日々、さまざまな手段によって、社員同士で情報共有がされています。しかし、どれほど注意していても「連絡ミス」は起こってしまうのです。
つまり、社員の意識だけでは「連絡ミス」を完全に防ぐことはできないのです。そのため、連絡ミスをなくすための最善策が分からないと悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、情報共有で連絡ミスをなくす3つの対策を中心に紹介します。
- 連絡ミスが頻発している現状を改善したい
- 連絡ミスが引き起こすトラブルを回避したい
- 情報共有が不足しない環境をつくりたい
という担当者の方はこの記事を参考にすれば、情報共有で連絡ミスが起こる原因と対策方法が分かるので、連絡ミスが起こりにくい環境をつくれるようになります。
目次
情報共有のミスを未然に防ぐおすすめのツール
はじめに、連絡ミスの軽減におすすめの情報共有ツールを紹介します。
連絡ミスが起こる主な原因には、口頭での伝達や連絡漏れ、情報共有の不足などが挙げられます。以上の原因を解決するには、「誰でも簡単に情報共有ができ、あとから連絡事項を見返せるツール」が効果的です。
ただし、ITリテラシーの低い社員も多いので、誰でも簡単に情報共有できるツールでなければ連絡ミスはなくなりません。
結論、自社が導入すべきなのは、非IT企業の65歳でも導入即日から使いこなせる情報共有ツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に書き残したことは任意の社員へ一斉に共有されるため、情報共有に手間がかかりません。また、ノートを「フォルダ」で整理すれば情報が入り乱れないので、いつでも簡単に読み返せるようになります。
連絡ミスなく情報を共有できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
情報共有で連絡ミスが起こる3つの原因とは
ここでは、情報共有で連絡ミスが起こる原因を詳しく解説します。連絡ミスが起こる原因から「どのように対応すれば良いのか」が分かるので必見です。
（1）口頭で伝達する
連絡ミスが多発する原因のひとつに、口頭による情報共有が挙げられます。
対面での連絡は記録が残らないので、伝え損ねや聞き漏れがあっても気がつけず「言った・言わない」で揉めやすくなります。また、口頭での情報共有は、頭から抜けてしまう可能性も高く、依頼した仕事が期待通りに上がってこないケースもあります。
以上のように、口頭では正しく伝わらないことが多いので、情報共有するときはテキストで伝えることが大切です。
（2）連絡漏れが起こる
次に、連絡ミスが起こる原因として、社員への連絡漏れもあります。
とくに、メールでは「部署全体にメールを送ったはずが、一部の社員がCcから外れていた」というケースが起こりがちです。また、Ccから外れていた社員には、別途連絡をしなくてはならず手間がかかります。
そのため、今日では、情報共有の手段として「Stock」のような情報共有ツールを活用する企業が増えています。Stockを使えば、連絡が漏れていたメンバーがいても、ワンクリックで「ノート」の参加メンバーに追加するだけで、簡単に情報共有ができます。
（3）情報が入り乱れる
最後に、情報が入り乱れていることも連絡ミスが起こる原因だと言えます。
共有した内容に不備があれば、もちろん補足の連絡をすべきです。しかし、何度も連絡をしてしまうと情報が入り乱れてしまい、相手は何が正しいことなのか分からず混乱してしまいます。
そのため、「メールで変更の連絡を入れたから問題ない」と考えていると、社員と上手く意思疎通ができず、指示通りに作業をしてくれないという事態になりかねません。
情報共有の連絡ミスを防ぐ対策とは
以下では、情報共有の連絡ミスを防ぐ対策を解説します。情報共有における連絡ミスが少ない企業は、以下の内容を押さえられているのです。
（1）テキストで共有する
連絡ミスを防ぐために、情報はテキストで共有しましょう。
口頭での連絡とは異なり、テキストは情報共有の証拠となるので「言った・言わない」と揉める心配がありません。また、発信をする前に伝えるべきことを整理できるので、抜け漏れも少なくなります。
したがって、口頭で説明をしたとしても、あとから振り返ることができるようにテキストで残しておきましょう。
（2）情報共有ツールを導入する
最後に、連絡ミスを防止するために「情報共有ツール」を導入しましょう。
多くの企業で導入されているのが、会話形式のやりとりができる「チャットツール」です。しかし、チャットツールは大切なメッセージが次々と流れてしまい、わざわざ探し出す手間がかかります。
一方、「Stock」のような情報共有ツールであれば、あらゆる情報をテーマごとに分けて保存できるので流れることがありません。また、高度な検索機能も搭載されているので、キーワードを入力するだけで手間をかけずに目的の情報が見つかります。
そのため、情報共有ツールを導入して、連絡ミスが起こらない環境をつくりましょう。
情報共有のミスが起こる原因と対策まとめ
ここまで、連絡ミスが起こる原因と防ぐポイント、おすすめのツールを紹介しました。情報共有の連絡ミスが起こる原因は、以下の3点です。
- 口頭での伝達
- 宛先の設定ミス
- 情報の錯綜
つまり、連絡ミスをなくすには社員の意識を変えるのではなく、情報共有する環境自体を改善するために「ITツール」が必要です。ただし、チャットツールでは、大切なメッセージが次々と流れてしまうので避けましょう。
結論、自社で運用するべきITツールは、あらゆる社内連絡をストックできる「ノート」があり、誰でも簡単に使える情報共有ツール「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で情報を共有して、連絡ミスが起こらない環境をつくりましょう。
