系的にノウハウを蓄積することによって、集合知を作り出せます。
集合知とは、「ほかのメンバーのノウハウを集めると、より優れたノウハウ・知見が得られる」という考え方です。ノウハウを社内全体で蓄積・共有することによって、新たなノウハウの誕生に貢献するのです。
しかし、集合知を作り出すためには、ノウハウが適切に蓄積されていなければなりません。ノウハウが個人に溜まっている状態はもちろん、煩雑に蓄積されている状態では、ノウハウが活用できず集合知を作り出せないので、まずは蓄積の仕組みを整えましょう。
ノウハウを改善できる
ノウハウが適切に蓄積・管理されていれば、必要に応じてノウハウをより実務的に改善できます。
これまで蓄積されたノウハウは時代や会社の方針に合わなくなる可能性があるためです。たとえば、昨今ではリモートワークの普及により働き方が多様化しており、オフラインに最適化されたノウハウは見直し・修正しなければ、活用しづらくなるのです。
そのため、都度ノウハウをアップデートし、古い知識に新たな知見を付与する必要があります。そこで、たとえば「Stock」のような情報管理ツールを使うと、ノウハウが集約されるので情報を更新しやすくなります。
社員のスキルアップにつながる
ノウハウが蓄積されると、社員のスキルアップも実現できます。
業務で意識すべき点や効率的な作業方法が蓄積されていれば、社員は素早く業務に慣れることが可能です。そして、研修コストが抑えられるので、教育担当者の負担解消にもつながります。
したがって、社員個人のスキルアップを通じて組織力を向上させるためにも、ノウハウは必ず蓄積・管理しましょう。
ノウハウの蓄積・管理を効率化させる方法
以下では、面倒なノウハウの蓄積や管理を効率的にする方法を解説します。適切な方法で計画を進めなければ、最終的な運用が上手くいかなくなる可能性があるので必見です。
ノウハウの重要性を周知する
はじめに、ノウハウの重要性を周知することが大切です。
業務上のミスが減ったり教育にかける時間が短縮したりなど、ノウハウによって得られるメリットをメンバーへ認知させるのが第一歩となります。ノウハウを書き起こす手間と比較して、中長期的に大きな恩恵があることを強調しましょう。
とくに、積極的なノウハウ共有をしたメンバーに対して、新たに評価項目を設けることも、ノウハウの蓄積推進に効果的です。
蓄積するノウハウを整理する
次に、ノウハウが散らばらないように整理しましょう。
各自で自由にノウハウを残すと利用が困難になるうえ、活用すべき場面・業務が分からず混乱が生じかねません。そのため、ノウハウの蓄積時には、想定している場面・業務を明確にし、体系的にまとめることが重要なのです。
ノウハウを整理して体系的にまとめておけば、溜まったノウハウからマニュアルへ昇華させるときも、すぐに作成・展開ができるようになります。
ITツールを導入・運用する
最後に、ノウハウを効率的に蓄積するには、 ITツールの導入・運用も欠かせません。
ノウハウを紙の資料で管理していれば、印刷コストがかかるうえ紛失のリスクもあります。また、メールソフトでノウハウを共有してもほかのメールに埋もれてしまい、あとから探し出すのが困難になるので不適切です。
そのため、印刷の手間や紛失リスクがなく、目的のノウハウをすぐに探し出せるITツールを活用すべきです。ただし、多機能なツールは操作が複雑なケースもあるので、誰でも簡単に使える「Stock」のようなITツールが最適です。
ノウハウの蓄積・管理ができるツールの種類
ここでは、ノウハウの蓄積・管理ができるツールの種類をご紹介します。紙やメールでのノウハウ継承から脱却するには、以下のツールがおすすめです。
社内wiki
社内wikiは、社員が各々情報を書き込んで作成する社内の百科事典です。
分からないことがあれば社内wikiで必要な情報を確認できるようになります。また、多くのサービスでアクセス権限が設定可能なので、許可されたユーザーのみが情報を更新する使い方も可能です。
以上のように、社内wikiではセキュリティを確保しながらノウハウ蓄積ができます。
ビジネスチャット
ビジネスチャットはコミュニケーションツールですが、ファイルのアップロード機能やグループ機能を利用すればノウハウ共有ツールとしても使えます。
ノウハウをメッセージで共有できるほか、不明点や該当の情報が見つからない場合は、ノウハウを持つ社員からすぐに回答を得られるのがメリットです。また、ノウハウを蓄積するためだけのグループを用意すれば、情報が錯綜する心配もありません
ただし、社内SNSはメッセージが次々に流れてしまうので、あとから目的のノウハウを見つけるのが面倒な点に注意しましょう。
オンラインストレージ
オンラインストレージはファイル形式の情報を保存できるツールを指します。
たとえば、ノウハウをWordなどのファイルにまとめて、ツール上に保存するという使い方です。ファイルの持ち出し制限や閲覧履歴の記録も取れるので、情報漏えいや不正アクセスへも対処できます。
以上のように、オンラインストレージは比較的強固なセキュリティ機能があります。一方、目的のファイルを探し出すのが面倒なので、運用方法も整備しなければ次第に使われなくなる可能性がある点に注意しましょう。
【担当者は必見】ノウハウ蓄積ツールにおける3つの選定ポイント
以下では、ノウハウ蓄積ツールの選定ポイントを3つ解説します。ツールの導入後に「適切に運用できない」とならないためにも、担当者の方は必見です。
（1）セキュリティは万全か
ツールを選定するときは、まずセキュリティが万全かを確認しましょう。
ノウハウには自社の機密情報や顧客の情報も含まれます。そのため、万が一セキュリティ不備による情報漏えいが起こってしまえば、多額の損害賠償を請求されるといった事態が起こる可能性もあるのです。
したがって、「アクセス権限は設定できるか」「2段階認証などの機能は充実しているか」といったセキュリティを必ず考慮し、情報漏えいリスクを排除しましょう。
（2）必要な情報へ瞬時にアクセスできるか
大量のノウハウを蓄積する場合、必要な情報へ瞬時にアクセスできることも重要です。
任意のノウハウをすぐに見つけられるツールの条件は、以下の3つになります。
- キーワードを検索しただけで該当ファイルを抽出できる
- ノウハウが案件や作業ごとに振り分けられる
- 必要な業務情報がほかの情報に埋もれずに蓄積できる
以上のような条件を備えたツールを使えば、時間の削減になるため業務もより効率化されます。
（3）操作性が良いか
ツールの操作性が良いかも極めて重要な点です。
ツールの操作性が悪いと仕事の妨げになるため、次第に使われなくなる恐れがあります。そのため、選定するツールは必ず「誰でも簡単に操作できるか」を軸に判断しましょう。
たとえば、ITに不慣れな社員でも即日で使いこなせる「Stock」のようなツールであれば、直感的にノウハウを蓄積・管理できるのでストレスも感じません。
最も簡単にノウハウを蓄積・管理できるツール
以下では、最も簡単にノウハウを蓄積・管理できるツールをご紹介します。
紙でのノウハウ蓄積は、紛失のリスクを伴います。また、ExcelやWordでは内容の確認・更新をするために逐一ファイルを開くのが面倒なので、管理面で手間がかかります。
そこで、ITツールを活用して誰でも簡単にノウハウへアクセスできる環境を整えるべきです。ただし、機能が複雑なツールは操作性が悪く、すべての機能を使いこなすには高いITリテラシーが要求されます。
したがって、ITに疎い社員でも手軽にノウハウを共有できるような「シンプルなツール」を導入しましょう。結論、最も簡単にノウハウを蓄積・管理するには、非IT企業における65歳以上の社員でも即日で使いこなせる情報共有ツール：「Stock」が必須です。
Stockの「ノート」に蓄積した業務情報やノウハウは、任意のメンバーへの共有も容易です。また、シンプルな「フォルダ」で業務・案件ごとにノウハウを振り分けられるので、情報が混在する心配もありません。
非IT企業の社員でも即日で使えるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
ノウハウの蓄積・管理によるメリットまとめ
これまで、ノウハウを蓄積・管理するメリットや方法、ツールの選定ポイントを中心にご紹介しました。
ノウハウを蓄積・管理すれば、教育の手間が省けるうえに、社員のスキルにもばらつきが生じません。ノウハウを活用し、能力の高い社員が増えることで、製品やサービスの質が均一になり、最終的に自社の業務改善にもつながります。
そして、ノウハウを簡単かつ効率的に蓄積するには、ノウハウを一元管理しながら共有も円滑にできる「ITツール」が不可欠です。ただし、チーム全体のITリテラシーを考慮して「誰でもストレスなく使えるツール」が必須条件となります。
結論、選定ポイントである「セキュリティ」「操作性」「情報へのアクセス性」をすべて押さえた「Stock」を使って適切にノウハウ管理すべきです。そのシンプルな操作性が評価され、非IT企業を中心に現在240,000社以上で導入されています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、ノウハウを蓄積しやすい環境を整えましょう。
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