業務のDX化が推進されている現在、司法書士事務所でもクラウドツールが導入されるケースが増えています。クラウドとはインターネット上で情報管理できる仕組みのことで、時間や場所を問わずにアクセスできるメリットがあります。
そのため、これまでの非効率な事務作業がクラウドツールによって効率化して、スタッフの業務負担が軽減されるのです。
しかし、現在ではクラウドツールの種類は多種多様なので選定は簡単ではありません。そのため、「どれが業務環境に合っているのか判断できない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、司法書士事務所に最適なクラウドツールと選定ポイントを解説します。
- 司法書士の煩雑な事務作業をサポートしてくれるツールが欲しい
- 重要な書類作成や登記・供託の手続きなどが抜け漏れないように管理したい
- 法律問題の相談やコンサルティングをスムーズに進めたい
という担当者の方がこの記事を参考にすれば、適切な選定ポイントが理解できるだけでなく、これまでの複雑な事務作業を改善するクラウドツールが見つかります。
目次
司法書士事務所向けクラウドツールの選定ポイント3選
以下では、司法書士事務所に最適なクラウドツールを選定するポイントを解説します。有名なクラウドツールを無計画に導入すると、業務環境に合わずに無駄になる恐れがあるため必見です。
（1）書類提出などの期限を管理できるか
はじめに、抜け漏れが許されない書類の作成・提出の期限を管理できるかをチェックしましょう。
司法書士の業務は、不動産登記や成年後見業務など依頼人の資産や権利を守るための重要な役割を担っています。そのため、各種手続きを代理する司法書士は書類の作成から提出、事後処理にいたるまで、確実に期限を守らなければなりません。
このように、手続きの抜け漏れができない仕事には「書類ごとに期限を設定できるクラウドツール」が活躍します。たとえば、不動産登記に関する書類に、住民票などの提出を依頼することをタスク設定しておけば忘れる心配はありません。
（2）司法書士補助者と簡単に連絡がとれるか
次に、司法書士補助者とスムーズに業務連絡がとれるかも確認しましょう。
メールやLINEでやりとりする方法もありますが、メールはさかのぼるのに手間がかかり、LINEはプライベートでも利用するのでセキュリティ面で不安があります。そのため、「依頼人や業務ごとにやりとりを分けられて、セキュリティも強固なツール」が必須です。
たとえば、書類ごとにメッセージが紐づけられるクラウドツールを使うことで、複数の話題が混ざらないだけでなく、目的の情報をすぐに見つけられます。また、一部のツールはアクセスできるスタッフを制限できるため、安心して仕事が進められるのです。
（3）依頼人ごとに情報管理できるか
最後に、依頼人ごとに情報をまとめられるかをチェックしましょう。
司法書士事務所では複数の案件を同時並行しており、それぞれで多くの個人情報を取り扱っています。それゆえに、適切な管理のためにも依頼人ごとに必要書類を管理できる機能は必須です。
ただし、Googleドライブなどのストレージツールはフォルダ（ファイルデータを分類する箱）が増えすぎてアクセスしづらくなります。そのため、わずかな操作で目的の書類を見つけられるシンプルさが必要です。
司法書士事務所向けのおすすめクラウドツール7選
以下では、司法書士事務所に最適なクラウドツール7選をご紹介します。
依頼人の資産や権利を守る司法書士の仕事はあらゆる書類を扱っており、これまでの方法で適切な管理をするのは困難です。また、書類ごとに複数の手続きがあるため、抜け漏れを起こさないためにもクラウドツールを導入しましょう。
ただし、司法書士業界でも高齢化が進んでおり、強引に多機能なツールを取り入れても使いこなせない恐れがあります。そのため、誰でも直感的に操作できるほどシンプルなクラウドツールが最適です。
結論、司法書士が活用すべきなのは、あらゆる情報をストックする「ノート」があり、ノートごとに仕事の期限を設定できる「タスク」が紐づいた「Stock」一択と言えます。
Stockは必要な機能に過不足がないため、ITに詳しくない65歳が説明なしで使えるほどシンプルであり、さらに低コストで運用できます。また、Stockのノートには「メッセージ」も紐づいているので、スタッフ同士のやりとりが混ざることもありません。
【Stock】非IT企業の65歳が説明なしで使えるツール
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【司法くん】独立開業を目指す司法書士のサポートシステム
＜司法くんの特徴＞
- マルチデバイスに対応している
- 5つの基本システムが利用できる
司法くんはパソコンだけでなくスマホやタブレットでも利用できます。
不動産登記、商業登記、請求管理、成年後見、債務整理の5つの基本システムが利用できます。
＜司法くんの注意点＞
- 一定のITリテラシーが求められる
司法くんは多機能なクラウドツールなので、ITに詳しくない場合には使いこなせない可能性があります。
＜司法くんの料金体系＞
- トライアル5プラン：詳細は要問い合わせ
- 年額プラン：詳細は要問い合わせ
- 司法くん：詳細は要問い合わせ
【Eight Team】名刺情報がクラウドで管理できるツール
＜Eight Teamの特徴＞
- 名刺データをまとめて一元管理する
- エクセルなどのデータを取り込める
名刺をデジタルデータに変換してクラウド上に保存できます。
エクセルなど別のツールで名刺管理している場合でも、Eight Teamにデータを移行できます。
＜Eight Teamの注意点＞
- 予算に合わない可能性がある
基本使用料12,000円/月に加えてユーザーあたりのアカウント料もかかるため、名刺管理にかけられる予算に合わない可能性があります。
＜Eight Teamの料金体系＞
- 基本使用料：12,000円/月
- アカウント料：400円/ユーザー/月（11ユーザー以降）
- オプション：要問い合わせ
【formrun】簡単にフォームを作成できるツール
＜formrunの特徴＞
- メールフォームを簡単に埋め込める
- エンジニア向け機能も搭載している
作成したメールフォームをWebページに簡単に埋め込みできます。
HTMLやCSSを活用したフォームも作成できます。
＜formrunの注意点＞
- FREEプランは1つしかフォーム作成できない
FREEプランで作成できるフォームは1個/月なので、ビジネスで使う場合には有料プランの契約が必要です。
＜formrunの料金体系＞
- FREE：0円（フォーム作成数：1個)
- BEGINNER：3,880円/月（フォーム作成数：5個）
- STARTER：12,980円/月（フォーム作成数：50個）
- PROFESSIONAL：25,800円/月（フォーム作成数：無制限）
【Zoom】Web会議をすぐに開催できるツール
＜Zoomの特徴＞
- 参加者はユーザー登録不要で入室できる
- 通信が安定している
参加者はユーザー登録をする必要がなく、招待用のURLをクリックするだけですぐに入室できます。
データ通信量が少ないため、通信環境の影響やパソコンのスペックの影響をあまり受けずに利用できます。
＜Zoomの注意点＞
- 無料プランには制約がある
通話時間の制限があるため、長時間の会議を実施する場合は有料プランへの加入が必須です。
＜Zoomの料金体系＞
以下は、Zoom Oneプランの料金体系です。
- 基本：0円
- プロ：2,000円/ユーザー/月（月払い）
- ビジネス：2,700円/ユーザー/月（月払い）
- ビジネスプラス：3,125円/ユーザー/月（月払い）
- 企業：要問い合わせ
【人事労務freee】人事の事務作業を効率化するツール
＜人事労務freeeの特徴＞
- 勤怠管理が簡単
- 法令改正に自動対応
勤務時間や残業代の集計作業を簡単に実施できます。
定期的なアップデートを実施して常に最新の法令に対応させています。
＜人事労務freeeの注意点＞
- 予算に合わない可能性がある
freeeは「基本料金＋従業員料金」となるため予算に合わない可能性があります。
＜人事労務freeeの料金体系＞
- ベーシック：基本料金4,480円/月＋従業員料金500円/ユーザー/月（月払い）
- プロフェッショナル：基本料金9,280円＋従業員料金700円/ユーザー/月（月払い）
- エンタープライズ：要問い合わせ
【kincone】勤怠管理・交通費精算に対応するツール
＜kinconeの特徴＞
- 定期券で勤怠管理ができる
- 交通費も自動で生産可能
タッチするだけで勤怠を把握できるため、月末の集計作業を大幅に削減できます。
路線情報も自動で取得し計算するため、経費精算の負担が大きく軽減されます。
＜kinconeの注意点＞
- 初期費用がかかる場合がある
kinconeには4つの打刻方法と3つの交通費精算方法があり、それぞれで初期費用が異なります。
＜kinconeの料金体系＞
- 200円/ユーザー/月（5ユーザー〜）
司法書士事務所向けのおすすめクラウドツールまとめ
ここまで、司法書士事務所に必須のクラウドツールと選定ポイントをご紹介しました。
司法書士が業務で取り扱う書類は多岐に渡るため、適切に管理しなければアクセスがしづらくなります。また、これまで紙媒体で依頼人の情報管理してきた場合、持ち出しによる紛失が起こる恐れもあるため、セキュリティ強化のためにもクラウドツールは必須です。
また、司法書士の仕事には相談やコンサルティングも含まれていますが、メールのやりとりは次第に埋もれてしまい見返すのが面倒です。そのため、依頼人とスムーズにやりとりができる機能も必要です。
結論、司法書士事務所で活用すべきなのは、あらゆる情報をストックする「ノート」だけでなく、依頼人とノートを共有できる「1フォルダゲスト機能」がある『Stock』一択と言えます。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で依頼人情報をすぐに探し出せるように管理して、より専門的な業務に時間を割けるようにしましょう。
