今日では、リモートワークや在宅勤務の普及により情報共有がより重要視されています。そのため、多くの企業で社内のコミュニケーションを活発にして、スムーズな情報共有を実現する「ビジネスチャットツール」がトレンドになっているのです。
ビジネスチャットツールは会話のようなコミュニケーションができるため、メールと比べてスピーディーなやりとりに向いています。また、テキスト以外にもファイルや画像などのさまざまな形式の情報を扱える点もメリットです。
一方で、「ビジネスチャットツールは種類が多いので、どれを選べば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、無料から使えるビジネスチャットツール10選を中心にご紹介します。
- 社内の情報共有に課題を感じている
- 社員やチームメンバー同士のコミュニケーションを活発化したい
- 業務における情報を簡単に管理したい
という担当者の方は、この記事を参考にすると自社にマッチしたビジネスチャットツールを選定し、業務効率化を実現できます。
目次
- 1 ビジネス向けチャットツールとは
- 2 無料から使えるおすすめビジネスチャットツール10選
- 2.1 【Stock】非IT企業でも情報共有のストレスを解消できるツール
- 2.2 【Slack】他サービスとの連携が豊富なビジネスチャットツール
- 2.3 【Chatwork】ビジネスコミュニケーションを一元化できるチャットツール
- 2.4 【Workplace from Meta】コミュニケーションや共同作業が活発になるチャットツール
- 2.5 【WowTalk】導入後も手厚いサポートで利用できるビジネスチャットツール
- 2.6 【Typetalk】BacklogやCacooと簡単に連携できるビジネスチャットツール
- 2.7 【LINEWORKS】コミュニケーションが簡単にとれるチャットツール
- 2.8 【TalkNote】社内の情報を集約できるチャットツール
- 2.9 【Microsoft Teams】Microsoft社製のビジネスチャットツール
- 2.10 【Google Workspace】さまざまな機能で業務を効率化できるビジネスツール
- 3 無料から使えるおすすめビジネスチャットツールの比較表
- 4 ビジネスチャットツールの選定ポイント4選
- 5 ビジネスチャットツールの3つの基本機能
- 6 ビジネスチャットツールを利用する3つのメリット
- 7 ビジネスチャットを利用する2つのデメリット
- 8 無料から使えるおすすめのビジネスチャットツールまとめ
ビジネス向けチャットツールとは
ビジネス向けチャットツールとは、業務上で発生する社内外での円滑なやりとりを目的として開発されたチャットツールです。
一般的なチャットツールと異なる点は、ビジネス向けの機能を備えていることです。たとえば、プロジェクトの進捗を管理したり文書を階層管理したりする機能により、双方向の円滑なコミュニケーションを実現しつつ業務を効率化します。
長らく、ビジネスシーンでは社内外での情報共有にFAXやメールが利用されてきました。しかし、昨今では、FAXやメールでは不可能なリアルタイムでのやりとりを実現する代替手段としてチャットツールを活用する企業が増えているのです。
無料から使えるおすすめビジネスチャットツール10選
以下では、仕事を効率化できるおすすめのビジネスチャットツール10選をご紹介します。
ビジネスチャットツールを利用すれば、メールよりも簡単に情報共有ができるようになります。また、社員同士のコミュニケーション機会の増加や情報伝達の抜け漏れの防止にもつながるのです。
一方で、ビジネスチャットツールは情報が流れてしまうデメリットもあります。そのため、必要なときに情報へすぐにアクセスできず、業務効率化のためのツールがかえって業務を非効率にするケースがあるのです。
また、多機能なツールは一見便利そうですが、ITに詳しくない社員が使いこなせず、社内に浸透しない可能性があります。そこで、全社で運用できるように「誰でも簡単に使いこなせるツール」が求められるのです。
結論、導入すべきツールは、あらゆる情報をストックできる「ノート」があるだけでなく、非IT企業の65歳でも簡単に使いこなせるシンプルな「Stock」一択です。
Stockの「メッセージ」は社内情報をストックできる「ノート」と紐づいているので、必要な情報が流れません。また、高度な検索機能が備わっているため、チャットツールのように過去の話題や資料が見つからないストレスも解消されるのです。
【Stock】非IT企業でも情報共有のストレスを解消できるツール
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【Slack】他サービスとの連携が豊富なビジネスチャットツール
＜Slackの特徴＞
- 他サービスとの連携が豊富
- カスタマイズ性が高い
タスク管理ツールやスケジュール管理ツールとの連携ができ、あらゆるサービスからの通知を受け取れます。
独自の絵文字作成や定期ポストなど、専門知識があれば自社に合わせた形でカスタマイズ可能です。
＜Slackの注意点＞
- 重要な情報が流れていってしまう
- ストック情報を管理できない
チャットツールの性質上、投稿した情報が流れてしまうので、必要な情報にたどり着くまでに時間がかかります。
フロー情報を扱うツールのため、ほかのツールと連携しなければタスクやストック情報を管理できません。
＜Slackの料金体系＞
- フリー：¥0/月
- プロ：¥1,050/ユーザー/月(月払い)
- ビジネスプラス：¥1,800/ユーザー/月(月払い)
- Enterprise Grid：要問い合わせ(月払い)
【Chatwork】ビジネスコミュニケーションを一元化できるチャットツール
＜Chatworkの特徴＞
- ビジネスに適した4つの機能
- 手軽なコミュニケーション
チャット機能、タスク管理、ファイル管理、ビデオ通話/音声通話の4つの機能が備わっています。
メールと違って挨拶文などが不要なため、メッセージの煩わしさがなくなり、情報共有が簡単になります。また、スタンプ機能などコミュニケーションを円滑化するための要素も多いので、社内の活性化につながります。
＜Chatworkの注意点＞
- チャットの管理ができない
- 無料プランの場合メッセージの閲覧に制限がかかる
プロジェクトごとにチャットの管理ができないため注意が必要です。プロジェクトが増えると縦に並ぶ形でトークルームが表示されるので、管理に手間がかかります。
無料プランの場合、直近40日以内に投稿された最新5,000件のメッセージのみ閲覧可能となります。そのため、長期的に運用するプロジェクトなどで発生した情報が、41日以降は見られなくなります。
＜Chatworkの料金体系＞
- フリー：¥0
- ビジネス：¥840/ユーザー/月(月間契約)
- エンタープライズ：¥1,440/ユーザー/月(月間契約)
【Workplace from Meta】コミュニケーションや共同作業が活発になるチャットツール
＜Workplace from Metaの特徴＞
- グループ機能
- ライブ動画配信ができる
社内の任意のメンバーやチーム、部署、プロジェクトごとにグループを作成して、ミーティングや情報共有ができます。また、テキスト情報以外にも、ファイル、写真、動画などさまざまな情報のやりとりが可能です。
社内にニュースやお知らせの配信や、社外の担当者を含む複数の担当者とのライブ配信が可能です。コメント、アンケート、リアクション、Q&Aなどの機能もあるのでライブ配信をしながらメンバーとのコミュニケーションもできます。
＜Workplace from Metaの注意点＞
- コミュニケーション機能が多すぎる
- フィードの使い方が難しい
掲示板やイベントなど、コミュニケーションに関する機能が多いため、ITツールに不慣れな社員はすべての機能を使いこなせない可能性があります。
フィードを使えば最新情報の閲覧ができますが、どの情報が重要なのかを判断しにくいので見逃しが多くなってしまいます。
＜Workplace from Metaの料金体系＞
- 基本プラン
- Add-on（追加機能）
Core：$4/ユーザー/月
Enhanced Admin and Support：$2/ユーザー/月
Enterprise Live：$2/ユーザー/月
コアプランでは、グループ、情報ライブラリ、ライブ動画など、Workplaceの基本機能を利用できます。また、Google WorkspaceやMicrosoft365などのプラットフォームと統合も可能です。
【WowTalk】導入後も手厚いサポートで利用できるビジネスチャットツール
＜WowTalkの特徴＞
- 個人単位でのカスタマイズ
- 豊富なスタンプ
グループ内で新規のメッセージが投稿されたときに、プッシュ通知をグループトーク毎に個別で切り替えられます。
ビジネスで利用できるシンプルなデザインや、キャラクターデザインのスタンプなど種類が豊富です。忙しい業務でも簡単にコミュニケーションがとれます。
＜WowTalkの注意点＞
- 情報の管理が別途必要
- トライアル開始までに最大3営業日かかる
チャットツールの性質上、投稿・共有した情報が流れてしまうので、別途管理が必要です。
トライアル開始までに時間がかかる恐れがあります。
＜WowTalkの料金体系＞
- シンプル：¥300/ユーザー/月
- スタンダード：¥500/ユーザー/月
- プロフェッショナル：¥800/ユーザー/月
【Typetalk】BacklogやCacooと簡単に連携できるビジネスチャットツール
＜Typetalkの特徴＞
- ヌーラボアカウントで連携
- ログイン履歴が分かる
ヌーラボアカウントをひとつ作成すれば、同じアカウントでBacklogやCacooにもログインできます。また、管理者がチームメンバーのアクセスを制御可能です。
ログイン履歴が分かるので、トラブルがあったときには迅速に原因を究明できます。
＜Typetalkの注意点＞
- 情報が流れる
- タスクをはじめとした情報管理が難しい
チャットツールの性質上、投稿した情報が流れてしまうので必要な情報にたどり着くまでに時間がかかります。
チャット機能に特化しているため、タスク管理をするには他ツールとの連携が必要となる可能性があります。
＜Typetalkの料金体系＞
- フリープラン：¥0（10ユーザーまで無料）
- スタンダードプラン：¥638～164,780/月（3~1,000ユーザー）
スタンダードプランの場合、3ユーザーから企業の規模に合わせて詳細にユーザー数を設定できます。
【LINEWORKS】コミュニケーションが簡単にとれるチャットツール
＜LINEWORKSの特徴＞
- SNSに特化
- 高レベルのセキュリティ
LINEと同じ使い勝手で使用できるため普段のSNSと同じ要領で利用可能です。一方で、プライベートと混同しやすいという点があります。
LINE WORKSは第三者機関の監査を受け、国際的なセキュリティ認証を複数取得しています。
＜LINEWORKSの注意点＞
- 保留ができない
- プロジェクト管理には不向き
普段利用しているLINEと同様、既読機能があるため返信の保留ができません。メールと違って既読がつくので、すぐに返信しなくてはいけないというプレッシャーがストレスとなる可能性があります。
グループ内で話題が区別できないので、重要な情報がほかのメッセージに埋もれてチャット上で流れてしまいます。そのため、プロジェクトの管理やタスク管理をするには不向きです。
＜LINEWORKSの料金体系＞
- フリー：¥0
- スタンダード：¥540/ユーザー/月(月額契約)
- アドバンスト：¥960/ユーザー/月(月額契約)
【TalkNote】社内の情報を集約できるチャットツール
＜TalkNoteの特徴＞
- 充実の管理機能
- メンション機能
既読・未読やメンバー情報の管理など社内のあらゆる情報を簡単に管理できます。
任意メンバーにメンションすると投稿やコメントを通知できます。
＜TalkNoteの注意点＞
- カスタマイズできない
Talknoteはほかのツールのように自由にカスタマイズできません。そのため、自社の運用フローをツールに合わせる必要があります。
TalkNoteの料金
- 要問い合わせ（初期費用＋基本プラン＋オプション）
【Microsoft Teams】Microsoft社製のビジネスチャットツール
＜Microsoft Teamsの特徴＞
- Microsoft社製のビジネスチャットツール
- リモートに適応
会議、チャット、通話、共同作業がひとつのアプリで完結します。家庭向けから一般企業、大企業、教育機関と広い場で利用されています。
ビデオ会議機能が備わっているため、オンラインミーティングにも最適です。
＜Microsoft Teamsの注意点＞
- 多機能である分、複雑
- 浸透に時間がかかる
Office365と連動させないと利用できないサービスが多く、無料プランではごく一部の機能しか使えません。
多くの機能が備わっている分複雑なため、社内リテラシーが異なる場合は浸透までに時間がかかります。
＜Microsoft Teamsの料金＞
Microsoft 365にはTeamsのほかにもOfficeのアプリが含まれています。
- 一般法人向け
Microsoft Teams：¥0
Microsoft Teams Essential：¥500/ユーザー/月
Microsoft 365 Business Basic：¥750/ユーザー/月
Microsoft 365 Business Standard：¥1,560/ユーザー/月
Microsoft 365 Business Premium：￥2,750/ユーザー/月
無料プランでは、ビデオ機能や音声通話機能、チャットやファイル管理などの基本機能が利用可能です。また有料プランでは、Office365と連動すると利用できるサービスが増加します。
【Google Workspace】さまざまな機能で業務を効率化できるビジネスツール
＜Google Workspaceの特徴＞
- Googleの機能が多数利用できる
- セキュリティの信頼が高い
ビジネス用カスタムメールをはじめGmail、カレンダー、Meet、Chat、ドライブ、ドキュメント、スプレッドシート、スライド、フォーム、サイトなどGoogleが運営する多くの機能を利用できます。
業界で最も高いセキュリティ基準に対応しています。利用者のデータは利用者に帰属されるため安心して利用可能です。
＜Google Workspaceの注意点＞
- 機能が多すぎる
- 導入の試験期間が短くメンバー数に制限がある
多くの機能が備わっているため、操作に慣れるまで多少の時間を要する可能性があります。
無料利用できる試験期間は14日間となっています。また、最大10ユーザーまでの利用とメンバー数に制限があるため注意が必要です。
Google Workspaceの料金
- Business Starter：¥680/ユーザー/月
- Business Standard：¥1,360/ユーザー/月
- Business Plus：¥2,040/ユーザー/月
- Enterprise：要問い合わせ
無料から使えるおすすめビジネスチャットツールの比較表
こちらは無料から使えるおすすめビジネスチャットツールの比較表です。紹介するツールのなかから自社に最適なツールを選定しましょう。（右にスクロール可能です）
| 【最もおすすめ】Stock | Slack | Chatwork | Workplace from Meta | WowTalk | Typetalk | LINEWORKS | TalkNote | Microsoft Teams | Google Workspace | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
非IT企業でも情報共有のストレスを簡単に解消できるツール |
他サービスとの連携が豊富なビジネスチャットツール |
ビジネスコミュニケーションを一元化できるチャットツール |
コミュニケーションや共同作業が活発になるチャットツール |
導入後も手厚いサポートで利用できるビジネスチャットツール |
BacklogやCacooと簡単に連携できるビジネスチャットツール |
コミュニケーションが簡単にとれるチャットツール |
社内の情報を集約できるチャットツール |
Microsoft社製のビジネスチャットツール |
さまざまな機能で業務を効率化できるビジネスツール |
| 料金 |
・無料プランあり
・有料プランも月500円〜
・費用対効果が最も高い |
・フリー：¥0/月
・プロ：¥1,050/ユーザー/月
・ビジネスプラス：¥1,800/ユーザー/月 |
・フリー：¥0
・ビジネス：¥840/ユーザー/月
・エンタープライズ：¥1,440/ユーザー/月 |
・基本プラン
Core：$4/ユーザー/月
・Add-on（追加機能）
Enhanced Admin and Support：$2/ユーザー/月
Enterprise Live：$2/ユーザー/月 |
・シンプル：¥300/ユーザー/月
・スタンダード：¥500/ユーザー/月
・プロフェッショナル：¥800/ユーザー/月 |
・フリープラン：¥0
・スタンダードプラン：¥638～164,780/月 |
・フリー：¥0
・スタンダード：¥540/ユーザー/月
・アドバンスト：¥960/ユーザー/月 |
・要問い合わせ |
一般法人向け
・Microsoft Teams：¥0
・Microsoft Teams Essential：¥500/ユーザー/月
・Microsoft 365 Business Basic：¥750/ユーザー/月
・Microsoft 365 Business Standard：¥1,560/ユーザー/月
・Microsoft 365 Business Premium：￥2,750/ユーザー/月 |
・Business Starter：¥680/ユーザー/月
・Business Standard：¥1,360/ユーザー/月
・Business Plus：¥2,040/ユーザー/月
・Enterprise：要問い合わせ |
ビジネスチャットツールの選定ポイント4選
ここでは、ビジネスチャットツールの選定ポイントをご紹介します。ツールを導入するときは、以下のポイントを押さえて自社の情報共有を効率化しましょう。
（1）誰でも簡単に使いこなせるか
大前提として、誰でも簡単に使いこなせるツールでなければなりません。
操作性が悪いツールは社員が使いこなせるまでは、かえって情報共有の効率が低下するケースがあるからです。
仮に導入したツールの操作が難しく使いこなせない社員が現れた場合、社内での連絡に支障をきたします。また、運用に失敗して社内でツールに対する抵抗感が生まれると、別のツールを導入したときに社内に浸透しない可能性が高くなるのです。
したがって、ビジネスチャットツールは誰でも簡単に使いこなせるほどシンプルでなければなりません。
（2）自社に必要な機能が過不足なく備わっているか
次に、自社に必要な機能が過不足なく備わっているかを確認しましょう。
事前に自社の情報共有に必要な機能を洗い出し、該当の機能を漏れなく搭載したツールを導入すべきです。ただし、不必要な機能も備えたツールを「便利そう」という理由で導入しても、ITに疎い社員が使いこなせず放置してしまうリスクがあるのです。
そこで、必要な機能を過不足なく備えたツールを導入すれば、社内でスムーズに運用できるだけでなく、無駄なコストを抑えられます。
（3）容量に過不足がないか
容量に過不足がないかも重要な選定ポイントのひとつです。
一般的に、利用できる容量が大きければ大きいほど料金も高くなります。無駄なコストを抑えるためにも、過不足のない容量を備えたプランの選択が重要です。
ただし、コストを抑えようと無理に容量の少ないツールを選択すると情報を記録しづらくなり、導入する意味がなくなってしまいます。したがって、自社の情報管理において過不足のない容量を備えたツールが必須です。
（4）有料プランが検討できるか
最後に、有料プランによる運用が検討できるツールかも確認しましょう。
無料プランは容量や機能などに制限が設けられているケースが多く、ビジネス利用には向かない場合が多くあります。また、有料プランと比較してアクセス制限などのセキュリティ機能が不十分な場合もあるのです。
そのため、無料プランでツールを導入するときは、場合によっては有料プランへ移行することを前提にツールを選定しましょう。ツールの導入前に特徴や活用事例などを押さえ、自社で活用するイメージを深めておくとスムーズに利用できます。
ビジネスチャットツールの3つの基本機能
以下では、ビジネスチャットツールの基本機能をご紹介します。
ビジネスチャットツールは個人向けのチャットツールと異なり、業務を効率化するさまざまな機能が備わっています。また、ビジネスシーンで重要な情報を扱うケースを考慮して、情報を安全にやりとりできる機能やセキュリティが充実しているのも特徴です。
（1）グループチャット機能
通常の1対1のチャットに加え、部署やチームでグループチャットを作成できます。
部署やチームごとに細かくグループを分けることで、状況に合わせてスムーズに情報共有できます。また、メールのようにタイトルや挨拶を入れる必要や、CC・BCCに逐一メンバーを選ぶ手間がなくなるので素早いやりとりが可能です。
さらに、グループチャットでは特定のユーザーをメンション（言及）する機能が備わっていることが多いです。あるユーザーをメンションすると、チャット上でメッセージの宛先が表示されるので、情報伝達のミスが生じづらくなります。
（2）ファイル管理機能
ビジネスで必要な各種資料をビジネスチャット上にアップロードして管理できます。
チャット上にファイルを送信すると、ほかのユーザーが手間をかけずすぐに当該ファイルを確認できます。そのため、出先で営業資料にミスを見つけた場合でも、社内のメンバーが誤りを訂正した資料を送付することで、営業の事故を減らせるのです。
ただし、一部のチャットツールではファイルの保存期間が設けられている場合があります。また、チャット上でファイルを保管すると、やりとりが進むにつれてファイルが流れていってしまうので注意が必要です。
（3）音声・ビデオ機能
音声やビデオ通話により、社内にいないメンバーとも簡単にオンライン会議ができます。
また、オンラインミーティングをしながらチャット機能でファイルの共有や議事録の作成ができるツールであれば、情報の共有や整理がリアルタイムで可能です。そのため、伝達漏れの防止や理解度の上昇につながります。
一方で、一見自社に見合ったツールであっても、機能が多すぎると「想定よりコストがかかった」「使わない機能を持てあます」自体となる可能性もあります。したがって、導入前に自社の運用目的を明確にし、目的に合った利用ができるツールかの確認をしましょう。
ビジネスチャットツールを利用する3つのメリット
以下では、ビジネスチャットを利用するメリットをご紹介します。
ビジネスチャットツールは1対1のコミュニケーションだけでなく、社内や部署・チームなど複数とのコミュニケーションにも特化しています。全社でIT化を進めるためにも、まずは社員同士の情報共有から効率化しましょう。
（1）迅速なコミュニケーションがとれる
一つ目のメリットは、リアルタイムでコミュニケーションができる点です。
チャットはメールでの一方向型のコミュニケーションとは異なり、同じタイミングでメッセージを送り合えます。さらに、相手がメッセージを読むと通知される既読機能やプッシュ通知などにより、メールよりも時間を意識した迅速なやりとりができます。
そのため、モバイル端末にも対応したツールを使うと、外出先や移動中の急ぎの連絡も可能になります。このように、ビジネスチャットを使うと社内外での迅速なコミュニケーションがとれるようになるのです。
（2）ファイルやタスクの管理がしやすい
二つ目のメリットは、ファイルの添付やタスクの管理ができる点です。
ビジネスチャットに搭載されたファイル添付やタスク管理機能を使うと、情報共有の過程で生じた業務をその場でタスク設定したり、送付されたファイルを1クリックで確認したりできます。
そのため、各業務の処理速度を向上できるのです。さらに、チャット上でファイルやタスクの管理ができるので、確認のためにツールを横断する必要がなく、業務に関わる情報の一元管理が実現します。
ただし、メッセージと同様にファイルをチャット上に保管すると、やりとりが進むにつれてファイルが流れ、探し出すのに手間が生じてしまうので注意です。
（3）メールよりもセキュリティが強い
三つ目のメリットは、メールよりもセキュリティが強い点です。
メールによる情報共有では宛先を間違えると情報漏えいにつながります。しかし、社内向けツールを利用すれば、間違って第三者や社外に共有してしまう心配はありません。
また、ツールではメールアドレスを何度も確認する必要がなく、送信相手を一覧から探してクリックするだけで簡単に共有できます。そのため、デジタルに慣れていない社員でも問題なく操作できる点もメリットと言えます。
ビジネスチャットを利用する2つのデメリット
以下では、ビジネスチャットツールを利用するときのデメリット2つをご紹介します。
ビジネスチャットツールはスピーディーなコミュニケーションができますが、以下のポイントを押さえなければ運用時に損失が生じる可能性があるので注意です。
（1）対面コミュニケーションが減少する
ビジネスチャットツールだけで業務ができるので、対面コミュニケーションが減りやすくなります。
具体的には、無駄な会議や対面での連絡がなくなり、在宅勤務の社員とも簡単に連絡がとれるようになり、結果、顔を合わせて会話をする機会が減ってしまうのです。
また、チャットのやりとりは基本的にテキストなので、微妙なニュアンスが伝わりづらい課題もあります。そのため、コミュニケーションを完全にテキストにするのではなく、状況に応じて対面コミュニケーションの機会を設けることも必要です。
（2）情報が流れてしまう
メッセージのやりとりが増えると、大切な情報が流れてしまいます。
チャットは気軽なやりとりに向いている一方、過去のメッセージが流れてしまうので管理することはできません。そのため、連絡を見逃してしまったり、必要な情報がどこにあるのか分からなかったりといったデメリットがあります。
このような情報が流れる状況を改善するためには「あとから見返すべき情報は別途ストックしておく」「依頼された仕事はすぐにタスク設定する」などの管理が必要です。
そこで、社内のあらゆる情報を残せる「Stock」のようなツールを導入すれば、これまでチャットツールで感じていたストレスを解消できます。
無料から使えるおすすめのビジネスチャットツールまとめ
ここまで、無料から使えるおすすめのビジネスチャットツールや選定ポイントを中心にご紹介しました。
ビジネスチャットツールにはメールよりも簡単に情報共有ができます。宛先を間違えて外部に共有してしまうリスクもないので、セキュアな情報管理には必須です。
一方、ビジネスチャットツールはメッセージが次々と流れてしまい、必要なメッセージや資料にアクセスできないことがあります。そのため、機能の豊富さ以上に「情報を確実に蓄積できるツールか」が重要です。
結論、ビジネスにおける情報共有に最適なのは、大切な情報が流れないように管理する機能に過不足がなく、非IT企業の65歳でも簡単に使いこなせる「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、情報共有におけるストレスを解消しましょう。
