作業手順書があれば、はじめて業務に取り組む従業員でもクオリティを保てるほか、メンバー間で作業スピードがばらつく心配もありません。
しかし、作業手順書を導入しようとしても、作成には多くの時間が必要です。なかには、必要性は感じているが、なかなか作成に踏み切れずに悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、作業手順書の作り方6ステップや運用のコツを中心に紹介します。
- 担当者によって作業の質にばらつきがあり困っている
- 作業手順書の適切な作り方を理解し、短時間で完成させたい
- 作業手順書で作業の遅れやミスをなくしたい
という方はこの記事を参考にすると、作業手順書をつくるときのポイントが分かり、資料を継続的に運用できるようになります。
目次
わかりやすい作業手順書とは
ここでは、作業手順書の目的やメリット、マニュアルとの違いを紹介します。手順書を運用するために欠かせない知識なので、以下を理解したうえで手順書を作成しましょう。
作業手順書を作成する目的
作業手順書をつくる目的には以下の4つがあります。
（1）作業品質の均一化
手順書をつくる目的として、作業品質の均一化があります。
ひとつの作業を複数の従業員が担当するとき、手順書がないとクオリティにばらつきが生じてしまいます。作業の質が落ちるとサービスや製品にも悪影響が出るため、誰もが同じレベルで仕事を進められる仕組みを整えなければなりません。
そこで、手順書があれば異なる担当者でも同じ質で作業ができるようになるのです。このように、手順書は、従業員の作業品質を統一する役割を果たしています。
（2）作業効率の向上
作業効率の向上も、手順書をつくる目的です。
「作業の迅速な進め方」が掲載された手順書を読めば、担当者は優先すべき業務を把握したうえで作業を進められます。
また、手順書をつくれば、作業手順を口頭で指導する必要が少なくなり、教育コストを減らせる点もメリットです。このように、手順書は「従業員がスムーズに業務を進められる仕組み」の土台になっています。
（3）安全性の確保
手順書には、作業の安全性を確保する目的もあります。
手順書がないと担当者が自由に作業を進め、ミスやトラブルが起きやすくなります。また、作業内容によっては、人命に関わる重大な事故になってしまう恐れもあるのです。
一方、手順書があれば注意すべき作業の詳細を示せるので、担当者の怪我や事故を未然に防げます。
（4）ノウハウやナレッジの共有
手順書は、ノウハウやナレッジを共有する目的も担っています。
手順書には、従業員が業務で得たノウハウやナレッジを文章で残せます。その結果、ノウハウの属人化を防げるほか、新人でもナレッジを使って作業を迅速に進められるのです。
ただし、紙の手順書は目的の情報をすぐに見つけづらく、従業員のストレスになる可能性がある点に注意すべきです。そこで、検索機能で必要な情報が瞬時に見つかる「Stock」のようなITツールを使えば、時間や場所を問わず資料にアクセスできるようになります。
作業手順書を作成するメリット
作業手順書をつくれば、以下の3つのメリットを得られます。
（1）生産性が向上する
手順書をつくるメリットに、生産性の向上があります。
手順書があれば作業品質を均一化できます。その結果、高品質な製品・サービスを継続的に生み出せるようになり、生産性が向上するのです。
（2）ミスの原因が明らかになる
手順書には、ミスの原因を明らかにするメリットもあります。
標準化された手順書があれば、ミスが起こった部分をすぐに特定できます。その結果、作業をスムーズに改善でき、ミスの再発防止につなげられるのです。
（3）作業手順の修正が簡単になる
手順書をつくると、作業手順を簡単に修正できるようになります。
手順書には作業の基本が載っているため、大幅な修正が必要ありません。また、システムの入れ替えなどで手順が変更するときも、該当箇所を変えるだけで修正が終わるので手間がかからないのです。
作業手順書とマニュアルの違い
作業手順書とマニュアルの違いは、掲載している情報の範囲です。
手順書は「ひとつの業務の手順を示した文書」であり、マニュアルに含まれます。一方、マニュアルは「業務全体のフローを示す資料」であり、より多くの情報を取り扱っているのです。
このように、作業手順書とマニュアルは情報の粒度が異なります。そのため、両者を混同せずに作業手順書を作成するのが重要です。
6ステップ｜わかりやすい作業手順書の作り方
ここでは、作業手順書の作り方を6ステップで紹介します。以下のステップを踏み、手順書づくりの時間を減らしましょう。
（1）手順書の目的を明確にする
まずは、手順書の目的を明らかにします。
従業員は手順書を参照することで、正確な手順を理解し、作業の効率を向上させられるのです。そのため、手順書の目的が定まっていなければ、作業の方針が分からず、従業員にとって使いづらい資料になってしまいます。
したがって、手順書を社内に浸透させて運用するためにも、目的は必ず明確に、かつ全社の認識を統一させるべきです。
（2）5W1Hを明確にする
次に、手順書の「5W1H」を明確にします。手順書の5W1Hは以下の通りです。
- Who・・・・誰が作業をするか
- Where・・・どこで作業をするか
- When・・・いつ作業をするか
- What・・・・何が作業に必要か
- Why・・・・なぜその手順が必要か
- How・・・・どのような手順の作業か
以上の項目があれば、新人でも正確にイメージしたうえで作業を進められるようになります。ただし、ひとつでも欠けると読みづらい手順書になってしまうので、5W1Hを意識して手順書をつくるのが大切です。
（3）構成案を作成する
手順書の方針が明確になったら、構成案をつくります。
構成案は手順書における目次です。マニュアルの本文作成に入る前に構成案をつくることで、手順書に載せるべき作業内容が明らかになり、手順書づくりをスムーズに進められます。
また、見出しをつけることで、従業員が読みやすい手順書になります。このとき、従業員が目的のページをすぐに見つけられるように、簡潔な見出しにするのが重要です。
（4）実際の作業フローを書き出す
構成が決まったら、実際の作業フローを書き出します。
作業フローをすべて洗い出せば、手順書に載せる内容に過不足がないかを改めて確認できます。また、作業のプロセスが可視化されるので、各ステップや手順が明確になり、作業の全体像が把握しやすくなります。
さらに、以下「報告書の作成フローチャート」のように、フローを図式化すると、視認性が高まり読み手が業務を理解しやすくなるのでおすすめです。
（5）仮運用する
次に、手順書を仮運用します。
手順書に不備がある状態で全社に導入すると、現場の混乱を招く恐れがあります。したがって、トラブルなく手順書を運用するために、まずは少人数での仮運用が必要です。
また、仮運用で見つかった問題点はすぐに改善し、もう一度仮運用に乗せなければなりません。十分な品質を確保したうえで現場へ導入し、マニュアルが確実に活用される仕組みを整えましょう。
（6）改善と更新をする
最後に、手順書の改善と更新も重要なプロセスです。
手順書の作成後は、定期的に更新する必要があります。手順書が古い状態のままだと、担当者の間で認識の齟齬が起こり、トラブルの原因になる可能性があるのです。
そのため、定期的に従業員へヒアリングし、変更点が早急に手順書へ反映される仕組みを整える必要があります。ただし、WordやExcel、PowerPointのマニュアルでは、更新のたびにファイルを開かなければならず、手間がかかります。
そこで、更新した内容がリアルタイムで反映される「Stock」のようなITツールを使えば、手間なく手順書を更新・改善できるようになります。したがって、手順書を簡単に更新したい方はITツールを導入すべきです。
さらに業務手順書をわかりやすくするポイント5選
ここでは、業務手順書をつくるポイントを5つ解説します。継続的に活用される手順書をつくるためにも、以下のポイントを押さえましょう。
（1）表や写真を使う
1つ目のポイントは、表や写真の活用です。
文字のみで構成された手順書では、作業のイメージを掴みづらくなってしまいます。そこで、視覚的に理解しやすいように表や写真を使えば、正確なイメージを持って作業を進められるのです。
しかし、表や写真を多用するとかえって分かりづらくなるため、あくまでも視認性を高める手段として適度に使うのがおすすめです。
（2）完璧を目指さない
2つ目に、手順書づくりでは、最初から100％の出来をの目指さない点もポイントです。
すべての業務を網羅しようとすると、作成に多大な時間がかかるうえ、運用を続けるなかでの改善点も出てくることが大半です。また、手順書は従業員に活用されてはじめて効果を発揮するので、作成に時間をかけすぎて運用に乗せるのが遅くなることは本末転倒です。
そのため、手順書は60％ほどの完成度でも、運用を通してブラッシュアップすることが重要です。
（3）読み手を考慮する
3つ目のポイントとして、常に読み手を考慮して手順書をつくることが挙げられます。
たとえば、新人向けの手順書をつくるとき、専門用語や略称を多用すると読み手が理解しづらくなってしまいます。一方で、読み手がベテラン従業員の場合は、冗長な文章が増えるので細かすぎる説明を載せることは好まれません。
したがって、誰もがストレスなく手順書の内容を理解できるようにするためにも、常に読み手の視点に立って手順書を作成するのが重要です。
（4）作業の全体像を可視化する
4つ目のポイントは、手順書に作業の全体像をフローチャートとして載せることです。
作業のフローチャートをつくれば、業務の全体像を可視化できます。その結果、従業員は業務の流れを理解して進められ、作業全体のスピードアップにつながるのです。
ただし、フローチャートと実際の手順に相違があると、読み手が指示とは異なる作業をする恐れがあります。そのため、フローチャートが正確なものであるかを定期的に確認すべきです。
（5）一文を長くし過ぎない
5つ目は、手順書の説明を簡潔にすることです。
一文が長いと手順が分かりづらくなるほか、無意識のうちに作業内容を読み飛ばしてしまう可能性もあります。しかし、文章が簡潔であれば、すぐに内容を理解してスムーズに作業をこなせるようになるのです。
また、分かりやすい文章をつくるときは「一文がひとつの動作に対応しているか」を意識したり、箇条書きを活用したりする必要があります。
【押さえておきたい】作業手順書を運用する3つのコツ
ここでは、作業手順書の運用のコツを3つ紹介します。下記のポイントを意識すれば、より効果的に手順書を運用できます。
（1）管理者を設定する
まずは、手順書の管理者を設定します。
手順書はつくって終わりではなく、アップデートし続けなければなりません。そこで、管理者を決めれば責任の所在を明確にでき、手順書が確実に更新されるようになるのです。
また、管理者が決まっていれば改善の要望も伝えやすくなります。したがって、手順書が定期的に更新される環境を整えるために、手順書の管理者を必ず決めましょう。
（2）現場からのフィードバックを受け取れるようにする
次に、現場からのフィードバックは常に受け取れる状態にすべきです。
従業員の声を資料に反映すれば「現場で活用される手順書」をつくれます。したがって、手順書が継続的に運用されるためにも、現場の声に耳を傾けることは必須です。
そこで、「メッセージ機能」のあるITツールを使えば、リアルタイムでやりとりできるので現場の意見をスムーズに活かせるようになります。
（3）時間や場所を問わずアクセスできるようにする
最後に、時間や場所を問わず手順書にアクセスできるようにするコツがあります。
たとえば、WordやExcelの手順書では、スマホの小さい画面では見づらいデメリットがあります。一方、ITツールを使えば、PCだけでなくスマホで使えるため時間や場所を問わず手順書にアクセスでき、作業効率がアップするのです。
とくに、直感的に操作できる「Stock」のような「シンプルなITツール」を選択すれば、誰でも簡単に使いこなせるのですぐに運用をはじめられます。
【必見】作業手順書の作成・管理・共有が最も簡単にできるツール
ここからは、作業手順書の作成・管理・共有が最も簡単にできるツールを紹介します。
紙の手順書では、印刷や共有に時間がかかるうえ、管理体制も属人化しやすいデメリットがあります。また、WordやExcelでは手順書を確認するたびにファイルを開かなければならず非効率です。
そこで、「手順書を作成・管理・共有できるITツール」を活用すれば、紙やWord、Excelの手順書管理におけるあらゆる問題を解消できます。ただし、多機能なツールでは従業員が使いこなせず、ツール導入が失敗する恐れがある点に注意しましょう。
結論、自社が導入すべきツールは非IT企業の65歳以上のメンバーでも、即日で手順書を簡単に作成・管理・共有できる「Stock」一択です。
Stockは「ノート」で直感的に手順書をつくれるうえ、ノートに紐づく「メッセージ」メンバーと連携がとれます。また、「フォルダ」で業務ごとに手順書を振り分けられるため、必要な資料が見つけやすくなり、管理までも効率化できるのです。
非IT企業の65歳の方でも使いこなせる情報共有ツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
わかりやすい作業手順書の作り方とポイントまとめ
ここまで、作業手順書の作り方やポイント、運用のコツを中心にご紹介しました。
手順書をつくるときは、常に読み手を考慮して、内容を更新し続けるのが重要です。
そのためには、更新した手順書を簡単に管理・共有できる「ITツール」が必須です。ただし、多機能なツールで従業員が使えず、次第に作成した手順書は読まれなくなります。
したがって、必ず直感的に使えるシンプルなITツールを導入すべきです。結論、自社が導入すべきツールはITリテラシーが低い方でも、手順書を簡単に作成・管理・共有できるほどシンプルな「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、手順書の作成・管理・共有におけるストレスを解消しましょう。
