現在、児童福祉事業の人手不足は深刻な問題となっており、業務負担が重さから辞めていく保育士も少なくありません。そのため、多岐に渡る保育業務の効率化を図り、一人ひとりの負担の軽減が求められています。
しかし、効果的な改善方法が分からないと悩む担当の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、保育士の業務を効率化する5つの工夫をツールを中心に解説します。
- 業務を効率化して、一人ひとりの負担を軽減したい
- あらゆる業務の無駄をなくしたい
- 保育士の業務効率化を成功させるコツが知りたい
という方は今回の記事を読むと、保育士の業務効率化に効果的な方法が分かるので、あらゆる業務の無駄をなくすことができます。
保育士に業務効率化が必要な理由とは
はじめに、保育士の業務効率化が必要な理由を解説します。業務効率化には全従業員の協力が不可欠なので、担当者は以下の理由を確実に押さえて園内で共有しましょう。
（1）業務負荷を軽減するため
1つ目の理由は、業務負担の軽減のためです。
保育の現場における人手は不足しているので、一人ひとりの業務負担が大きい状態です。そのため、業務効率化によって作業の無駄を省かなければなりません。
さらに、作業の効率化は時間的にも精神的にも余裕を持つことにつながります。つまり、従業員の心身の健康を守るためにも、業務効率化の仕組みを整える必要があるのです。
（2）残業時間の削減のため
2つ目の理由は、残業時間の軽減につながるからです。
時間内に作業が終わらなければ、残業を余儀なくされます。とくに、お誕生日会や運動会などの行事のときには、翌日に備えて準備すべきことが多いので、その分残業代が発生してしまい経営にとっても痛手です。
また、残業で身体を休める暇がないと睡眠時間が不足したり、ストレスが溜まったりするだけでなく、結果として、子どもに面倒をしっかりとみられなくなるのです。
（3）離職率低下のため
3つ目の理由として、離職率の低下が見込めるからです。
残業や休日出勤が頻繁にあると人材が定着しづらく、従業員が不足することでさらに業務負担が増加するなど負のサイクルに陥りやすくなります。一方、業務効率化で働きやすい環境を整えれば、離職率の低下につながるのです。
人材が定着している環境では人手不足になることも少なく、ひとりあたりのタスク配分も無理なくこなせます。
（4）伝達ミスを防ぐため
4つ目の理由は、伝達ミスによるトラブルを防ぐためです。
常に仕事に追われている状況では情報共有が雑になりやすく、「言った」「言わない」のトラブルが起こってしまいます。子どもの命に直結する仕事ゆえに、こうしたトラブルは避けなくてはなりません。
また、子どもの情報は先生同士だけでなく、保護者とも共有しなくてはなりません。ただし、メールや紙による情報共有は管理が面倒なうえ、すぐに情報を共有できないストレスがかかるので避けましょう。
そこで、今日では「Stock」のようなITツールを導入して、スピーディに情報共有をしている保育園も多いのです。
【必見】保育士の仕事におすすめのツール
ここでは、保育士の仕事におすすめのツールを紹介します。
保育士の多岐に渡る業務を効率化するには「情報共有ツール」が最適です。情報共有ツールを使えば、シフト勤務が多い職場でも大切な情報をテキストで共有できるので、伝達ミスを防げます。
また、保育士の業務で欠かせない保育日誌の作成に「テンプレート機能」を活用すれば、一から作成する手間を軽減できます。ただし、多機能なツールは操作が難しいので「誰でも簡単に使いこなせるツール」でなければなりません。
結論、当園で活用すべきなのは、あらゆる情報をストックする「ノート」があり、65歳の方でも使えるシンプルな情報共有ツール「Stock」一択です。
Stockのノートは「フォルダ」に分けて管理できるので、情報が入り乱れる心配もありません。また、ノートに紐づく「メッセージ」を使えば、保育士同士でスムーズに連絡を取り合えます。
65歳のメンバーでも直感的に使いこなせる「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
保育士の業務負荷を減らす5つの工夫
以下では、保育士の業務負荷を減らす5つの工夫を解説します。どれもすぐに取り入れられるものばかりなので必見です。
（1）担当者を明確にする
まずは、作業の担当者を明確にすることが大切です。
「誰が、どの作業を担当するか」を明確にできていないと、タスク漏れや作業の重複などのミスが起こりやすくなります。また、担当者が分からない状態では、確認したいことをすぐに聞けないので非効率です。
このように、仕事の担当者が曖昧ではトラブルにつながるため、他の先生が何をしているかまで正確に把握できるようにしましょう。
（2）やるべきことの優先順位を決める
次に、やるべきことの優先順位を決めて取り掛かりましょう。
タスクに優先順位がつくことで、やるべき作業が可視化されるので、作業の合間に生じる時間ロスを防げます。しかし、日々忙しい業務の中では「うっかり頭からタスクが抜け漏れていた」という事態になりかねません。
そのため、1日の作業予定はテキストに書き出すなど、リスト化して管理しましょう。そこで、「Stock」を使って「ノート」に作業予定を書き出せば、ノートに紐づいて「タスク」の設定ができるので、対応が漏れることが減るのです。
（3）朝礼の時間を短縮する
次に、朝礼の時間を短縮も効果的です。
朝礼の必要性は、チームで情報共有することにあります。しかし、口頭での情報共有は、言い忘れや聞き漏れが起こりやすいので、重要な情報は口頭での説明だけでなくテキストでも残すようにしましょう。
テキストに情報を残すようにすれば、朝礼では簡潔に伝えればよくなるので時間の短縮になります。さらに、従業員はいつでも情報を確認できるようになるので「誰かに確認する手間」もなくなります。
（4）テンプレートを活用する
日誌などの作成にはテンプレートの活用が効果的です。
保育士の業務で欠かせない日誌の作成ですが、毎回一から作成するのは手間がかかります。しかし、テンプレートを活用すれば、作成時間を短縮できるだけでなく「何を書いたら良いのか分からなくて時間がかかる」という事態も防げるのです。
ただし、紙やExcelでの日誌作成は管理が面倒なので「テンプレート機能を備えたツール」を使いましょう。
（5）情報共有ツールを導入する
最後に、情報共有ツールを導入しましょう。
保育の忙しい現場では、情報共有に時間をかけることが困難です。しかし、忙しさのあまり雑になってしまうと、大切な連絡が漏れてしまいます。
そこで、スマホやタブレットからも確認できる情報共有ツールを導入すれば、忙しい業務の合間でも簡単に確認できるのです。とくに、「Stock」は情報をまとまられる「ノート」ごとに「メッセージ」ができるので、話題が入り乱れる心配がありません。
保育士に業務効率化が必要な理由と効率化するコツまとめ
ここまで、保育の業務効率化の必要性と業務負荷を減らす工夫について解説しました。
保育の業務を効率化すれば、業務負担が軽減されるだけでなく、コスト削減や離職率の低下、伝達ミスの防止というメリットも得られます。ただし、業務効率化には「情報共有ツール」が必要不可欠です。
なぜなら、保育業務ではあらゆる情報を先生同士でやりとりするので、LINEのようなチャットツールでは振り返りができません。ただし、ITに不慣れな人でも簡単に使えるツールでなければ、現場に馴染まないので次第に使われなくなります。
結論、保育士の面倒な仕事を減らすためには、あらゆる情報をストックする「ノート」があり、ITが苦手な先生でも使いこなせる『Stock』一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、保育士の業務負担軽減を実現しましょう。
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