近年、業務の効率化のため導入する企業が多くなっている勤怠管理システムですが、なかには無料で使えるものもあります。
ですが、「無料版は有料版と比較し、どのような違いがあるのだろうか」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、無料で使えるおすすめの勤怠管理システムを中心にご紹介します。
- 勤怠管理システムを無料で導入してみたい
- 無料版と有料版の違いを知りたい
- 無料版を導入するときの注意点を知りたい
という方はこの記事を参考にすると、勤怠管理システムの無料版と有料版の違いだけでなく、選定するときのポイントも分かります。
目次
勤怠管理システムとは
勤怠管理システムとは、従業員の出退勤時間や残業時間、休暇などの勤怠に関わる管理を効率化する仕組みのことです。
勤怠管理システムは、会社に出勤して記録するタイムカードとは違い、社外からでも出社・退社時刻を正確に記録できる機能もあるので、テレワークや出張などの勤務管理にも最適です。
また、給与計算システムなどの勤怠管理に関連するシステムと連携することで、より多くの業務の負担を減らせます。
勤怠管理システムの無料版と有料版の違い
有料版と比較すると、無料版には主に以下のような制限があります。
- 利用できるユーザー数に制限がある
- 一部の機能が利用できない
- データの保存容量や保存期間に制限がある
- 広告が表示される
- サポート対応が制限される
制限はあるものの、利用人数の少ない小規模や中規模の企業であれば、無料版でも十分に効果を感じられます。
無料で使える勤怠管理システム3選
以下では、無料で使える勤怠管理システムをご紹介します。それぞれのシステムの特徴と注意点を理解し、自社にあったものを選びましょう。
「ハーモス勤怠」
ハーモス勤怠の特徴
- 法律に則った管理が可能
- 打刻方法の選択が多様
働き方改革に関連して変更された勤務体系にも対応しており、改訂に合わせて定期的な機能改善も実施されています。
ICカードや「Slack」「LINE」など、働き方に応じて打刻方法を選択できます。
ハーモス勤怠の注意点
- 初期設定が難しい
社員やパート、業務委託など、雇用形態が異なる場合の初期設定が少し難しいという注意点があります。
ハーモス勤怠の料金体系
- 無料プラン：0円
- 有料プラン：100円〜/月
「ジョブカン勤怠管理」
ジョブカン勤怠管理の特徴
- カスタマイズ性が高い
- 外国語対応
スタッフ種別設定や基本シフト設定など、自社の就業規則に合わせたカスタマイズが可能です。
画面上の言語表記は、英語、韓国語、スペイン語、タイ語、中国語（簡体字・繁体字）、ベトナム語への切り替えが可能です。
ジョブカン勤怠管理の注意点
- 打刻修正の手間がかかる
管理者が直接入力または出退勤編集をした場合、打刻や休憩などの設定が反映されないため、修正が必要になる場合があります。
ジョブカン勤怠管理の料金体系
- 無料プラン：0円
- プラン1：200円/月
- プラン2：300円/月
- プラン3：400円/月
- プラン4：500円/月
「Pochikin」
Pochikinの特徴
- Excelテンプレートが豊富
- 管理権限を付与できる
打刻データを集計するためのExcelテンプレートが豊富にあるため、集計作業が簡略化できます。
管理画面ではパスワードを設定できるため、従業員と管理者の使い分けができます。
Pochikinの注意点
- 承認・申請機能がない
Pochikinは、主に打刻とCSV出力に特化したシンプルなシステムなので、休暇申請や承認の機能はないことに注意が必要です。
Pochikinの料金体系
- 無料プラン：0円
社員の勤怠情報を簡単に管理できるツール
以下では、社員の勤怠情報を簡単に管理できるツールをご紹介します。
勤怠管理システムには、無料版でも「勤怠情報をまとめて出力できる」「テレワークや外出先からの打刻に対応できる」などのメリットがあります。しかし、導入時の初期設定の手間や、現場定着に時間を要する点に注意が必要です。
そのため、導入時の負荷を減らし、現場への早期定着を重視するなら、勤怠管理を情報共有ツールで代用する方法もあります。勤怠管理は、情報共有システムに稼働時間を記録するという方法に変えるだけでも、コスト削減などのメリットを得られます。
そこで、定着のしやすさを重視して選ぶなら、勤怠も含めた社内情報を簡単に記録できる「ノート」があり、ITに詳しくない65歳の社員でも簡単に使える「Stock」一択です。
Stockは、勤務時間や休暇などの勤怠の記録はもちろんのこと、社内のあらゆる情報も一括で管理・共有できます。また、「メッセージ」機能もあるので、社員同士の気軽なやりとりも可能です。
勤務時間の内訳やタスクもまとめて見える化できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
勤怠管理システムを選ぶときの注意点
勤怠管理システムを選ぶときには、注意しなければならないポイントがあります。それは、導入時の負荷が大きいという点です。
勤怠管理システムは、ほとんどの場合契約したらすぐに使えるわけではなく、自社の就業規則に沿ったシステムになるように初期設定が必要となります。また、初期設定が完了したら、従業員全員に使い方やルールを浸透させることも必要です。
そのため、いかに社内へ定着しやすいかを考慮して選ぶことが重要です。
無料で使える勤怠管理システムを選ぶポイントまとめ
これまで、無料で使えるおすすめの勤怠管理システムや、選定する際の注意点を中心にご紹介しました。
無料版の勤怠管理システムは、有料版と比べると制限がありますが、利用人数が少ない中小企業であれば、無料版でも効果を実感できます。ただし、導入後の負荷が大きいという特徴があるので、「定着のしやすさを考えて選定すること」が重要です。
導入や定着のしやすさを重視する場合、勤怠管理システムにこだわらず、情報共有ツールで代用するという方法もあります。情報共有ツールで代用すると、導入時の作業負荷を最小限にできるうえ、勤怠以外の社内情報の共有にも利用できるので一石二鳥です。
そこで、定着しやすいシンプルさと操作性を重視して選ぶなら、ITに詳しくない65歳の社員でも簡単に使えて、勤怠も含めた社内の情報を「ノート」へ簡単に記録できる「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、勤怠を含めた社内情報を上手に管理しましょう。
