ビジネスを効率よく進めるには、円滑な社内コミュニケーションが必須です。そして、コミュニケーションの手段として、近年のデジタル化にともなってITツールを使う企業が増えています。
しかし、コミュニケーションツールの導入を検討していても「数あるツールから自社に最適なものを選ぶのが難しい」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、おすすめの社内コミュニケーションツール6選を中心にご紹介します。
- 紙やメールは面倒なので、ITツールでストレスなくやりとりしたい
- コミュニケーションツールをとり入れたいが選ぶ時間がない
- リモートワーク中や移動中などの場所を問わずコミュニケーションがとりたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、自社に適したコミュニケーションツールを見つけられ、社内の情報共有を円滑化できるようになります。
目次
- 1 社内コミュニケーションツールとは
- 2 コミュニケーションツールの3つの機能
- 3 コミュニケーションツールの4つの選び方
- 4 ＜無料あり＞おすすめの社内コミュニケーションツール6選
- 5 ＜一覧表＞社内コミュニケーションツールの比較
- 6 コミュニケーションツールを導入するメリット
- 7 コミュニケーションツールの注意点
- 8 ＜活用事例＞1つのツールでコミュニケーションが完結した事例
- 9 おすすめの社内コミュニケーションツール6選まとめ
社内コミュニケーションツールとは
以下では、社内コミュニケーションツールの概要や種類を中心にご紹介します。「そもそも、コミュニケーションツールは何のために使うのか分からない」という方は必見です。
社内コミュニケーションツールの概要
コミュニケーションツールとは、社内情報の伝達を促進するためのツールです。
たとえば、連絡手段がメールの場合は、大切な連絡がほかのメールで埋もれて見落としにつながります。また、口頭で情報共有している場合は「言った、言わない」のトラブルが発生しかねないのです。
一方、コミュニケーションツールであれば、部署やプロジェクトでグループを作成してテーマごとにやりとりするので、連絡の見落としが起こりづらいです。また、メッセージがオンライン上に残るのも特徴です。
ただし、メッセージを見返すときに何度もスクロールして探すのは面倒なので、別途ストックする仕組みが必須です。
社内コミュニケーションツールの種類
社内コミュニケーションツールは、主に「情報共有ツール」「チャットツール」「社内SNS」の3種類に分けられます。以下では、3種類それぞれについて解説します。
- チャットツール
- 社内SNS
- 情報共有ツール
チャットツールとは、メッセージのやりとりに特化したツールです。会話形式で気軽にコミュニケーションがとれる一方、情報が流れてあとから見返せない点がデメリットだと言えます。
社内SNSとは、従業員のコミュニケーションやノウハウ共有に役立つツールです。チャットツールに比べて幅広い情報を管理できる一方、従業員が使いこなせず放置されてしまうケースもあります。
情報共有ツールとは、あらゆる情報を共有して社内に残せるツールです。
情報をテーマごとに蓄積するので、チャットツールで起こる「情報が流れる」というリスクを減らせます。また、直感的に使える「Stock」のようなツールを選べば、社内へ浸透しやすいです。
以上のように、社内コミュニケーションツールは3つに分けられます。ビジネス上のコミュニケーションにおいては情報を流さず蓄積し、従業員にとっても使いやすい情報共有ツールが最適です。
社内コミュニケーションは何を解決する？
社内コミュニケーションを活性化すると、社内の業務が効率化します。
たとえば、コミュニケーションツールを利用した場合、メールの定型文を打ち込んだり、紙の資料を配布したりする手間がかからなくなり、事務的な作業を大幅に減らせます。
また、気軽なコミュニケーションがとれる職場では、部下から上司へ質問するハードルが下がるので、考え込む時間がなくなります。以上のように、社内コミュニケーションは、無駄な作業を省いて業務効率を高めることにつながるのです。
関連記事： 【簡単解説】情報資産とは？リスクや管理方法も紹介
コミュニケーションツールの3つの機能
ここでは、コミュニケーションツール・アプリに搭載されている3つの機能を解説します。ツールを選定するときは、以下の機能がストレスなく使えるかを判断しましょう。
（1）メッセージ・連絡機能
メッセージ・連絡機能では、メールのような定型文や挨拶文を付けずにやりとりできます。そのため、メールよりもスムーズなコミュニケーションが実現するのです。
さらに、一部のツールではグループを作成して、CcやBccを記入せずに複数人と情報共有できます。また、メッセージをあとから編集できるのもメールとの大きな違いです。
（2）ファイル共有機能
PDFやエクセルといった、普段の業務で使っているファイルを共有できます。
ただし、チャットで共有されたファイルはほかのメッセージで流れてしまうため、あとから探すのが面倒です。そのため、中長期的に管理したいファイルがある場合は、ストック情報として残せる「Stock」のようなツールを選びましょう。
（3）タスク管理機能
タスク管理機能とは、個人やチームのやるべきことを管理する機能です。
たとえば、個人のタスクと期限を登録すれば、やり残しを防いで仕事を期限通りに進めるのに役立ちます。また、チーム全員のタスクを共有すれば、チームの進捗管理にも役立つのです。
タスク管理ツールを別途導入する方法もありますが、コストがかさむため、タスク管理機能が備わったコミュニケーションツールを利用するのが最適です。
コミュニケーションツールの4つの選び方
ここでは、コミュニケーションツールの選び方を4つ解説します。ツールを導入してからミスマッチに気づくことがないように、以下の点を押さえましょう。
（1）必要な機能に過不足がないか
一つ目に、必要な機能が過不足なく揃っているかが重要です。
機能に不足があると、足りない機能を補う別ツールを運用するコストがかかります。一方、機能が多すぎると使いこなすのが難しく、社内に浸透しない可能性があるのです。
とくに、非IT企業が多機能なツールを選ぶと、導入後に「従業員がほとんどの機能を使いこなせていない」という状況になりかねません。したがって、自社に必要な機能が”過不足なく”搭載された費用対効果の高いツールを選びましょう。
（2）予算の範囲内か
二つ目に、ツールの利用料金が自社の予算範囲内であるか確認しましょう。
ツールの料金は、利用規模や機能の豊富さによって変わることが多いです。多くのツールではトライアル期間が設定されているので、使い心地を確かめた上で自社の予算と照らし合わせましょう。
ただし、予算の範囲内であっても「高度な機能が豊富に搭載されたツール」はITリテラシーの低い従業員が使いこなせず、結果社内へ浸透しないので注意しなければなりません。
（3）直感的に操作できるか
三つ目に、直感的に操作できるツールであるか確かめましょう。
見た目や使い勝手に不満があると、費用をかけて導入したにも関わらず、ツールを使わない従業員が出てくる可能性があります。とくに、操作を覚えるのに時間がかかるほど多機能なツールは社内へ定着しづらいです。
コミュニケーションは一部の従業員だけでは完結しないため、ITに詳しくない従業員でもすぐに使えるツールが必須なのです。
（4）情報をストックできるか
最後に、社内の情報をストックできるか確認しましょう。
情報がストックされず流れてしまうと、重要なメッセージを見逃して返信が遅れる恐れがあります。返信が遅れれば、チーム全体の意思決定も滞るので、プロジェクトをスムーズに進行できなくなってしまうのです。
このような情報の停滞を防ぐためにも「情報を確実にストックするツール」を使いましょう。たとえば、案件ごとにノートを作って情報を書き残せる「Stock」であれば、チャットのように情報が流れる心配はありません。
＜無料あり＞おすすめの社内コミュニケーションツール6選
以下では、おすすめの社内コミュニケーションツール6選をご紹介します。
コミュニケーションツールを選ぶときは、必要な機能に過不足がないのはもちろん「直感的に使えること」「情報をあとから見返せること」が重要な判断材料になります。
たとえば、誰でも簡単に使えるツールでなければ、そもそもツールが社内に浸透しません。さらに、重要なメッセージがほかのやりとりで流れると、目的の情報を瞬時に探せないストレスがかかるのです。
したがって、選ぶべきツールは、情報共有に必要な機能を過不足なく備え、非IT企業の65歳でも直感的に使える「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に情報を記載し、ノートに紐づく「メッセージ」で共有すれば話題が入り乱れません。また、「フォルダ」で案件ごとに情報を振り分けられるので、ほかのコミュニケーションツールのように情報が埋もれる心配がないのです。
【Stock】最もシンプルな情報ストックツール
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【Chatwork】国産のビジネスチャットツール
＜Chatworkの特徴＞
- グループチャットを作れる
- タスク管理機能がある
部署や案件ごとにグループチャットを作れるので、複数人でスムーズにコミュニケーションできるのが特徴です。
タスク（やるべきこと）を作成・編集するタスク管理機能が搭載されています。自分のタスクを洗い出すのはもちろん、メンバーへのタスク依頼できます。
＜Chatworkの注意点＞
- 大切な情報が流れる
重要なメッセージをチャットに送っても、新しいメッセージで流されて「どこにあるか分からない」という状況になりやすいです。そのため、見返すときに遡って探さなければなりません。
＜Chatworkの料金体系＞
- フリー：0円
- ビジネス：600円/ユーザー/月（月払い）
- エンタープライズ：960円/ユーザー/月（月払い）
【Slack】知名度の高いチャットツール
＜Slackの特徴＞
- 知名度の高いチャットツール
- チャンネルで会話できる
全世界でユーザー数が1,000万人を超える、知名度の高いチャットツールです。
特定のメンバーで構成された「チャンネル」でやりとりできます。そのため、社内でもプロジェクトや部署ごとに個別の場所で話せるのが特徴です。
＜Slackの注意点＞
- フリープランの制限が厳しい
無料で使えるフリープランでは、メッセージを閲覧できる期限が「過去90日分の履歴」と制限されています。そのため、半年前のやりとりや1年前の案件などを見返せないことに注意が必要です。
＜Slackの料金体系＞
- フリー：0円
- プロ：1,050円/ユーザー/月（月払い）
- ビジネスプラス：1,800円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise Grid：要問い合わせ
【サイボウズOffice】高度なセキュリティを備えるツール
＜サイボウズOfficeの特徴＞
- トップページに情報を集約できる
- スケジュール機能がある
ログイン後、最初に表示されるトップページでは「その日の予定」や「自分宛ての連絡や申請」といった情報が表示されます。
個人の予定を管理するだけでなく、チームの予定を共有するスケジュール機能が搭載されており、予定管理や日程調整に活用できます。
＜サイボウズOfficeの注意点＞
- 使いこなせない可能性がある
豊富な機能が搭載されている一方、多機能ゆえに使いこなすのが難しい可能性があります。とくに、非IT企業では浸透しづらい場合があるので注意が必要です。
＜サイボウズOfficeの料金体系＞
- スタンダードコース：500円/ユーザー/月（月払い）
- プレミアムコース：800円/ユーザー/月（月払い）
【Talknote】カルチャーマネジメントツール
＜Talknoteの特徴＞
- ノート機能
- タイムライン機能
テーマや共有するメンバーごとにノートを作成し、効率的に情報共有できます。
参加しているノートが一覧表示されるので、社内の最新情報をまとめて把握したいときに役立ちます。
＜Talknoteの注意点＞
- 機能が過度だと感じる可能性がある
コミュニケーションのデータを分析し、スコア化する組織スコア機能などの高度な機能が搭載されていますが「単に情報共有したいだけ」というチームにとっては過度な機能と感じる場合があります。
＜Talknoteの料金体系＞
料金体系を知るには問い合わせが必要ですが、基本的には以下の3つで構成されます。
- 初期費用＋基本費用＋オプション
【NotePM】豊富な機能が搭載されたツール
＜NotePMの特徴＞
- マニュアル作成やナレッジ共有に特化したツール
- 検索機能が強力
マニュアルやナレッジといったストック情報の共有に特化したツールです。また、ノートへ”いいね”や”コメント”をつけられるので、社内コミュニケーションの活性化につながります。
テキストだけでなく、PDFやWordファイルの中身まで検索対象となっています。そのため、必要な情報を確実に見つけるのに役立ちます。
＜NotePMの注意点＞
- 費用対効果が小さいと感じる場合がある
さまざまな機能が搭載されている一方、高度な編集機能やレポート機能などは利用者を選ぶため「結局使わない機能がいくつもあって費用対効果が小さい」と感じる可能性があります。
＜NotePMの料金体系＞
- プラン8：¥4,800/月
- プラン15：¥9,000/月
- プラン25：¥15,000/月
- プラン50：¥30,000/月
- プラン100：¥60,000/月
- プラン200～：¥120,000～/月
＜一覧表＞社内コミュニケーションツールの比較
以下は、ご紹介した社内コミュニケーションツール6選の一覧表です。（表は左右にスクロールできます）
| Stock【一番おすすめ】 | Chatwork | Slack | |
|---|---|---|---|
| 特徴 |
最もシンプルな情報ストックツール |
国産のビジネスチャットツール |
知名度の高いチャットツール |
| 料金 |
・無料
・有料プランでも1人当たり月500円〜 |
・フリー：0円
・ビジネス：600円/ユーザー/月（月払い）
・エンタープライズ：960円/ユーザー/月（月払い） |
・フリー：0円
・プロ：1ユーザーあたり1,050円/月（月払い）
・ビジネスプラス：1ユーザーあたり1,800円/月（月払い）
・Enterprise Grid：要問い合わせ |
| サイボウズOffice | Talknote | NotePM | |
|---|---|---|---|
| 特徴 |
高度なセキュリティを備えるツール |
カルチャーマネジメントツール |
豊富な機能が搭載されたツール |
| 料金 |
・スタンダードコース：500円/ユーザー/月
・プレミアムコース：800円/ユーザー/月 |
・要問い合わせ |
・プラン8：¥4,800/月
・プラン15：¥9,000/月
・プラン25：¥15,000/月
・プラン50：¥30,000/月
・プラン100：¥60,000/月
・プラン200～：¥120,000～/月 |
コミュニケーションツールを導入するメリット
以下では、コミュニケーションツールを導入するメリットを3つご紹介します。「実際に導入したとき、社内へどのような効果をもたらすのか知りたい」という担当者の方は必見です。
（1）情報共有がスムーズになる
一つ目のメリットは、情報共有がスムーズになる点です。
チャット機能やメッセージ機能が搭載されたツールでは、会話形式のコミュニケーションが一般的です。そのため、一文ずつ気軽にやりとりできます。
一方、従来のメールによる情報共有では、一通ずつやりとりしなければならないため非効率です。したがって、コミュニケーションツールの導入によって情報共有のスピードが向上します。
（2）やりとりを見返せる
二つ目のメリットは、やりとりを見返せるのです。
たとえば、口頭で情報共有を完結させている場合は「言った、言わない」のトラブルが発生しかねません。一方、コミュニケーションツールはオンライン上にメッセージが残るので「いつ、誰が、何を言ったのか」を見返せるのです。
ただし、情報が流れるチャットツールでは、読みたいやりとりを探すのに何度も遡る必要があって手間がかかります。したがって、テーマごとに作成した「ノート」に会話を紐づけられる「Stock」のようなツールを選びましょう。
（3）時間や場所を問わずやりとりできる
三つ目のメリットは、時間や場所を問わずやりとりできる点です。
一部のコミュニケーションツールはiPhoneやAndroidにも対応しているため、いつでもスマホから気軽にやりとりできるのです。そのため、「移動中に上司と連絡をとる」「現場の写真をスマホで撮影してオフィスのメンバーへ共有する」のように使えます。
以上のように、コミュニケーションツールは時間や場所を問わずにやりとりするのに役立つのです。
コミュニケーションツールの注意点
ここでは、コミュニケーションツールの注意点を2つご紹介します。コミュニケーションツールは情報共有を円滑化できる一方、以下のデメリットがあることに注意しましょう。
（1）やりとりが増えてストレスになる
ツールを使うと、やりとりが増えてストレスになる恐れがあります。
コミュニケーションツールは気軽なやりとりが実現する反面、通知が多くなって業務や私生活に悪影響を与える可能性があるのです。解決策としては、メンバーが個別で通知設定を変更できるツールを選びましょう。
たとえば、通知を受け取りたくない曜日や時間帯を設定するツールは重宝します。また、コミュニケーションツールの通知をメールで受信する機能もあります。
（2）大切な情報が流れる
大切な情報が流れるのも、コミュニケーションツールで注意すべき点です。
コミュニケーションツールでは、大切な情報がほかのメッセージに埋もれて流れてしまい、目的の情報を探すのに時間がかかる懸念があります。情報へスムーズにアクセスできなければ返信も遅れるため、チームの意思決定も滞りかねません。
一方、誰でも簡単に使いこなせるシンプルな「Stock」では、重要な情報を「ノート」に蓄積し、ノートに紐づいた「メッセージ」でやりとりできるため、あとからすぐに振り返られるのが特徴です。
＜活用事例＞1つのツールでコミュニケーションが完結した事例
以下では、情報が流れないのにコミュニケーションもとれるツール「Stock（ストック）」で情報共有を円滑化した社労士事務所の事例をご紹介します。
Stock導入前、こちらの社労士事務所では「チャットツール」と「ファイル共有ツール」を併用しており、とくにチャットツールにおいて「必要な情報が流れる」ことから、コミュニケーションに大きなストレスがありました。
そこで、Stockを導入したところ、ひとつのツール上で情報共有が完結し、顧問先の労務管理や就業規則をシンプルにストックできるようになりました。
また、業務の引き継ぎもスムーズになり、コミュニケーションだけでなく情報管理のあらゆるストレスが解消されたのです。
おすすめの社内コミュニケーションツール6選まとめ
ここまで、おすすめの社内コミュニケーションツール6選を中心にご紹介しました。
ツールを選定するうえでは「機能に過不足がなく使いやすいか」が最も重要です。ツールが多機能では使いこなせない従業員もいるので、かえってコミュニケーションが滞る恐れがあります。
また、情報が流れやすいコミュニケーションツールでは、メッセージを探すのに時間がかかります。したがって、「情報共有だけでなく蓄積もできるツール」が必須です。
たとえば、今回ご紹介したStockは、コミュニケーションに必要な機能が過不足なく揃っており、流したくない情報は蓄積できるツールです。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で社内コミュニケーションを活性化しましょう。
