異動や退職のとき、引継ぎ書を残しておけば、後任のメンバーへスムーズに業務を引き継げます。しかし、一から引継ぎ書を作成するのは工数がかかるので、テンプレートを活用して工数削減するチームも多いのです。
しかし、引継ぎ書のテンプレートが豊富にあるので迷ううえに、見やすい引継ぎ書の構成も分からないと悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、引継ぎ書の作成ポイントやテンプレートを紹介します。
- 引継ぎ書の書き方のポイントを把握して、引き継ぎをスムーズに終わらせたい
- 引継ぎ書を短時間でつくるためにテンプレートを使いたい
- 引継ぎ書を簡単に作成したり、共有したりできる方法があればすぐに実践したい
という方は本記事を参考にすると、短時間で簡単に引継ぎ書をつくれるようになり、スピーディに情報を共有できる方法もわかります。
目次
引継ぎ書とマニュアルの違い
引継ぎ書とマニュアルは網羅している情報の範囲が異なります。
引継ぎ書には、業務の具体的な手順のほか、進行中のプロジェクト内容も掲載します。したがって、1つの業務だけでなく、さまざまな情報が載っているのが引継ぎ書です。
一方、マニュアルは業務全体の流れや手順が載っています。作業フローを理解するには有効なものの、マニュアルだけでは前任のメンバーの進捗を把握できません。
以上のことから、引継ぎ書は、マニュアルを補完する役割を果たしているのです。そのため、後任のメンバーにはマニュアルだけでなく引継ぎ書も必ず共有しましょう。
引継ぎ書における3つの作成ポイント
以下では、引継ぎ書における3つの作成ポイントを解説します。ポイントを押さえてつくることで、業務をスムーズに引き継げます。
頻度別にまとめる
1つ目は、引継ぎ書に載せる内容を頻度別にまとめることです。
引継ぎ書に「日報」や「週次ミーティング」などを混在させて載せると、後任のメンバーが「優先すべき作業」を判断しづらくなり、作業の抜け漏れが起こります。
こうしたトラブルを防ぐためにも、引継ぎ書には日次・月次・年次の頻度ごとに作業をまとめて”取り組むべき業務”を分かりやすくしましょう。
要点を押さえる
2つ目は、要点を押さえて引き継ぎ書の内容を簡潔にすることです。
引継ぎ書で業務を詳しく説明すれば、後任のメンバーがすぐに仕事を進められます。一方で、引継ぎ書の情報量が多いと、資料が読みづらくなるので注意が必要です。
そこで、要点押さえて業務を簡潔に説明すれば「分かりやすい引継ぎ書」になるのです。ただし、WordやExcelで引継ぎ書を作成するには、一定のITリテラシーが必要なので、慣れていないメンバーがつくると見づらい資料になってしまいます。
したがって、65歳の従業員でも使えるほどシンプルな「Stock」などのITツールを活用し、誰でも分かりやすい引継ぎ書がつくれる仕組みを整えましょう。
該当業務の関係者を記載する
3つ目は、引継ぐ業務に関係するメンバーを記載することです。
業務には、社内外の担当者と連携して進めるものもあります。そのため、業務の手順や目的に加えて、関係者情報も載せなければなりません。
関係者情報の例としては、名前や所属先、連絡先などが挙げられます。また、業務の担当が変わるときには事前に関係者に伝えて、トラブルを未然に防ぐべきです。
【無料】おすすめの引継ぎ書テンプレート・サイト6選
引継ぎ書は、日常業務の合間を縫いながらつくる必要があるので、短時間でつくることが求められます。
しかし、テンプレートを活用すれば、項目を埋めるだけで引継ぎ書が完成します。そこで、ここではおすすめのテンプレート6選を解説します。
【Word】楽しもう Office
楽しもうOfficeは、Wordで使える引継ぎ書テンプレートを提供しています。
フォーマットに沿って入力するだけで引継ぎ書が完成します。また、画像を貼る欄があり、視覚的に伝えられる点もメリットです。
【Word】SILAND.JP
SILAND.JPは引継ぎ書づくりで使えるWordテンプレートを配布しています。
見出し機能を使えば目次も簡単につくれます。ただし、設定できる項目が多い分、ITに慣れていない方は使いこなせない危険性に注意が必要です。
【Excel】経費削減実行委員会
経費削減実行委員会は「業務引継書」のExcelテンプレートを配っています。
表があらかじめつくられているので、項目を埋めるだけで引継ぎ書が完成します。しかし、”業務の詳細な手順を載せる欄”がないため、マニュアルとの併用が必須です。
【Excel】テンプレートの無料ダウンロード
テンプレートの無料ダウンロードは、Excelで使える業務引き継ぎ書のテンプレートを提供しています。
主な記入項目は、前任者名・後任者名・引継内容・チェックであり、シンプルに資料をまとめることができます。一方で、画像を入れる場所がなく、テキストのみで読みづらくなる恐れがあります。
【Word・Excel】テンプレルン
テンプレルンはA4サイズの業務引継ぎ書を提供しています。
ExcelとWordのほか、PDFバージョンも配布されているので、さまざまな場面で活用できます。しかし、画像を入れる欄がなく、テキストのみの資料となる点に注意が必要です。
【Word】無料のビジネス書式テンプレート
無料のビジネス書式テンプレートは引継ぎ書のWordテンプレートを配布しています。
引継内容の欄が大きめなので、詳細に情報を残せる点がメリットです。ただし、情報を詰め込み過ぎるとかえって読みづらくなるため注意しましょう。
【必見】引継ぎ書を最も簡単に作成・管理・共有できるツール
以下では、引継ぎ書を最も簡単に作成・管理・共有できるツールを紹介します。
テンプレートを使えば、引継ぎ書づくりの時間を大幅に減らせます。しかし、WordやExcelの引継ぎ書ではファイルを探す手間がかかり、管理が煩雑になる点に注意しなければなりません。
そこで、「引継ぎ書をまとめて管理できるツール」を導入すれば、必要な資料をすぐに見つけられます。とくに、検索機能があるツールを使えば、確認をするたびにファイルを開く手間もなくせるのです。
ただし、多機能なツールでは、ITが苦手な従業員は使いこなせないので注意しましょう。結論、選ぶべきは、非IT企業の65歳のメンバーでも説明なしで使えるほどシンプルな「Stock」一択です。
Stockの「ノート」はテキストに加えて画像やファイルも添付できるため、見やすい引継ぎ書を短時間でつくれます。さらに、「メッセージ」では話題が混ざらずに情報共有ができるため、Stockひとつで”テンプレートの作成・管理・共有”を効率化できるのです。
非IT企業の65歳の従業員でも使えるほどシンプルな「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
引継ぎ書の作成ポイントやテンプレートまとめ
ここまで、引継ぎ書の作成ポイントやテンプレートを解説しました。
引継ぎ書は、テンプレートを使えば短時間でつくれます。しかし、WordやExcelでつくるとファイル管理の手間がかかるので、簡単に作成・管理できるITツールを使うべきです。
ただし、多機能なITツールではメンバーが使いこなせず、引継ぎ書が活用されなくなります。そのため、「ITリテラシーがなくても使えるシンプルなツール」を導入し、誰もが簡単に「資料を作成・管理・共有できる仕組み」を整える必要があるのです。
結論、引き継ぎ書の「作成・管理・共有」が、誰でも簡単にできるツールの『Stock』一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、効率よく引き継ぎ書を作成しましょう。
