社員名簿の作成は法律で義務付けられており、企業の規模や職種を問わず、新しく労働者を雇い入れるときは社員名簿の整備が必要です。
しかし、「アルバイトや新入社員が入るたびに一から社員名簿を作成するのは大変だ」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、社員名簿の書き方と無料で使えるテンプレートを中心にご紹介します。
- 社員名簿に何を記載すれば良いのか分からない
- テンプレートを使って簡単に社員名簿を作成したい
- 社員名簿の管理に最適なツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、社員名簿についての理解を深めつつ、効率よく社員名簿を作成できる手段が分かります。
目次
社員名簿とは
社員名簿とは、社員の氏名や生年月日など、労働者の個人情報を記した書類のことです。
労働基準法107条では社員名簿の作成が義務付けられており、記入事項に変更があった場合にはその都度内容を改正する必要があります。また、労働者名簿の対象者は、原則雇っている従業員全員であり、雇用形態は関係ありません。
社員名簿を正確に作成・整備せずに、労働基準法107条に違反すると、３０万円以下の罰金刑に処される可能性があるため注意しましょう。
社員名簿に記載すべき9つの項目とは
社員名簿への記載が義務づけられているのが、以下の9つの項目です。
- 氏名、生年月日、性別
- 住所
- 履歴
- 業務の種類
- 雇用年月日
- 退職の年月日及び理由
- 死亡の年月日およびその原因
労働者の基本情報を記載します。社員名簿には戸籍上の氏名を記載する必要があるため、気を付けましょう。
住民票に掲載されている住所と実際の住所が異なる場合には、連絡が取れるように実際の住所を記載します。
記載範囲について法的な決まりはありません。移動や配置転換といった社内での履歴を原則とし、必要に応じて社外履歴や最終学歴などの情報を記載しましょう。
社内で労働者が担う業務内容を記載します。ただし、労働者が30人未満の場合、記入は任意です。
労働者の雇用を開始した日を記載します。労働者の採用が決定した日ではないため、注意しましょう。
退職後のトラブルを防ぐためにも、退社日とその理由をきちんと書き残しておきましょう。会社側が解雇する場合は理由の記載が必須となりますが、社員側の都合で退職した場合、理由の記載は必要ありません。
社員が事故や病気などで死亡した場合、死亡日と死亡原因を記載します。これは、労務において「死亡原因が労災に当たるか」という重要な項目です。
社員名簿を作成するときは、以上の項目が記載されているか確認しましょう。
社員名簿のテンプレート紹介4選
以下では、社員名簿のおすすめテンプレートをご紹介します。無料で使えるテンプレートのため、社員名簿の作成効率を高めたいという方は必見です。
Excel｜ビズ研の社員名簿テンプレート
こちらは、ビズ研が提供する労働者名簿の無料テンプレートです。
厚生労働省のホームページで配布されているテンプレートをヨコ書きにしたものであり、政府推奨の労働名簿となっています。
Excel｜楽しもうofficeの従業員名簿テンプレート
こちらは、Microsoftが提供する従業員名簿の無料テンプレートです。
ワンクリックで顔写真を入れられます。そのため、従業員の顔と情報を一致させやすいのが特徴です。
Word・Excel・PDF｜テンプレルンの従業員名簿テンプレート
こちらは、テンプレルンが提供する従業員名簿の無料テンプレートです。
従業員4人分のデータが用紙1枚で記録でき、word・Excel・pdfが入っているため、使いやすい書式で従業員名簿の作成ができます。
Excel｜フリーテンプレートの社員名簿テンプレート
こちらは、フリーテンプレートが提供する社員名簿の無料テンプレートです。
シンプルなテンプレートのため、自分好みにカスタマイズして利用できます。
社員名簿をExcelで管理する3つのデメリットとは
ここでは、社員名簿をExcelで作成・管理するデメリットについて解説します。Excelで社員名簿の作成や管理をしようと検討している方は、注意しましょう。
（1）操作性が悪い
Excelは操作性が悪く、正確性が損なわれる可能性があるため、Excelで社員名簿の作成・管理をするのは避けましょう。
Excelファイルは共有状態でないと、複数人で編集することができません。また、複数人のユーザーで編集したとしても、同時更新するとデータが崩れたり、最新のファイルを見失ったりする場合があります。
以上のことから、正確性が求められる社員名簿の作成に、Excelは不向きであると言えます。
（2）セキュリティ面に不安がある
セキュリティ面に不安があることもExcelのデメリットです。
Excelは本来、表計算を目的としているため、情報管理において大切であるセキュリティ面は万全ではありません。Excelでの情報管理は、ファイルの誤送信による情報漏洩や、外部からの不正アクセスといったリスクが伴います。
そのため、個人情報流出を防ぐためにもExcelで社員名簿を管理するのは控えましょう。
（3）権限の設定ができない
Excelは細かい権限の設定ができないため、閲覧者や編集者の範囲が大きいというデメリットがあります。
社員名簿には個人情報が含まれているため、編集できる人や閲覧できる人をある程度制限することが望ましいです。しかし、Excelではユーザーごとに編集制限やアクセス制限をかけられないため、個人情報を誰でも閲覧できる危険があります。
よって、メンバーに制限をかける機能がないExcelで社員名簿を管理するのは危険です。そのため、適切に社員名簿を管理するためにも、編集や管理するメンバーに制限をかけられる「Stock」といったITツールを導入しましょう。
【必見】社員名簿の作成と共有に最適な情報管理ツール
以下では、社員名簿の作成と共有に最適な情報管理ツールをご紹介します。
社員名簿を作成するときは、テンプレートを使用すると効率よく作成できます。しかし、社員名簿を作成するたびにテンプレートを探すのは面倒なうえ、見つけるのに手間取り、逆に時間がかかってしまう可能性があります。
また、Excelでのテンプレート管理はセキュリティ面から社員名簿の作成を同時にできないため、利便性が悪いです。そのため、テンプレート機能が搭載されており、ボタン1つで定型の記載内容を呼び起こせて、かつその情報を管理できるツールを導入しましょう。
結論、自社画導入すべきは、テンプレートの登録ができ、社員名簿を最も簡単に作成・共有できる「Stock」一択です。
Stockの「ノート」にはテンプレート機能が備わっているので、簡単に社員名簿を作成できます。さらに、ノートは閲覧・編集権限を設定できるだけでなく、Stockは国際的なセキュリティ資格の「ISO27001」を取得しているので安全面に不安はありません。
チームの情報を最も簡単に残せる「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
社員名簿のテンプレート紹介まとめ
これまで、社員名簿の書き方やテンプレート、Excelで管理するデメリットを中心にご紹介しました。
法律で作成が義務付けられている社員名簿は、テンプレートを使うと効率よく作成業務を進められます。しかし、作成のたびにテンプレートを探すのは手間がかかるうえ、個人情報である社員名簿は適切に管理することが求められます。
しかし、Excelファイルでの管理は操作性やセキュリティの観点からおすすめしません。そのため、テンプレート機能が搭載されており、編集制限やアクセス制限のかけられるツールを導入しましょう。
結論、社員名簿の作成と管理に最適なツールは、非IT企業の65歳以上でも説明なしに使える情報共有ツール「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、無駄な作業時間を削減しつつ、簡単で安全に社員名簿を管理しましょう。
