面談記録は、評価やフィードバックの判断材料となるほか、面談する両者の意思疎通に問題がないかの確認に使われます。そのため、面談記録は作成者だけでなく、ほかの人が読んだときでも、一目で内容を理解できるようにわかりやすく書くことが求められます。
面談では記録の書き方に気を付けなければならないうえ、過不足なく記載する必要があります。
しかし、「どのような点に注意して面談および面談記録を書いたらよいのかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、面談におけるコツや記録を残すコツを中心に解説します。
- 「わかりやすい面談記録」を作成できるようになりたい
- 過不足なく面談の内容を記録し、評価やフィードバックに活用したい
- 面談記録を書くコツを押さえて、時間短縮を図りたい
という方はこの記事を参考にすると、面談におけるコツがわかるうえ、面談記録を作成する負担軽減が実現できます。
目次
主に面談が必要な2つのシーンとは
まず、面談が必要となるシーンについてご紹介します。
主に面談が必要なシーンには「社内で行われる人事面談」と「社外で行われる営業面談」が挙げられます。それぞれ目的と対象者が異なるため、以下の違いがあります。
人事面談とは、社員・上司もしくは社員・人事担当の間で行われる面談を指します。面談では社員に業務状況についての聞き取りを行い、評価やフィードバックの判断材料を抽出します。また、正当な評価によって社員のモチベーションを高める目的もあります。
営業面談は、営業担当者と顧客との間で行われる面談です。目的は、顧客のニーズや課題を把握し、商品やサービスの提供によって、顧客の抱える課題を解決することです。また、顧客とのコミュニケーションを通じて、顧客の信頼を得て、商談の機会を増やすためにも面談は行われます。
以上のように、人事面談と営業面談とでは目的や対象者が異なりますが、面談を通じ、社員や企業の成長が目的という点は共通しているのです。
面談におけるコツとは
ここでは、面談におけるコツを紹介します。面談がスムーズに行えている企業は、以下のコツを実践できているといえます。
スケジュール管理を正しく行う
面談実施のスケジュール管理を正しく行いましょう。
面談は実施期間が決められており、期間内に対象全員の面談を行う必要があります。そのため、人事は面談の実施が決まったらすぐに内容を共有し、社員が余裕をもってスケジュールを調整できるようにしましょう。
また、実施期間が短い場合、聞き手となる人事担当者や上長の負担となるだけでなく、社員との面談時間が十分に確保できないので社員の抱える悩みを見逃す可能性があります。したがって、面談スケジュールは余裕をもって正しく管理する必要があるのです。
質問の軸を明確にする
質問の軸を明確にしておくことが重要です。
もし、質問の軸が明確になっていなければ、ひとつの話題に時間をかけすぎたり、業務内容と関係のない方向に話題が逸れたりする恐れがあります。
その場の流れに任せて質問をしていくと、ヒヤリングするべき内容を聞きそびれるといった事態を招きかねません。質問の軸を明確にし、限られた時間を有効に使いましょう。
傾聴力を意識づける
傾聴力を意識した聞く姿勢もポイントのひとつです。
面談では、目上の人が聞き手に回ることがほとんどなので、話し手が萎縮してうまく話せないといった事態は避けなければなりません。
しかし、聞き手が「自分の話に熱心に耳を傾けてくれている」とわかれば、話し手はリラックスできます。さらに、聞き手に対して「安心感」や「信頼感」を得られるので、より多くの情報を含んだ話を話せるようになります。
面談記録を「書くコツ」とは
ここでは、面談記録を「書くコツ」について解説します。
面談記録は、後の人事評価やフィードバックにも活用される重要な文書となるので、振り返ったときに、読み手がすぐに内容を理解できるような書き方で残す必要があります。
また、面談の内容は文字にすることで、話したり聞いたりした内容が一目でわかるので、話しの内容の深堀りが可能になります。そのため、以下のコツを押さえた面談記録を作成できれば、質の高い面談に繋げられます。
時系列に沿って記載する
面談で話に上がった内容は、時系列に沿って記載しましょう。
時系列に沿って記録を残すことで、読み手は情報を抵抗感なくインプットできます。ただし、時系列に記載するのは「面談で話しがあがった順序」ではなく「話し手の悩みや課題が発生した順序」です。
部下が悩みや課題を複数抱えていた場合、最初に発生した課題から枝分かれしてほかの課題に発展しているケースがあります。そのため、時系列に沿って記録を残し、根本的課題の抽出・解決を図りましょう。
表現を整える
面談を残すときは、表現を整えることもポイントです。
面談記録を作成するうえで大切なのは、内容を振り返ったときの理解しやすさです。しかし、表現や用語が統一されていなければ見づらくなるうえ、別の意味に捉えられてしまうリスクがあります。
たとえば、「負荷が高い・負荷がおおきい」「ノウハウ・知識」などが挙げられます。ニュアンスを変えた表現や言い回しは、読み手が混乱するので、面談の中で似たような発言が出てきたときは表現を統一しましょう。
シンプルにまとめる
面談の内容はシンプルにまとめることが大切です。
面談で話し手が話した内容をすべて書き留めるのではなく、重要な要素となる部分をピックアップして残しましょう。文章量が多いと欲しい情報がすぐに見つからない「ストレス」になりやすく、欲しい情報もすぐに見つかりません。
また、面談記録を紙媒体やwordを用いて作成している場合も、文章量が多いときに欲しい情報への「アクセス性」が悪くなるのです。そこで、今日では、「Stock」のような情報共有ツールを使って、面談記録の作成から共有までを一元管理する企業が増えています。
テンプレートを活用する
テンプレートを活用し、作成にかかる工数を削減しましょう。
テンプレートを使えば、ゼロから作成する工数を削減できます。また、話し手の発言内容のみを文字に起こせばよくなり、記載内容の統一化を図りつつ視認性も高まるので、作成クオリティの均一化も図れます。
そこで、社内外の面談を問わず、テンプレートがあれば、顧客別に最適化されたフォーマットを逐一用意しなくて済む点もポイントです。
【非IT企業でも簡単！】面談記録の管理に最適なツール
以下では、面談記録の作成・管理におすすめのツールを紹介します。
面談記録は、文字として残すことで話したり聞いたりした内容を管理し、社員の評価やフィードバックにも活用できます。一方、作成の効率化にテンプレートを使っても、記録の保管場所が曖昧になりやすく、欲しい情報の検索に時間がかかるデメリットがあります。
そこで、情報管理ツールを使って、面談記録における「作成・管理・共有」の負担は解消する必要があるのです。ただし、複雑な情報管理ツールでは現場に馴染まず、結局は誰にも使われなくなります。
したがって、面談記録における業務を一元管理するには、非IT企業における65歳以上のメンバーでも、簡単に使える情報管理ツール：「Stock」が必須です。
Stockの「ノート」で面談記録を「情報」として管理しつつ、直感的な「フォルダ」に分ければ、時間を問わず簡単に情報を振り返れます。また、ノートに紐づく「タスク」を使うと、面談ごとにタスク管理ができるので、面談を通じ浮き彫りになった課題への対応漏れ防止にも繋がります。
情報の管理・蓄積を最も簡単に実現できる「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
面談におけるコツや記録を書くコツまとめ
ここまで、面談におけるコツや記録を書くコツについて紹介しました。
面談をするときはスケジュール管理を的確に行い、質問軸を明確にしつつ、聞く姿勢を大事にすることで聞き手は課題や悩みを話しやすくなります。
また、面談の内容は時系列や用語を意識してシンプルにまとめれば、記録を振り返ったときにスムーズな内容理解に繋がります。とくに、テンプレートを活用すると視認性を高めるほか、工数削減も図れるので有効的です。
ただし、テンプレートを活用しても紙媒体やwordでの管理では、情報が錯そうしやすく、欲しい情報へすぐにたどり着けません。そのため、面談記録をはじめとしたあらゆる情報共有・管理が、誰でも簡単に効率化できる情報共有ツール：Stock一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を使って面談記録は正しく管理・共有し、人事評価やフィードバックに活用しましょう。
