ビジネスをするうえで「情報共有」は不可欠な要素のひとつですが、業務のIT化に伴い、昨今では情報共有の手段にも変化が生じています。従来のメールや紙媒体での情報共有から脱却し、すべての情報をデジタル管理する企業が増えているのです。
情報共有をデジタルでやりとりするには「情報共有サイト」の構築が必要になります。一方で、情報共有サイトの選び方が分からず悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、おすすめの情報共有サイト7選と選定ポイントを中心に解説します。
- おすすめの情報共有サイト作の中から、自社に最適なサービスを検討したい
- 情報共有サイトを構築するポイントが分からない
- 社内の情報共有が上手くいかず困っている
という方は本記事を参考にすると、自社に合った情報共有サイトが実現できます。
目次
- 1 無料で利用できる！おすすめの情報共有サイト7選
- 2 情報共有サイトの選定ポイント5選
- 3 職場で情報共有サイトを使うメリット5選
- 4 【自社は大丈夫？】情報共有が上手くいかない理由3選
- 5 無料で使えるおすすめの情報共有サイトまとめ
無料で利用できる！おすすめの情報共有サイト7選
以下では、無料から利用できる情報共有サイトをご紹介します。
情報共有サイトを構築するツールには多くの種類がありますが、自社に合わないサービスでは作業効率を上げられません。具体的には「自社の導入目的に合った機能が足りない」「自社のITリテラシーにそぐわない」といった理由から、うまく運用ができなくなってしまうのです。
とくに、非IT企業が情報共有の手法をデジタル化する場合は、社内の誰もが使えるほど簡単であることが前提として必要です。したがって、必要なのは「情報共有に必要な機能に過不足がない、シンプルな情報共有サイト」だと言えます。
結論、非IT企業における65歳以上のメンバーでも、直感的に使いこなせるほどシンプルな情報共有サイト「Stock」が最適です。
Stockの「ノート」に記録した仕事の情報は、任意のメンバーが即座に閲覧可能になるため、情報共有の手間がかかりません。また、ノートには「メッセージ」「タスク」が紐づいているので話題が錯綜せず、メンバーとのやりとりも混乱しません。
【Stock】チームの情報を最も簡単に共有できるサイト
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【Chatwork】円滑な業務連絡がとれるビジネスチャット
＜Chatworkの特徴＞
Chatworkはビジネス向けのチャットアプリです。メールに比べて気軽にコミュニケーションを取れるので、社内の情報共有が活発になります。
既読機能がないため、チャットアプリにありがちなコミュニケーションストレスが軽減できるのが特徴です。
＜Chatworkの注意点＞
- 無料プランではメッセージの制限がかかる
- 検索精度が高くない
無料プランでは、直近40日以内に投稿された最新5,000件のメッセージしか閲覧できなくなります。そのため、長期プロジェクトをChatworkで管理する場合は、有料プランへ移行して情報を管理しなければなりません。
検索機能はありますが、精度があまり高くないというユーザーの声があります。
＜Chatworkの料金体系＞
- フリー：0円
- ビジネス：600円/ユーザー/月（月払い）
- エンタープライズ：960円/ユーザー/月（月払い）
【Slack】カスタマイズ性の高いビジネスチャット
＜Slackの特徴＞
Slackはビジネス向けのチャットアプリで、カスタマイズ性が高いのが特徴です。
2013年にアメリカでサービスがスタートして以降、日本でもIT業界を中心に利用者が増え、現在ではもっとも有名なアプリのひとつになっています。
＜Slackの注意点＞
- 大切な情報が流れてしまう
- 無料利用では90日経過するとメッセージ・ファイルが見られない
Slackはスピーディーなコミュニケーションがとれる一方、次々とメッセージが送られてくるので、あとから見返したい情報が流れてしまいます。
Slackのフリープランでは、90日経過したメッセージやファイルにアクセスできないので、有料プランに加入する必要があります。
＜Slackの料金体系＞
- フリー：0円
- プロ：1,050円/ユーザー/月（月払い）
- ビジネスプラス：1,800円/月（月払い）
- Enterprise Grid ：要問い合わせ
【LINE WORKS】スムーズな連絡ができるビジネス版LINE
＜LINE WORKSの特徴＞
LINE WORKSはビジネス版LINEとして、チャットやカレンダー、フォルダ管理などが利用できるグループウェアです。
プライベート向けのLINEと同じ操作性で、比較的すぐに利用できるのが特徴です。
＜LINE WORKSの注意点＞
- アプリの動作が重い場合がある
- 既読機能がストレスになりやすい
通信環境によってはアプリの動作が重く、利用に時間がかかったというユーザーの声があります。
メッセージ内容を読むと既読マークがつくため、すぐに返さなくてはならないストレスを社内メンバーが感じる可能性があります。
＜LINE WORKSの料金体系＞
下記の基本プラン加えて、トークのアーカイブやストレージの追加などのオプション商品もあります。
- フリー：0円
- スタンダード：540円/ユーザー/月（月払い）
- アドバンスト：960円/ユーザー/月（月払い）
【Google Drive】Googleが運営するオンラインストレージ
＜Google Driveの特徴＞
Google DriveはGoogleアカウントで利用できるオンラインストレージです。
スプレッドシートやGmailなどの各種Googleサービスとの連携が行えるのが特徴です。
＜Google Driveの注意点＞
- 編集履歴の表示が分かりづらい
- 自動同期に失敗する恐れがある
アップロードしたデータには編集履歴が表示されますが、分かりづらく使いにくいというユーザーの声があります。
自動同期がうまくいかず、データが保存されない恐れがあります。
＜Google Driveの料金体系＞
- 個人向け：0円
- Business Starter：680円/ユーザー/月
- Business Standard：1,360円/ユーザー/月
- Business Plus：2,040円/ユーザー/月
- Enterprise：要問い合わせ
【Dropbox】オフライン対応のオンラインストレージ
＜Dropboxの特徴＞
Dropboxはビジネス利用に必要なセキュリティ管理機能が充実したオンラインストレージサービスです。
オフライン利用に対応しているので、インターネット環境のない場所でも利用できるのが特徴です。
＜Dropboxの注意点＞
- ファイルの共有エラーが発生することがある
- ファイルに関するやりとりができない
利用環境にも左右されますが、ファイルの共有エラーが起こったというユーザーの声があります。
あくまでファイル管理用のストレージアプリなので、ファイルに関する質問や議論には、チャットアプリなどを併用する必要があります。
＜Dropboxの料金体系＞
- Professional：2,400円/月（月払い）
- Standard：1,800円/ユーザー/月（月払い）
- Advanced：2,880円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise：要問い合わせ
【Kibela】Markdownで記事を残せる社内wikiサイト
＜Kibelaの特徴＞
Kibelaは簡単に情報共有ができる、自律的なチームを作るための社内Wikiです。
＜Kibelaの注意点＞
- スマートフォンに完全対応していない
- 検索精度が高くない
グループやメンバー管理などの一部機能はスマートフォンでは利用できない仕様になっています。
検索精度が高くないので、タグ付けなどを工夫する必要があります。
＜Kibelaの料金体系＞
- コミュニティープラン：0円
- スタンダードプラン：550円/ユーザー/月
- エンタープライズプラン：1,650円/ユーザー/月
情報共有サイトの選定ポイント5選
ここでは、情報共有サイトを検討する際に確認すべき、5つの選定ポイントを解説します。以下の点を踏まえて選定すると、自社に合った最適なサービスが判断できます。
（1）導入の目的に合う機能が備わっているか
はじめに、検討している情報共有サイトに、自社の導入目的に合う機能が備わっているかを確認しましょう。
たとえば、チームのコミュニケーション活性化のためにはメッセージ機能、仕事のスケジュール管理にはタスク機能など、情報共有サイトごとにさまざまな機能を備えています。そのため、まずは自社に情報共有サイトを導入する目的を明確化する必要があるのです。
仮に、導入目的を定めずに選定すると、実際に運用した際に「機能不足」「多機能すぎて持て余す」状況に陥ります。したがって、導入目的に合った機能が備わっているサービスを選びましょう。
（2）目的の情報がすぐ見つかるか
次に、高度な検索機能が搭載されているかを確認します。
必要な情報をすぐに見つけられるかは、業務効率に直結する重要な要素です。そこで、絞りこみ検索などの高度な検索機能があれば、資料探しにかかる非生産的な時間を大幅に削減できます。
また、情報共有サイトによっては、フォルダで階層をつくり分類できるサービスもあります。このように、目的の情報へのアクセス性を高める機能は、業務を円滑化するうえで不可欠です。
（3）導入のハードルは低いか
次に、情報共有サイトを導入するハードルが低いかをチェックしましょう。
情報共有サイトの導入が上手くいかない要因のひとつに、導入までのハードルが高いことが挙げられます。具体的には「実際に契約して運用するまでの流れが複雑」「利用を始められるのが契約日から3か月後」などのケースです。
導入から運用までのトラブルを避けるには、どれくらいの期間で導入が完了し利用を開始可能かをあらかじめサポートデスクに確認して対策しましょう。
（4）無料トライアルができるか
次に、無料トライアルができるか確認しましょう。
情報共有サイトは実際に運用した際に「自社の環境に合っていない」「イメージしていた使い勝手と違っていた」と分かる恐れがあります。そのため、導入後のトラブルを防ぐためにも、無料トライアルもしくはフリープランがある情報共有サイトを導入しましょう。
サービス資料で確認するだけでなく、実際に使い勝手を体感することで具体的な運用のイメージも深められます。
（5）ITに詳しくなくても簡単に使えるか
最後に、ITに詳しくないメンバーでも簡単に使えるか確認しましょう。
情報共有サイトを定着させるためには「誰でも簡単に使えるか」が重要なポイントです。ITリテラシーが低い社員を抱える企業が多機能な情報共有サイトを導入すると、うまく使いこなせず入力や管理に時間がかかり、結果として作業効率を落とす事態となってしまいます。
また、情報共有サイトはチーム全体で活用するもので、使いこなせる社員と使いこなせない社員が混在する環境では、利用の効果が最大限得られないのです。そのため、とくに非IT企業ではデジタルに詳しくない人でも説明なしで使える「Stock」のようなシンプルな情報共有サイトが最適と言えます。
職場で情報共有サイトを使うメリット5選
ここでは、情報共有サイトを使うメリットを解説します。以下の5つの点において、業務が円滑になる効果が期待できます。
（1）業務連絡を簡略化できる
情報共有サイトを活用すると、情報共有の非効率な手間が解消されます。
たとえば、メールでの情報共有にてCcやBccへアドレスの入力漏れがあれば、再度送り直す作業が必要です。しかし、情報共有サイトでは、関係者が参加しているグループに一斉連絡できるので、メールのように連絡先をひとつずつ設定する必要がありません。
また、サイトによっては、ファイルをドラッグ＆ドロップするだけで共有できるなどの「情報共有の負担を解消する便利な機能」が備わっています。したがって、情報共有サイトを使えば、業務情報の伝達が簡単になるのです。
（2）業務効率や生産性が向上する
情報共有サイトで情報を集約すると、業務の状況が「見える化」されて仕事が進めやすくなります。
メールなどの手法に比べて、情報共有サイトは視覚的に分かりやすく情報をまとめられます。そのため、チームの情報や個人のタスク、プロジェクトの進捗をメンバーが把握しやすくなり、結果として業務量での伝達ミスや認識の齟齬を減らせるのです。
また、メンバー個人に進捗状況を確認する時間も不要になります。つまり、情報共有サイトは業務にかかる無駄な時間を解消しつつ、チーム全体の生産性も向上させるのです。
（3）情報が蓄積されていく
情報共有サイトを利用すると、情報が蓄積される点もメリットです。
情報は業務効率化や生産性の向上につながる重要な資産であり、社内に蓄積されなければ企業に大きな損失を生みます。そこで、情報共有サイトを導入すれば、業務のすべての情報を確実に蓄積・管理できるのです。
ただし、チャットツールでやりとりすると大切な情報が次々と流されてしまい、確認の際に履歴をさかのぼる手間が必要です。したがって、「Stock」のように「情報の蓄積」に特化した情報共有サイトを選びましょう。
（4）スキルやノウハウの属人化を防止できる
情報共有サイトは、スキルやノウハウの属人化防止に役立ちます。
個人が持つスキルやノウハウを共有し、ナレッジとして社内に蓄積すれば、メンバー全員の能力向上につながります。また、チーム内での属人化がなくなれば、引き継ぎコストの削減や事業継続性の向上といった効果も期待できるのです。
このように、チームへのスキルやノウハウの共有は企業にとって重要です。そのため、スキル・ノウハウを共有する環境を整える一環として、情報共有サイトを活用しましょう。
（5）必要な情報へすぐにアクセスできる
情報共有サイトを利用すると、必要な情報へすぐにアクセスできるので便利です。
ビジネスパーソンは、勤務中の探し物に年間150時間もの時間を費やしていると言われています。これを1日あたりに換算すると、約36分間も浪費していることになるのです。
日常業務でムダにしている時間を大幅に減らせれば、年間で大幅な時間短縮と業務効率化が実現できます。そのため、情報共有サイトを導入して、必要な情報をすぐに見つけられるようにしましょう。
【自社は大丈夫？】情報共有が上手くいかない理由3選
ここでは、情報共有が上手くいっていない原因と対策を解説します。以下の状況が自社に当てはまっていないか確認し、該当する場合には早急に改善を図りましょう。
（1）情報共有のルールがない
情報共有のルールが整備されていないと、情報共有もスムーズになりません。
情報共有の文化が社内に根付いていない場合、共有場所や方法などを明確に定めなければ、社員の情報共有に対する心理的ハードルは高まります。
たとえば、「積極的に情報共有してください」と呼びかけてもルールに具体性がなく、社員が行動しづらい状況が生まれます。とくに、新入社員や若手社員は周りの目を気にして情報共有を躊躇しやすいので、明確なルールを設ける必要があるのです。
そのため、誰もが迷わず情報共有ができるようなルールの設定をしましょう。
（2）共有したつもりになっている
情報共有が上手くいっていないチームでは、社員が情報共有したつもりになっている可能性があります。
情報の共有は一方的なものではなく、相互的なコミュニケーションです。したがって、共有された情報を相手が理解できてはじめて「情報共有」と言えます。
そのため、相手の立場になって「どのようなメッセージなら読みやすいか」「どうすれば情報を正確に伝えられるか」を意識して共有するように、社内教育を実施しましょう。
（3）情報が分散している
情報が至る所に分散している状態では、情報共有に失敗する恐れがあります。
社内情報は必要なときに瞬時にアクセスできることで、自身以外のメンバーにも情報の共有が可能になるのです。情報が分散していては仕事の効率も低下するため、共有したあとに業務で活用しやすい状態で保管する必要があります。
たとえば、フォルダで整理整頓できる「Stock」のような情報共有サイトを利用すると、目的の情報へのアクセス性が高まります。
無料で使えるおすすめの情報共有サイトまとめ
ここまで、おすすめの情報共有サイトや選定ポイント、情報共有が上手くいかない原因などを解説しました。
情報共有が上手くいかない原因のひとつに情報の分散が挙げられますが、これは「情報が整理されていない」だけでなく「ツールを複数利用している」ことにも起因します。
たとえば、情報管理はファイルストレージ、即時的なやりとりはチャットツール、業務スケジュールはタスク管理ツールのように、本来であれば紐づけて管理すべき情報が分散しているので、あとから見返しづらくなるのです。
そのため、導入すべき情報共有サイトは、ノートで情報の管理・共有が簡単に行えるうえに、メッセージやタスクで関連情報もやりとり可能な「Stock」一択です。実際に非ITの240,000社以上が、情報共有の効率化を実現しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、自社の情報共有を円滑化しましょう。
