近年、マニュアル管理やコミュニケーションの手段として、ツールを利用する店舗が増えています。とくに、アルバイトを雇用する店舗が全従業員に抜け漏れなく連絡をするためには、情報を一斉共有できる「情報共有ツール」が不可欠です。
しかし、アルバイト向けの情報共有ツールにはさまざまな種類があり、選定には時間がかかります。そのため、「どの情報共有ツールを導入すれば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、アルバイトがいる店舗におすすめの情報共有ツール3選を紹介します。
- アルバイトに情報共有できるツールを導入したい
- 情報共有ツールを使うメリットを知りたい
- ストレスなく情報を共有したい
という担当者の方はこの記事を参考にすれば、アルバイトへの情報共有に役立つツールを比較検討できます。
目次
情報共有ツールを導入するメリット
ここでは、情報共有ツールを導入するメリットを紹介します。ツールを導入すれば、以下で紹介するメリットのように、情報共有にかかる負担は軽減できるのです。
LINE以外で連絡ができる
情報共有ツールを導入するメリットとして、LINE以外で連絡できる点があります。
情報共有ツールを導入すれば、LINEを交換せずともオンラインでコミュニケーションをとれるようになります。その結果、「プライベートはLINE、仕事は情報共有ツール」など、用途に合わせて使い分けられるのです。
また、LINEを連絡手段としていると「家族や友人に送ろうとしたメッセージを、誤ってアルバイト先に送ってしまった」といったことが起こりがちです。そのため、情報漏洩を防ぐのはもちろん、プライバシーを守るためにも情報共有ツールを導入しましょう。
スマホやタブレットから利用できる
一部の情報共有ツールは、スマホやタブレットから利用できる気軽さがメリットです。
アルバイトの学生のほとんどがスマホを持っているので、PCでしか使えない情報共有ツールは手間なので避けましょう。さらに、アルバイト先からの連絡を確認するのに、常にPCを持ち歩かねばなりません。
また、シフト希望の提出に紙を使っている店舗もありますが、記載した内容に誤りがあった場合には修正に手間がかかります。また、提出できるタイミングも営業時間内や担当者がいるときと限定的です。
以上のように、PCや紙を連絡手段としている場合、時間や場所が制限されてしまい気軽に連絡ができません。その結果、アルバイトは連絡するのが面倒になり、連絡が遅くなったり漏れてしまったりするのです。
共有事項を一か所にまとめられる
共有事項を一か所にまとめられる点もメリットです。
たとえば、紙のマニュアルを使っている場合、用途ごとに冊子があるので管理に手間がかかります。とくに、飲食店では期間限定の商品が出るたびにマニュアルが増えて、必要な情報を見つけるのに時間がかかってしまうのです。
一方、情報共有ツールで共有事項を一か所にまとめておけば、管理が簡単になります。さらに、簡単に使える検索機能がある「Stock」を使えば、必要な情報へ瞬時にアクセスできるので手間がかかりません。
情報共有ツールを選定する4つのポイント
以下では、情報共有ツールを選定するためのポイントをご紹介します。自社に最適な情報共有ツールを導入するために必見です。
（1）メッセージが流れないか
情報共有ツールは、メッセージが流れないものを選択しましょう。
アルバイトとのやりとりでは「体調不良のため休みたい」といった連絡が急に来ることがあります。しかし、ほかのメッセージで流れてしまうと、補填するメンバーを探すなどの対応が漏れる可能性があるのです。
また、「すぐに返事をする必要はないから、あとで送ろう」とあと回しにすれば、連絡すること自体を忘れてしまいます。そのため、大切な連絡が流れないツールが必要です。
（2）情報を蓄積できるか
情報を蓄積できるツールを選択しましょう。
店舗で管理する情報は、マニュアルから日々の連絡事項まで多岐にわたり、情報は常に新しくなります。そこで、過去の情報は単に切り捨てるのではなく、ナレッジとして蓄積して、今後の店舗運営やアルバイト育成に活用する必要があるのです。
そこで、マニュアルや業務連絡などのあらゆる情報をテーマごとに分けて、一か所で管理できる「Stock」のような情報共有を使えば、情報が入り乱れる心配がありません。
（3）誰でもすぐに使いこなせるか
誰でもすぐに使いこなせるようなツールを選択しましょう。
アルバイトの年齢や性別、仕事の経験値はさまざまであるうえ、メンバーの入れ替わりも頻繁です。それゆえに、一人ひとりに使い方を説明するのは大きな負担になるので、アルバイトの初日から直感的に使いこなせるツールが最適だと言えます。
（4）アクセスできる従業員を制限可能か
最後に、「情報にアクセスできる従業員を制限可能か」をチェックしましょう。
共有事項には「アルバイトにも共有したい情報」もあれば「社員だけに共有したい情報」もあります。とくに、アルバイトの勤務態度や退職といった個人情報は、従業員全員には共有できません。
ただし、LINEでいくつもチャットグループを作成する方法は手間がかかるうえに、どこで何を共有したのか分からなくなるので避けましょう。
LINE以外！アルバイトがいる店舗におすすめの情報共有ツール3選
以下では、アルバイトがいる店舗におすすめの情報共有ツール3選を紹介します。情報共有ツールを選定するときのポイントは以下の4つです。
- 大切な情報が流れないか
- 分類ごとに情報を整理できるか
- 誰でもすぐに使いこなせるか
- アクセスできる従業員を制限可能か
とくに、3つ目の「誰でも使いこなせる操作性か」は重要です。アルバイトが使いこなすことができないツールでは、次第に放置されてしまいます。
結論、アルバイトを雇用する企業が導入すべきツールは、65歳の従業員でも導入即日で使える情報共有ツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」にはマニュアルを残せるだけでなく、社内掲示板と活用できます。また、ノートに紐づく「メッセージ」を使えば、テーマごとに情報が入り乱れることなくやりとりもできるのです。
【Stock】情報共有に必須の機能が過不足なく搭載されたツール
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【LINE WORKS】業務のやりとりが円滑にできるビジネス版LINE
＜LINE WORKSの特徴＞
- 機能が豊富に搭載されている
- セキュリティが充実している
チャットに加えて掲示版やタスクなど、業務に活用できる機能が揃っています。
従業員のアクセス権を管理できるなどセキュリティ機能が豊富にあり、安心して利用可能です。
＜LINE WORKSの注意点＞
- 使いこなせない社員が出る恐れがある
LINE WORKSは多機能なツールなので、ITに詳しくない場合には使いこなせない可能性があります。
＜LINE WORKSの料金体系＞
- フリープラン：￥0
- スタンダードプラン：￥540/ユーザー/月（月払い）
- アドバンストプラン：￥960/ユーザー/月（月払い）
【Talknote】メッセージの予約ができる多機能チャットツール
＜Talknoteの特徴＞
- メッセージを予約投稿できる
- 従業員の利用データを解析する機能がある
メッセージの送信日時を指定できるので「日中に連絡しようとして忘れていた」という事態を防げます。
従業員の退職意向を察知する機能があり、人材の流出防止に向けて迅速に動けます。
＜Talknoteの注意点＞
- 情報が流れてしまう
チャットは情報が流れるため、古い情報へアクセスしづらい可能性があります。
＜Talknoteの料金体系＞
- さまざまなプランがあり、詳細な料金は問い合わせる必要があります。
- 14日間の無料トライアルがあります。
アルバイトがいる店舗におすすめの情報共有ツールまとめ
ここまで、アルバイトがいる企業におすすめの情報共有ツール3選を紹介しました。情報共有ツールを導入するメリットは以下の3点です。
- LINE以外の連絡手段となる
- スマートフォンやタブレットから利用できる
- 共有事項を一元管理できる
しかし、多機能なツールではITに詳しくないメンバーが使いこなせず、そのうち使われなくなります。したがって、直感的に操作できるシンプルなツールが必要なのです。
したがって、自社が導入すべきなのは、非IT企業の65歳以上のメンバーでも簡単に使いこなせる情報共有ツール「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」でアルバイトへの連絡や情報共有の手間を減らしましょう。
