自社でシステムを運用するとき、マニュアルがあれば操作に迷うことなく業務を進められます。また、操作方法の属人化をなくせるため、業務の質の均一化にもつながるのです。
とはいえ、分かりやすい操作マニュアルをつくるノウハウがないので、運用に不安がある方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、分かりやすい操作マニュアルの作り方を中心に解説します。
- システムの操作マニュアルをつくって、作業のばらつきやミスを解消したい
- 操作マニュアルが継続的に運用される環境を整えたい
- 分かりやすいマニュアルをつくるポイントを知りたい
という方はこの記事を参考にすると、分かりやすい操作マニュアルをつくれるほか、継続的に運用する方法も分かります。
目次
操作マニュアルとは
操作マニュアルとは機械やシステムの操作方法を示した説明書を指します。
操作マニュアルには、機械・システムの概要や使い方、トラブルの対処法などが記載されています。マニュアルがあれば、メンバーによって操作にばらつきが出る心配もなくなるため、業務の質を均一化できるのです。
ただし、操作マニュアルはつくって終わりではなく、継続的に運用されなければなりません。操作マニュアルが読みづらければ抵抗感からマニュアルが使われなくなってしまうので、可能な限り分かりやすく記載しましょう。
操作マニュアルとほかのマニュアルの違い
操作マニュアルとほかのマニュアルの違いを、マニュアルの種類別に紹介します。
- 操作マニュアルと業務マニュアルの違い
- 操作マニュアルと規範マニュアルの違い
操作マニュアルは機械・システムの操作に特化している一方で、業務マニュアルは作業の手順を網羅しているという違いがあります。操作マニュアルは業務マニュアルに含まれる場合もある点に注意しましょう。
操作マニュアルは作業の均一化が目的ですが、規範マニュアルは経営の方向性を従業員に周知する目的があり、用途が異なります。また、規範マニュアルは操作マニュアルと比較して、抽象的な言葉で構成されている点も特徴です。
このように、操作マニュアルと業務マニュアル、規範マニュアルはそれぞれ異なります。そのため、マニュアルを運用するときは種類を明確にしたうえで、目的に沿ったものをつくりましょう。
操作マニュアルの作り方
ここでは、操作マニュアルの作り方を解説します。操作マニュアルを継続的に運用するために、以下の5ステップを押さえましょう。
（1）対象の設定
はじめに、マニュアルの対象となる操作者を決めます。
対象の操作者を設定すれば、知識量や理解度に応じて全体の構成などを決められるからです。もし対象を決めずにマニュアルをつくると、操作者にとって分かりづらいものになりかねません。
マニュアルの理解に時間がかかれば、業務の進捗にも支障が出てしまいます。そのため、事前に対象の操作者を明確にしたうえでマニュアルをつくりましょう。
（2）構成の作成
操作マニュアルの対象を決めたら、全体の構成に移ります。
全体の構成を考えるまえにつくりはじめると、抜け漏れや内容の重複が起こる原因となり非効率です。しかし、事前に構成をつくっておけば「記載すべき事項」が明確になるので、マニュアル作成に無駄な時間がかかりません。
そのため、マニュアルをつくりはじめるまえに、全体の構成やレイアウトを必ず検討しましょう。
（3）説明の記述
構成を決めたら、各操作の説明を記載していきます。
説明には詳細かつ分かりやすい記載が求められます。具体的には、箇条書きや強調を使って文章にメリハリをつけましょう。
また、冗長な表現や複雑な文章があると、読みづらいマニュアルになりかねません。そのため、文章全体の流れだけでなく細かな言い回しにも注意して、分かりやすいマニュアルをつくりましょう。
（4）Q＆Aの作成
目的の情報を探しやすくするために、操作マニュアルにはQ＆Aを設置しましょう。
操作手順を調べるのに時間がかかっていては本末転倒なので、必要な情報をすぐに見つけられるマニュアルが求められます。そこで、Q＆Aページをつくれば、多くの従業員にとっての疑問が一元化されるため、すぐに問題を解消できるようになるのです。
また、Q＆Aが充実していれば、担当者への問い合わせ件数が減ることも期待できます。すなわち、Q＆Aは、担当者と操作者の双方がメリットを得られるポイントなのです。
（5）担当者の連絡先の記載
操作マニュアルには担当者への連絡方法も記載すべきです。
ときには、現場だけでは解決できない大きなトラブルが起こることもあります。そのとき、担当者への連絡先が操作マニュアルに載っていれば、連絡を取って解決することができるのです。
ただし、問い合わせが頻発すると担当者の負担となりかねないため「担当者に複数回寄せられた質問」はQ＆Aに追記するのがおすすめです。
分かりやすい操作マニュアルの6つのポイント
ここでは、操作マニュアルを分かりやすくする6つのポイントを解説します。マニュアルの運用が停滞することを防ぐためにも、確実に把握しましょう。
（1）知りたい操作がすぐに見つかるように目次をつくる
分かりやすい操作マニュアルをつくるには、目次から知りたい操作へすぐアクセスできる必要があります。
操作が分からなくなったとき、マニュアルの該当箇所をすぐに見つけられなければ読み手のストレスとなります。そこで、目次をつくれば、どこに何が載っているのかを一目で理解できるようになるのです。
また、マニュアルを更新するときは必ず目次も追加・修正することをルール化して、常に使いやすくしましょう。
（2）図やイラストを使って視覚的に分かりやすくする
操作マニュアルには図やイラスト・画像を使って、視覚的に分かりやすくしましょう。
テキストのみで構成されていると、具体的な作業の流れをイメージできません。一方、図や画像、動画、フローチャートを使えば、作業の流れが一目で分かるようになるのです。
ただし、紙のマニュアルの場合、画像を貼るには印刷する手間がかかるなど工数が多い点に注意が必要です。そのため、65歳の従業員でも使えるほどシンプルな「Stock」のようなITツールでマニュアルを運用して、作成・管理のストレスをなくしましょう。
（3）操作を目的別に分ける
操作マニュアルは目的で分けて管理しましょう。
目的別の管理とは、操作者の目的によってカテゴリを分ける方法です。たとえば、写真データを削除したいときは「データの削除方法」のカテゴリを選ぶことで、必要な操作手順を確認できるようになります。
ただし、カテゴリが多いと紙での管理は難しいため、マニュアルをまとめて管理したい場合は、検索機能を使えるパソコンやスマホを検討しましょう。
（4）操作手順と操作結果を明確に分ける
操作の手順と結果は明確に分けましょう。
手順と結果が分けられていなければ、「操作の効果」が分かりづらくなります。また、操作マニュアルにおいて重要な「視認性」も大幅に低下してしまうのです。
したがって、従業員の混乱を防ぐためにも、段落を分けるといったデザインの工夫をして、手順と結果が明確に分かるように記載しましょう。
（5）3ステップで説明する
操作マニュアルでは3ステップの説明を意識しましょう。
情報量の多いマニュアルは読みづらく、運用が失敗するもとになります。したがって、継続的に運用するには「操作前・操作中・操作後」の3ステップで構成された分かりやすいマニュアルが必須です。
操作説明が簡潔にまとめられていれば、読むべき個所が明確になるので、従業員が活用しやすくなります。そのため、マニュアル運用を失敗なく進めたい方は、説明を3ステップで簡潔に記載しましょう。
（6）ひとつにまとめようとしない
情報量が多い操作マニュアルであれば、内容をひとつにまとめるのは避けるべきです。
システムの操作手順が複雑なとき、無理やりひとつにまとめるとかえって目的の情報を見つけづらくなってしまいます。確認するたびにストレスを感じることになれば、マニュアルの運用も失敗となりかねません。
このような事態を防ぐためにも、箇条書きを使ったりカテゴリで分けたりといった工夫が必要なのです。
【必見】操作マニュアルの作成・管理に最適なツール
ここでは、操作マニュアルの作成・管理に最適なツールをご紹介します。
操作マニュアルを紙で運用すると印刷の必要があるほか、保管場所を把握しづらいといった問題が生まれます。また、WordやExcel、PowerPointでも、ファイルを開いたり共有したりする工数がかかるので、結果として負担になるのです。
そこで、「ITツール」を導入すれば短時間でマニュアルをつくれるほか、共有・管理の手間も解消できます。とくに、クラウドツールであれば、編集した内容はリアルタイムでメンバーに共有されるため、認識のズレが起こる心配はありません。
ただし、多機能なツールでは使いこなせず運用が失敗しかねないので、シンプルなツールを選択しましょう。結論、選ぶべきツールは65歳の従業員でも使いこなせる「Stock」一択です。
Stockにはマニュアルだけでなく、あらゆる情報をストックする「ノート」があります。また、「フォルダ」でマニュアルを簡単に分類できるので、必要なマニュアルが見つからない事態を防げるのです。
操作マニュアルを最も簡単に作成・管理できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
操作マニュアルの作り方まとめ
ここまで、分かりやすい操作マニュアルの作り方や作成ポイントを中心に解説しました。
分かりやすい操作マニュアルをつくるには、読み手を考慮するのはもちろん、構成やデザインの工夫が必要です。また、作り手と読み手、双方のストレスをなくすためにも、紙のマニュアルから早急に脱却すべきなのです。
そこで、「クラウドツール」を活用すれば、マニュアルを手間なく管理できるようになります。ただし、多機能なツールの場合、従業員が使いこなせず社内に浸透しないので、使いやすいシンプルなツールを選択しましょう。
たとえば、直感的に操作できるため使いやすいStockを選択すれば、導入即日から操作マニュアルの作成・管理をはじめられるようになります。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で操作マニュアルの作成・管理におけるストレスをなくしましょう。
