計画から改善までのプロセスを繰り返すことで個人の目標を達成させて、会社の業績を向上させる仕組みが「PDCAサイクル」です。近年では、PDCAサイクルを効率よく回す方法として「PDCA日報」に注目が集まっています。
しかし、「PDCAサイクルを業務に浸透させようとしたが、上手くいかなかった」「PDCA日報という言葉を聞いたことがあるが、取り組み方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、PDCA日報を作成すべき理由や注意点を中心にご紹介します。
- PDCAサイクルを業務に浸透させて、改善や成長を促進したい
- 社員の能力を向上させるためにPDCAのフレームワークを活用したい
- 日報で部下の進捗と併せて「PDCAが回っているか」も確認したい
という方はこの記事を参考にすると、業務改善につながるPDCA日報を効果的に運用する方法が分かります。
目次
PDCAサイクルとは
PDCAサイクルとは、Plan（計画）、Do（実行）、Check（評価）、Action（改善）の一連の流れを循環させることです。
PDCAサイクルを意識すれば「自身が何のために、何をすべきか」が明確になるので、業務へのモチベーションを維持できます。また、改善までを一巡とするPDCAサイクルを回すことで、確実に業務改善を積み重ねられるのです。
このように、PDCAサイクルを業務に取りいれると、各社員が個人で課題点を見つけて改善を重ねるため、結果的に会社全体の生産性や業績を向上させます。
PDCA日報を作成すべき理由
PDCA日報とは、業務改善のPDCAサイクルを早いスピードで回せるように、毎日提出する日報に結びつけた方法を指します。
部下に「計画/実行/評価/改善」の流れを経験させるには、日報のような業務報告に組み込ませるが効率的です。具体的には、担当業務の計画から結果までを日報で報告させ、上司からのフィードバックをどのように活かしたかを深掘ります。
このように、PDCAサイクルを繰り返し回して、確実に業務改善するための手段として、PDCA日報を作成しなければならないのです。
PDCA日報に必要な項目
以下では、PDCAに必要な5つの項目をご紹介します。PDCA日報を作成するときは、Plan（計画）、Do（実行）、Check（評価）、Action（改善）に抜け漏れがないようにすることを意識しましょう。
- 今日の目標
- 結果
- 良かった点
- 改善点
- 明日の目標
ここでは「1日で何を達成したいか」という具体的な計画（Plan）を策定します。また、「なぜそのような目標や計画を策定するのか、そのために何をすべきか」といった仮説を立てて、実行の段階（Do）につなげましょう。
計画を実行して得られた結果を記入します。成功したことだけでなく、計画通りに進まなかったことや発生した課題も漏れなく書き出しましょう。
結果をもとに評価（Check）を書き出しましょう。まずは、良かった点を挙げて「なぜ上手くいったのか」と要因を分析しましょう。
計画通りに実行できなかった要因を改善点として、今後とるべき対策を書き出しましょう。改善点と対策を合わせて記入すれば、改善（Action）しやすくなります。
最後に、その日の改善点を活かせるような目標を立てて、新しいPDCAサイクルを回し始めましょう。
このように、PDCA日報にはPDCAサイクルの流れにのっとった項目を設定しましょう。また、内容は具体的に記入しなければ日報を書くことが目的になり、業務改善にはつながらない取り組みで終わってしまいます。
PDCAサイクルが回せる日報のテンプレート
こちらは、PDCAサイクルが回せる日報のエクセルテンプレートです。
「今日の目標」から1日の計画を立てて（Plan）、実行した結果を「業務概要」に示します（Do）。そこから得た反省点、問題点とその要因を掲げ（Check）、次のサイクルに向けて改善点と新しい目標を設定しましょう（Action）。
このように、PDCAが満たせるフォーマットを作成すれば、日報を書くたびに内容を考える時間も短縮できます。
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【必見】PDCA日報を運用する3つの注意点
ここからは、PDCA日報を運用する3つの注意点を解説します。運用媒体の選び方によっては、PDCA日報が社内に浸透せず失敗してしまうので、以下を参考に対策しましょう。
（1）日報を見返せるように残す
1つ目の注意点は、日報を見返せるように残すことです。
計画を実行して反省点を発見しても、”日報に書いて終わり”では意味がありません。翌日以降に反省点を改善（Action）に移さなければ、PDCAサイクルによって業務は改善されないのです。
したがって、過去の反省点が情報として記載された日報は、必ず分かりやすい場所に残して見返せるようにしましょう。
（2）過去の日報を探しやすくする
2つ目の注意点は、過去の日報を探しやすくすることです。
当日の計画を確認したり、過去の改善点を振り返ったりするには、すぐに該当の日報へアクセスできなければ不便です。たとえば、エクセルファイルで日報を作成すれば、改善点の確認のたびにファイルを開く手間がかかります。
このように、日報の管理方法によってはPDCAサイクルの循環が妨げられてしまうため、読みたい日報をすぐに探し出せる方法で管理しなければならないのです。
（3）上司からフィードバックする
3つ目の注意点は、上司が部下の日報へフィードバックすることです。
上司がフィードバックすれば、評価（Check）のあとに客観的な視点が入ります。つまり、部下が自分では気づけない改善点や解決策に目を向けて、業務改善のスピードや質が向上するのです。
ただし、フィードバックをメールやチャットツールですると、時間がかかるうえにほかのメッセージに埋もれて気がつかない可能性があります。したがって、日報とメッセージを紐づけられ、リアルタイムでやりとりできる「Stock」のような管理ツールが最適です。
PDCA日報の運用に最適なおすすめのツール
以下では、PDCA日報の運用に最適なツールをご紹介します。
過去の改善点が記載されたPDCA日報は、必要なときに見返せるように管理しておかなくてはなりません。しかし、Excelなどのファイル管理では、見たい日報を都度探し出す手間がかかり確認が面倒です。
そこで、作成したPDCA日報を簡単に管理できる「情報管理ツール」でPDCA日報を運用すれば、策定した計画や過去の改善点をいつでも確認できるので、PDCAサイクルを回しやすくなります。
ただし、多機能なツールは導入してもすぐに浸透しないため、シンプルな操作性のツールを選びましょう。結論、PDCA日報の運用に最適なおすすめのツールは、ITに詳しくない社員でも簡単にPDCA日報の作成・共有・管理ができる「Stock」一択です。
Stockの「ノート」で作成したPDCA日報は「フォルダ」で簡単に管理でき、過去の情報を業務へ活用しやすくなります。また、ノートに紐づく「メッセージ」を使えば、話題を交錯させずにフィードバックもできる点が大きな特徴です。
日報を最も簡単に共有・蓄積できる「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
PDCA日報を作成すべき理由まとめ
ここまで、PDCA日報を作成すべき理由や注意点を中心にご紹介しました。
PDCA日報を作成すれば、業務改善のPDCAサイクルを効率よく回せるようになります。しかし、PDCA日報の作成から管理、フィードバックに複数のツールを利用していては、情報が分散して過去の日報も確認しづらくなるのです。
したがって、PDCA日報の作成から管理まで一元化して、フィードバックもできるツールを導入する必要があります。
ただし、PDCA日報が社内へ浸透するように、操作が難しいツールは避けましょう。たとえば、今回ご紹介したStockはシンプルな操作性で、PDCA日報の運用に必要な機能が過不足なく搭載されたツールです。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して業務改善につながるPDCA日報を効果的に運用しましょう。
