業務でデータや資料を扱うときは、情報が入り乱れないように管理しなければなりません。そのためには、複数のクラウドストレージを使い分けるのが効果的です。
しかし、「いくつもクラウドストレージを使うと、どこに保存したのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、複数のクラウドストレージを一元管理するツール3選とデメリットを中心にご紹介します。
- 個別で管理しているクラウドストレージを一カ所にまとめたい
- 複数のクラウドストレージをストレスなく管理したい
- 簡単にクラウドストレージを一元化できるツールが知りたい
という方はこの記事を参考にすると、自社に最適なツールで複数のクラウドストレージを一元管理できるようになります。
目次
複数のクラウドストレージを一元管理するには
複数のクラウドストレージ（インターネット上でデータを保管できるサービス）を一元化管理するには、別途アプリが必要です。
多くの企業では、ファイルの用途や種類によって保存先を分けています。また、データの保存にかかるコストを削減するために、無料のクラウドストレージを複数使っているケースも少なくありません。
以上のような「複数のクラウドストレージに情報が分散している状況」を改善するために一元管理しなければならないのです。
クラウドストレージを一元管理する2つのメリット
以下では、クラウドストレージを一元管理するメリットを2つ解説します。「複数のクラウドストレージに情報が分散している」と悩む方は必見です。
（1）クラウドを切り替える手間が省ける
1つ目のメリットは、クラウドを切り替える手間が省けることです。
複数のクラウドストレージを使っていると、業務に応じてツールを行き来する手間がかかります。また、「どこに何が保存されているか分からない」ともなりやすいので、目的の情報をすぐに探し出せなくなってしまうのです。
しかし、クラウドストレージを一括管理すれば一か所から複数のクラウドへアクセスできるため、わざわざ切り替える必要がありません。
（2）クラウド間でファイルを転送できる
2つ目のメリットはクラウド間でファイルを転送できることです。
クラウドストレージを一元管理するツールには「コピー＆ペースト」や「ドラッグ＆ドロップ」だけでファイルを転送できるものもあります。そのため、情報を移動させる手間が大幅に削減するのです。
逆に、一元管理していない状態で転送しようとすると、ファイルのダウンロードやアップロードに手間がかかってしまいます。したがって、よりスピーディに業務を進めるためにも、クラウドストレージは一元化すべきです。
クラウドストレージを一元管理する2つのデメリット
以下では、クラウドストレージを一元管理する2つのデメリットを解説します。一元管理をすれば業務効率化が図れる一方、以下の点に注意が必要です。
（1）対応するクラウドストレージが限られている
1つ目のデメリットは、対応するクラウドストレージが限られていることです。
クラウドストレージの一元管理ツールには、すべてのクラウドに対応していないものも多いです。また、対応するクラウドの種類や数はツールによって異なるので、場合によっては「自社では使えなかった」となる恐れもあります。
したがって、「現在導入しているクラウド」と「今後導入の可能性があるクラウド」が対応しているかを必ず確認すべきなのです。
（2）費用対効果が低い可能性がある
2つ目のデメリットは、費用対効果が低い可能性があることです。
クラウドストレージを一元化すれば使い分ける手間が省けますが、ファイルがいたるところで管理されているのは変わりありません。加えて、複数のクラウドストレージを使っているだけでコストがかさむのです。
つまり、費用に比べて十分な効果を実感できない恐れがあるのです。そのため、複数のクラウドを上手く運用できていない企業は「そもそもファイル管理をせずに、情報を一か所にまとめられるツール」を使うべきです。
たとえば、あらゆる情報を残せる「ノート」で情報をまとめられる「Stock」であれば、必要な機能に過不足がなく低コストで運用できます。
【これで解決】情報の一元管理に最適なツール
以下では、情報の一元管理に最適なツールをご紹介します。
クラウドストレージを一元管理すれば、わざわざ使い分けたりファイルを転送したりする時間を省けます。しかし、アクセスできる場所が集約されるだけなので、結局、複数のクラウドに分けて管理する仕組みは変わりません。
また、そもそもファイルは、内容を確認するたびに開かなければならず面倒です。そのため、複数のクラウドストレージをより簡単にまとめるには「ファイルを作成せずに情報を一元化できるツール」を使うべきだと言えます。
結論、あらゆるデータを残せる「ノート」があり、情報の蓄積・共有がひとつのツール上で完結する「Stock」が最適です。
Stockでは業務ごとに「フォルダ」を作成し、フォルダ内の「ノート」で情報を作成・共有できます。また、各ノートには「メッセージ」が紐づいているので、一般的なクラウドストレージと異なり、ファイルをメールに添付してやりとりする必要もありません。
ファイルを作成せずに情報をまとめられるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
複数のクラウドストレージを一元管理できるツール3選
以下では、複数のクラウドストレージを一元管理できるツール3選をご紹介します。注意点や料金も解説しているため、担当者の方は必見です。
データ転送に特化したツール「MultCloud」
＜MultCloudの特徴＞
- ファイルの同期機能
- 電子メール通知機能
2つのクラウド間でデータを同期できます。「双方向同期」や「一方向同期」などのカスタムオプションがあるのも特徴です。
クラウド間のファイル転送が完了した場合に電子メール通知が届きます。
＜MultCloudの注意点＞
- スマホアプリに未対応
スマホ用のアプリがないため、外回りが多い部署にとっては情報共有がスムーズに進まない可能性があります。
＜MultCloudの料金体系＞
- 制限付きデータ（5GB）：無料
- 制限付きデータ（100GB）：1,180円/月（月間払い）
- 制限付きデータ（200GB）：2,125円/月（月間払い）
- 無制限のデータ：無料
- 年間無制限のデータ：14,051円/年
- 無期限無制限のデータ：29,402円
安全にファイルを共有できるツール「AnyDrive」
＜AnyDriveの特徴＞
- 複数のクラウドストレージを検索できる
- 安全にファイルを共有できる
キーワードや種類、変更日時からの検索で、目的の情報をすぐに探し出せます。
ファイルのリンクの有効期限やダウンロード回数を設定できます。
＜AnyDriveの注意点＞
- 対応するクラウドストレージが比較的少ない
AnyDriveで一元管理できるクラウドストレージは7つのみで、比較的少ないことに注意が必要です。
＜AnyDriveの料金体系＞
- 要問い合わせ
無料でも使えるクラウドストレージ管理ツール「odrive」
＜odriveの特徴＞
- 共有パスワードを設定できる
- 同期のステータスが一目で分かる
Webリンクにパスワードを設定できるため、情報が安全に共有されます。
ファイルの同期ステータスがバッチで表示されるため、一目で分かります。
＜odriveの注意点＞
- 操作が複雑に感じる恐れがある
ITに詳しくなければ、クラウドストレージを追加する操作が複雑に感じる恐れもあります。
＜odriveの料金体系＞
- 無料プラン：$0
- プレミアムプラン：$8.25（約1,126円）/月
複数のクラウドストレージを一元管理できるツールまとめ
ここまで、複数のクラウドストレージを一元管理するツール3選やデメリットを中心にご紹介しました。
複数のクラウドストレージを一元管理すれば、クラウドを切り替える手間やファイルの転送にかかる時間を省けます。しかし、情報をわざわざファイル形式で保存し、複数のクラウドに分散する煩わしさは解決できません。
そのため、ファイルだけで情報管理する体制を改善する必要があります。したがって、情報をより簡単に残すには「ノート形式でデータをまとめられるツール」が最適です。
つまり、「ノート」へ直接あらゆる情報を蓄積できるため、逐一ファイルを開く工数がかからない『Stock』を選定すべきなのです。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で複数のクラウドストレージにある情報を一元化しましょう。
