従業員の業務状況や勤務態度に問題がある場合には、改善を促すために業務改善指示書・注意書を作成するケースがあります。
しかし、「これまで作成する機会がなかったため、適切な書き方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、従業員向けの業務改善指示書・注意書の書き方とポイントを中心に解説します。
- 勤務態度が悪い従業員に、どうにかして改善してもらいたい
- 適切な業務改善指示書・注意書をつくりたい
- 他の仕事もあるので簡単に作成する方法が知りたい
という担当者の方がこの記事を参考にすると、業務改善指示書・注意書の正しい書き方やポイントだけでなく、適切な管理方法まで分かります。
目次
業務改善指示書・注意書とは
業務改善指示書・注意書は、勤務態度などに問題点がある従業員に対して、改善の機会を与えるための書類です。
法令では、従業員に問題があると判断しても警告なく解雇すると、解雇権の濫用となり「業務改善のための労働機会が十分に与えられなかった」とみなされてしまいます。
業務改善指示書・注意書は従業員に業務態度を改善させるだけでなく、法的な観点からもトラブルを防ぐために必要不可欠な書類なのです。
伝わりやすい業務改善指示書・注意書の書き方
以下では、業務改善指示書・注意書の書き方をご紹介します。従業員に改善してほしい部分が伝わるように作成しましょう。
（1）基本の5項目を記載する
業務改善指示書・注意書では、基本的に以下の5項目が必要です。
| 基本的な項目 | 詳細の説明 |
|---|---|
|
日付 |
「いつ、業務改善指示書・注意書が発行されたものなのか」が分かるように必ず明記します。 |
|
署名 |
「誰が、業務改善指示書・注意書を発行したのか」が分かるように明記します。直属の上司ではなく、人事権のあるメンバーが署名しましょう。 |
|
押印欄 |
署名の隣に押印するための枠を用意しておきます。 |
|
改善対象の事項 |
従業員に改善を求める業務や態度を箇条書きで提示します。所感は一切含めずに事実のみを記載しましょう。 |
|
改善の方法 |
「どのように改善するのか」まで記載しなければ、業務改善のための業務機会を与えていないことになりかねません。 |
以上の業務改善指示書・注意書の5項目は忘れないように盛り込みましょう。
（2）内容を簡潔にまとめる
次に、業務改善指示書・注意書は内容を簡潔しましょう。
記載が冗長で細かすぎると、こちらが伝えたいことが抜け漏れる恐れがあります。したがって、互いの認識がズレるのを防ぐためにも、5W1Hを意識して書いたり、箇条書きにして簡潔にまとめたりする必要があるのです。
（3）受領欄を忘れずに設ける
最後に、業務改善指示書・注意書には受領欄を設けましょう。
業務改善を口約束したとしても、あとから「そのような指導は受けていない」と言われてしまう可能性があります。そのため、不要なトラブルを避けるためにも受領欄を設けて、従業員が改善指示に同意していることを書類に残すべきです。
また、口頭では業務改善をしなかった従業員でも、書類で通達することで事態の重大さに気づくというケースも少なくありません。
業務改善指示書・注意書のおすすめテンプレートサイト
ここでは、業務改善指示書・注意書のおすすめテンプレートサイトを紹介します。テンプレートを活用すれば、一から作成する必要がないので便利です。
社会保険労務士法人ラポール
こちらは、社会保険労務士法人ラポールが提供している注意書のサンプルです。
また、こちらのサイトは労務に関する書式が豊富に揃っており、注意書だけでなくさまざまな場面で役立ちます。
社会保険労務士法人 clovic
こちらは、社会保険労務士法人 clovicが提供する勤務改善指導書のサンプルです。
PDFとWordの2種類があり、指導項目や指導履歴を書き込める欄が用意されているのが特徴です。
弁護士法人デイライト法律事務所
こちらは、弁護士法人デイライト法律事務所が提供する指導書のサンプルです。
こちらのサイトではさまざまなパターンの指導書や注意書のテンプレートが用意されており、従業員の役職や問題に合わせて使い分けられます。
労働問題.com
こちらは、労働問題.comが提供する業務改善指導書のサンプルです。
指導内容や改善計画を細かく記載できるのが特徴です。また、Wordに対応しているため、必要に応じてURLなどを簡単に添付できます。
【必見！】従業員に業務や勤務態度を改善してもらう方法とは
従業員の勤務態度を改善してもらうためには、指導担当者に指導記録票を書かせたり、従業員自身に日報を提出させたりするのが効果的です。
指導記録表を作成すれば対応記録が残り、日報を書くことで問題行動に自分自身で気づくことができます。
ただし、メールで日報が送られても確認しなくなる可能性があり、チャットツールはメッセージが流れるので探し出すのが大変です。また、紙媒体の書類では管理が面倒になるので、次第に指導記録表を使わなくなります。
そのため、業務改善指示書や日報、指導記録表を管理するには、あらゆる情報をストックする「ノート」があり、ノートに紐づくチャットでやりとりできる「Stock」一択です。
Stockのノートは「フォルダ」で分類でき、社員ごとにあらゆる書類をまとめられるので入り乱れません。また、フォルダにはそれぞれにアクセス権限をかけられるので、特定のメンバー以外に見られる心配がないのです。
チームの情報を最も簡単に管理できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
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直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
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松山ヤクルト販売株式会社 |
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リハビリデイサービスエール |
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業務改善指示書・注意書を書く3つのポイント
以下では、業務改善指示書・注意書を書くときのポイントを紹介します。従業員とのトラブルを防ぐためにも必見です。
事実と意見を混同しない
はじめに、事実と意見は混同しないようにしましょう。
たとえば、「〇〇である（事実）」や「〇〇だと考える（意見）」を混同してしまうと、業務改善指示の正当性が揺らいでしまいます。
したがって、不要なトラブルや誤解を避けるためにも、業務改善指示書では事実を淡々と記載するようにしましょう。
曖昧な言い回しを避ける
次に、曖昧な言い回しは控えましょう。
業務改善指示書は認識のズレがあってはないので「誰が見ても、同じ解釈になるか」という視点が重要です。ただし、高圧的な言い回しでは、従業員に不信感を与える原因になるので注意します。
つまり、何を、どのように改善すれば良いのか分からない指示ではなく、具体的な行動に移せるような書き方を目指すべきです。
ITツールで管理する
最後に、業務改善指示書の管理にはITツールを使いましょう。
紙のまま管理していると、どのバインダーに入れたのか分からなくなります。そのため、スキャンをして電子データにすれば、紛失する心配もなくなるのです。
ただし、社内サーバーにファイルを保存しておくと、フォルダが多すぎて結局どこにあるのか探さなければなりません。そのため、あらゆる社内情報にわずかな操作でアクセスできる「Stock」のようなツールが最適です。
従業員への業務改善指示書・注意書の書き方やテンプレートまとめ
これまで、業務改善指示書・注意書の書き方やポイントを中心に解説しました。
業務改善指示書は一から作成するのは面倒なので、WordやExcelのテンプレートを活用しましょう。ただし、社内サーバーではファイルを探し出すのが面倒なうえに、メールで共有すると埋もれてしまうので不便です。
そのため、あらゆる情報を流れないようにストックできる『ノート型ツール』を導入しましょう。ノート型ツールであればファイルを添付するだけでなく、補足情報も合わせて管理できるので「アクセスしたいが見つからない」ということがありません。
結論、自社が導入すべきなのは、非IT企業の65歳の方でも簡単に使いこなせる「ノート」がある『Stock』一択です。現在、非IT企業を中心に240,000社以上に導入されています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、誰もがストレスなく情報管理できるようにしましょう。
