業務をスムーズに進めるには、社員間の情報共有が必須です。とくに、他部署との情報共有が円滑であれば、共同のプロジェクトも滞ることなく連携して進められます。
しかし、部署が異なる社員と顔を合わせる機会は少なく、対面での情報共有は難しいのが現状です。そのため、「他部署と情報共有する方法が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、部署間で連携するメリットと円滑に情報共有する方法を中心に解説します。
- 手間をかけずに他部署へ情報共有したい
- 部署間の情報共有で得られるメリットを知りたい
- 他部署への情報共有を社員に促したい
という担当者の方はこの記事を参考にすれば、部署間で情報共有するメリットや注意点が分かるので、円滑な部署間連携の実現につながります
目次
部署間の情報共有が難しい原因とは
ここでは、部署間の情報共有が難しいとされる原因を3つ挙げています。
- 対面での情報共有が難しい
- 情報が属人化している
- 情報共有に手間がかかる
部署ごとフロアやデスクが離れていたり、リモートワークが導入されていたりすると、対面でのやりとりが難しいです。また、対面で情報共有できたとしても、それを部署メンバーに再度伝え直さなければならず手間がかかります。
社員が多い企業の場合、進捗会議は部長クラスのみで実施されることが多いです。そのため、適切に情報共有がされない環境では、会議に参加していないメンバーは他部署のことを知る機会がありません。
情報共有の手段がメールの場合、詳細に知りたいことがあっても形式張ったやりとりが面倒です。ただし、チャットツールではメッセージが次々と流れてしまうので使いこなすのに苦労します。
以上のような状況になるのは「情報共有ツール」を使っていないことが原因です。たとえば、テーマごとに社内情報を分けて管理できる「Stock」のような情報共有ツールであれば、話題が入り乱れることもありません。
部署間で情報共有するメリットとは
ここでは、部署間で情報共有するメリットを紹介します。以下のメリットは、業務の生産性改善につながるので必見です。
コミュニケーションが活性化する
部署間で情報共有するメリットとして、コミュニケーションが活性化する点があります。
社内で横断的な情報共有をすれば、部署の異なる社員とコミュニケーションをとる機会も増えていきます。そして、社員同士の親睦が深まれば、トラブルが発生したときに頼み事をしやすくなり、結果として業務の生産性向上にもつながるのです。
また、社員同士の仲が深まれば働くモチベーションにもつながり、さらに、数年後に部署異動となっても新しい環境に早くなじめるといった副次的メリットがあるのです。
他部署の情報を活用できる
部署間で情報共有するメリットとして、他部署の情報を活用できる点があります。
たとえば、営業部門は顧客情報を、マーケティング部は競合他社のデータを持っています。そこで、他部署の社員がこれらの情報にアクセスできれば、情報を活かした新規事業の提案や製品開発などに展開することも可能になるのです。
また、情報の活用は、再度情報を収集するといった手間を省けるだけでなく、データを分析した部署独自の見解まで新規事業や製品に反映できるので、さらなる良いサービスや商品の開発につながるのです。
業務がスムーズに進む
部署間で情報共有するメリットとして、業務がスムーズに進む点があります。
部署間で情報共有する環境があれば、他部署と簡単に連携できます。その結果、共同プロジェクトもスムーズに進められるので「他部署の進捗が分からず業務が滞る」といった事態を未然に防げるのです。
このように、部署間で情報共有すれば、他部署と連携して業務を迅速に進められます。
情報共有ツールを導入するときの3つの注意点とは
ここでは、情報共有ツールを導入する3つの注意点を紹介します。情報共有ツールを導入しても以下の注意点が押さえられていなければ、部署間の連携は円滑に進まないのです。
社内で同じツールを使う
社内で同じ情報共有ツールを導入する必要があります。
部署ごとに異なるツールを導入すると、結局は従来と同じように紙やメール、口頭でしなければなりません。一方、同一のツールを使うことで連絡手段がひとつになり、管理が楽になります。
たとえば、連絡手段がひとつに絞ると「どこでやりとりしたのか忘れてしまった」ということがなく、仕事がしやすくなるのです。このように、部署ごとに利用しているツールが異なると不便なので、可能な限り統一するようにしましょう。
相手との関係性を留意する
情報共有ツールを使うときは、相手との関係性を留意しなければなりません。
情報共有ツールは手軽にやりとりができることがメリットですが、目上の方に対して礼節を欠いて良いわけではありません。とくに、「指摘されたことに対してスタンプで反応する」「誤字脱字が多いままメッセージを送ってしまう」ということは起こりがちです。
反対に、メールのように堅すぎる表現では、メッセージが読みづらくなってしまいます。そのため、シンプルかつ丁寧なやりとりを心がけましょう。
使いやすいツールを導入する
部署間で情報共有するポイントとして、使いやすいツールを導入する点があります。
担当者の独断で選ぶのではなく、誰でも簡単に使えるツールであるかを見極めましょう。逆に、多機能なツールを導入すると使いこなすのに時間がかかってしまいます。
そのため、今日では、情報共有に必須の機能を過不足なく備えている「Stock」のようなシンプルな情報共有ツールを導入して、部署の連携をとる企業が増えているのです。
部署間の連携におすすめの情報共有ツール
以下では、部署間の情報共有におすすめのツールを紹介します。
他部署の社員とはデスクが離れているケースが多いため、直接伝えなくても良い「情報共有ツール」を導入しましょう。情報共有ツールであれば時間や場所を問わずやりとりができ、社員に負担がかからないのです。
ただし、導入するのは「使いやすい情報共有ツール」でなければいけません。多機能なツールの場合、ITに慣れていない社員には浸透しないので、自社には「情報のやりとりに特化したシンプルな情報共有ツール」を導入しましょう。
結論、部署間の情報共有におすすめのツールは、ITが苦手な社員でも導入即日から使いこなせる情報共有ツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」にはあらゆる情報を残せるうえに、テーマ別に「ファイル」で分けて管理できるので、情報が入り乱れることがありません。また、ノートに紐づいた「メッセージ」を使えば、テーマごとにやりとりができるので部署間の連携も簡単です。
最も簡単に情報を共有できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
部署間の情報共有をするメリットと注意点まとめ
ここまで、「部署間で情報共有するメリット」と「情報共有ツールの注意点」を中心に紹介しました。部署間で情報共有するメリットは以下の3点です。
- コミュニケーションが活性化する
- 他部署の情報を活用できる
- 円滑に業務を進められる
しかし、大前提として情報共有が円滑にできる仕組みがなければなりません。そこで、部署ごとフロアやデスクが離れていたり、部署や社員が多かったりしても、働く場所を問わずに複数で情報共有できるツールが必要なのです。
ただし、多機能な情報共有ツールでは使いこなせずに、次第に放置されることになります。したがって、導入すべきなのは、チームのあらゆる情報をストックできる「ノート」があり、非IT企業の65歳の方でもすぐに使いこなせる「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、ストレスなく他部署に情報共有できる仕組みを整えましょう。
