今日では、業務のDX化が急速に進んでおり、あらゆる企業でITツールを導入する動きがあります。具体的には、業界業種問わずに活用できるように豊富な機能を備えた「グループウェア」が注目されているのです。
代表的なグループウェアには「サイボウズOffice」などが挙げられ、IT企業を中心に広く活用されています。一方、これからDXを進める企業には「サイボウズOfficeの存在は知っているが具体的に何ができるのか分からない」という方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、サイボウズOfficeの使い方や機能、口コミまで網羅的にご紹介します。
- サイボウズOfficeを魅力的に感じているが、自社に合っているのか分からない
- どのように運用すれば良いのかイメージがつかない
- ITに詳しくないのでとにかく簡単に使えるツールを探している
という担当者の方がこの記事を参考にすれば、サイボウズOfficeの使い方から機能まで理解できるうえに、自社の業務効率を改善するための要素も見つかります。
目次
サイボウズOfficeとは
サイボウズOfficeはIT企業を中心に導入されている多機能ツールですが、改めて概要や特徴、他社ツールとの違いを解説します。実際に運用を始めた場合にどのような課題を解消できるのかをイメージしながらチェックしましょう。
サイボウズOfficeの概要と特徴
引用（以下含む）：https://office.cybozu.co.jp/
サイボウズOfficeはサイボウズ株式会社が展開し、70,000社の導入実績を誇るグループウェアです。グループウェアとは、企業内のコミュニケーションを円滑にして業務の効率化を図るためのツールを指します。
サイボウズOfficeは、スケジュール管理や掲示板をはじめとする10種以上の機能が備わっている「多機能ツール」です。また、マルチデバイス対応なので時間や場所を問わずに利用できます。
さらに、30日間は無料で試用できるので、すべての機能の使い勝手を試して自社の職場環境に合うかを確認しましょう。
Garoon（ガローン）との違い
Garoon（ガルーン）もサイボウズOfficeと同様にサイボウズ株式会社が提供する、大規模組織向けのグループウェアです。
Garoonには細かなアクセス権限の設定やアクセスログの取得など、管理機能が充実している特徴があります。また、サイボウズOfficeとは異なり”日・英・簡・繁”の4言語に対応しているので、海外拠点のあるグローバル企業でもスムーズに導入できます。
また、外部ツールとGaroonをAPI連携すれば通知を集約できるようになるなど、単体で運用するよりも便利です。
kintone（キントーン）との違い
kintone（キントーン）もサイボウズOfficeと同様にサイボウズ株式会社が提供する、自社に必要なシステムを開発できるクラウドサービスです。
kintoneはサイボウズOfficeと比較して、カスタマイズ性に優れているのが特徴です。サイボウズOfficeでは基本的に搭載された機能を利用しますが、kintoneは自社で一からシステムを開発できるので柔軟な運用が可能です。
また、kintoneは外部ツールとの連携や、JavaScriptやプラグインを活用したより応用的な使い方もできます。
サイボウズOfficeの価格体系
サイボウズOffice（クラウド版）の料金体系はシンプルで、以下の2プランのみです。
- スタンダードコース
- プレミアムコース
1ユーザーあたり500円/月、すべての標準機能を利用可
1ユーザーあたり800円/月、すべての標準機能に加えてカスタムアプリが利用可
また、ディスク容量はユーザーあたり5GB、契約は最低1ヶ月以上、利用は5名からとなっています。加えて、パッケージ版サイボウズOfficeは2021年から2026年にかけて販売が終了し、2027年にサポートが終了するので注意しましょう。
サイボウズOfficeの基本機能と使い方
以下では、サイボウズOfficeの基本機能と使い方を解説します。サイボウズOfficeには14の機能あり、それぞれできることが大きく異なるので必見です。
トップページ
サイボウズOfficeのトップページは、個々人で表示する情報をカスタマイズできます。そのため、頻繁に確認する情報をトップページにまとめておくなど、お知らせを見逃さないような工夫ができるのです。
また、ほかの従業員からのメッセージなどもトップページに表示できるので、連絡が漏れてしまうリスクも抑えられます。
ファイル管理
フォルダごとに企画書などの各種データを格納する機能です。そして、フォルダを階層化すれば関連した資料をまとめられるため、目的の情報を見つけやすくなります。
また、誤ってファイルを更新してしまった場合でも復元できます。そのため、複数人で作業して最新版どれか分からなくなる事態を防げるのです。
タイムカード
タイムカードを使えば、従業員の勤怠管理がシステム上で完結します。
また、蓄積された勤怠データはCSV出力もできるので、抽出した勤怠データを加工したり集計処理したりすることも可能です。
スケジュール
スケジュールは予定ごとに色分けできるので、直感的に予定を把握することが可能です。
また、ほかの従業員のスケジュールを確認すれば、わざわざ予定が空いているかを聞かずに日程調整ができます。
ワークフロー
ワークフローは、経費精算や休暇の取得、稟議書の進捗を可視化する機能です。
たとえば、紙の申請書の場合「申請状況が現在どうなっているか」は、担当者にわざわざ確認しなければならないので効率的とは言えません。一方、サイボウズOfficeのワークフローで申請すれば、リアルタイムで進捗を把握できます。
報告書
報告書を利用すれば、商談報告や顧客からのクレームを円滑に共有することができます。
報告書をアドレス帳と連動すれば、過去の報告内容も顧客ごとに確認でき、引き継ぎも簡単になるのです。
掲示板
掲示板は社内向けの情報を掲載して共有する機能です。
たとえば、総務部のメンバーが社内に共有したい情報を掲載したり、メンバーを限定して実施中のマーケティング施策の結果を共有したり、さまざまな使い方ができます。
メッセージ
メッセージはメールとは異なり、チャット形式で任意のメンバーとやりとりができる機能です。
また、メールにありがちな「Re:」が増えることがなく、通知はトップページから確認できるので抜け漏れを防げます。
ToDoリスト
トップページやスケジュール画面にToDoの期限が掲示されるため、重要な仕事を見落とす心配が減ります。
また、メールや掲示板機能からもToDoリストを作成できるので、後日返信する予定のメールやお知らせの抜け漏れを防げるのです。
メール
サイボウズOfficeにアクセス可能な環境であれば、場所や時間を問わずにメールを確認・返信できます。
また、メッセージを活用すれば、受信したメールを社内へ共有することも可能です。
アドレス帳
アドレス帳は社内メンバーの連絡先はもちろん、顧客の連絡先も蓄積できます。
また、共有機能も備わっているのでメンバー同士で連絡先を共有でき、ほかの従業員への引き継ぎに役立ちます。
電話メモ
電話メモを活用すれば、担当者に電話があったことをアプリ上で伝えられます。
伝言を素早く共有できるうえに確認状況も分かるので、電話対応することが多い仕事に必要です。
プロジェクト管理
プロジェクト管理ではガントチャートを用いて、各タスクの進捗状況を見える化します。
そのため、遅れているタスクがあれば一目で把握できるのはもちろん、プロジェクトごとにガントチャートをつくれるため情報が錯綜しません。
カスタムアプリ
カスタムアプリは必要なアプリケーションを開発するための機能です
具体的には、表形式のアプリケーションでクレーム管理や社内Q&Aなどのさまざまな利用用途があります。
サイボウズOfficeの口コミ・評判
以下では、サイボウズOfficeの口コミ・評判をご紹介します。導入前には第三者の意見を参考にすることもおすすめです。
※こちらでご紹介する口コミ・評判は ITreview ＞ サイボウズOffice より引用しております。
サイボウズOfficeの良い口コミ・評判
はじめに、サイボウズOfficeの良い口コミと評判をご紹介します。利用ユーザーからは「スケジュールが見える化する」「アプリを開発して増やせるのが良い」という声が寄せられています。
非公開ユーザー（投稿日：2022/11/15）・社員のスケジュール見える化・様々なカスタムアプリによる拡張性・ワークフロー機能標準装備のため、書類の電子回付にも対応
非公開ユーザー（投稿日：2022/11/10）・自身及び社内関係者の業務状況を一目で把握できる。・重複した予定に対して注意勧告が入りダブルブッキングを抑制できる。・会社や個人の好みの仕様に更新可能。・他プラットフォーム、アプリとの連携も可能。
非公開ユーザー（投稿日：2022/09/16）グループウェアとしての機能が豊富で満足度が高いサービスです。自社に合わないところについてはカスタムアプリも作成できて便利です。接待交際費、通勤交通費、出張旅費、休暇届など、様々な申請ワークフローを会社独自のルールに則りカスタムアプリで作成しました。オリジナルアプリの用意も十分にされていますが、必要に応じて独自のカスタマイズが容易にできます。
非公開ユーザー（投稿日：2022/08/27）スケジュールの共有が出来るため、打ち合わせを調整する効率が上がった。さらに、メールやファイル共有機能と必要な機能が揃っている。
非公開ユーザー（投稿日：2022/08/16）社員のスケジュール共有や施設使用管理等に使用しています。サイボウズを使用する事で各スケジュールがすぐに確認出来る様になり、会議等の管理がやりやすくなった。
サイボウズOfficeの悪い口コミ・評判
次に、サイボウズOfficeの悪い口コミと評判をご紹介します。利用ユーザーからは「挙動が遅いときがある」「機能が多いので使い勝手が悪い」などの不満が寄せられています。
非公開ユーザー（投稿日：2022/11/10）勤怠アプリが使いにくい。挙動がたまにものすごく重いことがある。スマホアプリのUIがあまりよくない。メールアプリとしては基本的な機能しかなく汎用性がない
非公開ユーザー（投稿日：2022/09/21）・添付が5ＭBまでとなるので、もう少し広げたい・検索にひっかからない場合がある。・メッセージの表題の変更はできるが、コメントの編集はできない・掲示板が分類分けできない。
非公開ユーザー（投稿日：2022/08/08）モバイル版だと少々打ち込みづらいのが難点かなと。また、周期設定もよりバリエーションがあるととてもいいです。
非公開ユーザー（投稿日：2022/07/29）あまり使わない機能が多いところや、デザイン性が少し古く感じるところが残念に感じるので、機能をまとめてシンプルにし、デザインをもう少し改善してくれると嬉しいです。
非公開ユーザー（投稿日：2022/07/23）以前はメール機能や、勤怠も使っていたが、使い勝手があまり良くなく、他のツールに切り替えているため、マイページ内に使用していないツールが多く残っている。使っている機能だけに絞って、もっとシンプルに使いたい。
【これで解決！】非IT企業の65歳でもすぐに使いこなせるツール
ここでは、サイボウズOfficeよりも簡単に使いこなせるツールをご紹介します。
サイボウズOfficeは多種多様な機能を備えているツールなので、あらゆる企業が抱える課題に幅広くアプローチできます。一方、ITに詳しくない従業員はすべての機能を使いこなすのが難しいため、かえって業務効率が落ちる可能性もあるのです。
実際、利用ユーザーの口コミに「機能が多くて使い勝手が悪い」とあるようにオーバースペックなツールは管理できなくなります。そのため、「必要な機能に過不足がないシンプルなツール」が最適です。
結論、サイボウズOfficeと代替として検討すべきなのは、非IT企業の65歳が説明なしで使える情報共有ツール「Stock」一択と言えます。
Stockの「ノート」にはあらゆる情報をストックでき、さらにノートに紐づく「メッセージ」があるためチャットツールのように話題が混ざりません。また、ノートには「タスク」も紐づいているため、従来のように複数ツールの併用は不要です。
最もシンプルな情報ストックツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
サイボウズOfficeの機能・使い方・口コミまとめ
ここまで、サイボウズOfficeの機能や特徴、口コミまで幅広くご紹介しました。
サイボウズOfficeは豊富な機能が搭載されているグループウェアです。そのため、規模の大きなIT企業、部署ごとに課題が大きく異なる場合にはマッチする可能性があります。
逆に、抱える課題がシンプルでありデジタル化も進んでいない場合には、必要な機能に過不足がなく非IT企業の65歳が説明なしで使いこなせるほどシンプルな「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」でストレスのない情報管理ができる環境を整えましょう。
