今日ではペーパーレス化の促進にともなって、文書管理やワークフローにシステムを導入する企業が増えています。
一方、どちらも文書を扱うものの、定義を曖昧に理解しているために「どのようなシステムを選ぶべきか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、「文書管理とワークフローの違いやおすすめのシステム3選」を中心にご紹介します。
- 文書管理とワークフローの違いが分からない
- アナログな文書管理や承認のフローをデジタル化したい
- 文書をワークフローにのせるプロセスをシステムで効率化したい
という方はこの記事を参考にすると、文書管理とワークフローの違いやスムーズに連携する方法が分かります。
目次
文書管理とワークフローの違い
以下では、文書管理とワークフローの違いについて解説します。「そもそも両者の理解が曖昧だ」という担当者の方は必見です。
文書管理とは
文書管理とは、社内の書類や資料を管理することです。
文書管理の対象となるのは、契約書や納品書、申請書といった業務フローで発生する書類から、就業規則やマニュアルといった社内に蓄積しているものまでさまざまです。
従来は紙の書類をファイルやキャビネットで管理することが一般的でした。しかし、紙の書類はセキュリティ面に不安があるほか、必要なタイミングですぐにアクセスできないため、ITツール上で管理する企業が増えています。
ワークフローとは
ワークフローとは、業務に関する一連の流れを指します。
たとえば、管理部門が消耗品を発注した場合には「上司と部門長の承認をもらい、総務担当が注文する」のように決められた手続きを踏みます。また、稟議決裁業務では「課長と部長の承認をもらう」といった順序で進めるのが一般的です。
以上のように、「複数人が関わる業務で、関係者同士でとる事務的な手続き」をワークフローと呼びます。
両者の違いとは
文書管理とワークフローは役割に違いがあるため、それぞれ独立したシステムで管理しています。文書管理とワークフローの役割は以下の通りです。
- 文書管理：社内の文書を管理すること
- ワークフロー：業務で発生する決まった手続きのこと
しかし、ワークフローでは発注書や申請書といった文書のやりとりが頻繁に必要になるため、近年では文書管理とワークフローを連携しようとする企業が増えているのです。
＜原因＞文書管理とワークフローを連携できないのはなぜ？
以下では、文書管理とワークフローを連携できない原因について解説します。解決するには原因を正しく理解しなければならないので、ここで押さえましょう。
文書管理側の原因
文書管理側の原因は、文書の検索とやりとりに時間がかかることです。
たとえば、個人のPCで文書管理している場合、文書をワークフローにのせて回そうとすると「必要な文書を探す」「上司へメールで送信する」「上司から返信された文書をダウンロードする」「承認者へメールで送信する」・・・と工数がかさみます。
また、何度もメールやPCファイルを行き来しなければならず面倒です。以上のように、文書を探したり関係者とやりとりしたりする工程に手間かかることが原因で、ワークフローとの連携が難しくなります。
ワークフロー側の原因
ワークフロー側の原因は、ワークフローが完了した文書のセキュリティにあります。
ワークフローが完了した文書はそのままPCや文書管理システムに保存できず、アクセス権を振らなければなりません。アクセス権を振らなければ担当者以外に文書が漏れてしまい、社外への情報漏洩につながりかねないのです。
以上のように、文書管理とワークフローをスムーズに連携できない原因には、ワークフロー完了後のセキュリティの強化があります。
＜解決策＞文書管理とワークフローを連携する手順
以下では、文書管理とワークフローをスムーズに連携する手順を解説します。連携に最適なシステムの例もご紹介しているので、担当者の方は必見です。
（1）必要な文書を洗い出す
はじめに、文書管理とワークフロー両方の対象となる文書を洗い出しましょう。
具体的には、「どのような書類が対象となるか」「数はどれくらいか」「処理量はどの程度か」まで細かく調べる必要があります。詳細を把握しておくことで、ファイルへの振り分けや運用がスムーズに進むのです。
（2）文書のライフサイクルを把握する
次に、対象となる文書のライフサイクルを把握しましょう。
「文書のライフサイクル」とは、ビジネス文書における「発生→活用→保管→検索→保存→廃棄」というプロセスを指します。ビジネスでは、法的な要請に答えたり情報漏洩を防いだりするために、文書のライフサイクルを理解して適切に管理しなければなりません。
また、文書のライフサイクルは文書の書類に応じて異なるため注意が必要です。
（3）連携に必要なシステムを導入する
続いて、文書管理とワークフローの連携に必要なシステムを導入しましょう。文書管理とワークフローを連携できるシステムの特徴は以下の通りです。
- 関係者同士で進捗を共有する「タスク管理機能」があること
- やりとりができる「メッセージ機能」があること
- タスク、メッセージと紐づける形で文書を保管できること
以上の特徴を満たしていれば、文書に紐づいたメッセージ機能で上司へ素早く連絡できるうえに、わざわざアクセス権を振り直す手間もかかりません。
たとえば、文書管理とワークフローの連携に必要な機能を過不足なく備えた「Stock」は文書管理とワークフローの連携に最適です。
（4）アクセス権を設定する
最後に、文書とワークフローに共通するアクセス権を設定しましょう。
具体的には、文書を格納した「フォルダ」へアクセス可能なメンバーを制限します。フォルダ内に文書を蓄積し、タスクも紐づけられるシステムを導入しておくことで、共通のアクセス権を簡単に設定できるのです。
文書管理とワークフローを連携するシステム3選
以下では、文書管理とワークフローを連携するシステム3選をご紹介します。
多くのツールは文書管理とワークフローに関するさまざまな機能が搭載されています。多機能なツールは一見便利に見えますが、一方で「操作に慣れるまでに時間がかかる」「すべての機能を使いこなせず、費用対効果が悪い」といった事態になりやすいです。
そのため、多機能なツールを導入してもITに慣れていない従業員は使いこなせないので、かえって非効率になりかねません。したがって、まずはメンバーの「タスク」を見える化して、書類と一緒に管理できるシンプルなツールを選びましょう。
結論、文書管理とワークフローを連携するのに最適なのは、非IT企業の65歳の方でも直感的にタスク管理でき、必要な文書もまとめられる「Stock」一択です。
Stockの「ノート」にはあらゆる文書ファイルやテキストを残せるうえ、ノートは「フォルダ」で整理できます。また、「タスク」を使えば業務内容が一目で分かるので、ワークフローの効率化に役立つのです。
非IT企業の65歳以上でも直感的に使えるシステム「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
ドキュメントDXをサポートするシステム「楽々Document Plus」
＜楽々Document Plusの特徴＞
- 多機能で幅広い用途で使える
- 検索性能が高い
期限管理機能によって契約書の手続きミスをなくしたり、ワークフロー機能を使った電子承認をしたりと、幅広い業務で活用できるのが特徴です。
高性能の検索エンジンと高速ビューワを備えており、必要な情報をすぐに探し出せるメリットがあります。
＜楽々Document Plusの注意点＞
- 使いはじめるハードルが高い可能性がある
多機能で価格も150万円（税抜）～なので「文書管理を電子化してみたい」というチームや小規模な組織には、使いはじめるハードルが高いと言えます。
＜楽々Document Plusの料金体系＞
- ユーザライセンス：150万円（税抜）～、要問い合わせ
ドキュメントをスムーズに扱えるシステム「DocuWorks」
＜DocuWorksの特徴＞
- 紙文書と電子文書をまとめて管理できる
- 電子印を利用できる
スキャンした紙文書のデータと、WordやExcelといった電子文書のデータをまとめて管理できるのが特徴です。
“日付印”や”重要”、”承認”といったスタンプ機能が標準搭載されています。また、別アプリとの連携によって署名処理の進捗を確認したり、署名した文書をダウンロードしたりできます。
＜DocuWorksの注意点＞
- 使いこなすまでに時間がかかる
利用者からは「やや操作が分かりづらくなれるまでに時間がかかる」という声や「どのように操作すべきか分からず、機能の半分も使えていない気がする」という声が上がっています。
＜DocuWorksの料金体系＞
- DocuWorksサブスクリプション：ユーザー数に応じて見積ります。（以下は一例）
- DocuWorks サブスクリプション/1ユーザー：800円/月
- DocuWorks サブスクリプション/10ユーザー：4,900円/月
- DocuWorks サブスクリプション/100ユーザー：38,500円/月
- パッケージ：DocuWorks 9.1に必要なオプションを組み合わせます。（以下は一例）
- DocuWorks 9.1 ライセンス認証版/1ライセンス：17,800円
- DocuWorks 9.1 ライセンス認証版/10ライセンス：150,000円
- DocuWorks 9.1 ボリュームライセンス版/100ライセンス：1,185,000円
- DocuWorks 9.1 ボリュームライセンス版/1000ライセンス：8,690,000円
文書管理システムとワークフローシステムの違いまとめ
これまで、文書管理システムとワークフローシステムの違いやおすすめのシステム3選を中心にご紹介しました。
文書管理とは社内の文書を管理することを、ワークフローとは業務で発生する決まった手続きを指し、両者は役割が異なります。そのため、多くの企業が別々のシステムで管理していますが、文書を探したり関係者へ送信したりするのに手間がかかるのです。
したがって、文書管理とワークフローをひとつのツール上で連携できるツールを導入しましょう。具体的には、進捗が分かる「タスク」やコミュニケーションを取れる「メッセージ」と、社内文書を紐づけられるツールが最適です。
結論、必要な機能に過不足がなく、非IT企業の65歳の方でも説明なしで使いこなせる「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、ワークフローと文書管理を両立して業務を効率化しましょう。
