年度末や人事異動のときは仕事の引き継ぎが多くなりますが、重要な情報を伝え忘れてしまうとトラブルになりかねません。そのため、漏れなく伝達することが大切です。
しかし、引き継ぎが思うようにいかず悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、引き継ぎあるある3選と仕事のストレスをなくすコツを紹介します。
- 引き継ぎの準備に十分な時間を割けず困っている
- 社内の引き継ぎでトラブルが起こりがちなので改善したい
- 引き継ぎ業務を短時間で終える方法があればすぐに実践したい
という担当者の方は本記事を参考にすると、引き継ぎ業務の手間を減らす方法が分かります。
目次
退職するときの引き継ぎあるある3選
ここでは、引き継ぎあるある3選を解説します。以下を参考に、引き継ぎで起こりがちなトラブルについて理解を深めましょう。
十分な時間を設けられない
引き継ぎあるあるとして、十分な時間を設けられないことが挙げられます。
異動のときは、引き継ぎに加えて関係者への挨拶や荷物の整理といった業務が必要になります。結果として、引き継ぎの準備に十分な時間を割けず、伝達漏れが発生してしまうのです。
重要な情報を伝え忘れると、顧客に迷惑をかけるといった重大なトラブルにつながりかねません。そのため、引き継ぎをするときは、スケジュールに余裕を持たせるのがおすすめです。
引き継ぎ用のマニュアルがない
引き継ぎ用のマニュアルがないことも、引き継ぎあるあるのひとつです。
引き継ぎは日常的に実施する業務ではないので、マニュアルが用意されていないケースが多々あります。また、マニュアルがある企業でも、更新する従業員がいないため使いものにならないのです。
また、マニュアルがなければ引き継ぎの手順を一から調べなければならないので、さらに時間がなくなります。したがって、引き継ぎ業務をスムーズにするために、早急にマニュアルを整備しましょう。
必要な資料が見つからない
必要な資料が見つからないことも、引き継ぎあるあるのひとつです。
手書きで引き継ぎノートをつくると、確認したいことをすぐに見つけられないので面倒です。ワードで代替する方法もありますが、メールで共有するとほかの情報に埋もれてしまい、結果として引き継ぎ資料がどこにあるのか分からなくなるのです。
したがって、紙やワードは引き継ぎ書に最適だとは言えません。そこで、必要な情報をすぐに見つけられる検索機能があるITツールを使えば、必要な書類を探し出すストレスがなくなるのです。
そのため、引き継ぎ書を活用しやすい仕組みをつくりたい方は、直感的に操作できるので導入即日から使える「Stock」などのITツールを活用しましょう。
ストレスやイライラを発生させない引き継ぎのコツとは
ここでは、ストレスやイライラを発生させない引き継ぎのコツを解説します。以下のポイントを押さえて、スムーズに業務を引き継ぎましょう。
（1）引き継ぐ時間を確保する
引き継ぎには十分な時間を確保する必要があります。
引き継ぎでは、口頭で捕捉したり質問を受け付けたりする時間が必要です。そのため、直接コミュニケーションをとるための時間は、必ず確保しなければなりません。
しかし、互いに担当業務をいくつも抱えているため、なかなか引き継ぎができないケースもあります。したがって、1週間以上前からスケジュールを相談するなど、余裕を持って引き継ぎを進めましょう。
（2）情報を過不足なく伝える
次に、必要な情報を過不足なく伝えなければなりません。
「これは分かるだろう」と主観的に判断して一部の説明を怠ると、認識の齟齬が起こります。したがって、必要な情報は漏れなく伝えましょう。
また、業務内容に加えて、各クライアントの特徴や仕事のノウハウなども伝えれば、次の担当者がスムーズに仕事をはじめられます。そのため、業務に活用できる情報は、すべて伝える意識が重要です。
（3）ITツールを活用する
最後に、引き継ぎではITツールを活用しましょう。
引き継ぎ資料を渡しても、仕事で使われなければ意味がありません。そのため、いつでも簡単に確認ができる仕組みで管理する必要があるのです。
たとえば、検索機能が優れたITツールであれば、必要なページへ瞬時にアクセスできるので「欲しい情報が見つからない」といった事態が起こりません。そのため、直感的に資料を探し出せる「Stock」のようなITツールを使いましょう。
【必見】引き継ぎ業務のストレスをなくすおすすめのツール
以下では、引き継ぎ業務のストレスをなくすITツールを紹介します。
引き継ぎは、後任者が業務に順応してはじめて成功したと言えます。したがって、「引き継ぎ書をすぐに見られる仕組みづくり」が欠かせません。
そこで、ITツールを使えば、検索機能で必要な項目が瞬時に見つかるので、業務の滞りを未然に防げます。ただし、多機能なITツールでは、従業員が使いこなせないので、使いやすいシンプルなものを選びましょう。
結論、引き継ぎに最適なツールは、非IT企業の65歳の従業員でも使えるほどシンプルな「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に残した情報は自動で担当者へ共有されるので、手間がかかりません。また、ノートに紐づく「メッセージ」で連絡を取れるので疑問もすぐに解消できるのです。
最も簡単に引き継ぎマニュアルをつくれるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
仕事の引き継ぎあるあるまとめ
ここまで、引き継ぎあるある3選とストレスをなくすコツを解説しました。
引き継ぎが上手くいかなければ、前任者と後任者の双方に負担がかかるほか、お互いの業務も滞ってしまいます。したがって、スムーズに引き継ぐために分かりやすい資料づくりが必須です。
そこで、情報共有ツールを使えば、簡単に資料をつくれるので前任者の負担が減ります。また、検索機能もあるため必要な項目を見つけやすくなり、後任者が資料を活用しやすい仕組みが整うのです。
ただし、シンプルなITツールでなければ従業員が使いこなせないので注意しましょう。したがって、65歳の方でも使えるほどシンプルなStockなどを選ぶべきです。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して引き継ぎのストレスをなくしましょう。
