顧客カルテの電子化は「作業負担の軽減」や「管理の効率化」に役立ちます。なかでも、エクセルは電子カルテの作成・管理に多く用いられる一般的なツールであり、導入・運用にあたっての教育コストを抑えられるメリットがあります。
しかし「エクセルで作成したカルテの体裁が統一されておらず、メンバーによって記載内容が異なる」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、エクセルでのカルテ作成に適したテンプレート5選と、作成時の注意点を中心にご紹介します。
- エクセルテンプレートを導入し、カルテの書き方を統一したい
- 数あるエクセルテンプレートの中から、自社のカルテ作成に最適なものを見つけたい
- カルテの作成だけではなく、管理にかかる運用のストレスも解消したい
という方はこの記事を参考にすると、テンプレートの導入によってエクセルでのカルテ作成業務を効率化させられるほか、管理面での負担を解消する方法も分かります。
目次
エクセルでカルテを作成するメリットとは
ここでは、エクセルでカルテを作成するメリットをご紹介します。カルテの作成・管理が円滑にできなければ以下のメリットを得られない点に注意しましょう。
教育コストを抑えられる
エクセルでカルテを作成するメリットには、導入・運用時における教育コストを抑えられる点が挙げられます。
エクセルは操作が比較的簡単なため、文書の作成・管理にも多く用いられています。したがって、導入・運用に必要以上の教育コストがかかる心配がありません。また、後任のメンバーへもスムーズにカルテ業務を引き継げます。
このように、エクセルには教育にかかるコスト・工数を抑えながらカルテを作成できる利便性があります。その結果、ほかの業務へ空いた時間を充てられるのです。
計算の負担を省ける
計算の負担を省けるのも、エクセルでカルテを作成するメリットです。
エクセルには、あらゆる計算を自動化する機能が備わっています。したがって、数値入力のような面倒なプロセスを省きながら、計算ミスも防止できるのです。
しかし、エクセルの計算機能は多岐に渡り、正しい知識がなければ使用する計算機能やセルへの誤入力が発生してしまいます。そのため、事前に社内でエクセル講習を実施して、無駄なデータ計算が起こらないようにしましょう。
エクセルでカルテを作成する際の注意点
ここでは、エクセルでカルテを作成する際の注意点を3つご紹介します。エクセルによるカルテ管理の不備を解消するには、以下の点を押さえましょう。
アクセス権限を設定する
エクセルでのカルテ作成時には、アクセス権限を設定する点に注意が必要です。
アクセス権限を設定すれば、情報を閲覧可能なメンバーが制限されます。そのため「カルテの情報を誰でも閲覧できる」状態を改善できるのです。
ただし、万が一アクセス権限を設定する範囲を誤ってしまうと、カルテ情報の漏洩・悪用に繋がる恐れもあります。したがって、アクセス権限の範囲設定時には細心の注意を払いましょう。
バックアップを忘れずに行う
エクセルでのカルテ作成時は、バックアップを保存しましょう。
システムに不具合が発生してフリーズした場合、バックアップを確保していなければ編集記録が失われる恐れがあります。また、ファイルの保存状態によっては最悪の場合、データの修復・復元が不可能となってしまうケースもあるのです。
こうした事態を回避するためにも、エクセルでのカルテ作成時にはバックアップを必ず行い、データの安全性を常に確保しておきましょう。
共同作業には適していない
エクセルは共同作業に適さない点にも注意が必要です。
共同編集を行う場合、Microsoft 365のサブスクリプションに加入することが必須です。そのため、買い切り版のエクセルでは複数人での同時閲覧・編集やカルテの情報をチーム全体にリアルタイムで共有するのが困難です。
また、エクセルでデータを残した場合、作業完了の旨をほかのツールで連絡する面倒なプロセスが発生してしまいます。さらに、チーム間での情報共有が遅ければ、最新のカルテ情報がスピーディーに更新されずファイルを二重管理する恐れがあるのです。
このように、エクセルでのカルテ管理は共同作業に不向きであり、ファイル管理にミスが生じるリスクを伴う点に注意しましょう。ただし、「Stock」などのITツールを使えば、顧客カルテを一元管理しながら簡単に情報共有ができます。
カルテの効率的な作成に役立つテンプレート5選
以下では、カルテの効率的な作成に役立つテンプレートを5つご紹介します。テンプレートを導入し、カルテ作成の負担軽減・様式の統一を図りましょう。
エクセルカードHARI
こちらはエクセルカードHARIのカルテに関するテンプレートです。
カスタマイズ性が高く、印刷帳票や編集フォームのレイアウトを自由に変更できます。さらに、ダウンロードから7日間は無料で利用可能です。
bizroute（ビズルート）
こちらはbizroute（ビズルート）のカルテに関するテンプレートです。
カルテをはじめ、業界業種問わず豊富なテンプレートを無料でダウンロードできます。また、各書類に書き方の解説がついているため、初心者でも作成しやすいのが特徴です。
電子化カルテ Doctor_File（ドクターファイル）
こちらは電子化カルテ Doctor_File（ドクターファイル）のカルテに関するテンプレートです。
簡易版電子カルテソフトの「電子化カルテ Doctor_File」内に備わっているテンプレートあり、比較的簡単な操作性によって誰でもストレスなく作成できます。
きりんカルテ
こちらはきりんカルテのカルテに関するテンプレートです。
無料ダウンロードが可能なほか、操作に関するサポート体制も充実しています。
Smartsheet(スマートシート）
こちらはSmartsheetのカルテに関するテンプレートです。
カルテをはじめとした医療関係の書類テンプレートが多数利用できます。ただし、継続的な利用には有料プランに加入する必要があるので注意しましょう。
エクセルよりも効率的にカルテを作成・管理できるツール
以下では、エクセルよりも効率的にカルテを作成・管理するツールをご紹介します。
エクセルは一般的に使われているツールであることから、教育コストを比較的抑えられ、データ計算が円滑化するメリットがあります。しかし、カルテを確認するたびにファイルを開く工数が発生したり、共同作業に不向きだったりするデメリットも伴うのです。
そこで「ITツール」を導入しカルテの管理を一元化すると、カルテに関する情報が蓄積されるだけでなく、チーム内での共有も瞬時に行えます。しかし、ツールの操作が複雑だとメンバーが使いこなせず放置してしまい、社内で浸透しません。
したがって「チーム全員が簡単に使いこなせるツール」を利用しましょう。結論、非IT企業の社員でも即カルテの作成・管理を始められる情報共有ツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」にカルテを残すと、任意のメンバーへリアルタイムで共有されるので、エクセルのように更新ファイルを逐一メールで送る手間がかかりません。また、ノートには「メッセージ」が紐づいており、話題が混ざらずにコミュニケーションが取れます。
最も簡単に顧客カルテを残せるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
エクセルでカルテを作成するメリットやテンプレートまとめ
これまで、エクセルでのカルテ作成に適したテンプレート5選と、作成時の注意点を中心にご紹介してきました。
エクセルは一般的に企業で利用されるツールであり、教育コストがかからず計算の負担も省けるメリットがあります。しかし、エクセルでは共同作業の難しさから管理の属人化を招きやすいうえ、内容確認のたびにファイルを開く工数もかかる点に注意が必要です。
また、テンプレートを活用するとカルテの作成時間短縮にもなりますが、カルテは作成後の「管理」も適切でなければなりません。そのため、円滑にカルテを管理するには情報を一元管理可能かつスムーズな情報共有もできる「ITツール」が必須です。
ただし、難解なツールだとメンバーが利用方法を覚えるまでに時間がかかり、運用が始められません。したがって、カルテ管理をすぐに電子化するには誰でもストレスなく情報が共有できるツールのStock一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、カルテの作成や共有・管理にかかるストレスを解消しましょう。
