備品の管理や電話対応、施設の管理など、多岐にわたる業務を受け持つ総務部では、細かい作業を遂行するための「タスク管理」が不可欠です。
しかし、「効率的な管理方法が分からず、タスクが溜まっている」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、総務部のタスク管理を効率化する方法7選とおすすめのツールを中心にご紹介します。
- タスク管理の苦手を克服し、業務時間内に作業を終えられるようにしたい
- 部署全体の生産性を高めるために、効率的なタスク管理の方法を実践したい
- 誰でも簡単かつ確実にタスク管理できる環境を作りたい
という方はこの記事を参考にすると、効率的なタスク管理の方法が分かり、業務を円滑に進められるようになります。
総務部のタスク管理を効率化する7つの方法
ここからは、総務部のタスク管理を効率化する方法を7つご紹介します。タスクを適切に管理し、業務をスムーズに進めたい方は必見です。
方法1｜タスクを抜け漏れなく洗い出す
まずは、タスクを抜け漏れなく洗い出しましょう。
このように、タスクを洗い出すときはアップストリーム型（業務の目的を起点に、実際の作業と逆の方向でタスクを洗い出す方法）で洗い出すのが有効です。
具体的には、業務の目的と成果物（アウトプット）を書き出し、成果物ごとに必要な作業を並べます。その結果、抜け漏れをより確実に防げるのです。
方法2｜タスクの優先度を決める
次に、タスクの優先度を決めるのも重要です。
このように、タスクの優先度は縦軸に「タスクの重要性」、横軸に「タスクの緊急性」をとったマトリクスで決めましょう。また、優先度が高い順にタスクを並べると1＞2＞3＞4 となるので、やるべき作業の流れも一目で分かるのです。
方法3｜タスクのリードタイムを短くする
タスクのリードタイム（タスクの開始から終了までの時間や日数）を短くするのも効率化につながります。
タスクのリードタイムを短くするには、タスクを一個流し（シングルタスク）で処理するのが有効です。たとえば、下図のように9日間で3つのタスクを処理する場合があります。
【上段】9日で均等にタスクA、B、Cを処理すると、リードタイムの平均は8日です。
【下段】一個流しでタスクを処理すれば、リードタイムの平均は6日に短縮されます。
このように、タスクを一個流しで処理すれば、ほかのタスクに早く取りかかれるのです。
方法4｜タスクの1列待ちをする
タスクの遅延を防ぐには「1列待ち」（タスクを社員に振り分けず、タスクが完了した社員から順番に優先度の高いタスクを処理する方法）をするのも大切です。
上図のようにタスクの1列待ちをすれば、担当者ごとの負荷が均等になるのでスケジュールの遅れを防ぎやすくなります。また、タスクの切り替えがなくスムーズに作業に取りかかれるため、タスクをよりスピーディに処理できるのです。
方法5｜かんばん方式でタスクの進捗を見える化する
タスクの進捗を可視化するために「かんばん方式」（3つのステータスに分割したボードの上に、タスクを貼り付けて移動させる管理方法）を使うのも有効です。
上図のようにかんばん方式でタスクを管理すれば、一目で進捗状況を把握できます。ただし、ステータスが変わるたびにタスクを動かさなければならない点に注意しましょう。
方法6｜タスクを適切に割り当てる
次に、各社員の処理能力に応じてタスクを適切に割り当てるのも効果的です。
上図のようにタスクを割り当てれば、社員間の業務負担の差を解消できます。さらに、チーム全員にタスクが与えられることから、社員の育成にも役立つのです。
方法7｜タスク管理ツールを使う
効率的にタスクを管理するには、タスク管理ツールも不可欠です。
メモ帳やWord、Excelなどのアナログな管理方法では、タスクが埋もれたりスムーズな情報共有がしづらかったりします。一方、タスクの情報を一元化する”タスク管理ツール”であれば、やりとりも円滑にできるのです。
ただし、多機能なツールでは社員が適切に使いこなせない恐れもあるので「誰でも簡単に使いこなせるツール」が必須です。たとえば、タスク管理に必要な機能に過不足のない「Stock」では、ITに不慣れな社員でもストレスなく操作できます。
【担当者必見】総務のタスク管理に最適なツール
以下では、総務のタスク管理に最適なツールをご紹介します。
総務部のタスク管理を効率化する方法はさまざまですが、紙やWord、Excelの管理ではタスクをスムーズに共有できず非効率です。そのため、業務の幅が広い総務部でのタスク管理には、情報を一元化する”タスク管理ツール”が欠かせません。
タスク管理ツールでは、タスクを一覧表示したりリアルタイムで内容を確認・共有したりできるので、チームでの仕事に適しています。ただし、複雑なツールでは使い方を教えるのに時間がかかり、社内に浸透しない恐れもあるので注意しましょう。
以上のような事態を防ぐには「タスク管理に必要な機能に過不足がなく、使いやすいシンプルなツール」が必須です。とくに、非IT企業の65歳以上の社員でも、説明なしで使いこなせるほど簡単な「Stock」が最適なのです。
Stockの「ノート」にはあらゆる情報を残せるほか、各ノートに「メッセージ」「タスク」が紐づいています。そのため、チーム全体の進捗状況が一目で分かるだけでなく、情報が混ざらずやりとりできるのも大きな強みです。
誰でも簡単にタスクを管理できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
タスク管理に「デジタルツール」が必要な3つの理由
ここからは、タスク管理に「デジタルツール」が必要な理由を3つご紹介します。具体的な理由は以下の通りです。
- 誰でも簡単に効率的なタスク管理ができる
- チームで進捗状況の共有ができる
- タスクをすぐに依頼できる
ツールを使えば、紙に書いたりExcelに入力したりしなくても、簡単にタスクを管理できます。また、修正にも時間がかかりません。
ツールを使えば各社員の進捗状況がリアルタイムで分かります。また、タスクが遅れていてもメッセージですぐに指摘できるのです。
タスクの依頼がツール上で完結するため、都度メールや電話をする必要がありません。また、依頼された側も内容を瞬時に確認できます。
以上の理由から、効率的に業務を進める必要がある総務部では、タスク管理ツールが不可欠と言えます。
タスク管理の方法7選とおすすめツールまとめ
これまで、総務のタスク管理を効率化する方法やおすすめツールをご紹介しました。
幅広い業務をこなす総務部でタスク管理を効率化するには、タスクを抜け漏れなく洗い出したり、優先度を決めて計画的に進めたりする工夫が大切です。また、タスクの情報を一元化する”タスク管理ツール”を使えば、情報共有もスムーズになります。
ただし、複雑なツールでは操作方法を覚えるのに時間がかかり、社内へ浸透しない恐れがあります。そのため、「誰でも簡単に使いこなせるツール」でなければなりません。
したがって、タスク管理に必要な機能が過不足なく備わっているうえ、誰もが直感的に使える「Stock」が最適なのです。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で総務部のタスクを効率的に管理し、プロジェクトを成功させましょう。
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