取引先に文書や物品を郵送する際は、送付状を同封すべきです。送付状は法的には必須ではありませんが、郵送元や内容を把握しやすくするために添えるのがビジネス上のマナーであり、相手の印象を決める重要な書類といえます。
しかし、送付状の正しい書き方がわからず悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、送付状の正しい書き方や作成に役立つ無料テンプレート3選を中心にご紹介します。
- 好印象な送付状の作成方法を知りたい
- すぐにでも使える送付状テンプレートが欲しい
- 送付状を簡単に作成できるツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、使用する場面に合った送付状テンプレートがわかり、取引先に好印象を残せる送付状が書けるようになります。
目次
なぜビジネスにおいて送付状が必要なのか
ここでは、ビジネスにおいて送付状が必要である2つの目的を解説します。送付状作成の際は、以下の目的を踏まえて記載内容を検討しましょう。
挨拶になるため
送付状は郵送する際の挨拶用の文書になります。
送付状には郵送物の内容を記すだけでなく、相手に対する丁寧な挨拶も行って信頼関係を築くことも重要です。相手への敬意を表しつつ、郵送物を「手渡しできず、郵送してしまって申し訳ない」という気持ちも表明できるので、丁寧な印象を与えられます。
さらに、送付状にはビジネスの用件や目的が明確に記載されるので、受取人と意思疎通の溝が生まれづらいです。そのため、送付状を挨拶として利用すると、信頼関係を築きつつ好印象を残せるのです。
トラブル防止になるため
送付状を同封すると、ビジネス上のトラブル防止にもつながります。
送付状を作成した時点で送った宛先、時間、内容、個数などが明確になるので、送付物の同封漏れの予防につながります。
さらに、送付状には送り元や宛先の住所・氏名が記載されているので、送付物の紛失や誤送信が起きた際に証拠として利用できます。このように、送付状を同封すると業務ミスやトラブルの発生を予防できるのです。
送付状の正しい書き方とは
ここでは、送付状の正しい書き方を解説します。相手に好印象を与える送付状を作成するには、以下のポイントを適切に押さえる必要があります。
（1）必要な項目を入れる
送付状には以下の項目が必須になります。
- 送付日付
- 送付先情報
- 作成者情報
- タイトル
- 頭語・結語
- 挨拶文
- 記・以上
- 送付物内容・個数
- 備考
物を送付した日付（年月日）を記入します。
送付先の企業・個人名を正確に記載します。
送付状作成者の住所・氏名を過不足なく書きます。
送付状の主旨がすぐにわかるように、用件を端的に書きます。
一般的には、本文の頭に「拝啓」結びに「敬具」を用います。
頭語の後に挿入します。
箇条書きで送付物の内容・個数を書く際に、頭に「記」結びに「以上」と記します。ただし、同時に送付状全体を締めくくるので、「以上」の後に文章を入れないようにしましょう。
わかりやすく箇条書きで書きます。
注意書きが必要な場合のみ、記載します。
送付状を作るときは、相手に情報を適切に伝えるために、凝ったデザインではなくシンプルに読みやすい文書を作成するべきです。また、受取人が開封した際に確認しやすいように、送付状は文書の一枚目に添えるようにしましょう。
（2）挨拶文・本文を記載する
送付状に必要な項目を設定したら、挨拶文・本文を記載します。
季節に合わせた「時候の挨拶文」または、季節に関係のない「時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。」「貴社ますますのご発展のことと心よりお慶び申し上げます。」などの挨拶文を記載しましょう。
本文は「長すぎず、短すぎない」ことを意識して、送付物を同封した旨を端的に書きます。挨拶文・本文を早く書くには、「Stock」のようなノート型ツールに事前にまとめておく方法も効果的です。
【必見】送付状におすすめの無料テンプレート3選！
ここでは、送付状におすすめの無料テンプレート3選をご紹介します。使用する場面に合わせて適切なテンプレートを選定しましょう。
【ビジネステンプレート】汎用性の高いシンプルな送付状
こちらは、A4縦型の法人向け送付状テンプレートです。
シンプルなデザインの送付状で、使用する場面を選びません。送付日付が自動で入力されるので、ミスも起きにくいです。
【ビズ研】個人向けの送付状
こちらは、個人宛に使える送付状です。
こちらのテンプレートもシンプルなデザインで、汎用性高く使えます。また、Excel、Google Documentで扱うことも可能です。
【Microsoft】就活用とビジネス用で分けられる送付状
こちらは、Microsoft社が提供する送付状テンプレートです。
テキストのみのシンプルなデザインです。また、文字を変更するだけで、就活用とビジネス用で用途を切り替えられます。
送付状の作成・共有に役立つITツール
送付状は文書や物品を郵送する度に用意しなければならず、作成にも手間がかかります。また、法人・個人向けや使用する場面によっても書式を使い分ける必要があるので、定型文や作成方法を記したマニュアルを事前に準備しておくのが重要です。
しかし、紙のマニュアルでは複数人で同時に閲覧できず、業務が滞ってしまう可能性があるので、ITツールを活用すべきです。ただし、高性能なツールはITリテラシーの低いメンバーが使いこなせず、放置してしまいます。
したがって、チームで送付状の作成・共有を効率化するには、非IT企業における65歳以上のメンバーでも、簡単に送付状を始めとした文書テンプレートを管理できる情報共有ツール：「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に送付状の定型文やマニュアルを残しつつ、任意のメンバーと共有できます。また、ノートに紐づく「タスク」「メッセージ」を活用すると、送付状作成・郵送の進捗管理や取引先が混ざらずにやりとりが実現します。
あらゆる情報を簡単に管理・共有できる「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
送付状におすすめの無料テンプレートまとめ
これまで、送付状の正しい書き方や、おすすめの無料テンプレート3選を中心にご紹介しました。
送付状を同封すると相手からの信用を得つつトラブル防止にもつながりますが、必要な項目を押さえ、挨拶文・本文も適切に書くことが求められます。また、テンプレートを使用する際は、送付先や使用する場面に合ったものを使い分けなければなりません。
そこで、ITツールを活用して送付状の定型文やマニュアルを共有し、作成を効率化すべきです。ただし、情報の分類性能に富んだ多機能のツールを使いこなすには相応のITリテラシーが要求されるので、送付状の作成・共有に過不足のない機能を備えたツールを導入しましょう。
結論として、「ノート」「タスク」「メッセージ」の過不足のない機能を備えたシンプルな情報共有ツール：Stockが必須です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、スムーズな送付状の作成を実現しましょう。
