人事部門が担う業務は多岐にわたり、そのうちのひとつが「人材管理」です。最近では、人事部門のリソース不足に加え、リモートワークや時差出勤などで働き方が多様化により、さらに業務負担は高くなりました。
そのため、人材管理システムは業務効率化を図るには必要不可欠といえます。しかし、「どのような人材管理システムを使えばいいかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、人材管理システムの選定ポイントとおすすめツール7選をご紹介します。
- 社員の情報量が多く、人材管理の負担を軽減したい
- 社員情報を素早く把握し、メンバー内で確実に共有したい
- 簡単に操作を覚えられる人材管理システム使い、業務を効率化したい
という方はこの記事を参考にすると、人材管理システムの選定ポイントを押さえつつ適切なツールが選べるようになるので、メンバー内で迅速な情報共有が実現しますす。
目次
- 1 人材管理システムとは
- 2 人材管理システムの種類とは
- 3 人材管理システム導入で注視するべきポイントとは
- 4 【無料あり】おすすめ人材管理システム7選
- 5 人材管理システム導入のポイントとおすすめ7選
人材管理システムとは
人材管理システムとは、組織内の人材に関する情報を管理するシステムを指します。
社員の雇用状況、スキル、評価、給与といった基本的な情報の管理はもちろん、採用プロセスや人事異動、休暇申請など人事業務に関わるあらゆる情報を管理できます。
人材管理システムの活用により、社員の情報が迅速かつ正確に把握できるので、コスト削減に繋げられるのです。
人材管理システムの種類とは
人材管理システムは、大きく分けると以下の4種類になります。
- 勤務管理システム
- 人事評価システム
- 採用管理システム
- 労務管理システム
従業員の出退勤や残業時間、休暇の申請・承認などの勤務状況をリアルタイムで可視化し、管理するシステムのことです。タイムカードや手書きでの打刻による入力ミスを防ぎ、正しい勤務状況から給与を計算でき、テレワーク環境にも最適です。
社員ひとりひとりの業績や能力、目標達成などを定量的に評価できる機能が搭載されたシステムです。人事評価をもとに昇給や昇進、人事配置を決定していくため、正確かつ公平な運用が求められます。
採用管理システムは、採用プロセスを一元管理するシステムのことです。採用管理システムによって、応募者情報の把握、面接スケジュール調整、採用候補者とのやりとりを効率よく実行できるため、より多くの人材に時間を割けます。
労務管理システムは、入社・退社の手続きや雇用契約・社会保険や雇用保険の資格取得書類の作成、年末調整の手続きまで管理できるシステムのことです。労務に関する専門知識が十分に備わっていなくても、システムによって複雑な業務も実行できます。
それぞれの特徴を押さえてツールを選定しなければ、解決したい課題が解消できないだけでなく、かかった時間的・金銭的コストも無駄になるので注意が必要です。
人材管理システム導入で注視するべきポイントとは
ここでは、人材管理システムを導入のときのポイントを解説します。
個人情報を扱っているので操作ミスによる情報漏れが起これば、会社の信用を失います。そして、社員の情報管理が徹底できている企業は、以下の注意点を押さえられています。
過不足ない情報管理が可能か
過不足ない情報管理が可能なシステムを選びましょう。
記載されている情報をもとに人事評価は行われるので、情報に誤りがあっては正しい評価はできません。仮に、営業担当が商品の売り上げや新規顧客の獲得に貢献していても、情報に誤りがあれば適切な評価を得られず、メンバーの不満にもつながってしまいます。
正しい評価がされなければ、メンバーのモチベーションは当然低下します。その結果、社内の雰囲気の悪化や人材の流出といった副次的な問題が発生するのです。
情報管理の安全性
情報管理の安全性が高いシステム選びが大切です。
万が一、個人情報の漏洩や不正アクセスによる情報操作が起きれば、一気に会社の信用は落ちるからです。人材管理では、個人情報や給与データといった重要な情報を取り扱うので、セキュリティの高いシステムを使いましょう。
また、停電や地震といった緊急事態が起きたときを想定し、バックアップ機能があるか確認しておくことも大切です。
誰でも馴染める操作性
誰でも馴染める操作性のものを選びましょう。
人材管理の業務は多岐にわたるため、操作が複雑なものでは時間を取られてしまい効率が悪くなるだけでなく、慣れるまでの間にミスが起こる可能性もあります。
また、システムを早く使える人と遅い人で二極化した場合、早く使える人に業務の負担が偏りやすいので、属人化の原因になりかねません。したがって、メンバーの操作スピードや業務クオリティに差が生じないように、シンプルで簡単なシステムが重要です。
【無料あり】おすすめ人材管理システム7選
以下では、人材管理におすすめのシステムを7選紹介します。
社員情報の中には、個人的な情報から給与に関わる情報までが含まれているので、確実に管理できなければなりません。しかし、台帳で管理したり複数のシステムで管理したりしていては、データ集約時の情報漏れや、不正アクセスが発生するリスクがあるのです。
したがって、情報を確実かつ安全に管理するためにデータは一元管理しましょう。しかし、複雑なツールではメンバー内での業務スピードに差が発生しやすく、業務負担に偏りが生じはじめるうえ、誤操作によるミスを招く可能性もあります。
そのため、シンプルな情報管理・共有ができる人材管理システムには、非IT企業における65歳以上のメンバーでも簡単に使える、かつ情報を一元管理できるシステム：「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に一人ひとりのあらゆる情報を入力でき、直感的な「フォルダ」にまとめられるので、膨大な量の情報でも管理が簡単です。また、ノートに紐づく「タスク」を使うと、話題が錯綜せず、人材マネジメントで発生した業務も漏れなく管理可能です。
【Stock】非IT企業でも簡単に情報管理が可能
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【SmartHR】情報を集約・蓄積・活用できるシステム→15
SmartHRの特徴
人事・労務管理、人材マネジメントの両側面に役立つ機能が搭載されています。入社手続きをはじめ、年末調整や雇用契約などのあらゆる労務手続きを管理しつつ、評価プロセスをデータで透明化できるので、納得のいく人事評価に繋がります。
SmartHRの注意点
- チャットサポートの利用に制限あり
HPのチャットサポートによる使い方や機能説明は、管理者のみ使用可能なので、確認事項があった際は管理者を仲介する手間がかかります。
SmartHRの料金体系
下記いずれのプランでも、詳細な料金は問い合わせが必要です。
- HRストラテジープラン
- 人事・労務エッセンシャルプラン
- 人材マネジメントプラン
- 見積もりは要問合せ
【banto】面倒な進捗管理を自動化・効率化を図るシステム→15
bantoの特徴
チャットbotによって、一人ひとり決められた時間に目標の進捗を自動質問しつつ、従業員は質問に回答するだけで報告が完了できます。また、報告した営業数値やタスクの進捗状況は、自動で集計され全社で確認しながら、レポートのコメント機能でメッセージを送れます。
bantoの注意点
- 従業員課金制かつ人数に縛りあり
単価が1社員あたりの金額のため、中小企業向きの価格設定になります。ただし、契約は10人単位と縛りがあります。
bantoの料金体系
- 月額300円/1人
- 初期費用:19,800円
- 30日間無料トライアルあり
【あしたのクラウド】使いやすいクラウド・評価制度を実現→15
あしたのクラウドの特徴
クラウド上に目標を設定し、達成度をグラフで見える化できます。そのため、評価基準と連動した等級制度や賞与・インセンティブなどの報酬制度も合わせて見られるので、給与への説得力が上がります。
あしたのクラウドの注意点
- 各機能の詳細は要問合せ
HP記載の情報だけでは機能性の詳細まで把握できないので、資料のダウンロードもしくは問い合わせが必要です。
あしたのクラウドの料金体系
- 見積もりは要問合せ
【ジンジャー人事労務】従業員のコンディションを可視化
ジンジャー人事労務の特徴
労働時間の集計・管理や有給休暇の管理まで、リアルタイムで管理できる勤怠管理システムと年末調整・雇用契約などの契約をペーパーレス化し、一元管理する人事労務管理システムによって、業務効率化を図れます。
ジンジャー人事労務の注意点
- 有料オプションあり
月額費用＋利用する機能によっては有料オプションになるため、注意が必要です。
ジンジャー人事労務の料金体系
- 月額300円～/1人
- 従業員データベースは無料
- 見積もりは要問合せ
【スマカン】戦略人事のタレントマネジメントシステムを提供
スマカンの特徴
様々な機能を自社の課題に合わせて、最適なカスタマイズできます。また、非エンジニアでも簡単に評価シートを作成でき、スマートフォンからも利用可能です。また、アンケート機能が搭載されており従業員満足度などの分析もできます。
スマカンの注意点
- 別途コミュニケーションツールが必要
システム上にコミュニケーションツールがないので、別のツールが必要になります。
スマカンの料金体系
- ベーシックプラン:月額5,000円～/1人
- 評価パックスキorルパック＋オプション追加可能
【ヒトマワリ】従業員情報を一元管理できる
ヒトマワリの特徴
採用管理機能が搭載されており、流入経路ごとの応募数や入社までの選考状況を一目で把握できます。また、有給取得率や昇格率、残業時間、男女ごとの離職率などをグラフで可視化でき、組織の横断的な分析も可能です。
ヒトマワリの注意点
- 導入後のセットアップに時間がかかる可能性あり
専属のカスタマーサクセスマネージャーによるフォローアップのため、セッティングまで1週間~1ヶ月かかり、運用に時間がかかる場合があります。
ヒトマワリの料金体系
- スタンダードプラン：月額60,000円~(税抜き)
- スタートプラン：月額10,000円~(税抜き)
人材管理システム導入のポイントとおすすめ7選
ここまで、人材管理システムの種類・選定ポイントとおすすめ7選を紹介しました。
人材管理システムは機能ごとに種類をわけると「勤務管理システム」「人事評価システム」「採用管理システム」「労務管理システム」の4つあります。自社の課題にあった種類を選びつつ、操作性や安全性、情報を漏れなく管理できるシステムを選びましょう。
ただし、機能が多い情報ツールは便利な反面、操作が複雑になりがちです。複雑でうまく使いこなせなければ、誤操作によるミスが起こりやすく、システムを使う人によって、業務のスピードやクオリティに差が生じるリスクがあります。
そのため、ITリテラシーの有無に関わらず、誰でも簡単に操作できる情報管理ツールを使うべきなのです。結論、非IT企業の65歳以上のメンバーでも即日で人材マネジメントができる情報管理ツールのStock一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を使い、人材情報の管理を確実かつシンプルに行いましょう。
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