紙媒体での作業指示書の作成・管理は、「印刷や保管にコストがかかる」「チーム全体へ瞬時に情報共有ができない」などのデメリットがあります。このようなデメリットを解消するためにも、作業指示書の電子化が必要なのです。
しかし、「作業指示書を電子化するメリットが分からず、未だに紙を使っている」という担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、作業指示書を電子化するアプリとメリット4選を中心に解説します。
- 指示書を電子化するメリットが分からない
- 紙媒体による非効率な指示書の作成・管理から脱却したい
- 指示書を電子化して、ペーパーレス化を進めたい
という方はこの記事を参考にすると、作業指示書を電子化して作成・管理するメリットや注意点が分かり、指示内容のスムーズな共有ができるようになります。
目次
作業指示書を電子化するべき理由
指示書を電子化すると、場所や時間を問わずに確認したり、書類が紛失・破損するリスクを減らしたりできます。
たとえば、作業指示書を印刷しても、その場にいない作業担当者はすぐに指示を確認できません。また、書類が紛失・破損すると再度印刷する手間がかかるだけでなく、重大な情報漏えいにもなりかねないのです。
ただし、WordやExcelの指示書をメールで共有する場合は、わざわざ畏まった挨拶文を書いたり、宛先やCcが間違っていないかを確認したりする必要があります。また、過去に共有されたメールを探しても、なかなか見つからないことが多いです。
そのため、作業指示書を電子化するのは必須ですが、どのような手段で電子化を進めるのかは十分に検討しましょう。
作業指示書を電子化するメリット4選
以下では、作業指示書を電子化するメリットを4つご紹介します。どのようなメリットがあるのかを把握して、ペーパーレス化を進めましょう。
（1）印刷コストを削減できる
はじめに、指示書を電子化するメリットとして挙げられるのが、印刷コストの削減です。
紙の指示書であれば、印刷に用紙やインク、プリンターなどの費用がかかります。また、指示内容のミスや記入漏れがあった場合は、新しく印刷しなければなりません。
しかし、作業指示書を電子化すると、印刷にかかる費用や時間も削減でき、書類を保管するスペースも不要になるのです。
（2）早急に対応できる
2つ目に、急な作業変更などがあっても、早急に対応ができることです。
指示書を電子化しておけば、急に作業内容を変更しなければならない状況でも、すぐに修正をして現場に共有できるので重宝します。
このように、作業指示書を電子化することで、イレギュラーな事態にもスピーディに対応できるようになるのです。
（3）作業の進捗をすぐに確認できる
3つ目に、作業の進捗をすぐに確認できることです。
たとえば、インターネットの環境が整っていれば、どこからでも作業の進捗を確認できるため、自宅や社外のカフェでも作業を進めることができます。
したがって、電子化をすると、作業の進捗を確かめるためにわざわざ現場に電話したり、担当者が出社して報告をしたりする必要がなくなるのです。
（4）書類が簡単に見つかる
最後に、指示書の電子化によるメリットとして、探している書類が簡単に見つかることが挙げられます。
紙の作業指示書は紛失するリスクが大きく、探し出すのにも時間がかかってしまいます。しかし、作業指示書を電子化すれば、紙のように置き忘れることがなくなり、さらに、検索機能で簡単に見つけることができるのです。
以上のように、「目的の書類が見つからない」などの仕事をしていて不便に感じることは、書類を電子化すれば解消します。
【タブレットで使える】作業指示書を管理できるアプリ
以下では、電子化した作業指示書をタブレットで管理できるアプリをご紹介します。
指示書を電子化する手段として、WordやExcelはおすすめできません。ファイルは階層が複雑な社内サーバーで管理しますが、しばしば「どこのフォルダに保存されているのか分からない」となるので不便です。
また、WordやExcelはパソコン向けツールであるため、スマホやタブレットの小さな画面では操作しづらいデメリットもあります。そのため、作業指示書はファイルではなく、最も簡単に情報管理ができる「ノート」を備えているアプリが最適です。
そのため、自社が導入すべきなのは、スマホやタブレットにも対応しており、わずかな操作で目的の情報にアクセスできる「Stock」一択だと言えます。
Stockの「ノート」でテキストを直接残せるだけでなく、リアルタイムで任意のメンバーへ共有できます。また、「フォルダ」で作業案件ごとに振り分けて管理できるため、指示書の保管場所も簡単に探し出せます。
チームの情報を最も簡単に残せるアプリ「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
作業指示書をペーパーレス化するときの注意点
以下では、作業指示書をペーパーレス化するときの注意点をご紹介します。電子化によるトラブルを避けるためにも、確実に押さえましょう。
セキュリティを徹底する
はじめに、指示書を電子化するときに注意すべきなのが、セキュリティです。
高度なセキュリティ機能が揃っているツールでなければ、情報漏えいのリスクと常に隣り合わせになります。たとえば、国際基準のセキュリティ資格を備えており、2段階認証やシングルサインオンなどの機能も備わっているツールです。
以上のように、書類の電子化は便利ですが、セキュリティには十分気をつけなければなりません。
書類データの保管方法を決めておく
次に、指示書を電子化するときに、書類データの保管方法を決めておくことが重要です。
書類データの保管方法があらかじめ決められていないと、どこにデータがあるのか分からなくなってしまい、必要以上に検索に時間がかかってしまいます。
そのため、ファイル名を半角英数字に統一するなど保管方法を決めておき、スムーズに探し出せるようにしましょう。
アプリを活用する
最後に、指示書の電子化にはアプリも欠かせません。
たとえば、Word、Excelで指示書をメールで共有すると、送信先の抜け漏れがあったり、添付されたファイルをわざわざ開いたりする必要があるため面倒です。
そこで、誰でも簡単に使える「Stock」のようなアプリを活用すれば、ファイル共有の煩雑さを解消しながらスムーズな情報共有できるようになります。
作業指示書を電子化するアプリとメリットまとめ
これまで、作業指示書を電子化するアプリと4つのメリットを中心に解説しました。以下は、指示書を電子化する4つのメリットです。
- インクや用紙、プリンターなどの印刷コストを削減できる
- 急な作業変更などにも、早急に対応ができる
- 時間や場所を問わずに進捗を確認できる
- 書類を検索する機能が使える
このように、指示書を電子化すると紙文書で困っていたことが解消されて、スムーズに指示内容を共有できます。ただし、WordやExcelは更新するのが面倒になるうえに、スマホやタブレットでは使いづらいので避けましょう。
そのため、WordやExcelではなく、あらゆる情報をストックできる「ノート」があり、ITに詳しくない65歳の方でも簡単に使える「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、指示書の作成・管理のストレスを解消し、作業の効率化を図りましょう。
