スケジュール漏れが多いとチームのタスクを効率よく管理できず、プロジェクトを上手く進められない原因になります。
そしてなかには、チームをマネジメントするうえでスケジュール漏れが発生し「期日の近いタスクの消化不良を起こしてしまった」方もいるのではないでしょうか。
そこで今回は、スケジュールを忘れないために、チームがとるべき管理方法4選を中心にご紹介します。
- 細心の注意を払っていても、ついスケジュール漏れが発生してしまう
- スケジュールを忘れやすいチームが取るべき管理方法を知りたい
- 管理方法を実践するにあたり、意識すべきポイントを把握したい
という方はこの記事を参考にすると、スケジュールを忘れやすいチームがとるべき管理方法がわかり、タスクをスムーズに進められるようになります。
目次
仕事でスケジュールを忘れる人の特徴とは
仕事でスケジュールを忘れる人は、タスクの詳細を把握しておらず、正確なタイムマネジメントができていない特徴があります。
スケジュール管理では、タスクの詳細な手順や所要時間などを把握する必要があります。しかし、タスクを完了させるまでのイメージが明確でなければ、適切な時間管理もできません。
そして、各タスクの管理が愚かになっていると、マルチタスクのときに抜け漏れや遅れのリスクが増加します。このように、仕事でスケジュールを忘れてしまう人は、タスク管理が上手くいっていない可能性が高いのです。
予定を忘れないためのスケジュール管理方法4選
以下では、予定を忘れないためのスケジュール管理方法4選をご紹介します。予定忘れはタスクが進まない原因になるので、確実に把握しておきましょう。
（1）手帳
予定を忘れないためのスケジュール管理方法として、手帳があります。
アナログな手法ですが、誰でも手軽にスケジュールやタスクの詳細を書き込めるのが特徴です。また、「ネット環境がない状況でもメモできる」便利さがあります。
とはいえ、紛失したときに大切な情報が失われてしまうリスクや、手帳とペンの持ち運びが必要な不便さ、チームでの共有に向かないなどのデメリットも多いです。
（2）エクセル
エクセルも予定忘れを防ぐスケジュール管理方法として効果的です。
代表的なエクセルの管理方法として、ガントチャートが挙げられます。ガントチャートはタスクの進捗状況を細かく管理したいときに最適であり、時系列でタスクにどれだけの時間がかかるかがすぐにわかるため、多くの企業で利用されています。
しかし、チーム全員で同じ画面を見られなかったり、スマホでの確認や編集がしにくかったりするので、PCでの利用がメインとなる点に注意しましょう。
（3）スマートフォンのカレンダー機能
スマートフォンのカレンダー機能も予定忘れを防ぐのに適しています。
スマートフォンのカレンダー機能は、場所や時間を問わずにタスクを確認できるメリットがあります。また、日・週・月の切り替えが簡単で、タイマーやアラームなどのリマインド機能を備えている点も便利です。
一方、ほかのデバイスとデータを同期したり、バックアップするときに新たなアカウントを作成する必要があったりする点に注意しましょう。
（4）タスク管理アプリ・ツール
予定を忘れないためのスケジュール管理には、タスク管理アプリ・ツールが最適です。
タスク管理アプリ・ツールであれば、チーム単位のスケジュール共有がスムーズなうえ「チーム全体でスケジュールを管理する習慣」がつきます。そのため、各メンバーのスケジュール・タスク漏れを防げるのです。
一方、直感的に使いこなせない多機能なアプリでは全社に浸透しない可能性があります。そこで、導入するアプリは「Stock」のように「シンプルな操作性で誰もが使いこなせるか」を選定基準にしましょう。
予定を忘れないスケジュール管理のコツ
以下では予定を忘れないスケジュール管理のコツをご紹介します。適切なスケジュール管理方法を把握したうえで、実践に向けてどのような点を意識すべきか確認しましょう。
（1）タスクに優先順位をつける
スケジュールを管理するうえでまず重要なのが、タスクに優先順位をつけることです。
同時進行で複数のタスクを進めようとすると、処理しきれず後回しになり結局忘れてしまうのです。そのため、まずはやるべきタスクをすべて洗い出し、期日やタスクの内容に応じて優先順位をつけましょう。
ただし、「このタスクは重要そうだ」などの主観や直感で優先度を決めると、チームで最も優先すべきタスクとは違うタスクを進めてしまうトラブルが発生します。そのため、優先順位は緊急度・重要度から判断することが大切です。
（2）予定を振り返る時間を設ける
予定を振り返る時間を設けることも、予定忘れを防ぎやすくするコツです。
スケジュールは正確に設定されなければなりません。見積った時間と実際にかかった時間に乖離があると、後のスケジュールに遅れが出てしまいます。
一方、作成した予定を振り返ることで、スケジュールが実現可能な範囲に設定されているかを確認しながら、タスクの抜け漏れや予定忘れを防げるのです。
（3）アプリ・ツールはひとつに集約する
アプリ・ツールをひとつに集約するのも、スケジュール管理のコツです。
チーム内でアプリ・ツールが別々になっていると、各メンバーやタスクごとに情報が散乱してしまいます。結果、情報を探すのに必要以上の時間がかかったり、どれが完了したタスクなのかわからなかったりして、タスク漏れが起こるのです。
そこで、「Stock」のようなタスク管理・共有に最適なアプリで情報をひとつに集約し、情報の錯綜を防ぎながら効率的にスケジュール・タスクを管理しましょう。
【忘れ防止】スケジュール管理に最適なITアプリ
以下では、忘れ防止に向けたスケジュール管理に最適なITアプリをご紹介します。
スケジュール管理アプリを活用すれば、場所や時間を問わずスケジュール・タスク管理できるため予定忘れのリスクを抑えられます。とくに、アナログな管理でタスク漏れが発生しているチームは、タスク管理アプリの導入・運用が必須です。
ただし、多機能なアプリを導入すると、自社のITリテラシーにマッチせず、スケジュール入力が上手くいかなかったり、タスクが適切に設定されなかったりします。したがって、アプリを選ぶときは「ITリテラシーを問わず誰でも使いこなせるか」を重視しましょう。
そこで、「Stock」のような非IT企業における65歳以上の社員でも即日で使いこなせるアプリを使いましょう。誰でも簡単にタスク管理ができるため、入力の手間や情報共有の複雑さのストレスから予定を忘れる心配もありません。
Stockの「ノート」にタスクの詳細を残せば、任意のメンバーへすぐに共有されます。また、ノートに「メッセージ」「タスク」を紐づけられるので、情報が混在することなく意思疎通でき、タスク・スケジュール管理も簡単です。
チームのスケジュールを最も簡単に管理できるアプリ「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
忘れを防止するスケジュールの管理方法まとめ
ここまで、忘れを防止するスケジュールの管理方法を中心にご紹介してきました。予定忘れを防止するスケジュール管理の方法は以下の4つです。
- 手帳
- エクセル
- スマートフォンのカレンダー機能
- タスク管理アプリ
ただし、アナログな手法やタスクの管理方法が統一されていない状態では、スケジュール管理のプロセスが増えるので「タスク管理アプリの活用」が最も効果的です。
一方、情報共有のプロセスが複雑なアプリでは、社員がアプリに苦手意識を持ってしまい、かえってスケジュール管理が非効率になりかねません。そのため、タスク管理アプリは「全社で使える簡単な操作性」を判断基準にしましょう。
そこで、スケジュール忘れ防止のために導入すべきは、Stockのように、ITに不慣れな65歳以上の社員でもメンバーのタスク情報を共有・管理できるアプリ一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、タスク管理からスケジュール漏れを解消しましょう。
