近年、紙媒体での管理方法を見直し、ITツールを用いて情報管理を効率化する企業が増えています。
たとえば、「Garoon」はサイボウズ社の提供するグループウェアのひとつで、ビジネスに役立つさまざまな機能が複合しています。しかし、自社に適しているかわからずに、導入に悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Garoonの特徴や機能・ユーザーの声からサイボウズOfficeとの違いまでを網羅的に紹介します。
- 煩雑な情報管理を効率化し、必要な情報をすぐに取り出したい
- 多機能なグループウェアを導入するメリットや懸念点を洗いだしたい
- 円滑なプロジェクトの進行を実現するツールの特徴を知りたい
という方が本記事を参考にすると、Garoonの導入可否を複数の視点から検討できるだけでなく、自社に適したツール選びの判断基準が得られます。
目次
Garoon(ガルーン)とは
Garoonとは、サイボウズ社の提供するサービスのひとつであり、幅広い業務を効率化するグループウェアです。利用人数が10人～数万人規模まで対応可能なうえ、業務全般に利用できる多機能な点が評価され、6,800社以上で導入されています。
Garoon(ガルーン)の特徴
Garoonの特徴は「オープンな情報共有」と「自社に合わせてカスタマイズ可能な点」です。
Garoonは、部署の垣根をこえたオープンな情報共有を実現します。具体的には、「メッセージ」や「スペース」などの用途ごとに使い分けられる共有機能によって、誰が・いつ・何をしているのかを明確化します。
また、GaroonはJavaScriptファイルやCSSファイル（ページレイアウトを決定するスタイルシート）を利用して、操作画面をカスタマイズできます。
このように、Garoonは豊富な機能に加え、レイアウトのカスタムも行える自由度の高いツールと言えるのです。
Garoon(ガルーン)の機能
Garoonは主に、下記3つの機能で構成されています。
- 情報共有
- スケジュール
- ワークフロー
「メッセージ」「掲示板」「スペース」といった手法で社内情報を共有します。
社員の予定を管理し、スムーズにスケジュールを調整します。
社内申請を電子化し、迅速な承認を実現します。
このようにGaroonは、社内の情報共有を活発にする機能が豊富に搭載されています。
Garoon(ガルーン)とサイボウズOfficeの違い
GaroonとサイボウズOfficeは、いずれもサイボウズ株式会社のグループウェアですが「想定規模」と「対応言語」に大きな違いがあります。
Garoonでは、10～数万人までを想定されて作られていますが、サイボウズOfficeは100人以下の小・中規模利用向けに設計されています。そのため、大人数での利用が想定されるGaroonは、サイボウズOfficeよりも詳細にアクセス権限を設定できます。
また、両ツールは対応言語も異なります。サイボウズOfficeでは日本語のみ対応している一方、Garoonは日・英・簡・繁の4言語を扱えるので、言語や所在地の異なるメンバーとも利用しやすくなっているのです。
Garoon(ガルーン)の使い方
以下では、Garoonの主な機能と使い方を紹介します。Garoonの実際の機能を確認し、自社のニーズに沿っているかを判断しましょう。
メンバーのスケジュールを管理する
Garoonはメンバーのスケジュールを正確に管理し、計画通りの業務進捗に貢献します。
上記画像のように、各メンバーが自身の予定やタスクを登録すると、閲覧者は選択したメンバーのスケジュールを一覧で確かめられます。そのため、業務の集中しているメンバーの可視化や、メンバーの空き時間の抽出に役立ちます。
また、予定ごとにコメントで会話ができるので、メールや他ツールを併用する手間なくやりとりが可能です。スケジュールのアクセス権を「閲覧」「変更」「追加」「削除」の4項目から詳細に決められる点も、情報を保護するうえでポイントとなります。
情報共有機能で社内コミュニケーションを活発にする
グループウェア（社内の情報共有を円滑化し、業務効率化に貢献するツール）であるGaroonは、以下の3種類の情報共有機能を備えています。
- メッセージ
- 掲示板
- スペース
宛先の人物のみ閲覧でき、個人間の業務連絡やプライベートな内容のやりとりに適しています。
全社に向けて情報を発信できるため、社内イベントや社長メッセージに使えます。
部署内やチーム内での利用が想定された機能で、ToDoでメンバーのタスク管理も行えます。
このようにGaroonは、共有内容や相手によって機能を選べる点が特徴的です。また、Garoon内からメールも使えるので、社外の情報共有には「メール」を使い、社内共有は上記機能を用いるなどの使い分けも行えるのです。
アクセス権限を詳細に管理し情報を保持する
Garoonは、情報利用に対する権限を詳細に管理できます。
Garoonのアクセス権限はファイル共有時にフォルダ単位で運用権限を設定できます。閲覧・編集権限に加え、通知設定まで細かく設けられるので、情報を保持しながら確認漏れを防げます。
また、誰が・いつ・どのように情報を編集したかの履歴も確かめられ、更新ミスが乗じた場合でも過去のファイルを復元可能です。そのため、誤操作などの、意図しない編集が生じてもデータを安全に保てるのです。
Garoon(ガルーン)の料金プラン一覧
Garoonにはクラウド版とパッケージ版の2種類の料金体系が用意されています。
＜クラウド版＞
| 料金の詳細 | |
|---|---|
| 〜300ユーザー |
845円/1ユーザー/月・9,935円/1ユーザー/年 |
| 301〜1,000ユーザー |
800円/1ユーザー/月・9,405円/1ユーザー/年 |
| 1,001～ユーザー |
問い合わせが必要です |
＜パッケージ版＞
| 料金の詳細 | |
|---|---|
| 〜50ユーザー |
600,000円/50ユーザー |
| 51〜249ユーザー |
11,000円/1ユーザー |
| 250〜499ユーザー |
10,000円/1ユーザー |
| 500〜999ユーザー |
9,000円/1ユーザー |
| 1,000〜2,449ユーザー |
8,000円/1ユーザー |
| 2,500〜4,999ユーザー |
7,500円/1ユーザー |
| 5,000～ |
問い合わせが必要です |
Garoonには、メールアドレスや企業名の登録で利用できる30日間の無料試用期間が用意されています。そのため、まずは実際の使用感を確かめ、導入後のミスマッチを防ぎましょう。
また、Garoonは有料オプションでセキュリティの強化やディスクの増設が可能なので、導入前に一度問い合わせをおすすめします。
参照：Garoonの料金プラン
Garoon(ガルーン)の評判
ここでは、Garoonを実際に導入したユーザの声や評判を紹介します。第三者の客観的な評価を参考に、導入可否の判断材料にしましょう。
※こちらでご紹介する口コミ・評判はITreviewより引用しております。
Garoon(ガルーン)の良い口コミ・評判
はじめに、Garoonの良い口コミ・評判を紹介します。ユーザーからは「機能が豊富」「拡張性が高い」との声が挙がっています。
非公開ユーザー、投稿日：2023年01月27日他社のグループウェアから乗り換えたが、他システムとの連携など、拡張性は高い。一方で、パッケージソフト特有の融通が利かない面（例：一部の機能はカスタマイズ不可など）もあり、その点に目を瞑れば使い勝手が良い。また全国的に利用ユーザがいて、数多くの好例を参照できる点が良い。
非公開ユーザー、投稿日：2023年01月24日・社内のスケジュール管理やワークフローを使用した各申請業務など、幅広い業務の基盤ツールとして使っています。 特にスケジュール管理は、アウトルックなど他の機能と比べて見やすいです。テレワークでほかの人の予定を確認することが増えたので、便利だと思いました。 ・プロフィールの写真やトップ画面のデザインが変えられるのは地味に気に入っています。社内の人の意外なプライベートな写真（ゴリゴリの大型バイクに乗っている、ペットとの2ショットなど）が見れたりして、結構面白いです。
非公開ユーザー、投稿日：2023年01月23日数年前からクラウド版を利用しています（オンプレミス版からの乗り換えです）。 クラウド版について、下記の点にメリットを感じています。 ①データ量が増えても動作が軽快 コロナ禍によるペーパーレス化の推進に対応するため、利用する機能を増やし データ量がかなり増えましたが、体感速度は全く変わらず軽快に動作しています。 ②1ユーザーあたりの標準ディスク割り当て量が多い 1アカウントあたりの標準でのディスク割り当て量が5GBと比較的多く、空き容量を 気にせずに利用できます。 ③細かい部分での機能改善が頻繁に行われており、使い勝手が改善している ほぼ毎月何らかの機能改善があります。 当方では使用していない機能も結構ありますが、ユーザーの要望を反映していることが伺えます。
非公開ユーザー、投稿日：2023年01月17日弊社の場合、管理者側にて機能をおさえて社内に公開をしている為、偏った意見にはなってしまうが、 全体的には特にマニュアルいらずで、感覚的に利用できる点がいいと思います。 また、MYポータルとして個人単位でTOP画面を作成できる点も必要なものだけを集約しTOPで確認ができる点 ものすごく重宝しています
非公開ユーザー、投稿日：2023年01月06日ガルーンでは、スケジュールの登録だけでなく、他の職員の予定も確認できるので、他の職員に用事があるときなどとても重宝しています。また、ファイルの共有やワークフロー機能を使って決裁も取ることが出来る点も良い点だと思います。
Garoon(ガルーン)の改善点に関する口コミ・評判
次に、Garoonの改善点に関する口コミ・評判を紹介します。ユーザーからは「スマホ対応が不充分」「決裁機能が欲しい」との声が挙がっています。
非公開ユーザー、投稿日：2023年01月25日とにかくスマホ対応の充実だと思います。Googleカレンダーなど、他のツールとの連携も弱いので（使いこなせていないだけでしたら申し訳ないですが）、 PCがない環境に置かれると途端に使用難易度が上がります。 細かいことを言うと、スペースや稟議で、件数が増えてくると管理が難しくなります。 タグ付けやグルーピングなどの管理方法がもう少し充実されると良いかもしれません。 また通知の管理をしっかり行わないと通知機能が形骸化する点も、マメな正確でない利用者にはやや難があります。
非公開ユーザー、投稿日：2023年01月24日・アウトルックやTeamsのように、在籍・不在が色でわかるようになると、スケジュール確認のためにもっとわかりやすいと思いました。 ・ホーム画面のデザインは使い始めて以来一度も増えたことがないので、定期的に新しいものが増えるとうれしいです。
非公開ユーザー、投稿日：2023年01月17日他のカレンダーとのカレンダー連携が広く簡単にできるといいと思います。 現状、出力してそれをGoogleカレンダーに手動でインポートしているのでそこが改善されるといいと思います。 また、アプリの提供はありがたいが確認をする程度であれば特に支障はないのですが、登録となると何か不便がある（施設登録など）
非公開ユーザー、投稿日：2023年01月06日ワークフローを作成途中で一度保存をしても決裁経路の部分がリセットされてしまうことがあるので、改善してほしいなと感じています。スケジュール管理の面では特に問題はありません。
非公開ユーザー、投稿日：2022年12月16日決裁機能がなく、せっかく通知や依頼があっても、一度端末にデータをダウンロードして、別システムの決裁システムに手打ちにて入力しなければならないので、ガルーンの機能に決裁機能があると非常に助かると思う。 文書管理機能が装備されているが、保存できる容量が少ないのでどうしても端末のハードディスクに保存してしまうので、容量の改善があればなお良いと思う。
シンプルな操作性で業務を効率化するITツール
以下では、シンプルな操作性で業務を効率化するITツールを紹介します。
Garoonは、機密性の高い情報共有や幅広い業務を効率化する多くの機能に加え、自社に合わせてカスタマイズ可能な点が特徴です。したがって、豊富な機能を使いこなせるITツールに馴染みある企業に適していると言えます。
一方で、多機能なツールは操作が複雑になりやすく、非IT企業が導入すると、全メンバーが確実に運用できない恐れがあります。さらに、利用しない機能にも料金コストが発生し続けるため、自社のニーズに合わない機能が多い場合は、費用対効果が低下するリスクも伴います。
そのため、導入したシステムを形骸化させず長期運用するには、誰でも確実に使いこなせるツールを選びましょう。結論、非IT企業に勤める65歳以上の社員でも、即日で運用できるほどシンプルなツール：「Stock」でプロジェクトを管理しましょう。
Stockの「ノート」にあらゆる情報を蓄積し「フォルダ」で整理すれば、必要な情報を即座に見つけ出せます。さらに、「メッセージ」や「タスク」を紐づければ、チャットツールのように情報やタスクが流れず確実に管理できるのです。
過不足の無い機能で円滑な情報共有を実現するツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
Garoon(ガルーン)の使い方や口コミ・評判まとめ
ここまで、GaroonについてサイボウズOfficeとの違いなど幅広く解説しました。
Garoonは、情報共有に関する機能で幅広い業務を効率化します。一方、多機能なツールは全社で運用できれば会社の基幹ツールになりえるものの、ITツールに馴染みないメンバーでは使いこなせず形骸化する恐れがあります。
とくに、情報共有やプロジェクト管理の効率化には、全メンバーの対応が求められます。そこで、場所を問わず利用可能なITツールが役立ちますが、操作方法の習得に時間がかかると業務の遅滞を招きかねません。
したがって、ITツールに馴染みないメンバーがいる企業の「情報共有」と「プロジェクト管理」は、シンプルなサービスを使いましょう。結論、過不足の無い機能を誰でも使いこなせるツール：Stockが最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、業務に関する情報をストレスなく管理しましょう。
