「報連相」とは報告・連絡・相談の頭文字をとった略語であり、ビジネスでの情報共有に欠かせない手法です。報連相が適切に行われると、社内の情報共有がスムーズになったり、適材適所でタスクの割り振りを円滑に行ったりできます。
そして今日では、アナログの報連相から脱却するため、ITツールを運用する企業が増加しています。一方、情報共有の効率化を目的に報連相をデジタル化する動きはあるものの、どのツールが自社に適しているか悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、報連相を効率化させるおすすめのツールと選び方を中心にご紹介します。
- 報連相ツールの選定ポイントを把握し、ツール選びに失敗したくない
- 自社のニーズに適した報連相ツールを今すぐに必要としている
- 非IT企業だがシンプルな報連相ツールで情報共有を効率化させたい
という担当者の方は今回の記事を参考にすると、自社にあった報連相ツールを選定するヒントを得られ、円滑な情報共有が実現可能です。
目次
【これだけは押さえたい】報連相ツールの選び方3選
報連相を効率化させるツールは数多くありますが、「有名なツールだから」などの定性的な判断で導入してしまうと、ツールが浸透せずに放置されてしまいます。
したがって、社内へ確実に浸透させるためにも、以下3つのポイントを押さえてツールを選定しましょう。
機能に過不足はないか
ツールを選定するときは、用途に対して機能に過不足がないかを重視しましょう。
選定したツールの機能に不足があれば、自社の課題解決に結びつかないのはもちろん、機能が多すぎても社員が使いこなせず、ツールが浸透しないからです。
また、ツールを選定する担当者が求めている機能と、現場が求めている機能が異なるケースもあるため、担当者の一存だけでツール選定を進めるのは控える必要があるのです。
そして、報連相に必須の「情報共有に関する機能」を中心に、自社のITリテラシーでどこまでの機能を活用可能かを考慮すると、必要な機能が絞られた過不足のないツール選定ができます。
マルチデバイス対応か
マルチデバイスに対応しているかも選定するときのポイントです。
マルチデバイスに対応していればパソコンやタブレット、スマートフォンの媒体を問わず報連相ができます。したがって、リモートワークや外出中の社員のように、場所や時間に縛られないスムーズな情報共有・管理が可能となるのです。
とくに、スマホやタブレットで閲覧できても、ブラウザ表示（インターネットで表示するWebページ）の場合、パソコンと比較して見づらいツールもあります。そのため、導入を検討しているツールにスマホやタブレットの「アプリ」があるかもチェックしましょう。
全社で使える操作性か
社内の誰もが使える操作性もツール選定では必須の条件です。
仮に、複雑なツールを導入すると、社員が使いこなせずストレスが発生したり、現場の混乱を招いたりして報連相が滞ってしまいます。結果、必要な情報がメンバー間で共有されないだけでなく、仕事の効率が落ちる事態にもつながってしまうのです。
したがって、ツールの知名度で判断するのではなく、無料トライアルを活用して使い勝手を試してみたり、まずはスモールチームで運用を始めたりするのもおすすめです。
【おすすめ4選】社内での報連相に貢献するツール
以下では、無料でも使える社内の報連相に役立つツールを4つご紹介します。
社内の報連相を効率化させるITツールの導入は、運用面を最も考慮する必要があります。とくに、中小企業の場合は「業務のマルチタスク」を求められるため、チームメンバーが潤沢な大手企業よりも教育コストがかけられません。
したがって、導入するツールは「全社で使えるか」が大前提となるのです。また、報連相で共有した”情報”はチャットツールやメールを使うと、流れたり話題が錯綜して管理が煩雑になったりするため、「ストック情報」として正しく蓄積できるかも重要です。
結論、報連相の効率化に最適なツールは、非IT企業における65歳以上のメンバーでも、即日で情報共有・管理が可能なほどシンプルな「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に報連相で伝えるべき情報を確実に残して共有し、直感的な「フォルダ」で煩雑な管理体制も解決します。また、ノートに紐づく「メッセージ」で話題が錯綜せずに報連相が可能な点も、ほかのツールにはない大きな特徴です。
【Stock】情報共有・蓄積が最も簡単な報連相ツール
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【Chatwork】国産のビジネスチャットツール
＜Chatworkの特徴＞
- ビジネスに適した4つの機能
- 手軽なコミュニケーション
チャット機能、ファイル管理、音声通話・ビデオ通話、タスク管理の4つの機能が備わっています。また、チャットとファイル・タスク管理は同じ画面上で行えます。
メールと違い定型文を使わず要件のみ共有すればよいため情報共有が簡単になります。さらに、絵文字機能などが豊富なので気軽なコミュニケーションが促進されます。
＜Chatworkの注意点＞
- チャットの管理が行えない
- メッセージの閲覧に制限がある
プロジェクトが増加すると縦に並ぶ形でトークルームが表示され、管理や情報を探すのに手間がかかります。
無料プランの場合、直近40日以内に投稿された最新5,000件のメッセージのみしか閲覧できないので、長期のプロジェクト管理などには無料プランのままでの利用が難しくなります。
＜Chatworkの料金体系＞
- フリー：1ユーザーあたり¥0/月
- ビジネス：1ユーザーあたり¥500/月（年間契約） ¥600/月（月間契約）
- エンタープライズ：1ユーザーあたり¥800/月（年間契約） ¥960/月（月間契約）
フリープランではチーム内でアカウントがグループチャットから退室した際に、対象者がアップロードしたファイルが削除されてしまうので注意が必要です。また、年間契約の場合、月間契約よりも約¥1,200~¥1,900コストを削減できます。
【Slack】全世界で利用実績のあるチャットツール
＜Slackの特徴＞
- 豊富なチャット機能
- 優れた検索機能
「チャンネル」機能で会社全体のグループや、特定のメンバーのグループを作成して情報共有が可能です。
検索の絞り込み機能に優れており、すべてのメッセージを検索できます。また日付やリアクションからも絞り込めます。
＜Slackの注意点＞
- ITリテラシーが高い人向け
- 会議ツールとしては不便
アメリカで作られたITリテラシーがある人向けのツールのため、ITに不慣れな人からすると操作が難しいという声もあります。
チャットを通じた情報共有には優れていますが、Web会議を行う場合は会議の録画ができない、個別招待ができない、日時予約機能がないといった面もあるため、会議ツールとして使用するにはやや不便と言えます。
＜Slackの料金体系＞
- フリー：1ユーザーあたり¥0/月
- プロ：1ユーザーあたり¥1,050/月(年間契約) ¥925/月(月間契約)
- ビジネスプラン：1ユーザーあたり¥1,600/月(年間契約) ¥1,800/月(月間契約)
- Enterprise Grid：営業担当者に問い合わせが必要、ビジネスプランに追加の機能を搭載しています。
【houren.so】写真をメインに情報共有できるツール
＜houren.soの特徴＞
- 現場での報連相に適した機能
- GPS機能で写真の管理が可能
写真を活用することで現場の報告・確認の業務を効率化させます。また日報作成も簡単にできます。
写真をGPS機能によって自動的に振り分けられるため、エリアの把握がしやすくなり、写真を管理する手間を取り除けます。
＜houren.soの注意点＞
- 検索機能が搭載されていない
- 通話機能が一切ない
検索機能がないため蓄積されているデータから特定の情報を探す場合は、手間や時間がかかってしまう可能性があります。
各社員とコンタクトしたい場合、テレビ電話をはじめとした通話機能がないため、ほかの手段を使わなければなりません。情報共有がhouren.soのみで完結できない点がやや不便です。
＜houren.soの料金体系＞
- フリープラン：1ユーザーあたり¥0/月
- ビジネスプラン：5ユーザーで¥2,500/月(1名追加ごとにプラス¥500)
【分かりやすい】報連相をツールで行うことのメリットとは
ここでは、報連相をツールを用いて行うことのメリットを解説します。
ツールを用いて報連相の効率化に積極的に取り組んでいる企業は、以下のメリットを常に得ながら業務を進めているのです。
簡単に情報共有ができる
ツールの活用によって、報連相がメールや口頭と比較して簡単かつ確実になります。
報連相ツールはメールと違い、定型文や結びの言葉なども必要ないため、スピーディにやりとりができます。また、テキストで情報共有を行うので、口頭で発生する「情報が残らない心配」がありません。
ただし、Slackなどをはじめとするチャットツールはコミュニケーションが早くなるものの、共有した情報はタイムラインの下へと流れてしまうのです。
そのため、「Stock」のように、円滑なやりとりをしつつも確実に情報を残せるツールを使うと「共有した情報が見つからない」事態がなくなります。
情報を一元管理できる
報連相ツールを活用すると、社内におけるすべての情報を一元管理できます。
非IT企業でよくみられるのが、社内情報をまとめて蓄積する場所がなく、属人的に管理しなければならない環境です。弊害として、ベテランのノウハウが共有されず業務負荷が偏ったり、教育の度に必要以上のコストがかかったりしています。
また、紙などの書類で情報を残しておくと管理できないほど膨大な量になってしまい、保管するスペースも必要になるうえ、電話や口頭では情報が残りません。そのため、残すべき情報は報連相ツール内で管理しておく方法が、業界業種問わず求められるのです。
社内の報連相を効率化するおすすめツールまとめ
ここまで、社内の報連相を効率化するおすすめツールと選定ポイントを中心にご紹介しました。報連相ツールの選定時に押さえておくべきポイントは以下の通りでした。
- 自社が必要としているツールの機能に過不足はないか
- 時間や場所を問わず使えるマルチデバイス対応か
- 社内の誰もが使える操作性か
上記3つのポイントを押さえるツールが最適です。一方、報連相で共有した情報がメッセージで流れてしまったり、大量のデータから探す時間がかかったりするツールは「報連相ができても、その後の情報管理を行う術がない」のです。
そこで、報連相を効率化させつつも、共有した情報まで一括管理し「情報に関わるストレス」を取り除くには誰でも簡単に報連相が可能で、情報を流さずわかりやすく蓄積できるStockが必須です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で大切な情報を残しつつ、報連相を活性化させましょう。
