人事管理では、「人材の採用・育成」や「人事評価」などのさまざまな業務が発生します。そこで、人事管理のテンプレートを使えば、資料を作成する無駄な手間を削減して、スムーズに業務を進められるのです。
しかし、どのようなテンプレートが自社の人事管理に合っているか分からずに悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、エクセルで使える人事管理のテンプレート3選を中心にご紹介します。
- すぐに使える人事管理のエクセルテンプレートをダウンロードしたい
- 人事管理のフォーマットを統一し、人事情報を適切に管理したい
- 人事管理に最適なおすすめのツールを探している
という方は本記事を参考にすると、自社に最適なテンプレートを人事管理に活用できます。
目次
エクセルで使える人事管理のテンプレート3選
ここでは、エクセルで使える人事管理のテンプレート3選をご紹介します。以下のテンプレートを使えば、担当者の負担を削減して、手間をかけることなく体裁を整えられます。
従業員名簿のテンプレート
こちらは、Microsoft社が提供する、従業員名簿のテンプレートです。「一般的な名簿」と「顔写真入りの名簿」の2種類から選択できます。
顔写真はワンクリックで記載できます。また、表の色は自由に変更可能です。
勤怠管理表のテンプレート
こちらは、1か月分の勤怠を集計管理するテンプレートです。定時勤務とフレックスのいずれにも対応できます。
「労働時間」「残業時間」「各種休暇」などを自動で計算します。また、該当年月を入力すれば、日付・曜日がカレンダー通りに記載されます。
出勤表のテンプレート
こちらは、出勤表のテンプレートです。タイムカードとして勤怠情報を管理します。
カレンダー機能があり、就業時間を計算できます。また、「基本終業時間」「早出・残業時間」「早朝・深夜業務の時間」「休憩時間」などを設定可能です。
エクセルで人事管理するデメリットとは
ここでは、エクセルで人事管理するデメリットについて解説します。エクセルでの人事管理を検討している企業は、以下の内容を把握して、エクセル利用の可否を判断しましょう。
セキュリティのリスクが発生する
人事管理にエクセルを用いると、セキュリティのリスクが発生します。
人事管理では、社員の個人情報を扱うため、情報を確実に保護しなければなりません。しかし、エクセルはデータファイル形式のため、誤送信による情報漏洩が発生する恐れがあるのです。
そのため、ファイルにパスワードを設定して、閲覧・編集の権限を限定するなどの対策を自社で実施する必要があります。
関係者にリアルタイムで共有できない
エクセルでは、関係者にリアルタイムで共有できません。
エクセルを共有するには、メールなどのツールで送付する必要があります。そのため、人事管理をチーム単位で実施する場合、共有に手間がかかり、社員の勤務状況をはじめとした情報の把握が遅れてしまいます。
したがって、人事管理に取り組む際は、情報をリアルタイムで共有できる仕組みをつくることがポイントです。とくに、人事管理が円滑な企業は、「Stock」のようなシンプルな情報共有ツールを使って、社内の情報共有を効率化しているのです。
ファイル管理が煩雑になる
ファイル管理が煩雑になることも、エクセルで人事管理を行うデメリットのひとつです。
人事管理で使うエクセルファイルが増えると、管理が煩雑になります。たとえば、v1のようにバージョンごとにファイルを分けるとデータが増えていくので、最新の情報を探しづらくなるのです。
このように、ファイル管理が煩雑になると、必要な情報へのアクセスに手間がかかるので、人事管理の業務が滞ってしまいます。また、ファイルが増えれば確認漏れや認識ミスが発生する恐れがあり、人事情報を適切に管理できません。
人事管理に最適なおすすめのツール
以下では、人事管理に最適なおすすめのツールをご紹介します。
人事管理では、社員の個人情報を扱うため、情報を適切に管理する必要があります。しかし、エクセルで人事管理を行うと、「セキュリティのリスクが発生する」「リアルタイムで共有できない」「ファイル管理が煩雑になる」などのデメリットがあるのです。
そこで、「誰でも簡単に使いこなせるほどシンプルな情報共有ツール」を導入しましょう。情報を確実に保護しつつ、リアルタイムで情報を共有するので、スムーズな人事管理が実現します。
したがって、人事管理を円滑に行うには、非IT企業における65歳以上のメンバーでも、簡単に使える情報共有ツールの「Stock」一択です。
Stockの「ノート」では、人事情報をストックしてリアルタイムで共有可能、かつ2階層の「フォルダ」で部署ごとに整理できます。また、「メッセージ」「タスク」がノートに紐づいているので、話題が錯綜せずストレスなく人事管理を進められるのです。
情報共有を効率化できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
エクセルで使える人事管理のテンプレートまとめ
これまで、エクセルで使える人事管理のテンプレートを中心にご紹介しました。
人事管理にエクセルテンプレートを使うと、資料を作成する手間を削減して体裁を整えられます。しかし、エクセルで人事管理に取り組むと「リアルタイムでの共有」や「スムーズなファイル管理」が困難なうえ、セキュリティのリスクが発生してしまうのです。
したがって、人事管理を円滑に行うには、情報をリアルタイムで共有できる仕組みづくりが欠かせません。そこで、「非ITでもストレスなく使いこなせるほどシンプルな情報共有ツール」を導入すれば、情報共有の習慣を定着させて、人事情報を適切に管理・活用できます。
結論として、人事管理には、誰でも導入即日で活用できるほどシンプルな情報共有ツール「Stock」が最適です。実際に、非IT企業を中心とした240,000社以上が情報共有の効率化を実現しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、人事管理を円滑に進めましょう。
