社内wikiツールは、社内の情報を一元管理して業務を効率化できるビジネスツールのひとつです。ビジネスでは多数の情報を取り扱うので、この社内wikiを導入し、多様な働き方に順応しながら業務効率化を実現する企業が増えています。
しかし、社内wikiの導入を検討してはいるものの、導入後の使い方に関するイメージが湧かず導入に踏み切れない、または導入しても効果が発揮できていないと悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は社内wikiの主な使い方や注意点、おすすめのツール9選をご紹介します。
- 社内wikiの導入を検討しているので、事前に失敗しない社内wikiの使い方を押さえたい
- 社内wikiのメリットや注意点を把握して、円滑な運用を実現したい
- 社内wikiツールを比較検討し、自社に最適なものを見つけたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、社内wikiツールの使い方や運用ルールを理解しながら、情報の効率的な活用が全社でできるようになります。
目次
- 1 主な社内wikiの使い方
- 2 社内wikiの代表的な運用ルールとは
- 3 社内wikiの導入で得られるメリット
- 4 社内wikiを運用する際の3つの注意点
- 5 社内wikiとして使えるオススメツール9選
- 6 失敗しない社内wikiの使い方や運用ルールまとめ
主な社内wikiの使い方
ここからは、具体的な社内wikiの使い方についてご紹介していきます。社内wikiツールの利用パターンを把握し、自社でイメージしていた利用方法とマッチするかを確認しておきましょう。
社内ルールの共有
まずは、社内ルールの共有です。
たとえば、申請書の書き方やゴミの出し方など、社内には全社員に共通で知っておくべき多くのルールがあります。しかし、口頭での共有は業務を中断して行う必要があったり、再度伝える際には手間がかかったりしてしまいます。
社内wikiに記載しておくと、常時社内のルールが公開されている状態になり、社員は都合の良いタイミングで社内wikiを閲覧できます。
プロジェクトなどの要件の記載
プロジェクトに関する要件や仕様など、関わるメンバーが認識しておくべき事柄をまとめる用途にも利用できます。
多くの社内wikiツールにはプロジェクトごとや部署ごとなど、カテゴリー別にwikiを分類できる機能があります。カテゴリー内にまとめて一箇所で情報を管理しておくことで、必要な情報のみを任意のメンバー間で共有でき、認識齟齬を防止します。
このように、社内全体だけでなくチームごとでwikiを通した情報共有を行うと、社内の別の情報が埋もれてしまいプロジェクト管理ができなくなる事態が発生しません。
ノウハウの共有
社内wikiでは、日々の業務の中で蓄積された各自のノウハウの共有もできます。
属人化されたノウハウを社内で共有すれば、会社全体の知識の底上げや生産性向上、教育コストの削減が期待できます。ただし、社内wikiをノウハウ共有の場として利用する場合には、社員が自主的・継続的にノウハウ共有を行う状態を作らなければなりません。
社員の自主的なノウハウ投稿のモチベーションを保つためには、操作がシンプルで分かりやすいツールが必要です。「Stock」のようなツールの利用にストレスがなければ、浸透スピードも速くなります。
社内wikiの代表的な運用ルールとは
社内wikiを導入しても、あらかじめ社内で運用ルールを決めておかなければ、属人化したり認識齟齬が生じたりするため、かえって逆効果となります。したがって、以下で示す社内wikiの代表的な運用ルールを参考にし、自社でも運用ルールを設けましょう。
「ストック情報」を蓄積する
まず、マニュアルなどの「ストック情報」は、必ず社内wikiに蓄積させる必要があります。
ストック情報とは、議事録や報告書など繰り返し振り返る情報を指します。ルールによって「社内wikiで情報を蓄積するのが当たり前」になると、途中で社内wikiを利用しなくなる問題が発生しません。また、社内wikiの活用が習慣づけば社内wikiに触れる機会も増え、運用の改善点や新たに更新すべき点が発見しやすくなります。
このように、ストック情報を社内wikiで蓄積するルールを設ければ、社内wikiが浸透しやすくなるうえ、社内wikiに蓄積される情報自体の質も高められるのです。
権限設定を明確にする
権限設定を明確にするのも代表的な運用ルールのひとつです。
社内wikiの大きな特徴として、Wikipediaのように誰でもページの作成・閲覧・編集などができる点が特徴です。一方、特定の人にだけ情報を共有したいケースでも、社内wiki内のフォルダやファイルに権限設定をつけられるツールもあります。
このような権限設定をしなければ、間接的にプロジェクトの進行に支障をきたすケースがあります。たとえば、プロジェクトチームで作成したノウハウを社内wikiで蓄積する際、メンバー外の人が該当のノウハウを誤って編集・削除してしまい、正確な情報がわからなくなる恐れもあるのです。
そのため、社内wikiの内容ごとに作成・閲覧・編集できる社員を明確に設定しましょう。
書き方を統一する
運用ルールにおいて書き方を統一するのも大切です。
社内wikiを使えば、参照したい情報へすぐにアクセスできるようになります。しかし、ページごとに書き方が異なっていると、閲覧する際も見づらいうえに必要な情報をスピーディに探せません。
たとえば、ページタイトルの記載方法として「カタカナやスペースが半角か全角か」が統一されていなければ、社内wikiツールの検索機能に引っかからず、探しているページが見つからない可能性もあります。
このように、細かな内容であっても書き方のルールを設定しなければ、社内wikiの「必要な情報へ素早くアクセスできる点」を活かせず、かえって業務スピードの低下につながってしまうのです。
社内wikiの導入で得られるメリット
ここでは、社内wikiの導入で得られるメリットについてご紹介します。社内wikiの浸透に成功した企業は、既に以下のメリットを全体で共有できているのです。
- 業務の効率化
たとえば、個人が得た業務遂行のノウハウを社内wikiに蓄積すると、次回同じ業務を担うメンバーの作業時間を短縮できるようになるので、業務全体の効率化に繋がります。また、社内wiki上でチームごとに共有資料の権限が設定可能であり、オフィスに不在のメンバーへスムーズな情報共有ができるため、働き方の柔軟性も向上します。
- 社内共有の効率化
社内wikiツールに業務の進め方や社内ルールを保存すれば、担当者の教育にかかる工数を削減できます。一方、新入社員や異動したメンバー側も直接質問する手間が省けるため、新人教育や引継ぎのコストを減らし、社内教育に活用できます。
このように社内wikiへ情報を格納しておくと、アナログな管理ではできなかった業務フローが実現します。
社内wikiを運用する際の3つの注意点
以下では、実際に運用していくうえで注意するべき点について解説します。便利な機能や特徴を持つ社内wikiですが、正しく運用しなければ導入しても浸透しません。
(1)情報が蓄積されない
社内wikiを完成させるための前提として、社員が自ら情報を書き込んで提供する必要があります。しかし、この段階でつまづき情報がうまく蓄積されない可能性があるのです。
原因としては、社内wiki作成のルールが規定されず、誰がいつ作成するのかが曖昧なままツールが導入されたことが挙げられます。そこで、社員全員が情報共有する習慣をつけるため、まずは作成者や作成の頻度におけるルールを設定しましょう。
また、wiki作成でストレスが発生しないように、階層や情報構造がシンプルで操作が簡単なツールを選ぶべき点にも注意です。
(2)明確な管理者の設定
社内wikiを統括する管理者がいなければ、社内wikiの秩序は保たれません。
管理者によってルールが確立されていなければ、定期的な情報の更新がされなかったり、整理されず情報がwiki内で散乱したりする可能性があります。また、誤って情報が削除されるといったトラブルも発生しかねません。
したがって、定期的に投稿を確認・編集する管理者を設定し、社内wikiの秩序を守る必要があります。
(3)常に情報の整理を心がける
社員全員が自由に情報共有をするためにも、すでに格納されている情報は適宜整理する必要があります。
wikiが高頻度で更新されて情報が乱立すると、検索作業が困難になるので利用者を遠ざけてしまいます。したがって、部署や事例ごとにフォルダを分けて管理をしたり、情報検索がしやすいようにタグ付けをして管理したりするなどの工夫が必要です。
また、古い情報や重複したwikiが迅速に訂正・削除されるように、社員には日頃からwikiに目を通すことを呼びかけましょう。
社内wikiとして使えるオススメツール9選
以下では、使いやすい社内wikiを9選ご紹介していきます。
社内wikiツールに社員の知識や情報を蓄積させると、繰り返し活用できる情報資産が形成されます。一方、定期的なwiki作成と、投稿されたwikiの活用がなければメリットを享受できません。
そのため、担当者は「wiki作成と情報活用のリズム」が定着するツールを選択する必要があります。しかし、高機能な社内wikiツールは直感的な操作ができず機能も複雑なので、利用者のストレスとなりツールが定着しなくなってしまうのです。
したがって、導入するツールは以下でご紹介する「Stock」のような、社内wikiに必要な「ノート」「メッセージ」「タスク」の機能に過不足がなく、誰もが簡単に使えるツール一択です。
Stockは非IT企業の65歳以上のメンバーが扱えるほどシンプルであり、管理が必要な情報は「ノート」に残して簡単に整理できます。また、「メッセージ」「タスク」がノートに紐づいているので、ほかの話題と錯綜させずwiki情報ごとに質問や確認ができます。
【Stock】最も簡単に社内wikiの運用が実現するツール
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【esa】チームで情報を育てるツール
esaは、情報を育てることを前提にした、チームのための「社内wikiツール」です。
＜esaの特徴＞
- wiki作成へのハードルが低い
- 無料試用期間が長い
情報を育てることを前提とし、記事を書き途中でも共有できるため、不完全でも早いタイミングでの共有を促します。気軽にwikiを作成・更新できるというハードルの低さが魅力のツールです。
チーム作成後、2か月間のフリートライアルがあります。社内への浸透にかけられる時間が長いので、効果を十分に確かめられます。
＜esaの注意点＞
- エンジニア向けのツール
Markdown記法に対応しているため、非エンジニアにとっては慣れるのに時間がかかる点に注意です。
＜esaの料金体系＞
- ￥500/ユーザー/月
【Kibela】自律的なチームになる情報共有ツール
Kibelaは、ITに強い人であれば簡単な情報共有が可能な「社内wikiツール」です。
＜Kibelaの特徴＞
- インポート機能
- 各メンバーの特徴を把握しやすい
他の記事から簡単にインポートできます。既存の場所から社内wikiを移動させる際に役立ちます。
基本プロフィールだけでなく、それぞれの「得意なこと」も共有できるため、wikiを利用した気軽なコミュニケーションの活性化につながります。
＜Kibelaの注意点＞
- 検索精度が低い
情報の蓄積量が増えていくと一致度の低い記事も出てしまう点に注意です。また、検索するには自身でタグをつける必要があります。
＜Kibelaの料金体系＞
- コミュニティープラン（無料プラン）
ユーザー当たり1GBまでの容量を、5ユーザーまで利用可能
- スタンダードプラン：￥550/ユーザー/月
ユーザー当たり5GBまでの容量を、6ユーザーから利用可能
- エンタープライズプラン：￥1,650/ユーザー/月（年間契約）
容量は無制限、6ユーザーから使用可能
【Qiita:Team】チームの健全化をサポートするツール
Qiita:Teamは、社内情報を簡単に書き、簡単に共有するための「社内wikiツール」です。
＜Qiita:Teamの特徴＞
- コミュニケーションが簡単
- 新着情報を見逃さない
記事ごとにコメント欄が設けられており、フィードバックや議論の場として活用できます。
記事が新着順に並べられるので、最新情報を見逃さずにキャッチできます。また、グループ機能を使えばトピックごとに新着記事を閲覧できます。
＜Qiita:Teamの注意点＞
- エンジニア向けのツール
エンジニアが使いやすい仕様になっており、非エンジニアとの記載ルールを統一するのに苦労するケースがあります。
＜Qiita:Teamの料金体系＞
- Personal：￥500/月
30GBまでの容量を1ユーザーで利用可能
- Micro：￥1,520/月
30GB/ユーザーの容量を3ユーザーまで利用可能
- Small：￥4,900/月
30GB/ユーザーの容量を7ユーザーまで利用可能
- Medium：￥7,050/月
30GB/ユーザーの容量を10ユーザーまで利用可能
- Large：￥15,300/月
30GB/ユーザーの容量を17ユーザーまで利用可能
- Extra：￥15,300/月～
30GB/ユーザーの容量を17ユーザー以上利用可能
【DocBase】セキュアな情報共有が可能なツール
DocBaseは、セキュリティ性にこだわった「社内wikiツール」です。
＜DocBaseの特徴＞
- 整ったドキュメントを誰でも作成できる
- 検索性が高い
Markdownに対応しており、体裁の整ったドキュメントを簡単に作成できます。入力サポート機能もあり、Markdownになじみのない人でも使いやすいです。
「グループ」「メンバー」「タグ」ごとに絞り込み検索ができ、必要な情報に素早くアクセスできます。
＜DocBaseの注意点＞
- タグの管理に手間がかかる
作成したメモにタグをつけて分類できますが、メモが増えていくにつれタグも乱雑となるので、管理に手間がかかります。
＜DocBaseの料金体系＞
- スタータープラン：￥990/月
３GBまでの容量で3ユーザーまで利用可能
- ベーシックプラン：￥4,950/月
10GBまでの容量で10ユーザーまで利用可能
- レギュラープラン：￥9,900/月
30GBまでの容量で30ユーザーまで利用可能
- ビジネス100プラン：￥21,450/月
100GBまでの容量で100ユーザーまで利用可能
- ビジネス200プラン：￥43,450/月
200GBまでの容量で200ユーザーまで利用可能
※1,000人を超える場合は問い合わせが必要です。
【Cofluence】知識を集めて共同作業するためのワークスペース
Confluenceは、職種や業界に対応したテンプレートを取り揃えている「社内wikiツール」です。
＜Cobfluenceの特徴＞
- コメント機能
- 無料プランがある
ドキュメントに対するコメント機能が設けられており、フィードバックを即座にやりとりできます。
10名まで利用できる無料プランがあるため、小規模チームは効果を十分に試せます。
＜Cobfluenceの注意点＞
- エンジニア向けツール
他ツールとの連携やMarkdownでの記載など、エンジニア向けの仕様になっているので、非エンジニアは難易度が高いと感じる可能性があります。
＜Cobfluenceの料金体系＞
- 無料プラン
2GBまでの容量を、10ユーザーまで利用可能
- Standardプラン：￥690/ユーザー/月
250GBまでの容量を、35,000ユーザーまで利用可能
- Premiumプラン：￥1,310/ユーザー/月
容量は無制限、35,000ユーザーまで利用可能
- Premiumプラン：価格は要問い合わせ
容量は無制限、35,000ユーザーまで利用可能
【NotePM】社内の知りたいことが見つかるツール
NotePMは、議事録や業務マニュアルなどの社内情報やナレッジをストックする「社内wikiツール」です。
＜NotePMの特徴＞
- セキュリティの高さ
- 画像編集機能
「Amazon web service」をデータベースとして使っており、プライバシーマークの使用許諾事業者の認定を受けているほか、2段階認証にも対応しています。
矢印や吹き出しなどの画像に説明を書き込める機能が搭載されています。新入社員へのマニュアルをwikiとして蓄積する際に役立ちます。
＜NotePMの注意点＞
- 利用人数に制限がある
ユーザー数に応じたプランが設定されているため、利用する人数によっては、一人当たりのコストがかかりすぎてしまいます。
＜NotePMの料金体系＞
- プラン8：￥4,800/月
8名までの人数で、80GBまでの容量を利用できます。
- プラン15：￥9,000/月
15名までの人数で、150GBまでの容量を利用できます。
- プラン25：￥15,000/月
25名までの人数で、250GBまでの容量を利用できます。
- プラン50：￥30,000/月
50名までの人数で、500GBまでの容量を利用できます。
- プラン100：￥60,000/月
100名までの人数で、1TBまでの容量を利用できます。
これ以上の人数は、100名単位で利用可能です。
【iQube】無料のクラウド型グループウェア
iQubeは、社内ノウハウを蓄積して業務を効率化する「社内wikiツール」です。
＜iQubeの特徴＞
- 詳細な閲覧・編集権限
- スマートフォンに対応
記事が格納されているフォルダごとに、グループ単位または個人単位で閲覧・編集権限を設定できます。
スマートフォンに対応しているため、外回りの多い営業部門などでも効率的に社内wikiを共有できます。
＜iQubeの注意点＞
- ストレージ容量が少ない
有料プランでもユーザーあたり1GBまでしか利用できず、追加するには費用が発生します。
＜iQubeの料金体系＞
- エントリープラン
- テレワークプラン：￥330/ユーザー/月
- スタンダードプラン：￥440/ユーザー/月
- プレミアムプラン：￥770/ユーザー/月
30MBまでの容量を10ユーザーまで無料で利用可能(最長3か月間)
ユーザーあたり0.1GBの容量を利用可能
ユーザーあたり1GBの容量を利用可能
ユーザーあたり1GBの容量を利用可能
有料プランは人数制限なしで利用できます。
【Kintone】あらゆる業種に対応できる情報共有ツール
Kintoneは自社に合わせて「アプリ」を使ってカスタマイズできる社内wikiです。
＜Kintoneの特徴＞
- 「アプリ」システム
- 「スペース」機能
仕事の数だけ業務システムを追加できる「アプリ」を利用できます。「アプリ」にはデータを蓄積・一覧・検索できるデータベース機能があり、ファイルや写真の添付やデータのグラフ化も可能です。
「スペース」機能とは、プロジェクトやタスクを進行する際に必要なやり取りを集約することができる「場」のことです。社内wikiの蓄積に役立ちます。
＜Kintoneの注意点＞
- 高度なセキュリティは有料
接続できる端末の制限など、社外からのアクセスに対する高度なセキュリティは有料です。
＜Kintoneの料金体系＞
- ライトコース：￥780/ユーザー/月
- スタンダードコース：￥1,500/ユーザー/月
アプリ数は200個まで、スペース数は100個まで設置可能
アプリ数は1,000個まで、スペース数は500個まで設置可能
失敗しない社内wikiの使い方や運用ルールまとめ
これまで、失敗しない社内wikiツールの使い方や運用ルール、おすすめのツール9選についてご紹介しました。
社内wikiの使い方は、社内ルールの共有からプロジェクトに関する情報の共有までさまざまであり、社内wikiの浸透や活用には自社で運用ルールを定めなければなりません。
一方、社内wikiは誰でも使いやすいシンプルな機能がなければ、そもそも情報が蓄積されなかったり蓄積した情報の整理ができず利用にストレスが発生したりするので「ITリテラシーを問わず誰でも使える社内wiki」であることが大前提です。
そこで、今回ご紹介したうちのひとつであるStockは非IT企業の65歳以上のメンバーでも簡単に使えるほどシンプルな社内wikiです。実際に、非IT企業を中心に240,000社以上が導入による業務効率化を実現しています。
無料登録は1分で入力が完了するので、ぜひ「Stock」で社内wikiを運用し、社内の有益な情報を有効活用しましょう。
