社内外でのやりとりに日常的に用いられるメールは、不正アクセスや情報漏えい時のリスクを伴います。そこで、メールセキュリティシステムを導入し、送受信時の安全性を高める企業が増えているのです。
しかし、多様なメールセキュリティシステムの中から自社に合ったサービスを選べず悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、おすすめのメールセキュリティシステム4選や選定ポイント、利用するデメリットを中心にご紹介します。
- 自社の環境に合ったメールセキュリティシステムを導入したい
- メールセキュリティシステムを導入して失敗しないように、選定時のポイントを知りたい
- セキュリティだけでなく、メールの情報管理自体も非効率で悩んでいる
という方はこの記事を参考にすると、メールセキュリティシステムを選ぶポイントや適切なメール管理方法が分かります。
目次
- 1 メールセキュリティシステムの選定ポイント
- 2 【無料あり】おすすめのメールセキュリティシステム4選
- 3 【要注意】メールセキュリティシステムを使うデメリットとは
- 4 強固なセキュリティで情報共有・管理ができるおすすめツール
- 5 メールセキュリティシステムの概要まとめ
メールセキュリティシステムの選定ポイント
ここでは、メールセキュリティシステムの選定ポイントを解説します。以下の点を押さえなければ、システムを導入しても使いこなせず形骸化してしまうので注意しましょう。
必要な機能は何か
選定前に、メールセキュリティシステムにどのような機能を求めているか明確化することは必須です。メールセキュリティシステムには、主に以下の3つの機能が備わっているサービスが多いです。
- フィルタリング
- 無害化
- 誤送信防止
なりすましやスパムなどの不正メールを検知し、メールの受信を防止したり、開封前に警告を出したりする機能です。
メール本文や添付ファイルに悪意のあるコードが仕掛けられても、無害化された状態で受信する機能です。
メールの宛先や添付ファイルの誤りをチェックしたり、第三者が確認できるように保留状態にしたりする機能です。
上記のすべての機能を備えた高性能なメールセキュリティシステムもありますが、社内のITリテラシーが低ければうまく使いこなせません。また、必要のない機能が含まれていると、メール送受信の工数が増え、かえって作業効率が悪くなる恐れもあるのです。
したがって、自社に必要な機能に過不足のないサービスを選定しましょう。
どのタイプが適しているか
自社で運用しているメールサービスに合ったタイプの選定も重要です。メールセキュリティシステムには、以下の3つのタイプがあります。
- クラウド型
- ゲートウェイ型
- エンドポイント型
インターネット上で提供されるサービスです。使用デバイスとインターネット環境以外に用意する必要がなく、初期費用を抑えて短期間で導入できます。
社内でメールサーバーを設定し、周辺に専用機器を設置する方法です。サーバーの設置コストが大きい代わりに端末台数による制限がないので、大規模な企業で運用するケースが多いです。
各デバイスにソフトウェアをダウンロードする方法です。小規模なチームで費用を抑えて運用するケースが多いです。
各タイプにはそれぞれメリットとデメリットがありますが、メールの送受信を円滑に行うには「導入・維持コストを含めて運用しやすいか」「使用デバイスの処理動作が重くならないか」も考慮して選定しましょう。
【無料あり】おすすめのメールセキュリティシステム4選
ここでは、おすすめのメールセキュリティシステム4選をご紹介します。各サービスごとに特徴や注意点があるので、以下の内容から自社に合っているかを見極めましょう。
【Microsoft 365 with IIJ】Microsoft365にセキュリティ機能を付与するシステム
Microsoft 365 with IIJの特徴
- 誤送信対策ができる
メール取り消しや添付ファイル暗号化などの機能で誤送信のリスクを小さくします。
Microsoft 365 with IIJの注意点
- Microsoft365のユーザーに限定
Microsoft365のユーザーは無料でIIJ提供のライセンスに移管できますが、ほかのクラウドメールサービスには対応していません。
Microsoft 365 with IIJの料金体系
- Microsoft365をIIJで購入+初期費用
【使えるメールバスター】不正メールの検知に優れた学習型AIサービス
使えるメールバスターの特徴
- 独自のフィルタリングシステム
学習型AI技術を用いたフィルタリングによってほぼ100％の不正メール検出率を誇ります。
使えるメールバスターの注意点
- ドメイン単位での料金設定
ユーザー数ではなく1ドメインあたりの月額制なので、小規模なチームではコストが大きくなります。
使えるメールバスターの料金体系
- 1か月契約：11,220円/月
- 1年契約：10,210円/月
【Menlo Security】添付ファイルやURLの無害化に特化したセキュリティサービス
Menlo Securityの特徴
- 新しいウイルスへの追加対策も不必要
- 業務に支障を与えずに使える
全ての添付ファイルやURLをMenlo Security経由に書き換えて無害化するので、新種のウイルス対策も万全です。
端末へのインストールが必要なく、既存環境の設定変更も最小限で済みます。
Menlo Securityの注意点
- 受信ボックスが埋まる
無害化された迷惑メールが残るので、受信ボックスが埋まってしまいます。
Menlo Securityの料金体系
- 無料トライアル（Web無害化のみ）：0円
- Isolation Lite（5ユーザー以上1,000ユーザー以内）：880円/ID/月
- オプション機能：要問合せ
【Active! gate SS】誤送信を防止できるセキュリティサービス
Active! gate SSの特徴
- さまざまなクラウドメールサービスとの連携が強み
Microsoft365やGmail、LineWorksと連携したセキュリティサービスです。
Active! gate SSの注意点
- 添付ファイルの暗号化（PPAP方式）の機能が備わっている
Active！ gate SSでは、PPAP方式の機能を利用できます。しかし、近年ではファイルの暗号を解析するソフトが普及しており、PPAPはセキュリティ対策として不十分だという意見が広まっています。
Active! gate SSの料金体系
- 60日間無料トライアル：0円
- オリジナル運用プラン（VPSタイプ）：500円/ユーザー/月 +初期費用100,000円
- オリジナル運用プラン（共用タイプ）：300円/ユーザー/月 +初期費用50,000円
【要注意】メールセキュリティシステムを使うデメリットとは
メールセキュリティシステムを利用する注意点を把握せず導入を進めると、利用開始後に運用が頓挫するリスクが高まります。そこで以下では、メールセキュリティシステムを使うデメリットを解説します。
コストがかかる
メールセキュリティシステムを利用すれば、運用コストの発生は避けられません。
既存のメールサービスに加えてメールセキュリティシステムを導入すると、料金が二重になるうえに管理の負担も重くなります。また、システムの導入によってメール送受信時の工数が増えたり、端末の処理速度が低下したりすると作業時に無駄な手間がかかってしまうのです。
メールの送受信がしづらい体制になれば、メールでのやりとりが多い部署を中心に反発が生まれる可能性もあります。ただし、機密情報をやりとりするメールにはセキュリティ対策が必須なので「料金面・作業面ともに負担を最小限に抑えられる」方法を採用しましょう。
複雑な設定が必要
メールセキュリティシステムに備わった機能を利用するには、複雑な設定が必要になります。
設定方法が複雑だと、誤った設定にしてしまった際、即座に変更できずトラブルに発展する可能性が高くなるのです。具体的には、「添付ファイルやメールが開けない」「送信したメールが迷惑メールとして誤ってフィルタリングされる」などのケースが挙げられます。
したがって、サービス資料やトライアルを通じて自社で問題なく運用できる操作性か、必ず確認しましょう。ただし、非IT企業においてはメールセキュリティシステムの導入自体が合わない可能性もあるので、「Stock」のようなシンプルな情報共有ツールでメール履歴を管理する方法もひとつの改善策です。
強固なセキュリティで情報共有・管理ができるおすすめツール
以下では、強固なセキュリティで情報共有・管理ができるITツールをご紹介します。
社外秘の情報を記載するメールにはセキュリティ保護が不可欠ですが、メールセキュリティシステムを利用すれば運用にかかる費用や複雑な設定作業は避けられません。
また、メールでの情報共有・管理が非効率で悩む企業が、単にセキュリティ対策を実行するだけではかえって業務を停滞させる恐れがあります。したがって、「メールによる情報共有の円滑化」を行うには、メールの管理方法から見直しが必要なのです。
そこで「セキュリティ対策が万全な情報共有ツール」をメールセキュリティシステムの代わりに使う方法が効果的です。しかし、多機能なツールを使ってもITリテラシーの低いメンバーが使いこなせず、運用が頓挫してしまいます。
そのため、セキュリティが十分なだけでなく「誰でも使いやすいシンプルな情報共有ツール」を選びましょう。結論、メール管理は国際的なセキュリティ資格を取得している、非IT企業でも簡単に情報共有・管理できる情報共有ツール：「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に残したメールの履歴や関連する顧客情報は、任意のメンバーとの共有も容易です。また、ノートに紐づく「タスク」「メッセージ」を活用すると、話題が混ざらず連携がとれるので、複雑なメールセキュリティシステムを入れずともセキュリティ対策をしつつ適切にメールが管理できます。
【Stock】もっとも簡単に情報共有できるメールセキュリティシステムの代替ツール
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
メールセキュリティシステムの概要まとめ
これまで、おすすめのメールセキュリティシステム4選や選定ポイント、注意点を中心にご紹介しました。
社内での運用に適した機能やタイプのメールセキュリティシステムを選定すると、メールの情報を適切に守れます。しかし、運用コストや設定の負担が重くなるデメリットもあるので、とくに非IT企業においては慎重な選定が必要です。
機能に富んだメールセキュリティシステムは操作が難しく、相応のITリテラシーがなければ使いこなせません。そこで「高セキュリティかつ情報の共有・管理に過不足のない機能を備えた、シンプルな情報共有ツール」を使うと、最小限の負担でメールを管理する仕組みが整えられます。
したがって、「ノート」「タスク」「メッセージ」の情報管理に過不足のない機能を備えたシンプルな情報共有ツール：Stockが最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、セキュリティを守りつつ負担の少ないメール管理を実現しましょう。
