ゼミ・研究室にクラウドツールを導入すれば、リアルタイムで情報共有ができます。さらに、時間や場所を問わずに利用可能なので、日中は講義やアルバイトで忙しい学生でもすきま時間に活動ができるのです。
そのため、あらゆるライフスタイルの学生が所属するゼミ・研究室では、クラウドツールの導入が不可欠です。しかし、現在ではゼミ・研究室向けのツールが複数あり、どれが適切なのか分からず導入しかねている方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、大学のゼミ・研究室で役立つクラウドツール5選を紹介します。
- 論文や研究データなどをリアルタイムで共有できる便利なクラウドツールが使いたい
- クラウドツールの導入で失敗したくないので、選定ポイントを押さえたい
- 学生とのコミュニケーションが減ったので、簡単に連絡を取り合いたい
という方はこの記事を参考にすれば、ゼミ・研究室に役立つクラウドツールを比較検討できます。
目次
大学のゼミ・研究室が導入すべきクラウドツールの条件
ゼミや研究室の活動をスムーズに進めるためには、以下の3つの条件に当てはまる最適なクラウドツールを選択しましょう。
（1）アカデミックプランがある
ツールを検討する際には、アカデミックプランがあるかを確認しましょう。
ゼミ・研究室に役立つツールには、特定の教育機関に属する利用者向けに割安な料金が設定されているものもあります。ゼミ・研究室にとって、研究活動にかかるコストが予算を下回っているか否かは重要な要素なので確認は必須です。
アカデミックプランの有無は、各ツール公式サイトの「料金プランページ」から簡単に確認ができます。
（2）学年ごとの運用が容易である
ゼミ・研究室が利用するツールは、学年ごとの運用が容易でなければなりません。
ゼミ・研究室での学習内容は学年に応じて変わるため、学年によって扱っている情報は異なります。したがって、情報は学年ごとに分けて管理する必要があるのです。
たとえば、学年ごとに分けられた「フォルダ」で情報管理すれば、教授はひとつのツールで全学年の学習成果を簡単に確認できます。また、学生も関係のない情報が乱立せず、必要な情報へすぐにアクセスできるので便利です。
このように、ゼミ・研究室で利用するツールは「フォルダ機能」が付いたものを選びましょう。
（3）すべての学生が使いこなせる
ゼミや研究室で活用するツールは、すべての学生が使いこなせる必要があります。
教授だけでなくITが苦手な学生でも簡単に使えるツールでなければ、上手くメンバーに浸透せず、それぞれが自由に連絡をとるようになります。しかし、メールやチャット、SNSなど、あらゆる方法で情報共有をすると「どこで、何の情報をやりとりしたか」分からなくなるのです。
そのため、ゼミや研究室で活用するツールは、すべての学生が不自由なく使いこなせるような優れた操作性が必要です。たとえば、ITに詳しくない65歳以上のメンバーでも、簡単に操作できる「Stock」のようなシンプルな情報共有ツールが最適です。
大学のゼミ・研究室で使うべきクラウドツール5選
ここでは、大学で使えるクラウドツール5選を紹介します。大学が導入すべきクラウドツールの条件は、以下の3点です。
- 誰でも簡単に使いこなせるか
- アカデミックプランがあるか
- 学年ごとの運用が容易か
上記の条件をすべて満たすクラウドツールは、ITに不慣れな教職員や学生でも、直感的にあらゆる情報を残せる「Stock」一択です。Stockのアカデミックプラン（教育支援プラン）は通常プランと異なり低コストなので、予算が限られていても十分に運用できます。
Stockの「ノート」はチャットツールとは異なり、大切な情報が流れない特徴があります。また、ノートごとに「メンバーとコミュニケーションがとれるメッセージ」と「論文の締切などを設定できるタスク」が紐づいており、複数のツールを併用する必要はありません。
【Stock】スムーズな情報共有を簡単に実現するツール
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【Slack】ゼミ・研究室の連絡に適しているツール(注意事項あり)
＜Slackの2022年9月1日の発表＞
Slackから「2022年9月1日から一部の料金と仕様を変更する」との発表がありました。このアップデートに伴い「メッセージが過去90日分しか閲覧できなくなる」というフリープランに制限がかけられました。
すなわち、1〜2年単位で研究プロジェクトを進める研究室やゼミでは、90日後にノウハウやナレッジが失われるので、Slackでの運用ができない事態に陥ってしまうのです。
そのため、Slack特有の「情報が流れる」問題を解消しながら「大切なノウハウ・ナレッジを守る」には、代わりに「Stock」のような”誰でも簡単に情報を残しつつ情報共有も効率化できるツール”を使って、プロジェクトを進めましょう。
＜Slackの特徴＞
- チャットで簡単にコミュニケーションがとれる
- 他社アプリと連携できる
オンライン上でコミュニケーションが完結するので、遠隔地にいても簡単に連絡がとれます。
OutlookやGoogle Drive、Zoomなどの主要なアプリと連携でき、毎回ツールを切り替える必要がありません。
＜Slackの注意点＞
- 情報が流れてしまう
チャットは情報が流れるため、後日探し出すのに時間を要します。また、保存期間が90日以上の情報は削除されてしまいます。
＜Slackの料金体系＞
教育支援プログラムを使うと、以下のプランから85%の割引が受けられます。
- フリープラン：0円
- プロプラン：925円/ユーザー/月（月払い）
- ビジネスプラス：1,600円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise Grid：要問合せ
【Scrapbox】情報の分類や整理が不要のツール
＜Scrapboxの特徴＞
- 分類・整理する必要が無い
- 画像や動画、地図を添付できる
任意の単語を括弧で囲むだけでリンク化されるので、フォルダ管理が不要です。
YouTube動画やGoogle Mapsを張り付けて、情報を視覚的に共有できます。
＜Scrapboxの注意点＞
- 情報の階層化ができない
Scrapboxでは内部リンクでページを整理するので、見慣れたファイル管理ができないので注意しましょう。
＜Scrapboxの料金体系＞
- パーソナルプラン：0円
- ビジネスプラン：1,100円/ユーザー/月（税込）
- エンタープライズプラン：要問合せ
教育活動に利用する場合は、パーソナルプランを利用できます。
【Dropbox Education】簡単にファイル共有ができるツール
＜Dropbox Educationの特徴＞
- マルチデバイス対応
- 異なるコンテンツを一つのフォルダで管理できる
PCやスマホなどのあらゆる端末に対応しており、外出先でもアクセス可能です。
Wordやスプレッドシートなどのさまざまなファイルを一か所で管理できます。
＜Dropbox Educationの注意点＞
- ファイル管理は手間がかかる
WordやExcelなどのファイルを編集するためには「わざわざクリックして開いて、保存をする」などの手間がかかります。
＜Dropbox Educationの料金体系＞
Dropbox Educationの活用には「Dropboxセールスチームへの問い合わせ」が必要ですが、通常プランであれば以下が利用可能です。
- Standard:1,500円/月/ユーザー
- Advanced:2,400円/月/ユーザー
- Enterprise:要問合せ
【Notion】データベースを基に情報管理できるツール
＜Notionの特徴＞
- データベースでゼミや研究室のデータを管理できる
- テンプレートが利用できる
データベースに研究データを蓄積しておけるので、学生に情報共有しやすいです。
何種類ものテンプレートを必要に応じて使えるため、研究計画の共有も可能です。
＜Notionの注意点＞
- 機能が複雑で、使いこなすのが難しい
Notionは多機能なため使いこなすのが難しく、ITリテラシーが高くない学生や教職員にとっては使いづらい可能性があります。
＜Notionの料金体系＞
学生や教職員は無料でパーソナルProプランが利用可能です。
- フリー：無料
- プラス：$8/月
- ビジネス：$15/月
- エンタープライズ：問い合わせ
10人までのゲストを招待可能で、7日間までの過去のバージョン履歴を確認できます。
100名までゲストが招待可能で、ファイルのアップデート容量が無制限となります。さらに、30日間までの過去のバージョン履歴を確認できます。
250名までゲスト正体が可能で、90日間までの過去のバージョン履歴を確認できます。プラスの機能に加えセキュリティが強固です。
大学のゼミ・研究室で使うべきクラウドツール5選の比較表
以下は、紹介した「大学のゼミ・研究室で使うべきクラウドツール5選」の比較表です。（表は右にスクロールできます。）
| Stock【一番おすすめ】 | Slack | Scrapbox | Dropbox Education | Notion | |
|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
スムーズな情報共有を簡単に実現するツール |
チャットで簡単にコミュニケーションがとれるツール |
情報の分類や整理が不要のツール |
簡単にファイル共有ができるツール |
データベースを基に情報管理できるツール |
| 料金 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・フリープラン：0円
・プロプラン：925円/ユーザー/月（月払い）
・ビジネスプラス：1,600円/ユーザー/月（月払い）
・Grid：要問合せ |
・パーソナルプラン：0円
教育活動に利用する場合は、パーソナルプランを利用できます。
・ビジネスプラン：1,100円/ユーザー/月（税込）
・エンタープライズプラン：要問合せ |
・Standard:1,500円/月/ユーザー
・Advanced:2,400円/月/ユーザー
・Enterprise:要問合せ |
・フリー：無料
・プラス：$8/月
・ビジネス：$15/月
・エンタープライズ：問い合わせ |
| 詳細 |
詳細はこちら▶︎「Stock」 |
大学のゼミ・研究室で使えるクラウドツールまとめ
ここまで、大学のゼミ・研究室で役立つクラウドツールや選定条件を紹介しました。
ゼミや研究室でクラウドツールを活用すれば、「教職員」と「学生」の双方にメリットがあります。また、研究内容や調査結果などが簡単にまとめられるだけでなく、ストレスなく運営ができ、時間や場所を問わずに使えるので地方在住の学生がいても安心です。
一方で、使い方が難しいクラウドツールを導入すると、誰も使いこなせないので、コストをかけても使われずに放置されます。そのため、ITが苦手な学生・教授でも簡単に使えるツールが必須です。
たとえば、誰でも簡単に使えるほどシンプルであり、教育コストが不要な情報共有ツール「Stock」が最適です。導入即日からゼミ・研究室のメンバーが、直感的に情報共有できる環境をつくれるうえ、ゼミ・研究室によるStock導入実績も豊富です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」でスムーズな情報共有を実現し、ゼミ・研究室の活動を活性化させましょう。
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