業務を社外へ外注するときには、指示書や依頼書を作成します。ただし、外注指示書は依頼内容によって項目が異なることも多く、毎回作成するのが面倒な書類でもあるのです。
そのため、「外注指示書を作らなければならないが、書き方がよく分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、外注指示書・依頼書の書き方やコツを中心に紹介します。
- 外注指示書の書き方が分からないので知りたい
- 外注指示書を一から作成するのは面倒なので、テンプレートで楽をしたい
- どこに書類があるのか分からないことが増えた
という担当者の方はこの記事を参考にすると、外注指示書・依頼書をサクサクとつくれるようになるだけでなく、簡単に情報管理できる方法も見つかります。
目次
外注指示書・依頼書とは
外注指示書・依頼書は、指示内容や納期などを詳細にまとめた書類のことで、外注先の業者は依頼書に沿って仕事をします。
また、要点が分かりやすい指示書であれば、外注先と認識がズレることがないので、何度も訂正や確認の連絡をする手間もかかりません。
さらに、外注依頼書を提出するとき、依頼内容を確認する「要件定義書」が送られてくる場合があります。要件定義書があることで、依頼会社と外注先の会社との認識を確実にすり合わせることができるのです。
【4ステップ】外注指示書・依頼書の書き方
ここからは、外注指示書・依頼書の書き方をご紹介します。以下の内容をチームで共有すると、情報に抜け漏れのない外注指示書が誰でも簡単に作成できます。
（1）業務目的を記載する
まずは、業務の目的を記載しましょう。
何を目的としている依頼なのかを外注先が把握できていなければ、トラブルに発展する恐れがあります。
したがって、希望通りに仕事をしてもらうためにも、外注依頼書には目的を明示して共有しましょう。
（2）指示内容を記載する
次に、指示内容を記載しましょう。
たとえば、自社ホームページの作成を依頼する場合は「問い合わせページにワンクリックで遷移させたい」「読み上げ機能を備え付けたい」など、外注先の会社がイメージできるように記載します。
また、参考とするホームページのURLを添付したり、画像を載せたりすればよりイメージしやすくなるのです。このように、指示が分かりやすくなるように、細部まで詳細に記載する必要があります。
（3）納期を記載する
次に、納期も忘れずに伝えましょう。
また、納期までに希望したものが100%の出来で仕上がるとは限りません。したがって、余裕をもった納期を伝えて、イレギュラーな事態にも対応できるようにしましょう。
（4）見積りを記載する
最後に、正確な見積もりも記載しましょう。
また、「源泉徴収税額や消費税額を含むのか」についても記載すれば、金銭面でのトラブルを回避できます。
外注指示書・依頼書作成で押さえるべき3つのコツ
ここからは、外注指示書・依頼書で押さえるべきコツを紹介します。これから作成する予定の方は必見です。
（1）指示要件を明確に記載する
はじめに、指示要件を明確に記載することが挙げられます。
指示要件が明確でない場合、誤った認識で委託業務が進められてしまいトラブルになりかねません。したがって、無事に依頼を完遂してもらうために、指示要件は必ず明確にしましょう。
（2）スケジュールを詳細に記載する
次に、スケジュールを詳細に記載することもコツのひとつです。
たとえば、「提出日は〇月〇日」だけでは納期を指すのか、一次的な締切を指すのかが分かりません。
そのため、「〇月〇日を一次納期とする。また、達成率は60％以上であること」というように明示して、互いの認識がズレないようにしましょう。
（3）外注指示書のテンプレートを活用する
最後に、外注指示書・依頼書はテンプレートを使って作成しましょう。
テンプレートを使えば、重要な項目が抜け漏れる心配はありません。また、「どのようなレイアウトにするか」や「どの項目が必要か」などを検討する時間も不要です。
このように、テンプレートは抜け漏れのリスクを抑えられたり、作成時間を短縮したりできるメリットがあります。
ワード・エクセル対応！外注指示書・依頼書の無料テンプレート3選
以下では、外注指示書・依頼書を効率よく作成できる3つのテンプレートを紹介します。テンプレートはそのままでも使えますが、Excelなので自社に適した様式にアレンジすることも可能です。
ビジネステンプレート
こちらはビジネステンプレートが提供する、外注指示書の雛形です。
シンプルな縦型のデザインで、業界・業種問わず利用できるレイアウトになっています。
CloudSign（クラウドサイン）
こちらはCloudSignが提供する、外注指示書の雛形です。
CloudSignでは、自社で使っている外注指示書の雛形をPDFファイルで保存して、書類の送信時に呼び出すことができます。ただし、無料登録が必要な点に注意しましょう。
bizroute（ビズルート）
こちらはbizrouteが提供する、外注指示書の雛形です。
ビジネス書類のテンプレートが豊富に備わっており、書類ごとに書き方の解説があるため誰でも簡単に作成できます。
外注指示書・依頼書の管理に必須のおすすめツール
以下では、外注指示書・依頼書の管理に必須のツールを紹介します。
外注指示書を簡単に作成できても、書類管理が個人に属人化している会社では「どこで管理されているか分からない」と探し回ることになります。そのため、作成だけでなく管理にも気を配る必要があるのです。
つまり、「ファイルなどのあらゆる情報をストックできるツール」が必要になります。ただし、多機能な管理ツールではITに詳しくないメンバーが使いこなせないので、必要な機能に過不足がないシンプルなツールが最適です。
したがって、自社が導入すべきなのは、非IT企業の65歳の方でも迷わずに使える「Stock」一択です。
Stockの「ノート」にはExcelやWordを簡単に添付でき、独自の「テンプレート」を登録して使えます。また、「1フォルダゲスト機能」は社外メンバーを何人でも招待できるため、これまでのような煩雑なメールのやりとりが一切なくなるのです。
社外と最も簡単にやりとりできるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
外注指示書・依頼書の書き方とコツまとめ
これまで、外注指示書・依頼書の書き方とコツを中心に紹介しました。
外注指示書はWordやExcelで作成することが多いのですが、社内サーバーなどで管理していると「どこに保存されているのか分からない」というケースが後を絶ちません。そのため、書類管理には直感的に見つけられる仕組みが必要です。
ただし、多機能なツールを導入するとITに詳しくないメンバーは使いこなせないので、必要な機能に過不足がないシンプルなツールにしましょう。
結論、すぐに導入すべきなのは、わずかな操作で欲しい社内情報にアクセスでき、非IT企業の65歳の方でも簡単に使える「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、外注指示書をはじめとした書類管理の悩みを解消しましょう。
