紙やエクセルを使って社内情報をまとめると、書類がかさばり管理が煩雑になりがちです。そこで、データ化した書類をファイルマネージャーアプリを使って管理すると、スマホやPCを通して適切に情報をまとめられるようになります。
とはいえ、ファイルマネージャーアプリには様々な種類があるので、どれを活用すべきかわからず悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、おすすめのファイルマネージャーアプリ5選や選定ポイントを中心にご紹介します。
- 書類管理が煩雑になっている現状を改善したい
- 業務に必要な情報をすぐに見つけられるようにしたい
- チームの情報を一元管理できるツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、適切な情報管理に必要なファイルマネージャーアプリの基準がわかり、自社の環境に合ったアプリを導入できます。
目次
ファイルマネージャーは何に使う？
ファイルマネージャーとは、写真や書類をデータ化したファイルを閲覧・管理できるITツールです。ファイルマネージャーを活用すると管理が煩雑になりがちな書類や画像の整理も容易になります。
ファイルマネージャーは社内情報をチームで一元管理する際に役立ちます。従業員が各自の端末を通して必要な情報を検索できるので、情報共有の確実性・スピードが向上するのです。
例えば、顧客情報を管理するには名刺や対応履歴などの情報を紐づけて管理する必要があります。しかし、紙の書類で管理すると、紛失リスクや一人が持ち出すとほかの従業員が閲覧できなくなる問題が生じます。
そこで、ファイルマネージャーを活用してどこでも情報管理できるようにすると、確実かつ素早い情報共有が可能になるのです。ただし、同時に重要な情報へのアクセスも容易になってしまうので、社外秘情報が漏えいしないように取り扱いに注意しましょう。
ファイルマネージャ―アプリの選定ポイント
ここでは、ファイルマネージャーアプリの3つの選定ポイントをご紹介します。自社に適したアプリを活用できている企業は、以下のポイントを押さえているのです。
クラウド型であること
ビジネスにおいて、ファイルマネージャーアプリはクラウド型の活用が大前提です。
スマホに取り込んだファイルを個人でしか閲覧できないアプリを使うと、ファイル管理が属人化してしまい、スムーズな情報共有もままなりません。そのため、情報を自社で一元管理するには、ほかのデバイスからも管理可能なクラウド型のアプリを使うことが必須なのです。
クラウド型のファイルマネージャーアプリを活用すると社内外で情報を閲覧できるので、場所を問わず情報管理を行える体制が実現します。
チームでの管理に適していること
チームでの管理に適しているファイルマネージャーアプリを選ぶことも重要です。
チームの情報を一元管理するには、チームメンバーの全員が使いこなせるファイルマネージャーアプリを導入しなければなりません。しかし、操作の複雑なアプリを使うと、ITリテラシーの低いメンバーが上手く情報共有できなくなってしまいます。
そのため、シンプルで操作の簡単なアプリを活用しましょう。単に機能性の高いアプリではなく、様々なメンバーが使うことを意識して、チームでの情報共有に過不足のない機能を備えたアプリを選定すべきです。
セキュリティが高いこと
セキュリティの高いファイルマネージャーアプリでなければ、情報漏えいのリスクを削減できません。
社内の機密情報が確実に守られなければ、情報漏えいのリスクが高まります。また、情報を社外で閲覧していると第三者に盗み見られたり、フリーWi-Fiを通してハッキングされたりする恐れもあります。
ファイルマネージャーアプリは、セキュリティ脅威への対策がされているかを確認しつつ、アクセス権限を設定可能なアプリを活用すると社内の情報を安全に保てます。加えて、アプリのみに頼るのではなく、従業員へ情報漏えいのリスクや注意の必要性を周知する取り組みも重要です。
【iPhone/Android】おすすめのファイルマネージャーアプリ5選
以下では、おすすめのファイルマネージャーアプリ5選をご紹介します。
ファイルマネージャーアプリを全社的に使い始めると、取り込むファイルの量が多く、ファイルが整頓されずに放置されてしまいがちです。ファイル管理が煩雑になれば、古い情報が埋もれてすぐに見つけられなくなり、業務の進行が滞ってしまいます。
したがって、チームで情報を整理できるツールの活用が欠かせません。ただし、高性能な分類機能が備わったアプリを導入してもITリテラシーの低いメンバーが使いこなせないので、「シンプルな情報共有ツール」を導入しましょう。
結論として、ファイルマネージャーアプリのおすすめは、非IT企業における65歳以上のメンバーでも簡単にファイル管理ができる情報共有ツール：「Stock」一択です。
Stockの「ノート」は社内情報を残しつつ、任意のメンバーとの共有も容易です。また、2階層でシンプルな「フォルダ」でノートの内容を整理すれば、古い情報でもすぐに見つけられます。
【Stock】もっとも簡単にファイル管理できるツール
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【Google Drive】大容量のストレージツール
Google Driveの特徴
- Google関連の様々なビジネスアプリを活用できる
- 基本無料で利用できる
無料で使える文書作成アプリ「Googleドキュメント」や、表計算アプリ「Googleスプレッドシート」などのビジネスアプリを活用できます。
Google Driveは全ての機能を無料で利用可能です。
Google Driveの注意点
- ファイル管理が面倒
Google Driveではファイルを階層的に管理します。そのため、ファイルが多ければ管理する手間が増加し、古い情報も埋もれてしまいがちです。
Google Driveの料金体系
- Business Starter：680円/ユーザー/月
- Business Standard：1,360円/ユーザー/月
- Business Plus：2,040円/ユーザー/月
- Enterprise：要問合せ
【ファイルマネージャー】Android向けファイルエクスプローラー
ファイルマネージャーの特徴
- 複数のメディアに対応
SDカードやクラウドデータにも対応しているので、複数のメディアのファイルを管理できます。
ファイルマネージャーの注意点
- iOSに非対応
- チームでの管理には不向き
iPhoneユーザーは利用できません。
個人向けのアプリなので、ファイルを共有するには別のツールを併用する必要があります。
ファイルマネージャーの料金体系
- 料金：0円（アプリ内課金あり）
【Microsoft OneDrive】Microsoft社が提供するクラウド型ストレージサービス
Microsoft OneDriveの特徴
- 共同作業に最適
- オフラインでも作業可能
Microsoft社が提供するWord、Excel、PowerPointのリアルタイムでの共同作業も容易です。
オフラインでも編集可能で、編集箇所はインターネットに接続した際に自動的に同期されます。
Microsoft OneDriveの注意点
- 年間サブスクリプション制
一般法人向けプランに無料プランはなく、年間サブスクリプション制なので費用を抑えづらいです。
Microsoft OneDriveの料金体系
OneDrive単体のプランと、ほかのMicrosoft製品を合わせて利用可能なプランの2種類があります。
- Microsoft Onedrive for business(Plan 1): 540円/ユーザー/月
- Microsoft Onedrive for business(Plan 2): 1,090円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Business Basic：650円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Business Standard：1,360円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Business Premium：2,390円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Apps for business：900円/ユーザー/月
【Clipbox +】幅広いファイル形式に対応しているアプリ
Clipbox +の特徴
- シンプルなUX
誰でも手軽に使えるシンプルなUXで、ファイルをわかりやすく整理できます。
Clipbox +の注意点
- PCに非対応
- チームでの一元管理ができない
iPhone/iPad/Android以外の端末では利用できません。
機能がシンプルな分、チームでの高度な管理は難しいです。
Clipbox +の料金体系
- 料金：0円
ファイルマネージャーアプリ5選まとめ
これまで、おすすめのファイルマネージャーアプリ5選や選定ポイントを中心にご紹介しました。
ファイルマネージャーアプリを使うと、管理が煩雑になりがちな資料をファイルとして効率よくまとめられます。自社に適したファイルマネージャーアプリを導入する際は、セキュリティが高く、チームで利用可能なクラウド型のアプリを選定すべきです。
ただし、取り込むファイルの量が増えると管理しきれず、必要な情報がすぐに見つけられなくなってしまいます。そのため、「情報を残せるシンプルな情報共有ツール」を活用して、チームの情報を簡単に一元管理しましょう。
結論として、「ノート」「フォルダ」の情報管理に過不足のない機能を備えたシンプルな情報共有ツール：Stockが必須です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、仕事で使うファイルのスムーズな管理・共有を実現しましょう。
