イベントを開催するには、企画や制作、運営などのスケジュール管理や関係者との情報共有が重要です。そのため、昨今では情報のやりとりを効率化できる「イベント管理アプリ」を使う企業も増えています。
しかし、イベント管理アプリは多岐に渡るので「どれが自社に最適なのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、イベントのスケジュール管理に役立つアプリ8選を中心に解説します。
- イベントのスケジュール管理が面倒なので、アプリで効率化したい
- アプリを導入したいが、自社にマッチするか分からない
- イベント管理アプリを選ぶときに、押さえるべきポイントを知りたい
という方はこの記事を参考にすると、イベント管理アプリを選ぶポイントが分かり、自社に最適なアプリを見つけられます。
目次
- 1 無料あり｜イベントのスケジュール管理に役立つアプリ8選
- 2 イベント管理アプリの主な機能
- 3 イベント管理アプリにおける5つの選定ポイント
- 4 イベントのスケジュール管理に役立つアプリまとめ
無料あり｜イベントのスケジュール管理に役立つアプリ8選
以下では、イベントのスケジュール管理に役立つアプリ8選をご紹介します。
イベントでは、企画から運営までのスケジュールを適切に管理しなければ、参加者はもちろん運営者も混乱させてしまいます。そこで、イベントの情報を一元管理できる「イベント管理アプリ」を使うと、全体の流れを掴みやすくなるのです。
ただし、多機能で操作が複雑なアプリでは、メンバーが正しく使えなくなることから業務ミスへつながる可能性もあるのです。そのため、「ITに詳しくなくても使えるシンプルなアプリ」でなければなりません。
結論、自社が選ぶべきなのは、非IT企業の65歳以上のメンバーでも、簡単にイベントの情報を管理できる「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に残したイベントの詳細情報は、任意のメンバーへ瞬時に共有されます。また、ノートに紐づく「メッセージ」や「タスク」を使えば、関係者同士の円滑なコミュニケーションが図れるうえに、スケジュール漏れの心配もなくなります。
【Stock】イベントスケジュールを最も簡単に管理できるアプリ
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【monday.com】ガントチャートでスケジュール管理できるアプリ
＜monday.comの特徴＞
- 分かりやすいスケジュール管理ができる
- ワークフローを自由にアレンジできる
ガントチャートやダッシュボードを作れるため、視覚的に分かりやすいスケジュール管理ができます。
ワークフローが記載されたボードやビューを自由にアレンジできます。
＜monday.comの注意点＞
- ベーシックプランではゲスト機能が使えない
関係者が多いプロジェクトではゲスト権限が必要になりますが、利用できるのはスタンダードプラン以上です。
＜monday.comの料金体系＞
- 個人：0円
- ベーシック：1,100円/ユーザー/月（月払い）
- スタンダード：1,400円/ユーザー/月（月払い）
- プロ：2,700円/ユーザー/月（月払い）
- エンタープライズ：要問い合わせ
【Smartsheet】豊富なテンプレートが備わるアプリ
＜Smartsheetの特徴＞
- プロジェクト管理の負担を省ける
- 豊富なテンプレートがある
プロジェクト管理のプロセスを自動化できるので、業務負担を省けます。
豊富なテンプレートが備わっているため、あらゆる業務へ対応できます。
＜Smartsheetの注意点＞
- 使いこなすのが難しい
多機能なので、ITが苦手なチームでは使いこなすのが難しい恐れがあります。
＜Smartsheetの料金体系＞
- 無料：0円
- プロ：984円/ユーザー/月（月払い）
- ビジネス：3,543円/ユーザー/月（月払い）
- エンタープライズ：要問い合わせ
【E-VE!】直感的に操作できるイベント管理アプリ
＜E-VE!の特徴＞
- イベント情報をスムーズに入力できる
- 入金期日を自動通知できる
専用フォームを使えば、イベントの名称や開催日時などをスムーズに入力できます。
入金期日をメールで自動通知できるので、参加費の回収漏れを防げます。
＜E-VE!の注意点＞
- 情報共有はできない
受付や集客に特化したアプリのため、情報共有には別のツールが必要です。
＜E-VE!の料金体系＞
以下の月額利用料に加えて、初期費用55,000円がかかります。
- パーソナル：5,500円/月
- ベーシック：16,500円/月
- プレミアム：33,000円/月
- エンタープライズ：66,000円～/月
【KODOU】イベント参加者の行動を可視化できるアプリ
＜KODOUの特徴＞
- イベントの登録から開催までが一カ所で完結する
- 参加者とコミュニケーションできる
イベント情報の登録から当日の視聴ページまでがひとつにまとまっています。
参加者にイベントの詳細をメールで通知したり、問い合わせに対応したりできます。
＜KODOUの注意点＞
- コストが高め
料金が950,000円～と、ほかのアプリに比べて高めに設定されています。
＜KODOUの料金体系＞
- ウェビナープラン：950,000円～（税抜）
- エキスポプラン：1,150,000円～（税抜）
- カンファレンスプラン：1,450,000円～（税抜）
【Event Cloud Mix】多機能なイベント管理アプリ
＜Event Cloud Mixの特徴＞
- 多様な機能が備わる
- 高度なセキュリティ
参加者管理や集客管理、メールの配信機能と多様な機能が備わっています。
SSL通信やアクセス制御など、高度なセキュリティ機能があります。
＜Event Cloud Mixの注意点＞
- 操作が難しい
多機能なので、使いこなすまでに時間がかかる恐れがあります。
＜Event Cloud Mixの料金体系＞
- プランSS：9,800円/月（イベント1件）
- プランS：19,800円/月（イベント2件）
- プランM：29,800円/月（イベント3件）
- プランL：80,000円/月（イベント10件）
- カスタム：要問い合わせ
【Zoho Backstage】イベント用のWebサイトを作れるアプリ
＜Zoho Backstageの特徴＞
- イベントのWebサイトを簡単に作れる
- 参加者の情報を保護できる
コードを打ち込む必要がなく、簡単にイベント用のWebサイトを作れます。
SSL通信により、参加者の情報が外部に漏れるのを防ぎます。
＜Zoho Backstageの注意点＞
- イベント単位での課金が高い
有料プランはサブスクリプションとイベント単位で利用できますが、コストをかけたくない場合はサブスクリプションが適切です。
＜Zoho Backstageの料金体系＞
サブスクリプション
- 無料：0円
- エッセンシャル：14,280円/月（月間契約）
- プレミアム：29,880円/月（月間契約）
- アルティメット：59,880円/月（月間契約）
イベント単位での課金
- 無料：0円
- エッセンシャル：35,880円/1イベント
- プレミアム：71,880円/1イベント
- アルティメット：179,880円/1イベント
【EventCreate】イベントの運営管理を効率化するアプリ
＜EventCreateの特徴＞
- 申し込み受け付けを自動化できる
- アンケートを作成できる
申し込みの日程や定員数といった情報が自動で蓄積されます。
イベントごとにアンケートを作成できるので、集計の負担軽減につながります。
＜EventCreateの注意点＞
- 有料プラン申込には期限がある
無料トライアル終了後7日以内に有料プランへ申し込まなければ、作成したデータが破棄されるので注意です。
＜EventCreateの料金体系＞
- 継続利用プラン：要問い合わせ
- 単発利用プラン：要問い合わせ
イベント管理アプリの主な機能
一般的なイベント管理アプリには、主に以下の機能があります。
| 機能 | 内容 |
|---|---|
|
情報管理機能 |
参加者の氏名やメールアドレスなどの個人情報を管理します。 |
|
集客機能 |
申し込みフォームを作成すれば集客につなげられます。 |
|
決済機能 |
オンライン決済を導入したり、未決済者に対して決済を促すメールを送信したりできます。 |
|
受付機能 |
事前に送信したQRコードを読み込ませるだけで受付登録が完了します。 |
上記の機能を活用し、イベントの運営を効率化しましょう。
イベント管理アプリにおける5つの選定ポイント
ここでは、イベント管理アプリの選定ポイントを5つ解説します。アプリを長期的に運用するためにも、以下のポイントを押さえましょう。
（1）利用目的と合っているか
まずは、利用目的と合ったアプリかがポイントです。
たとえば、スケジュール管理ができたり、参加者とのコミュニケーションに特化していたりと、アプリによって機能は異なります。したがって、自社の目的と合ったアプリでなければ、無駄なコストがかかってしまうのです。
このように、導入後のミスマッチを防ぐためにも、事前に「自社に必要な機能が備わっているか」を見極めましょう。
（2）操作性に問題がないか
次に、アプリの操作性に問題がないかも重要です。
ITに詳しくなければ使えないアプリでは、イベントの参加者やスケジュールを適切に管理できません。したがって、操作がシンプルで誰でも使いこなせる「Stock」のようなアプリを選ぶのがポイントです。
さらに、無料プランが用意されたツールであれば、実際の使用感を試してから導入できるので、メンバーが使いづらさを感じて放置する可能性を減らせます。
（3）マルチデバイスに対応しているか
次に、マルチデバイスに対応しているかも確認すべきです。
イベント関係者は常に同じ場所やデバイスからアクセスするとは限りません。外出先で対応するケースも想定し、PCだけでなくスマホやタブレットからも利用できるアプリを選定しましょう。
このように、あらゆる状況で情報にアクセスできれば、より円滑にイベント管理を進められるのです。
（4）セキュリティ対策は充実しているか
次に、セキュリティ対策が充実しているかも大切です。
イベント管理アプリでは参加者の個人情報も扱うため、情報漏えいがあれば多額の損害が発生します。したがって、充実したセキュリティ機能が必要なのです。
たとえば、データの改善を防ぐ「SSL」へ対応していたり、国際規格の「ISO認証」を獲得していたりするアプリであれば、あらゆる情報を安全に管理できます。
（5）コストは適切か
最後に、コストが適切かも選定ポイントに挙げられます。
イベント管理アプリは、イベントの企画から実行まで長期間に渡り利用します。そのため、どれほど機能性な豊富なアプリであっても、継続して使えない料金であれば導入は難しくなるのです。
したがって、初期費用や月額料金といった「利用にかかるコスト」と「機能」を照らし合わせながら、長期的な運用ができるかを見極めなければなりません。
イベントのスケジュール管理に役立つアプリまとめ
これまで、イベントのスケジュール管理に役立つアプリ8選や選定ポイントを中心に解説しました。
一般的に、イベントは企画から運営まで長期的なスケジュールを組むので、抜け漏れなく管理するには”イベント管理アプリ”を使うのが有効です。また、選定ポイントとしては「継続利用できるコストか」や「自社の目的に即しているか」などが挙げられます。
さらに、関係者が多いイベント運営では、メンバー全員がITに詳しいとは限りません。そのため、「誰でも簡単に利用できるアプリ」が求められるのです。
結論、イベント管理に最適なのは、誰でもイベントの情報共有・管理を効率化できる情報管理ツールの「Stock」一択です。Stockにはあらゆる情報を残せる「ノート」に「タスク」が紐づいており、メンバーのスケジュールを簡単に把握できます。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」でスケジュールをシンプルに管理し、イベントを成功させましょう。
