昨今では、ビジネス環境でもDX化が進んでおり、社内の情報共有やコミュニケーションを効率化する「グループウェア」を導入する企業が増えています。
しかし、「グループウェアの導入を失敗しないためにも、まずは無料で試したい」と考える方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、無料でも使えるグループウェア11選を中心にご紹介します。
- そもそもグループウェアで何ができるのか分からない
- まずは無料のグループウェアを使って、社内で役立つか試したい
- さまざまなグループウェアを比較しながら選定したい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、自社に最適なツールが分かるうえ、社内の情報共有を効率化できるようになります。
目次
- 1 グループウェアとは？
- 2 【無料あり】フリープランから使えるグループウェア8選
- 3 無料で使えるグループウェア8選の比較表
- 4 【条件付きで無料】期間限定で試せるグループウェア3選
- 5 無料で試せるグループウェア3選の比較表
- 6 無料のグループウェアを選ぶときの4つの注意点
- 7 グループウェアを使う3つのメリットとは
- 8 無料でも使えるグループウェアまとめ
グループウェアとは？
グループウェアとは、企業やチーム内のコミュニケーションを円滑にして、業務を効率化するためのツールのことです。
主な機能としては、情報やスケジュール、ファイルなどを共有したり、メンバー同士でやりとりしたりできます。
【無料あり】フリープランから使えるグループウェア8選
以下では、フリープランから使えるグループウェアを8選紹介します。
無料のグループウェアは、中小企業にとっても導入しやすいメリットがあります。しかし、たとえ無料だとしても、機能に過不足があると求める成果を出すことができません。
加えて、操作が難しいツールでは、教育コストがかかるうえ、ITに不慣れな現場には馴染まないので注意が必要です。したがって、「必要な機能が過不足なく備わっていて、誰でも簡単に使えるツール」を選びましょう。
結論、導入すべきグループウェアは、非IT企業の65歳以上でも説明なしで簡単に使いこなせて、情報共有に必要な機能を過不足なく備えた「Stock」一択です。
Stockの「ノート」には、あらゆる情報を残せるうえに、リアルタイムでチームに共有できます。また、ノートに紐づく「メッセージ」と「タスク」を使えば、話題が混ざることなく、やりとりやタスク管理まで完結するのです。
最も簡単に使いこなせるグループウェア「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
小規模な組織向けグループウェア「チームルーム」
＜チームルームの特徴＞
- ホームページを作成できる
- 掲示板の保存期限がない
4つの質問に答えて、選択するだけで簡単にホームページを作成できます。また、作成したホームページは、チームの掲示板として運用可能です。
チームで共有した連絡や写真、動画には保存期限がありません。
＜チームルームの注意点＞
- ビジネス用には機能が不足している場合がある
自治体や習い事、サークルなど小規模なチーム向けのツールなので、ビジネスで使うには、機能不足の心配やセキュリティ面での懸念があります。
＜チームルームの料金体系＞
すべての機能を無料で利用できます。
豊富な機能が完全無料で使えるグループウェア「GRIDY」
＜GRIDYの特徴＞
- すぐに導入できる
- 機能が豊富に備わっている
新規登録フォームで基本情報を登録するだけで、簡単に導入できます。
スケジュールやメッセージ、ToDoをはじめとした23種類の機能が搭載されており、さまざまな場面で活用できます。
＜GRIDYの注意点＞
- スマホでは使えない
GRIDYの無料版はPCでしか使えないため「スマホからも使いたい」という方は、有料版への移行が必須となります。
＜GRIDYの料金体系＞
- 無料版：0円
- 有料版：要問合せ
すべてが無制限で完全無料グループウェア「R-GROUP」
＜R-GROUPの特徴＞
- 完全無料でユーザー数制限もなし
- スマホからも利用できる
無料ですべての機能が利用でき、ユーザー数制限もありません。
PCだけなくスマホにも対応しているため「社内ではPCからアクセスし、外出先ではスマホからアクセスする」といった使い方ができます。
＜R-GROUPの注意点＞
- セキュリティに懸念がある
HPからでは、セキュリティ対策に関する記載が見られません。詳細は問い合わせが必要です。
＜R-GROUPの料金体系＞
すべての機能を無料で利用できます。
5グループまで作れるグループウェア「enclo」
＜encloの特徴＞
- メッセージの検索機能がついている
- 手書き文字も共有できる
グループ/サブグループ/個人ごとに分けてメッセージ可能です。また、検索機能がついているため、やりとりを探し出す手間を省けます。
画像やテキストだけでなく、手書きのホワイトボードも共有できます。
＜encloの注意点＞
- 小規模の企業向けの傾向がある
フリープランの場合には「人数は5名まで」「作成できるグループが5つまで」と制限があります。そのため、大人数での利用は有料化が必須となってしまいます。
＜encloの料金体系＞
- フリー：0円
- マイプラン：350円/月（月払い）
- ビジネス：2,000円～/月（月払い）
オンプレミス型でユーザー数無制限のグループウェア「GroupSession」
＜GroupSessionの特徴＞
- 無料でユーザー数無制限
- さまざまな機能を搭載
無料ですべての機能を使えるうえ、ユーザー数も無制限です。
スケジュールやショートメール、ワークフローなど約20種類の機能が搭載されており、さまざまな場面で役立ちます。
＜GroupSessionの注意点＞
- 導入でつまずく恐れがある
サーバの調達や導入作業は自社で実施しなければならないため、ITに慣れていない企業では、初期段階でつまずく可能性があります。
＜GroupSessionの料金体系＞
- GroupSession
- GroupSession byCloud
- GroupSession ZION
GroupSession無料版：0円
オプション：12,000円〜/年
byCloudスマートプラン：300円/ユーザー/月
byCloudプレミアムプラン：600円/ユーザー/月
byCloud専用サーバプラン：960,000円〜/年
一般価格：400,000円〜
ガバメント・アカデミック価格：280,000円〜
LINEのような使い心地のグループウェア「LINE WORKS」
＜LINE WORKSの特徴＞
- LINEと同じ感覚でチャットができる
- 外部ツールと連携できる
プライベート用のチャットアプリであるLINEと同じような仕様のため、LINEユーザーであればストレスなく使いこなせます。
人事ソフトやワークフローの自動化サービスなど、自社で利用しているほかの外部ツールと連携できる場合があります。
＜LINE WORKSの注意点＞
- 情報が流れてしまう
チャット機能の特性上、やりとりが流れてしまい情報を見返す手間がかかります。
＜LINE WORKSの料金体系＞
- FREE：0円
- STANDARD：540円/ユーザー/月（月払い）
- ADVANCED：960円/ユーザー/月（月払い）
最先端の機能が豊富なグループウェア「Lark」
＜Larkの特徴＞
- さまざまな機能がある
- ユーザー数50人までは無料プランがある
メッセージや自動翻訳、ドキュメントアプリなど多くの機能が搭載されています。
ほとんどの機能を備えたSTARTERでも、50名までであれば無料で使えます。
＜Larkの注意点＞
- 無料版はセキュリティ面での不安がある
無料のSTARTERプランには、高度なユーザー権限設定やシングルサインオンなどの機能が搭載されていないため、セキュリティに不足を感じる可能性があります。
＜Larkの料金体系＞
- STARTER：0円
- PRO：1,420円/ユーザー/月
- ENTERPRISE：要問い合わせ
無料で使えるグループウェア8選の比較表
以下は、無料で使えるグループウェア8選の比較表です。（左右にスクロール可能）
| 【一番おすすめ】Stock | チームルーム | GRIDY | R-GROUP | |
|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
最も簡単に使いこなせるグループウェア |
小規模な組織向け |
豊富な機能が完全無料で使える |
すべてが無制限で完全無料 |
| 料金 |
・無料プラン：0円
・有料プラン：500円〜/ユーザー/月 |
・無料 |
・無料 |
・無料 |
| HP |
「Stock」の詳細はこちら |
「チームルーム」の詳細はこちら |
「GRIDY」の詳細はこちら |
「R-GROUP」の詳細はこちら |
| enclo | GroupSession | LINE WORKS | Lark | |
|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
5グループまで作れる |
オンプレミス型でユーザー数無制限 |
LINEのような使い心地 |
最先端の機能が豊富 |
| 料金 |
・フリー：0円
・マイプラン：350円/月
・ビジネス：2,000円～/月 |
・無料版：0円
・byCloud：300円/ユーザー/月
・ZION：400,000円〜 |
・FREE：0円
・STANDARD：540円/ユーザー/月
・ADVANCED：960円/ユーザー/月 |
・STARTER：0円
・PRO：1,420円/ユーザー/月
・ENTERPRISE：要問い合わせ |
| HP |
「enclo」の詳細はこちら |
「GroupSession」の詳細はこちら |
の詳細はこちら |
「Lark」の詳細はこちら |
無料だからといって、複数のツールを導入すると社員が混乱してしまいます。そのため、どのツールを導入するか迷ったときは「導入までのスムーズさ」「サポート体制」「現場への馴染みやすさ」などを注視するのがおすすめです。
【条件付きで無料】期間限定で試せるグループウェア3選
以下では、無料で試せるグループウェア3選をご紹介します。無料試用ができるツールは使い心地を試すのにおすすめです。
15日間無料で使える グループウェア「Zoho Connect」
＜Zoho Connectの特徴＞
- 分散しているコミュニケーションのチャネルを集約できる
- 知識を共有する場になる
フォーラムやイベント、チャット・タスクの機能をまとめて管理できます。
マニュアルや議事録など、社内のナレッジやノウハウをいつでも閲覧できます。
＜Zoho Connectの注意点＞
- 使用人数に制限あり
もともと海外向けに作られたものなので、日本企業が使いこなすのは難しいという声があることに注意が必要です。
＜Zoho Connectの料金体系＞
- 内部ネットワーク（従業員専用）
- 外部ネットワーク
エンタープライズ：120円/ユーザー/月（月払い）
アルティメット：360円/ユーザー/月（月払い）
スターター：1,200円/月（月払い）
13,800円/月（月払い）
最長1か月無料で試せるグループウェア「Qube」
＜iQubeの特徴＞
- 情報の属人化を防ぐ
- グループごと情報共有が可能
社内ノウハウの蓄積に特化しており、属人化しがちな情報をストックします。
グループごとに文書を共有できます。また、「誰が読んだのか」も分かるので、読み逃している人へ直接声をかけられます。
＜iQubeの注意点＞
- 情報にすぐにアクセスできない可能性あり
社内情報を残す手段が複数あるため、かえって情報へのアクセスが面倒になる可能性があります。
＜iQubeの料金体系＞
- 1か月無料プラン：申込みした月末まで利用できる
- スタンダードプラン：440円/月（月払い）
- プレミアムプラン：770円/月（月払い）
14日間すべての機能を試せるグループウェア「クロジカ」
＜クロジカの特徴＞
- チームの予定が一目で分かる
- 日程調整が簡単にできる
チームの予定や会議の時間を一つのカレンダーに集約して確認できます。また、予定を重複して入れようとするとアラートが表示される機能もあります。
URLを送り、相手に日程を選んでもらうだけで簡単に日程調整が完了します。
＜クロジカの注意点＞
- 情報を残すことができない
チャット機能はあるものの特性上、やりとりが流れてしまうので、重要な内容は別の手段を使って残しておかなければなりません。
＜クロジカの料金体系＞
- フリー：0円
- ベーシック：600円/ユーザー/月（月払い）
- プレミアム：960円/ユーザー/月（月払い）
無料で試せるグループウェア3選の比較表
以下は、無料で試せるグループウェア3選の比較表です。（左右にスクロール可能）
| Zoho Connect | iQube | クロジカ | |
|---|---|---|---|
| 特徴 |
15日間無料で使える |
最長1か月無料で試せる |
14日間すべての機能を試せる |
| 料金 |
・エンタープライズ：120円/ユーザー/月
・アルティメット：360円/ユーザー/月
スターター：1,200円/月
外部ネットワーク：13,800円/月 |
・1か月無料プラン：0円
・スタンダードプラン：440円/月
・プレミアムプラン：770円/月 |
・フリー：0円
・ベーシック：600円/ユーザー/月
・プレミアム：960円/ユーザー/月 |
| HP |
「Zoho Connect」の詳細はこちら |
「iQube」の詳細はこちら |
「クロジカ」の詳細はこちら |
上記のような期限付きでツールを利用する場合は、本申し込みするときに「お試し期間中のデータは継続して使えるのか」を確認しておきましょう。
無料のグループウェアを選ぶときの4つの注意点
「有名だから」「大手の企業が導入しているから」という理由だけでグループウェアを選ぶと、機能が自社の現状とマッチせず、社内へ定着しない可能性があります。したがって、以下の注意点を押さえたうえで、グループウェアを選定しましょう。
（1）機能に過不足がないか
1つ目の注意点は、必要な機能が過不足なく揃っていることです。
グループウェアを導入したものの、自社に必要な機能がなく、結果的に別のツールを併用することになっては余計なコストがかかります。逆に、機能が多すぎると使いこなすのが難しく、社内へ定着しません。
以上のように、グループウェアの機能に過不足があると求める効果を得られない可能性が高くなってしまうのです。したがって、「必要な機能がそろっているシンプルなグループウェアであること」を条件にしましょう。
（2）操作は簡単か
2つ目の注意点として、操作方法は簡単か確認しましょう。
多機能で操作が難しいツールでは、ITに不慣れな方は使いこないので、社内に浸透しません。加えて、無料プランには、サポート体制が充実していない場合もあるので注意が必要です。
したがって、「即日使いこなせるほど簡単に操作できるツール」を選びましょう。たとえば、あらゆる情報を「ノート」に残すだけで、簡単にチームに共有できる「Stock」のようなツールを使えば、非IT企業の方も安心です。
（3）セキュリティが強固か
3つ目の注意点は、セキュリティが強固であることです。
グループウェアでは社内の機密情報を管理するため、高度なセキュリティ機能が必須です。たとえば、国際的なセキュリティ資格であるISO27001（ISMS）を取得しているかを基準にするだけでも、情報漏洩のリスクを下げられます。
以上のように、社内のあらゆる情報を一か所に集約するからこそ、セキュリティのグループウェアであるか注意しましょう。
（4）スマホに対応しているか
4つ目の注意点は、スマホやタブレットに対応していることです。
PCからでしか使えないグループウェアでは、情報を確認できる時間や場所が限られてしまいます。そのため、現場で作業していたり、移動中だったりする場合に、すぐにメッセージを確認できず、迅速に対応できないことも起こり得るのです。
とくに、完全無料のグループウェアはPCにしか対応していないケースが多いため、スマホ対応かを必ず確認しましょう。
グループウェアを使う3つのメリットとは
以下では、グループウェアを使う3つのメリットをご紹介します。新しいツールを導入するときは、メリットを正しく説明できると従業員の理解も深まるので、担当者の方は必見です。
（1）社内の情報共有ツールとして使える
1つ目のメリットは、社内の情報共有ツールとして使える点です。
従来、社内の情報共有は口頭やメール、Excelなどを使い分けるのが一般的で、さまざまな場所に情報が分散する状態でした。しかし、グループウェアによって情報を一元化することで「何が、どこにあるのか分からない事態」を回避できるのです。
以上のように、情報をやりとりする場所が一つに定まるだけでなく、案件や顧客ごとの「フォルダ」を作って振り分けられるので、必要な情報をスムーズに共有したり見つけたりできるのです。
（2）作業を一元化できる
2つ目のメリットは、作業を一元化できる点です。
たとえば、「社内の連絡にはチャットツール」「ファイル共有はストレージサービス」と、用途別にツールを使い分けるのは面倒です。一方、ファイルを残せる「ノート」と、ノートに紐づく「メッセージ」がある「Stock」であれば管理を一元化できます。
以上のように、ツールをひとつに集約すると情報を探す手間が省けるため、業務効率化に貢献するのです。
（3）すぐに情報へアクセスできる
3つ目のメリットは、すぐに情報へアクセスできる点です。
時間や場所を問わず必要な情報へアクセスしたい方は、クラウドサービスのグループウェアを選びましょう。クラウドサービスなら、インターネットが整った環境であれば、外出先からも情報を確認することができます。
そのため、「PCが使えずに情報を確認できなかった」というトラブルを回避しつつ、スピーディーな情報へアクセスを実現するのです。
無料でも使えるグループウェアまとめ
ここまで、無料でも使えるグループウェアや選定ポイントを中心に紹介しました。グループウェアを選ぶときは以下の4つのポイントを押さえましょう。
- 必要な機能に過不足がないか
- 誰でも簡単に使いこなせるか
- 情報漏洩のリスクがないか
- マルチデバイスに対応しているか
とくに、非IT企業では「操作は簡単か」というポイントを重視して、全員が使いこなせるグループウェアを選ばなければなりません。
したがって、自社が導入すべきなのは、必要な機能に過不足がなく、ITに詳しくない65歳以上の方でも使いこなせるグループウェア「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、社内の情報共有・管理を効率化しましょう。
