グループウェアは社内の情報を一元管理するのに役立ち、DX化の流れに乗って多くの企業が導入しています。さらに、スケジュールやタスク管理、ワークフローなど豊富な機能があるので、多くの業務を効率化できるのが特徴です。
一方で、グループウェアの導入を検討していても「機能が多すぎて結局何に使うのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、グループウェアの機能一覧や失敗しない選び方をご紹介します。
- 社内の情報やコミュニケーションを一元化する手段を探している
- グループウェアで具体的に何ができるのか知りたい
- グループウェアの何を見て選べば良いか分からない
という担当者の方はこの記事を参考にすると、グループウェアの機能や自社にとっての必要性が分かり、社内情報の一元管理に役立ちます。
目次
【すぐ分かる】グループウェアの標準機能一覧
以下の表は、グループウェアの標準機能をカテゴリごとにまとめたものです。ただし、すべて自社に必要なわけではなく、むしろ多機能すぎると使いこなせません。
したがって、「どの機能が自社に必要か」という視点で確認しましょう。
| 情報共有を円滑にする機能 | |
|---|---|
| ファイル共有機能 | 部署やチーム、カテゴリごとに書類を格納して整理する機能 |
| 掲示板機能 | 会社全体に対して情報発信する機能 |
| 文書作成 | 議事録や日報など業務上の文書を作成する機能 |
| 組織図共有 | 組織全体の部署構造について共有する機能 |
| コミュニケーションを促進する機能 | |
| メール/伝言機能 | パソコンのメールソフトのようにメールを送受信できる機能 |
| チャット機能 | チームや個人の間で会話のようにやりとりできる機能 |
| 在籍／離籍確認 | 現在の勤務状況（出社中や外出中など）を表示する機能 |
| Web会議機能 | オンライン上で会議できる機能 |
| 情報管理を簡素化する機能 | |
| プロジェクト管理機能 | プロジェクトの進捗状況を管理するための機能 |
| タスク管理機能 | 各社員が抱えるタスクを可視化する機能 |
| スケジュール管理機能 | 社員のスケジュールを可視化したり、日程調整したりする機能 |
| アドレス管理機能 | 社員や顧客のアドレスを一箇所に集約する機能 |
| 業務を効率化する機能 | |
| ワークフロー機能 | 決裁フローを明確化し、紙媒体よりも工数を減らすための機能 |
| タイムカード機能 | オンライン上で出退勤時間を入力する機能 |
| 検索機能 | 必要な資料を探し出すための機能 |
| 経費精算機能 | 経費の精算フローを効率化する機能 |
| リンク集 | 使用頻度の高いページをまとめておく機能 |
| その他の機能 | |
| 誤削除防止 | 削除した情報を一定期間保存し、誤削除に対応する機能 |
| ポータル機能 | トップページに重要な情報や使用頻度の高いものをまとめておく機能 |
| 運用管理 | メンバー削除・追加やグループの作成といった管理者向けの機能 |
グループウェアに搭載されている機能は以上の通りです。ここからは、各機能について具体的な内容や用途を確認しましょう。
情報共有を円滑にする機能
グループウェアには、属人化しがちなテキスト情報やファイル情報を円滑に共有するための機能が搭載されています。具体例は以下の4つです。
- ファイル共有機能
- 掲示板機能
- 文書作成
- 組織図共有
部署やチーム、顧客といったカテゴリごとに資料を整理して格納できる機能です。情報を一箇所に集約するので探す手間が省け、日々の業務や引継ぎに役立ちます。
社内全体へ向けて情報発信したい場合に使用する機能です。たとえば、人事情報や月間売上高などの経営情報を全社員へ知らせるのに活用されます。
議事録や日報といった業務上の文書を作成する機能です。専用のテンプレートを作成できるグループウェアもあり時短につながります。
組織全体の部署構造について共有する機能です。各部署とその業務内容を明確に示すことで、部署の垣根を超えて作業がスムーズになります。
コミュニケーションを促進する機能
グループウェアには、オンライン上でスムーズにやりとりするための機能が搭載されています。具体例は以下の4つの機能です。
- メール/伝言機能
- チャット機能
- 在籍／離籍確認
- Web会議機能
パソコンのメールソフトのようにメールを送受信する機能です。誰が読んだかが分かる”既読機能”があったり、スマホからアクセスしたりできる点でメールソフトと異なっています。
チームや個人間でメッセージをやりとりできる機能です。スタンプや絵文字も交えた会話ができるので、情報共有のハードルが下がります。
現在の勤務状況を表示する機能です。「出社中」「外出中」「休暇」など、各社員の勤務状況が明確に分かる、連絡するタイミングがつかみやすくなります。
オンライン上で会議できる機能で、リモートワークでも簡単に議論を交わせるのが最大の特徴です。また、議事録や日程調整もグループウェア内で完結します。
情報管理を簡素化する機能
グループウェアには、手間がかかってミスも発生しやすい”情報管理”を簡素化する機能が搭載されています。具体例は以下の3点です。
- プロジェクト管理
- タスク管理機能
- スケジュール管理機能
- アドレス管理機能
プロジェクトの進捗状況をチーム単位で確認できる機能です。やるべきことの工程や期限が可視化するため、期限内の目標達成に役立ちます。
各社員が抱えているタスクを可視化する機能です。自身の進捗状況に応じてほかの社員にタスクを依頼したり引き受けたりできるので、チーム全体の進捗管理にも役立ちます。
社員のスケジュールを可視化したり、日程調整したりする機能です。スケジュールや設備の空き状況を見ながら予定を立てられるため、日程調整が効率化します。
社員や顧客のアドレスを一か所に集約する機能です。たとえば、従来は担当者に属人化していた”顧客の連絡先”をグループウェアで管理することで、担当者不在の時にも対応できるようになります。
業務を効率化する機能
グループウェアには、面倒な作業や時間のかかるタスクなどをサポートして業務効率化を実現する機能が搭載されています。具体例は以下の5つの機能です。
- ワークフロー
- タイムカード機能
- 検索機能
- 経費精算機能
- リンク集
決裁フローを明確化し、紙媒体よりも工数を減らす機能です。申請に必要な書類の選択ミスや承認者を探す手間などが省け、承認までのスピードを上げられます。
オンライン上で出退勤時間を入力する機能です。紙のタイムカードで発生する”月の労働時間を計算する手間”が大幅に削減されます。
蓄積している資料の中から必要な資料を探し出すための機能です。全文検索だけでなくタイトルやタグで調べられると、情報を絞り込みやすいのでよりアクセスしやすくなります。
経費の精算フローを効率化する機能です。紙よりも手間がかからないうえに、オンライン上で承認してもらえるので申請にかかる時間を減らせます。
使用頻度の高いページをまとめる機能です。たとえば、議事録や日報作成などのマニュアルのページのリンクをまとめれば、都度ページを開く手間がなくなります。
使えたら便利！その他の機能
グループウェアには、上記以外にも「使いこなせたら便利な機能」が多数搭載されています。ただし、ITリテラシーが低いと使いこなせないケースもあるので注意しましょう。
- 誤削除防止
- ポータル機能
- 運用管理
削除した情報を一定期間保存し、誤削除に対応します。一度不要と判断した情報でも、方針転換によって再度必要になる可能性もあるので、削除後に自動で保存してくれる機能があると便利です。
グループウェアのトップページに重要な情報や使用頻度の高いものをまとめておく機能です。掲示板やチャット、スケジュールなど使用頻度の高い機能を選んで表示させられます。
メンバー削除・追加やグループの作成といった管理者向けの機能能です。管理の負担を減らすために、シンプルな仕様のものが望ましいと言えます。
グループウェアの機能を厳選すべき理由
グループウェアには豊富な機能が搭載されていますが、すべての機能を兼ね備えるツールが良いとは言えません。その理由は、機能が多すぎると社内に浸透しないためです。
たとえば、30種ほどの機能が搭載されている場合、そもそも一つひとつの操作方法を覚えるのに時間と手間がかかります。とくに、管理担当者が社員に対して使い方を教える教育コストがかさむのです。
また、運用し始めてからも「どの機能で何をするのか」を明確にルール化して全員に守らせなければ「何が便利なのか良く分からない」という状態のまま放置されかねません。
したがって、自社に必要な機能が厳選されたツールを選ばなければならないのです。たとえば、情報共有とコミュニケーション、そしてタスク管理という基本的な三つの機能からなる「Stock」のようなシンプルなツールを選びましょう。
グループウェア導入の3つのメリット
以下では、グループウェアを導入する3つのメリットをご紹介します。「グループウェアによって具体的にどのような効果があるのか知りたい」という方は必見です。
（1）円滑な業務が可能になる
グループウェアの機能を活用すれば業務をスムーズに進められます。
たとえば、口頭での情報共有は、相手を探したり伝達漏れがないか確認したりする手間がかかります。一方、グループウェアは自分が都合のよいタイミングで情報を発信し、確認状況もリアクションなどですぐに把握できるのです。
結果的に、浮いた時間を別の業務や集中すべきタスクに利用し、業務全体の効率化も目指せます。以上のように、従来の情報共有で発生していた手間を省き、業務を円滑に進められるのがメリットです。
（2）一つのツールで完結する
グループウェアには、業務の効率化に必要な機能がすべて備わっています。
さまざまな作業が一つのツールで完結するため、機能ごとにアプリやツールを行ったり来たりする必要がなく、大幅な工数削減が実現可能です。
一方で、Slackなど長年使用しているツールを使い続けながら新たにグループウェアを導入したい場合は、連携機能の付いたものを選んで併用しましょう。
（3）マルチデバイスからアクセスできる
スマホやタブレット端末など、PC以外のあらゆるデバイスから使えるのもメリットです。
職場のパソコン以外からでも時間や場所を問わずアクセス可能なので、移動中や外出先での時間を有効活用できます。また、テレワークや在宅勤務といった新しい働き方の推進に役立つのも強みです。
ただし、プランによってはスマホからアクセスできないため注意しましょう。
グループウェアに必要な機能があるツール3選
以下では、グループウェアに必要な機能が搭載されたツール3選をご紹介します。
グループウェアにはさまざまな機能がありますが、高い費用対効果を保って運用するには「厳選された機能を低コストで運用できるツール」を選ばなければなりません。
加えて、情報共有を活発化するには「ITに不慣れな社員でも使いこなせること」を重視しましょう。多機能で複雑なツールでは、機能を一つひとつ覚える手間がかかり、余計な運用コストがかかってしまうのです。
結論、最適なグループウェアは必要な機能が過不足なくそろっているうえに、導入初日から説明不要で使えるほど簡単な「Stock」一択です。
Stockは「ノート」へ情報を記載するという直感的な操作が基本です。また、ノートに付随した「メッセージ」があるのでチャットのように話題が入り乱れることもなく、さらに「タスク」によってプロジェクト管理も簡単にできます。
厳選された機能で使いやすいツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
チャットからWeb会議までできるツール「Microsoft Teams」
＜Microsoft Teamsの特徴＞
- 会議の内容を一箇所にまとめられる
- 共同編集が可能
会議のチャットや共有ファイルは一か所にまとめられるので、別々に保存する場合に比べてアクセスしやすくなります。
Word、PowerPoint、ExcelといったMicrosoft365アプリのコンテンツをリアルタイムで共同編集できます。
＜Microsoft Teamsの注意点＞
- 操作に慣れるまでに時間がかかる
Web会議や通話、チャットからファイルの共同編集までさまざまな機能が搭載されており、使い慣れるまでに時間を要します。
＜Microsoft Teamsの料金体系（一般法人向け）＞
Microsoft Teamsの一般法人向け料金体系は以下の表のとおりです。
（表は左右にスクロールできます。）
| Microsoft Teams (無料) | Microsoft Teams Essentials | Microsoft 365 Business Basic | Microsoft 365 Business Standard | |
|---|---|---|---|---|
| 料金 | 0円 | 430円/ユーザー/月 | 650円/ユーザー/月 | 1,360円/ユーザー/月 |
| 会議時間 | 1対1：最長30時間 グループ会議：最長60分間 | 1対1：最長30時間 グループ会議：最長30時間 | 1対1：最長30時間 グループ会議：最長30時間 | 1対1：最長30時間 グループ会議：最長30時間 |
| ファイル ストレージ | 全チームで 5 GB | 10GB | 1TB | 1TB |
Googleサービスと連携して使いこなすツール「Google Workspace」
＜Google Workspaceの特徴＞
- Googleが提供するビジネス向けのサービス
- サポート体制が充実
一般向けの無料アプリにはない「独自ドメインのメールアドレス」や「容量2倍のクラウドストレージ」といったビジネス向けのサービスを利用できます。
電話とメールによる24時間365日のサポート体制です。
＜Google Workspaceの注意点＞
- 効果がコストに見合わない可能性がある
カレンダーやメールといった特定の機能しか使わない場合、費用対効果が小さくなります。とくに中小企業や非IT企業に起こりやすいケースです。
＜Google Workspaceの料金体系＞
- Business Starter：680円/ユーザー/月
- Business Standard：1,360円/ユーザー/月
- Business Plus：2,040円/ユーザー/月
- Enterprise：要問い合わせ
【失敗しない】グループウェアの選び方
以下では、グループウェアの失敗しない選び方をご紹介します。グループウェアが社内に浸透しない原因を未然に防げる内容なので、担当者の方は必見です。
簡単に使えるか
社員全員が簡単に使えるツールを選びましょう。
たとえば、エンジニア向けで高度な機能が搭載されたツールは一見便利に見えますが「実際に操作すると難しくて挫折してしまった」というケースに陥りやすいです。
したがって、実際に現場で操作する社員のITリテラシーを考慮して「誰でも簡単に使えるツール」を選ばなければなりません。可能な限りシンプルで直感的に操作できることを判断基準にしましょう。
費用対効果が大きいか
費用対効果が大きく、継続的に運用できるツールを選びましょう。
グループウェアにはさまざまな機能が搭載されていますが、多機能ツールやカスタムできるツールはその分料金が高いです。そのため、とくに非IT企業や中小企業では「結局特定の機能しか使っておらず、運用コストに見合ってない」という状況になりかねません。
したがって、グループウェアに求める機能を吟味してツールを選び、費用対効果を大きくしましょう。たとえば、社内・チームの情報共有に必要な機能が過不足なく搭載された「Stock」のように、厳選された機能を低コストで利用できるツールもあるのです。
グループウェアの主要な機能まとめ
ここまでグループウェアの主な機能やメリット、失敗例、グループウェアを選ぶときのポイントについて解説しました。グループウェアには、主に以下のような機能があります。
- 情報共有を円滑にする機能：ファイル共有や掲示板
- コミュニケーションを促進する機能：チャットやWeb会議
- 管理を簡素化する機能：プロジェクト・タスク管理
- 業務を効率化する機能：ワークフローやタイムカード
- 使いこなせば便利な機能：誤削除防止や運用管理
以上のように多種多様な機能がありますが、すべてを備えている必要はありません。むしろ、必要な機能が厳選されているほど使いやすく、費用対効果も高くなります。
たとえば、今回ご紹介したStockは、チームや社内の情報共有に必要な機能が過不足なく搭載されており、直感的に操作できるほどシンプルなツールです。
無料登録は1分で完了します。ぜひ「Stock」を活用して情報管理を一元化し、アナログな情報共有のストレスを解消しましょう。
