近年ペーパーレスの推進に伴い、多くの企業がさまざまな文書を電子化しています。なかには「日報」をデジタルで管理し、効率化を実現する企業も多いです。
とくに、日報の電子化には「アプリ」が活用されます。しかし、「そもそもどのアプリを選べば良いか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、日報を電子化するアプリ5選や、日報の電子化が上手くいくコツを中心にご紹介します。
- ペーパーレス化の推進に伴い、紙の日報を廃止したい
- 厳選された日報管理ツールから、自社に最適なものを選びたい
- 紙の日報管理に課題を感じているが、電子化しても上手く運用できるか不安
という方はこの記事を参考にすると、自社にマッチする日報アプリがわかるので、スマホやパソコン問わず効率的に日報を作成・管理できるようになります。
目次
無料あり｜日報を電子化するアプリ5選
以下では、日報を電子化するアプリ5選をご紹介します。
日報は営業日ごとに作成、かつ社員分の日報を正しく管理しなければならないので「情報を正しく管理できるアプリ」が大前提です。情報へのアクセス性が悪く、誰も振り返らないアプリでは、効率的な日報管理は実現しません。
また、社員が日報アプリを使いこなせなければ社内に浸透せず、紙やExcelの管理から脱却できなくなるので、シンプルで操作が簡単なアプリを選ぶべきなのです。
結論、日報の電子化に最適なアプリは、非IT企業の65歳以上の社員でも使いこなせるうえ、日報業務に必要な機能が過不足なく備わった情報管理ツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」で作成した日報は「フォルダ」で直感的に分類でき、任意のメンバーへ共有されるので、都度メールで日報を送信する無駄が解消できます。また、ノートに紐づく「メッセージ」があり、日報に関する話題が入り乱れないことも大きな特徴です。
【Stock】最も簡単に日報を作成・共有できるアプリ
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【Gamba!】日報と社内SNSをかけあわせたアプリ
＜Gamba!の特徴＞
- かんたん入力機能
- 勤怠管理ができる
選択肢から適切な項目を選ぶだけで日報をつくれる「かんたん入力機能」が搭載されています。
出退勤の時間をエクセルへ出力すれば、簡単に勤怠管理もできます。
＜Gamba!の注意点＞
- 多機能で使いこなせない場合がある
売り上げ目標の達成度を管理する”目標管理”や社内SNSの役割を果たす”コミュニケーション機能”など、さまざまな機能が搭載されており、ITリテラシーが低い社員は使いこなせない可能性があります。
＜Gamba!の料金体系＞
- ビジネスプラン：980円/ユーザー/月（月額契約）
- エンタープライズプラン：料金は要問い合わせ
【houren.so】写真で情報共有できるアプリ
＜houren.soの特徴＞
- 写真の共有に特化
- 写真に書き込める
作業中に撮影した写真をコメントと共に日報として投稿する形式をとっています。
写真に線や矢印を書き込めるので、現場の状況を正確に伝えるのに役立ちます。
＜houren.soの注意点＞
- あらゆる部署に適しているわけではない
文字ではなく写真中心の日報を作成しなければならないため、普段はデスクワークで写真を撮る必要のない部署にとっては使いづらいと感じる場合もあります。
＜houren.soの料金体系＞
- フリープラン：無料（ストレージ容量は300MBまで）
- 有償プラン：2,500円/月～（ストレージ容量は250GB～）
【nanoty】テレワークの生産性を上げるアプリ
＜nanotyの特徴＞
- 多言語機能（オプション）が利用できる
- タスク機能が利用できる
オプションとして追加できる機能に、多言語機能があります。追加すると、nanotyのメニューを英語またはベトナム語に切り替えられます。
やるべき仕事のリストを作成できるタスク機能が搭載されています。さらに、対応したタスクを日報に反映できるため、自分が何を実施したかすぐに分かります。
＜nanotyの注意点＞
- 20名までは同じ料金
一番安いSMALLプランの料金は、20名までのすべてのグループが12,000円です。したがって、利用人数が少ない企業は費用対効果が小さくなる可能性があります。
＜nanotyの料金体系＞
- SMALL：12,000円/月
- MEDIUM：26,000円/月
- LARGE：50,000円/月
20名まで利用可能なプランです。
50名まで利用可能なプランです。
100名まで利用可能なプランです。
※101名以上での利用は要問い合わせ
【Field Plus】業務報告をスマートにするアプリ
＜Field Plusの特徴＞
- 一時保存機能
- 報告連絡メール送信
作成途中の日報を一時保存できる機能が搭載されているので、業務中に日報の作成を進められます。
部下からの報告があった場合に管理者へメールで連絡が届きます。
＜Field Plusの注意点＞
- フィードバックできる機能がない
管理者と部下でコミュニケーションをとれる機能が搭載されていないため、フィードバックしたい場合は別途メールやチャットアプリを利用しなければなりません。
＜Field Plusの料金体系＞
- 基本使用料：5,000円（税抜）/月
- ライセンス使用料：500円（税抜）/ID/月
ディスク容量は1GBまでです。2GB追加ごとに2,000円+税がかかります。
紙の日報のデメリットとは
以下では、紙で日報を運用するデメリットをご紹介します。アプリ導入後のイメージが持てず、紙媒体から電子媒体への移行を決めかねている担当者の方は必見です。
作成に時間がかかる
まずは、社員が日報を作成するのに時間がかかることです。
紙の日報は目標や業務内容が手書きなので、細かい報告を求めるほど作成に時間がかかります。そのため、部下が日報作成を「面倒だ」と感じる原因になるほか、ほかの業務に時間を割けなくなってしまうのです。
一方で、日報を電子化すればスマホやパソコンから、簡単に文章を入力したり写真を添付したりして、短時間で分かりやすい日報を作成できます。このように、紙媒体では日報の作成に時間がかかり、ほかの業務を圧迫するので、日報作成を電子化すべきなのです。
管理が面倒である
次に、上司と部下双方にとって、日報を管理するのが面倒なデメリットがあります。
上司は、部下の進捗や実績を確認するために日報を集めて、一か所へまとめなけなければなりません。また、部下にとっては過去の日報を振り返るときに、一つひとつめくって探す手間もかかります。
しかし、日報を電子化すればオンライン上で簡単にまとめられるうえに、検索機能を使って読みたい日報をすぐに探し出せるので、無駄な手間が発生しません。
書ける/読める場所が限られる
日報を書ける/読める場所が限られるデメリットも無視できません。
紙媒体で作成した日報は、現物を提出する必要があります。そのため、営業職のように外出が多い職種は、日報の作成・提出だけで、オフィスに戻らなければならず非効率です。
しかし、日報を電子化すればオンライン上ですべて完結するので、時間や場所を問わずに日報を作成して共有できます。また、マルチデバイス対応のアプリを導入すれば、移動中にもスマホから操作できるので便利です。
日報のペーパーレス化を成功させるポイント
ここからは、日報のペーパーレス化を成功させるポイントをご紹介します。以下のポイントがチーム間で正しく理解できていると、ペーパーレス化に向けた取り組みもスムーズに進みます。
フィードバックの仕組みを整える
1つ目のポイントは、日報へのフィードバックの仕組みを整えることです。
上司からの日報に関するフィードバックは、部下のモチベーション向上に貢献する大切な要素です。そこで、日報を電子化すれば、作成後すぐに上司へ共有できるため、リアルタイムでフィードバックが可能になります。
ただし、日報アプリとは別のメールやチャットアプリを使うと手間がかかるので、フィードバックが続かなくなる可能性があります。したがって、メッセージ機能が付いた日報アプリが求められるのです。
マルチデバイス対応のアプリを選ぶ
2つ目のポイントは、マルチデバイスのアプリを選ぶことです。
たとえば、スマホやタブレットに対応していないアプリを導入すると、移動中や外出先で日報を作成できません。また、製造業や工場など、現場の写真を日報に添付する職種は、スマホで撮影した写真をPCに送る手間がかかります。
このように、日報を電子化する場合は、日報の作成がスムーズに進むように、スマホ・タブレットにも対応するアプリが必須です。
簡単に使えるアプリを選ぶ
3つ目のコツは、簡単に使えるアプリを選ぶことです。
たとえば、多機能なアプリを導入すると、使い方を覚えるのに時間がかかったり画面の切り替えが煩わしくなったりします。また、「すべての機能は使わないので、費用対効果が小さくなる」状況にもなりかねません。
とくに、非IT企業では使いこなすのが難しいアプリは浸透しづらいと言えます。したがって、「Stock」のように直感的に操作でき、誰でも簡単に使いこなせるアプリを導入しなければならないのです。
日報を電子化するおすすめのアプリ5選まとめ
ここまで、日報アプリ5選や、紙の日報のデメリットを中心にご紹介しました。
紙の日報は作成や管理が面倒なうえに、読み書きの場所が限られるため、アプリを導入して電子化する必要があります。
しかし、多機能なアプリでは社員が使いこなせず、最終的に現場は紙の運用にもどり、無駄なコストだけ支払う恐れがあるのです。したがって、「日報を簡単に作成・共有でき、誰でもすぐに使いこなせるアプリ」を導入しなければなりません。
そこで、デジタルが苦手な方でも使いこなせるうえ、日報業務の必要な機能に過不足がない「Stock」が最適です。また、Stockはマルチデバイス対応なので、スマホからもサクサク操作できます。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、日報のペーパーレス化を成功させましょう。
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