社内回覧板は職場の情報共有に利用される一般的な方法であり、多くの企業で利用されています。一方、紙の社内回覧板は作成する手間がかかり、スピーディーな情報共有が難しいため非効率といえます。
実際に、紙の社内回覧板を利用する担当者のなかには「情報共有に時間がかかる」「回覧板作成に手間がかかり大変」などの悩みを抱える方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、紙を使った社内回覧板がめんどくさいと感じる理由や電子化するメリットを中心に解説します。
- 紙の社内回覧板を作成するのに手間がかかる非効率な現状に悩んでいる
- 回覧板による情報共有をスピーディーにし、社員間の認識齟齬をなくしたい
- 電子回覧板を活用して、情報共有の効率化を図りたい
という担当者の方は本記事を参考にすると、社内回覧板を電子化するメリットを理解しながら、リアルタイムで情報共有する方法もわかります。
目次
紙を使った社内回覧板がめんどくさいと感じる理由
まずは、紙を使った社内回覧板がめんどくさいと感じる理由を解説します。紙媒体の運用が根付いた職場では、社内回覧板の発行ごとに以下の課題が発生してしまいます。
情報共有に時間がかかる
紙の回覧板は人によって閲覧できるタイミングが異なるため、紙の社内回覧板では社員への情報共有がスムーズにいきません。
たとえば、複雑な業務連絡を共有する場合、一人ひとりが回覧事項を理解するまでに時間がかかります。とくに、期限が決められている内容を共有するときは、紙の回覧板では期限内に情報共有が終わらない可能性もあります。
このように、紙の回覧板では情報共有にかかる時間が、社員一人ひとりの閲覧速度に依存しやすく、確認するタイミングも異なるため「面倒くささ」が発生してしまうのです。
次の人に渡しに行く手間が発生する
社内回覧板を紙で作成すると、次の人に回覧板を渡しに行く手間が発生し、無駄な時間コストがかかります。
とくに、出勤している社員には紙の社内回覧板で情報共有ができますが、テレワークをしている社員にはメールやファイル共有など、ほかの伝達方法を使わなければなりません。各社員の勤務状況に合わせて両方の手法を平行するのは、渡す人に負担をかけ、担当のタスク進行にも影響を与えてしまいます。
また、社員の数が増えるとともに、社内回覧板を次の人に渡す時間も比例して増えるので、面倒さも感じやすくなります。そのため、自社の規模や社員の働き方によって、紙での社内回覧板を継続するかを検討しましょう。
情報の鮮度が落ちる
紙の回覧板は情報共有に時間がかかるため、情報の鮮度が落ち、社員間でタイムラグや認識齟齬が発生します。
回覧板を見た人と見ていない人で、共有した情報について「知っている人」「知らない人」の差分が顕著になるからです。
ほかにもたとえば、回覧板を回している途中で内容に変更があった場合、回覧板をすでに確認した社員と未確認の社員の間に認識齟齬が発生する可能性があります。また、回覧板を確認していない社員にとっては、訂正前と訂正後の情報が同時に流れてくる可能性もあり、正しい情報がわからなくなってしまうのです。
このように、紙の回覧板では社員間の情報にタイムラグを発生させたり、情報をスムーズに共有するつもりがかえって非効率にしてしまったりする場合があるため注意しなければなりません。
紙の回覧板を電子化するメリット3選
紙の回覧板によって発生する非効率さを解消するには、ITツールを活用した回覧板の電子化一択です。電子化を行うと回覧板作成にかかる工数を削減し、以下のメリットを享受できるようになります。
(1)回覧にかかる時間を削減できる
電子回覧板では全社へ同時に情報共有が行えるため、回覧にかかる時間を大幅に削減できます。
「回覧板を次の人へ渡す」面倒な手間がなくなり、各社員が期限までに時間を問わず業務連絡を確認可能です。また、電子回覧板であれば見たい情報を何度でも振り返られる点も紙の回覧板にはない大きな特徴です。
そして、内容にわからない箇所があるときも、「Stock」のように、回覧板に紐づいたメッセージが搭載されたツールを使うと、話題を錯綜させずに質問や情報共有ができます。
(2)場所・タイミングを問わず情報共有できる
場所・タイミングを問わず情報共有ができるため、社員の働き方を選ばず即座に情報共有を行えます。
たとえば、チーム内に出社やテレワークで働き方が異なる社員がいる場合は、回覧情報にタイムラグがあるとチームとして円滑に業務を遂行するのが難しくなります。しかし、電子回覧板を活用すると、チームメンバーがどこにいても同時に情報共有できるので、共有する情報の変更や緊急事態にも対応しやすいです。
また、チーム内の情報を正しく蓄積しておけるツールを利用すると、業務に関わる情報を全てツールから確認し、後から「アクセスしたい情報が見つからない」事態を発生させません。
(3)情報の鮮度が失われない
電子回覧板は共有する情報に訂正がある場合でもすぐに修正・伝達できるため、鮮度を保ったまま情報共有が可能です。
紙の回覧板では、一度回した内容に変更がある場合は、再度新たな回覧板を回さなければなりません。一方、電子回覧板は訂正する内容がある場合でも、都度該当箇所を更新すれば完結し、紙の回覧板にありがちな「回ってくる順番によって情報にタイムラグが発生する」課題がなくなります。
また、回答期限がある回覧事項を共有したり、社員が閲覧したかを確認したりする場合にも、各社員がすぐにリアクション・返信できるため余計な工数を減らせるのです。
情報共有の電子化に成功した事例
以下では、回覧板の目的である「情報共有」の電子化に成功した事例を紹介します。
医療福祉施設を運営している「株式会社アットティー」では、紙ベースでの情報共有に悩んでいました。とくに、紙媒体特有の「リアルタイム性のなさ」「情報の鮮度が失われる」ことから、最新情報を知らないまま現場対応してしまう問題も発生していたのです。
また、以前から施設の情報共有をクラウド化しようと考え、チャットツールを使っていました。しかし、「やり取りした情報がことごとく流れていってしまい、仕事にならない」理由から、なかなか紙の情報共有から脱却できずにいました。
そして、上記課題を解決することを目的に、情報共有ツールの「Stock」を導入しました。Stockは必要な機能が過不足なく搭載され、かつ極めてシンプルであり、ITリテラシーの高くない60歳以上のスタッフでも抵抗感を発生させずに使いこなせたのです。
Stock導入後は、大きな課題だったリアルタイムでの情報共有が可能になり、日報の作成や連絡事項の共有といった「報連相」にも抜け漏れがなくなりました。結果、スピーディーな情報共有からストレスが発生せず、担当業務に集中できる環境になりました。
回覧板よりも効率的に情報共有できるツール
以下では、回覧板よりも効率的に情報共有できるツールをご紹介します。
回覧板の電子化は、紙媒体でかかっていた情報共有の工数削減に貢献します。しかし、一般的に用いられるメールやファイル共有は、情報共有に手間が発生するうえ、情報の管理が属人的になり必要なときにスムーズにアクセスできない可能性もあります。
そのため、メールやファイル共有を利用するよりも、効率的に情報共有・蓄積が可能な「ITツール」が必須なのです。とはいえ、電子回覧板の運用に必要な「情報共有・管理」に過不足ない機能があるかにも着目しましょう。
また、「多機能なので情報共有以外にも使えて便利そう」などの定性的な理由でツールを導入すると、ITリテラシーが高くない社員が面倒と感じ、使われなくなります。結論、導入するツールは60歳以上の非IT企業の社員が使いこなせるほどシンプルな情報共有ツールである「Stock」一択です。
Stockの「ノート」は必要な情報を書き込むだけで任意のメンバーへ情報共有でき、紙の回覧板にはない直感的な「フォルダ」で管理も簡単です。また、ノートに紐づく「メッセージ」で、話題ごとにやりとりが可能な点もほかのツールにはない特徴です。
最も簡単に社内の情報共有を効率化するツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
めんどくさい回覧板より効率的な情報共有の方法まとめ
ここまで、回覧板よりも効率的な情報共有の方法を中心に解説しました。
回覧板は社内に情報を共有するのに適した手段です。一方、紙の社内回覧板では電子回覧板に比べ情報共有に時間がかかったり、次のメンバーへ回している間に情報の鮮度が落ちたりするので「アナログな回覧板はめんどくさいのでいらない」と結論づけられます。
そこで、回覧板を電子化すると紙の回覧板で発生していた工数を削減できるだけでなく、社員間の認識齟齬も防げるのです。しかし、電子化にあたって多機能なITツールは、ITリテラシーの高くない社員に抵抗感を感じさせてしまう可能性もあるため避けるべきです。
したがって、今回ご紹介した「Stock」のように、ITリテラシーの高くない社員でも導入初日から使いこなせるほどシンプルな情報共有ツールを使いましょう。業界業種問わず240,000社以上に導入され「情報共有のストレス」を解消しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して社内での円滑な情報共有を行い、業務効率化を図りましょう。
