社内コミュニケーションを活性化すれば、チーム全体の意思決定がスムーズになり、プロジェクトを円滑に進められます。そのため、近年は社内コミュニケーションツールやアプリを導入する企業が増えているのです。
とはいえ、「社内コミュニケーションツールが自社にとって必要か分からない」「多くのツールを比較検討する暇がない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、おすすめの社内コミュニケーションツール8選と選定ポイントを中心に解説します。
- 社内のコミュニケーションに課題を感じている
- 部署間やチーム間で情報共有が上手くいかず、プロジェクトが進まない
- 社内コミュニケーションツールを使ってみたいが、ITには詳しくない
という担当者の方はこの記事を参考にすると、自社に最適なツールが分かり、社内コミュニケーションの活性化に役立てられます。
目次
- 1 7割以上が社内コミュニケーションに課題を感じている?!
- 2 社内コミュニケーションツールとは？
- 3 社内コミュニケーションツールを導入する2つのメリット
- 4 無料あり｜おすすめの社内コミュニケーションツール8選
- 5 社内コミュニケーションツールの選び方
- 6 社内コミュニケーションツールの種類と機能とは
- 7 【担当者は必見】社内コミュニケーションツールの3つの注意点
- 8 おすすめの社内コミュニケーションツールまとめ
7割以上が社内コミュニケーションに課題を感じている?!
HR総研が2019年に発表した「社内コミュニケーションに関する調査」によると、73%の企業が社内のコミュニケーションに「課題がある」と答えています。
具体的には、「横の関わり（部署間の関わり）が薄くなっている」「情報共有が不足している」といった課題が上がっています。また、90%以上が「コミュニケーション不足は業務の障害になる」と答えており、早急な対応が必要です。
社内コミュニケーションツールとは？
社内コミュニケーションツールとは、部署や事業所間、従業員同士でスムーズにコミュニケーションをとるための機能を搭載したツールを指します。
たとえば、チャットで気軽にメッセージを送ったり、仕事で使う画像やファイルをスムーズに共有したりと、あらゆる情報を一つのツール上でやりとりできるのが特徴です。
従来はメールや電話でのコミュニケーションが一般的でした。しかし、リモートワークの普及によって仕事で顔を合わせる機会が減った結果、誰もがリアルタイムで情報をやりとりできるコミュニケーションツールに注目が集まっているのです。
社内コミュニケーションツールを導入する2つのメリット
ここでは、社内コミュニケーションツールを導入するメリットを2つご紹介します。「自社にとってどのような効果があるのかイメージできない」という担当者の方は必見です。
（1）気軽に情報共有できる
一つ目のメリットは、気軽に情報共有できる点です。
社内コミュニケーションツールでは、メールで必要な挨拶文や定型文といったルールがありません。そのため、社内コミュニケーションへのハードルが低くなり、気軽な情報共有を促進するのです。
また、メッセージは都合の良いときに確かめられるので、電話のように相手のタイミングを考えて連絡する必要がありません。以上のように、社内コミュニケーションツールは、メールや電話での情報共有のストレスを解消し、気軽にやりとりできると言えます。
（2）業務が効率化する
二つ目のメリットは、業務効率化の実現を促すことです。
社内コミュニケーションは、メールに比べて返答に時間がかからないため、部署間や従業員同士のやりとりをスムーズにします。その結果、無駄な待ち時間が減って業務効率化に近づくのです。
また、「検索機能」が搭載されたツールを選べば、やりとりした内容へすぐにアクセスできるメリットもあります。以上のように、社内コミュニケーションツールを使うと日々の情報共有や仕事のスピードを向上するため、業務効率化につながるのです。
無料あり｜おすすめの社内コミュニケーションツール8選
以下では、おすすめの社内コミュニケーションツール8選をご紹介します。
社内コミュニケーションツールのメリットは、リアルタイムで気軽なコミュニケーションがとれることです。一方、大切な情報がほかのメッセージに埋もれて流れてしまうデメリットは無視できません。
大切な情報が流れると、目的のメッセージを探すのに手間がかかって非効率です。したがって、このような事態を回避するために「情報を確実にストックできるツール」を選びましょう。
結論、最適な社内コミュニケーションツールは、円滑なコミュニケーションがとれるうえに、あらゆる情報をノートに蓄積できる「Stock」一択です。
Stockの「メッセージ」は顧客や案件ごとに作成した「ノート」に紐づいているので、話題が入り乱れません。また、「検索機能」で必要な情報へ素早くたどりつけます。
【Stock】最もシンプルな情報ストックツール
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【Slack】カスタマイズ性が高いツール
＜Slackの特徴＞
- チャンネルを無制限に作れる
- 外部ツールと連携できる
無料プランでも、チャンネル（部署やプロジェクトごとに複数人で作成したグループ）を無制限で作成できます。
外部ツールと連携すればスケジュールやタスクの完了通知をSlack上で受け取れます。
＜Slackの注意点＞
- フリープランの制限が厳しい
Slackのフリープラン（無料プラン）では、閲覧できるメッセージが「直近90日分の履歴」に制限されているので注意が必要です。
＜Slackの料金体系＞
- フリー：0円
- プロ：1,050円/ユーザー/月（月払い）
- ビジネスプラス：1,800円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise Grid：要問い合わせ
【Chatwork】気軽にコミュニケーションできるツール
＜Chatworkの特徴＞
- ビデオ・音声通話が可能
- ファイルをやりとりできる
チャットに参加しているメンバーと顔を見たり声を聞いたりしながらやりとりできるビデオ通話と音声通話に対応しています。
文字のメッセージだけでなく、WordやExcelのようなファイルも送れます。また、アップロードしたファイルを確認できる「ファイル管理機能」も搭載されています。
＜Chatworkの注意点＞
- フリープランに制限がある
フリープランで閲覧できるメッセージ履歴は「直近40日以内に投稿された最新5,000件まで」となっているので注意しましょう。
＜Chatworkの料金体系＞
- フリー：0円
- ビジネス：600円/ユーザー/月（月払い）
- エンタープライズ：960円/ユーザー/月（月払い）
【Workplace from Meta】チーム単位でページを作れるツール
＜Workplace from Metaの特徴＞
- ユーザー数の多いツール
- 重要な投稿を見てもらえる
全世界で700万人の有料ユーザーがいる知名度の高いツールです。
重要な投稿をトップに固定することで、全員の目に入りやすくなります。
＜Workplace from Metaの注意点＞
- ストック情報の管理が難しい
情報をタイムラインで管理するので、ストック情報の管理には不向きです。
＜Workplace from Metaの料金体系＞
- Core Plan：$4/ユーザー/月
- Add-ons：$2/ユーザー/月
【Talknote】カルチャーマネジメントができるツール
＜Talknoteの特徴＞
- タイムラインで情報を把握できる
- サンクス機能がある
「ノート」に投稿された情報が時系列で表示される「タイムライン」が搭載されているため、最新情報を日と画面で把握できます。
ほかのメンバーへ感謝や賞賛を伝えるサンクス機能があり、従業員のモチベーション向上につながります。
＜Talknoteの注意点＞
- 機能を使いこなせない可能性がある
コミュニケーションを活性化させる多様な機能が搭載されている一方、ITに慣れていないと使いこなせず、結果的に費用対効果が小さくなる可能性があります。
＜Talknoteの料金体系＞
- 要問い合わせ（初期費用＋基本プラン＋オプション）
【gamba!】日報共有に特化したツール
＜gamba!の特徴＞
- 日報をベースにしたツール
- スマホにも対応
テンプレートを呼び出し、必要項目を入力して日報を作成・共有することでコミュニケーションの活性化を図ります。日報へのコメントやいいね機能で従業員のモチベーションを挙げる効果があります。
PCだけでなく、スマホやタブレットにも対応しているため、時間や場所を問わずアクセスできるのが特徴です。
＜gamba!の注意点＞
- あくまで日報機能がメイン
日報をメインとしたコミュニケーションツールなので、タスク管理やスケジュール管理には不向きです。
＜gamba!の料金体系＞
- ビジネス：980円/ユーザー/月（月払い）
- エンタープライズ：要問い合わせ
【kintone】業務改善に貢献するツール
＜kintoneの特徴＞
- さまざまな使い方ができる
- 拡張機能が豊富
多機能なツールなので、部署別や用途別にさまざまな使い方へ対応しています。
API連携やJavaScriptやCSSを使ったプラグインによって機能を拡張することで、自社での用途を広げられるのが特徴です。
＜kintoneの注意点＞
- 機能を使いこなせない可能性がある
高度な機能が豊富に搭載されているため、とくに非IT企業の従業員にとっては使いこなすのが難しいと感じる可能性があります。
＜kintoneの料金体系＞
- ライトコース：780円/ユーザー/月
- スタンダードコース：1,500円/ユーザー/月
【Unipos】チームの進捗を見える化するツール
＜Uniposの特徴＞
- 心理的安全性を高めるためのツール
- タイムライン形式
従業員が「貢献への称賛」と「少額のインセンティブ」を送り合うピアボーナスを実現することによって、組織の心理的安全性を高めることを目的としたツールです。
称賛のメッセージはタイムライン形式で公開されるため、全員がリアルタイムで確認できるのが特徴です。
＜Uniposの注意点＞
- 機能にストレスを感じる可能性がある
ポイントを送りあうことが前提であり、逐一メンバーに称賛メッセージを送ることにストレスを感じる可能性があります。
＜Uniposの料金体系＞
- 要問い合わせ（初期費用＋月額料金＋オプション）
社内コミュニケーションツールの選び方
ここでは、社内コミュニケーションツールの選び方を3つ解説します。ツールを社内へ定着させて継続的に運用するために、以下の点を確実に押さえましょう。
（1）すべての社員が使いこなせるか
はじめに、すべての従業員がツールを使いこなせるか確認すべきです。
従業員のITリテラシーには個人差があります。そのため、ツールの操作が難しいとITリテラシーの低い従業員には使いこなすのが難しく、かえってコミュニケーションが滞る恐れがあるのです。
したがって、ツールを選定するときは「誰でも簡単に使えるか」で判断しましょう。
（2）マルチデバイス対応か
ツールがPCやスマホ、タブレットなど複数のデバイスに対応していることも大切です。
たとえば、自宅や出張先、移動中など社外でやりとりをする場面があります。このとき、PCでしか使えないツールでは、わざわざパソコンを開くか、別の連絡手段を使うしかなくて面倒です。
しかし、スマホやタブレットからも使えるマルチデバイス対応のツールであれば、社外にいてもリアルタイムで情報共有できます。もちろん、電話やメールで別途連絡する必要もありません。
（3）情報のストックもできるか
よりコミュニケーションを円滑化するには、情報のストックもできるか確認しましょう。
コミュニケーションには、あとから見返すために残すべき情報（ストック情報）と、その場限りの連絡（フロー情報）があります。たとえば、チャットツールはフロー情報のやりとりに特化したものです。
しかし、フロー情報とストック情報のどちらかに特化したツールでは、結果的に複数のツールを併用しなければならず管理が面倒になります。また、使い分ける方法を周知したり、2倍の運用コストがかかったりと無駄が多いのです。
したがって、ストック情報とフロー情報の両方を扱えるツールを使いましょう。たとえば、あらゆる情報を管理できる「Stock」には、ストック情報を蓄積する「ノート」にメンバー間で連絡を取りあえる「メッセージ」が紐づいています。
社内コミュニケーションツールの種類と機能とは
社内コミュニケーションツールの種類と機能一覧は以下の通りです。自社の情報共有を活性化するうえで最適なものを判断しましょう。
| 種類 | 機能 |
|---|---|
| チャットツール |
スタンプやリアクション機能を使って気軽にコミュニケーションするための機能が備わっている。 |
| グループウェア |
チャットだけでなく、ファイルやスケジュールの共有、ビデオ会議などの多種多様な機能が備わっている。 |
| 社内SNS |
ファイルをチーム単位で投稿できるため、あらゆる部署からの意見を得られる機能が備わっている。 |
| 情報共有ツール |
メッセージで円滑なやりとりをするだけでなく、情報を流れないように蓄積する機能が備わっている。 |
以上のツールのうち、社内コミュニケーションツールにありがちな“情報が流れてしまう”というデメリットを解消するのは「情報共有ツール」です。
【担当者は必見】社内コミュニケーションツールの3つの注意点
ここでは、社内コミュニケーションツールの注意点を3つ解説します。ツールを使えば情報共有を円滑化できる反面、以下のような懸念もあるのです。
（1）対面コミュニケーションが減りやすい
社内コミュニケーションツールは、メッセージでスムーズにやりとりできる点で便利です。しかし、同時に対面での会話が減ってしまう恐れもあるのです。
テキストだけでは意図が誤って伝わる恐れもあるので、テキストのやりとりにこだわらず、会議や面談などの対面コミュニケーションを適宜取り入れましょう。
（2）ツールを使いこなせない可能性がある
ツールを使いこなせない可能性があるのも注意点のひとつです。
基本的に、社内コミュニケーションツールは多機能ゆえに操作が難しいものが多いです。そのため、「機能が豊富で便利そうだから」といった理由でツールを選定してしまうと、ツールを使いこなせない可能性があります。
したがって、メンバー全員がストレスなくコミュニケーションをするためにも「ITに詳しくなくても使えるか」という基準で選ばなければなりません。
（3）大切な情報が流れてしまう
大切な情報が流れるのも、社内コミュニケーションツールの注意点です。
社内コミュニケーションツールでは、ほかのメッセージに埋もれて大切な情報が流れたり話題が入り乱れたりする問題があります。このような状態では、目的の情報を瞬時に探せないストレスゆえに、ツールが社内に浸透せず放置されやすいです。
そのため、あらゆる情報を流さず確実に蓄積する「Stock」のように、ひとつの話題に紐づいたやりとりができるツールを選びましょう。
おすすめの社内コミュニケーションツールまとめ
ここまで、おすすめの社内コミュニケーションツールを中心に解説しました。
コミュニケーションツールを導入すれば気軽にメッセージでやりとりする環境が整えられるため、多くの企業が課題とする「情報共有の不足」の改善につながります。
ただし、チャット形式のツールには、情報が流れてあとから見返せないという懸念点があります。したがって、情報を流さず蓄積し、必要なときに素早くアクセスできるツールを選ばなければなりません。
たとえば、今回ご紹介したStockは、円滑なコミュニケーションがとれるだけでなく、あらゆる情報をノートに蓄積できるツールです。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で情報共有のストレスを排除し、社内コミュニケーションを活性化させましょう。
