日本国内では業務効率化を目的に、コミュニケーションツールを導入して活性化を実現している企業も多いです。そして、海外拠点や駐在員のいる事務所を持つ企業も、ツールを活用して円滑なやりとりを可能としています。
とはいえ、海外の社員とやりとりを行う場合には、グローバルに使われているツールを利用しなければなりません。なかには、海外で使われているコミュニケーションツールが多く、どれを使えば良いか悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、海外向けのおすすめコミュニケーションツール7選を比較表を交えて解説します。
- 海外の企業とのやりとりに使うべきツールがわからないため、比較検討したい
- 海外拠点にいる現地の社員とやりとりするためのツールを比較したい
- 海外とのやりとりでも遜色なく使えるシンプルなツールを導入したい
といった担当者の方は本記事を参考にすると、海外メンバーとのコミュニケーションで押さえるべきポイントを把握しながら、おすすめなツールがわかります。
目次
- 1 外国人とのコミュニケーションで押さえるべきこと
- 2 【無料あり】海外でも使えるコミュニケーションツール7選
- 3 海外でも利用可能なコミュニケーションツールの比較表
- 4 海外でも使えるビジネスコミュニケーションツールまとめ
外国人とのコミュニケーションで押さえるべきこと
以下では、外国人とのコミュニケーションで押さえるべきことを解説します。グローバル展開をしていくなかでは海外メンバーと仕事を行う機会も増えるため、以下のポイントを押さえておく必要があります。
コミュニケーションの文化の違いを理解する
まず大前提として文化の違いを理解して接しなければなりません。とくに、コミュニケーションの仕方が違う点には注意が必要です。
海外の多くが、言葉によるコミュニケーションを重視しているため、日本のように空気を読んで察する文化は存在しません。そのため、共有事項は言葉で明確に伝える必要があります。とくに、外国人の社員に仕事を依頼する際には、業務内容をテキストでわかりやすく伝えることが求められます。
国や地域ごとの文化の違いを理解して対応することで、相手が海外メンバーであっても円滑なビジネスコミュニケーションが行えます。
ステレオタイプにとらわれないようにする
日本人、外国人関係なく一人ひとり異なった個性を持っているため、ステレオタイプにとらわれない対応が必要です。
たとえば、「この国の人はこういった行動をとりやすい」などの固定観念は、その国に駐在する海外メンバー誰しもに当てはまるとは限りません。そのため、相手の個性を尊重し接することで、トラブルのないやりとりが行えます。
とくに、ビジネスコミュニケーションでは電話やメール、チャットを問わず「どのようなアプローチであれば相手に伝わるか」を考える必要があります。
具体的な表現で伝える
外国人に業務を依頼する場合は、具体的な表現を使うことで認識齟齬が発生しにくくなります。
たとえば、「今日の業務は〜の書類の〜の工程までお願いします、「○時までにこの工程を終了させてください」など、具体的な数字や表現を用いて指示することで、相手に指示内容を正しく理解してもらえる可能性が高まります。
また、テレビ電話などを用いる際にはジェスチャーを用いて伝えることで、口頭よりもわかりやすく伝えられます。ただし、ジェスチャーは国によって意味が異なり、表現によっては失礼にあたる場合もあるので注意しなければなりません。
【無料あり】海外でも使えるコミュニケーションツール7選
以下では、海外でも使えるコミュニケーションツール7選をご紹介します。
外国人とやりとりを行うためのツールは異文化間でも認識が統一できる、誰でも簡単に使えるツールであることが大前提です。仮に、「機能が多くて便利そうだから」という定性的な判断でツールを選定すると、海外メンバーのITリテラシーが高くない場合に負担をかけてしまいます。
また、海外発、かつすぐに導入可能な「チャットツール」を利用する場合にも注意が必要です。チャットツールはやりとりが簡単にできる一方で「情報が錯綜して流れる」大きなデメリットがあるため、必要な情報を即座に探し出せません。
そのため、情報共有だけでなく、情報が正しく「蓄積」されるツールが必須です。したがって、導入すべきツールは英語対応、かつ即日で使えるほどシンプルで情報が正しく「蓄積」できる「Stock」一択です。
Stockの「ノート」へ簡単に情報をストックでき、ノートに紐づいた「メッセージ」を使うと情報が流れません。チャットツールにありがちなデメリットをカバーし、海外メンバーとのコミュニケーションにおいても効率的な情報管理を実現します。
【Stock】ビジネスに最適なコミュニケーションツール
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【Slack】エンジニア向けコミュニケーションツール
Slackの特徴
- デフォルトの言語が英語なので、外国人とやりとりしやすい
- ビデオ通話機能がある
Slackのデフォルトの言語は英語なので、海外では知名度が高く既にSlackを利用しているケースがあります。
ビデオ通話機能があるため、海外のクライアントともすぐにリアルタイムで情報共有が行えます。
Slackの注意点
- 情報が錯綜しやすい
- 多機能なため使いこなすのが難しい
あくまでチャットツールなので、共有された情報が流れていきやすいです。
Slackは多機能なツールであるため、ITツールに慣れていない人にとっては使いこなすのが難しいと感じることがあります。
Slackの料金
- フリー：0円
- プロ：850円/月/ユーザー
- ビジネスプラス：1,600円/月/ユーザー
- Enterprise Grid：要問い合わせ
【WhatsApp Business】世界規模のグループチャットツール
WhatsAppの特徴
- アメリカ、ヨーロッパのユーザーが多い
- 相手の状況がリアルタイムでわかる
アメリカ、ヨーロッパにユーザーが多く、該当の国の企業とやりとりを行う場合には重宝します。
WhatsAppは相手がいつオンラインだったかを確認できるので、相手の状況を確認しやすいです。
WhatsAppの注意点
- UI(操作画面)が他のメッセージアプリより悪い
- 宣伝目的での利用が難しい
LINEなどのアプリと比べ、UI（操作画面）が悪いので使い勝手が良くないと感じる場合があります。
WhatsAppは一方的なマーケティングを原則禁止しているため、ビジネス利用が難しい可能性があります。
WhatsAppの料金
- 無料
【Messenger】Metaの提供するコミュニケーションツール
Messengerの特徴
- 最大50人との無料通話、最大6人との無料ビデオ通話が可能
- 位置情報が共有できる
Messengerは無料で50人との音声通話、6人とのビデオ通話ができるため、リアルタイムにやりとりしやすいです。
位置情報を共有すると、相手がいる国によって連絡する時間を選択できます。
Messengerの注意点
- Meta(Facebook)のアカウントが必要
無料通話を行う際には、主催者は必ずMeta(Facebook)アカウントの取得が必要なため、登録の手間がかかります。
Messengerの料金
- 無料
【LINE】日本で最も有名なSNSアプリ
LINEの特徴
- さまざまなスタンプを利用できる
- 複数人に即座に情報共有できる
スタンプを利用することで、文面で細かい感情の表現が可能になります。
グループ機能やノート機能を利用することで複数人に即座に情報共有できます。
LINEの注意点
- 海外の一部の国では利用制限がある
- 海外では普及率が低い
中国など一部の国ではLINEサービス自体の利用が制限されているケースがあります。
海外ではLINEの普及率が低く、知名度も高くないので利用していない可能性が高いです。
LINEの料金
- 基本無料、スタンプは一部有料
【Apple Messeges for Business】iOSユーザーに特化したツール
Apple Messeges for Businessの特徴
- ユーザーと直接やりとりが可能
- Apple payで決済ができる
Apple Messeges for Businessではユーザーと直接やりとりできるため、ユーザーの意見を聞きやすくなります。
やりとりの中で実際に取引を行うこととなった場合には、Apple payを利用して決済が可能です。
Apple Messeges for Businessの注意点
- iOS端末意外からアクセスできない
iOS端末でのみ利用可能なため、Androidからのアクセスができません。
Apple Messeges for Businessの料金
- 無料
【WeChat】中国でシェア1位を誇るコミュニケーションツール
WeChatの特徴
- 中国で10億人以上のユーザーが存在する
- 公式アカウントが使える
中国での普及率が高いため、中国でビジネスをする際には便利です。
公式アカウントを利用することで、自社の情報を気軽に発信できます。
WeChatの注意点
- 中国以外では利用率が低い
中国以外では利用率が低いため、中国以外の国の企業とのやりとりには使いにくいです。
WeChatの料金
- 無料
海外でも利用可能なコミュニケーションツールの比較表
以下では、上記で紹介した「海外でも利用可能なコミュニケーションツール」を比較し表にまとめています。（左右にスクロールできます。）
| 【一番おすすめ】Stock | Slack | WhatsApp Business | Facebook Messenger | LINE | Apple Messeges for Business | ||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
最も簡単に外国人とコミュニケーションできるツール |
ビデオ通話機能も搭載した多機能なコミュニケーションツール |
世界規模で使われているグループチャットツール |
Facebookと連携可能なコミュニケーションツール |
日本で最も有名なSNSアプリ |
iOSユーザーに特化したコミュニケーションツール |
中国でシェア1位を誇るコミュニケーションツール |
| 代表的な機能 |
・ノート機能
・タスク機能
・メッセージ機能
・テンプレート機能
・フォルダ機能 |
・チャンネル機能
・オンライン会議機能
・ワークフロービルダ機能
・検索機能
・ファイル共有機能 |
・テキストメッセージ機能
・グループチャット機能
・音声/ビデオ通話機能 |
・チャット機能
・絵文字
・動画シェア機能
・送金機能 |
・トーク機能
ビデオ/音声通話機能
・掲示板機能
・カレンダー機能
・アンケート機能 |
・チャット機能
・決済機能 |
・テキストメッセージ機能
・ビデオ/音声通話機能
・タイムライン機能 |
| 料金 |
・無料プランあり
・有料プランは1人当たり月400円〜 |
・無料プランあり
・有料プランは1人あたり月850円〜 |
・初年度無料
・2年目以降月85円〜 |
・無料 |
・無料 |
・無料 |
・無料 |
| 公式サイト |
海外でも使えるビジネスコミュニケーションツールまとめ
ここまで、海外でも使えるビジネス用のコミュニケーションツールを解説しました。
外国人とやりとりする際には、コミュニケーションの文化が異なることを意識し、明確かつわかりやすく情報を伝えることが大前提です。そして、固定観念を排除し、一個人として敬意を持って接すると円滑にコミュニケーションできます。
また、海外とのやりとりを効率化するには、言った言わないの認識齟齬が発生する電話やメールではなく、ITツールの利用が必須です。しかし、多機能なツールでは相手が使いこなせない可能性があるので、全世界で通用するシンプルさが求められます。
また、情報が正しくストックされるツールを選ばなければ、情報が錯綜し必要な情報が見つからないといったリスクが発生します。そのため、今回ご紹介した「Stock」のように非IT企業の65歳以上のメンバーでも使えるほどシンプル、かつ情報が正しくストックされるツール一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、海外メンバーと円滑なコミュニケーションを行いましょう。
