業務連絡に使えるアプリのひとつにLINE（ライン）があります。総務省の「令和4年度情報通信メディアの利用時間と情報行動に関する調査」によると、LINEは利用率が90％を超える、国内利用者が多いアプリです。
しかし、LINEを仕事で運用する場合には、あらゆるリスクを考慮しなければなりません。実際に、「プライベートでも使っているLINEをビジネスで使っても大丈夫なのか」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、LINEで業務連絡する4つのリスクを中心に解説します。
- LINEで業務連絡するリスクが何か把握しておきたい
- 従業員がメッセージを確認しないので困っている
- LINEでは「いつ何を送ったのか」が分かりづらい
という担当者の方が本記事を参考にすると、LINEで仕事をするリスクだけでなく、自社に最適な業務連絡の方法が分かります。
目次
業務連絡とは
業務連絡とは、業務を円滑に進めるために共有すべき連絡事項を指します。
トラブルや事故のときはすぐに「報告」をする必要があり、顧客からの問い合わせなどは担当者に「連絡」をします。加えて、個人では解決できない案件は「相談」が必須になるなど、社内の『報連相』はすべて業務連絡に該当します。
また、遅刻や休暇の連絡も、重要な業務連絡のひとつです。欠員はメンバーでカバーしなければならないので、迅速な社内共有が肝となります。
このように、業務連絡は仕事の質やスピードに直結するため、円滑にやりとりできる仕組みを整えなければなりません。
LINEの業務連絡に潜む4つのリスク
業務連絡で活用されているアプリのひとつに「LINE（ライン）」があります。LINEはプライベートで頻繁に使うため、すぐにグループを作成して運用できるのがメリットです。
一方、業務連絡にLINEを使い続けるのには以下の4つのリスクがあります。大きな問題へ発展する前に必ずチェックしましょう。
（1）メッセージを誤送信する
一つ目のリスクは、仕事のメッセージを誤送信することです。
基本的にLINEはプライベートで知人や家族と連絡をとるアプリです。そのため、仕事で利用するとプライベートの連絡と会社の連絡が混ざって見づらくなるうえ、同僚・上司への連絡事項を部外者に誤送信してしまう可能性が高まります。
業務連絡には社外秘の情報が含まれます。こうした情報が漏れると、大きな損害を被るだけでなく、場合によっては取引先からの信頼失墜につながる恐れもあるのです。
（2）退職者の管理ができない
二つ目のリスクは、退職者の管理ができないことです。
複数人で連絡がとれる”グループ機能”では、退職者をグループから退会させても、退職者側のLINEには退会するまでのメッセージ履歴がすべて残ってしまいます。
つまり、退職者が社内の機密情報を持ち続けることになり、情報漏洩が起こる危険があるのです。
（3）セキュリティが担保できない
三つ目のリスクは、セキュリティを担保できないことです。
たとえば、LINEのように企業で管理するのが難しい個人利用向けアプリには、アカウントが第三者に乗っ取られるリスクがあります。個人利用のアプリはパスワードを使い回しされるケースが多く、それまでの業務連絡や社内情報が筒抜けになってしまうのです。
また、LINEにはメッセージやファイルを簡単に転送できる機能があるため、プライベートのLINEアカウントを仕事で使わせるのは大きなリスクと言えます。
（4）重要な連絡が流れる
四つ目のリスクは、LINE上で重要な連絡が流れることです。
LINEのようにメッセージが上に流れるアプリでは、一度重要な連絡をしても、新しいメッセージですぐに流されてしまいます。そのため、メンバーが読み逃したりあとから見返しづらかったりするのがデメリットです。
加えて、チームで複数のグループを運用すると「あの連絡はどこのグループにあったのか分からない」という状況になりかねません。以上のように、LINEでは重要な連絡が流れたり埋もれたりして、仕事の情報共有を阻害するリスクがあるのです。
業務連絡で使うツールの選定ポイント
業務連絡で使うツールを選ぶときには、以下のポイントを押さえることが重要です。
- 誰でも使えるか
- 十分なセキュリティが備わっているか
多機能でITリテラシーを必要とするツールの場合、使いこなせない社員が出てきます。結果、社内に浸透せず運用は頓挫するので、誰にとっても使いやすいツールを選びましょう。
業務連絡は、社員やクライアントなどの個人情報を含むため、高度なセキュリティを備えたツールでなければなりません。そのため、「Stock」のように、国際水準のセキュリティ資格を取得しているツールの選択をおすすめします。
上記の点を踏まえてツールを選定すると、安全かつ運用しやすい業務連絡ツールが導入できます。
【必見】LINEに代わる業務連絡の方法とは？
以下では、LINEの代替となる業務連絡の方法をご紹介します。
LINEの業務連絡における最大のデメリットは、大切な連絡事項が流れることです。たとえば、「上司が呼びかけていた重要な連絡事項がどこにあるか分からない」といった状況になり、該当のメッセージを探す手間がかかります。
そのため、仕事のやりとりをいつでも振り返られるように、別の方法を用いましょう。重要な連絡が流れるのを防ぐには、仕事の詳細な情報とメッセージを紐づけて管理できるツールが最適です。
結論、LINEに代わる業務連絡の方法は、重要な業務連絡を流さず蓄積し、いつでも簡単に見返せる「Stock」一択です。
Stockではトラブルや問い合わせといった情報を「ノート」に残せるうえ、ノートに紐づく「メッセージ」でメンバーと連絡がとれるので話題が入り乱れません。また、読みたいノートを「検索する機能」もあるため、必要なときに素早く探し出せるのも便利です。
安全かつ効率的に業務連絡できるアプリ「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
業務連絡で気を付けるべき3つのポイント
以下では、業務連絡で気を付ける3つのポイントを解説します。連絡する方法や内容によって読みやすさが変わるため、仕事でスムーズにやりとりできるように確認しましょう。
（1）要件を明記する
一つ目のポイントは、要件を明記することです。
業務連絡には「通知」「お礼やお詫び」「依頼や相談」といったさまざまな種類があります。そのため、相手が読んですぐに概要を理解できるように、要件を明記しましょう。
また、要件の重要度や緊急度、返信の要否もあわせて伝えると、相手がその後のアクションを取りやすくなります。以上のように、忙しい仕事中でもスムーズに意思疎通を図るためには、要件や重要度などを明確にしなければなりません。
（2）内容を過不足なく記載する
二つ目のポイントは、内容を過不足なく記載することです。
業務連絡は内容が多すぎるとメンバーが読むのに手間がかかり、不足していると何往復もやりとりしなければなりません。伝えるべき情報を過不足なく記載するには、5W1Hと呼ばれるフレームワークを使うのがおすすめです。
5W1Hとは、「When（いつ）、Where（どこで）、Who（誰が）、What（何を）、Why（なぜ）、How（どのように）」の頭文字を取ったものです。5W1Hの要素をとり入れることで、必要な情報を整理して伝えられます。
以上のように、相手とスムーズなコミュニケーションをとるために、5W1Hのフレームワークを活用しながら情報を過不足なく伝えるのがポイントです。
（3）いつでも見返せるようにしておく
三つ目のポイントは、連絡をいつでも見返せるようにしておくことです。
たとえば、LINEのように重要なやりとりが流れてしまう方法で業務連絡していると、必要な情報をすぐに見つけられません。また、一つのトークルーム内で話題が入り乱れるのもデメリットです。
したがって、情報をテーマごとに整理して蓄積し、いつでも振り返られる環境を整えましょう。具体的には、顧客や案件ごとに作成したノートへメッセージを紐づけられる「Stock」のようなツールであれば、情報が流れないうえに話題も入り乱れません。
＜例文あり＞業務連絡の書き方は？
以下では、業務連絡の書き方をご紹介します。コピー＆ペーストして使える例文を記載しているため、「具体的にどのように書けば良いのか分からない」という方は必見です。
例1｜日程調整を依頼する
以下は、会議等の日程調整を依頼する業務連絡の書き方です。依頼する場合は「いつまでに返信が欲しいのか」も明確に示しましょう。
各位
お疲れ様です。○○です。
〇〇プロジェクトついて、第1回ミーティングの開催日時を調整したく存じます。
皆様のスケジュールから空いている日を以下にリストアップしましたので、対応不可能な日時を【〇月✕日（△）まで】にご返信いただけますでしょうか。また、全日程可能な場合もご返信をお願いいたします。
・〇月✕日（△）13:00～14:00スタート
・〇月✕日（△）13:30～14:00スタート
・〇月✕日（△）13:00～15:00スタート
お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願いします。
例2｜遅刻を報告する
以下は、遅刻を報告する業務連絡の書き方です。遅刻の連絡では「謝罪」「理由」「出社予定時刻」の3点を必ず伝えましょう。
おはようございます。
大変申し訳ありませんが、〇〇線で起きた事故により電車が全線不通となっているため、出社が遅れます。
×時に運転再開する見込みですので、△時には出社いたします。
ご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
LINEで業務連絡するリスクと代替方法まとめ
これまで、LINEで業務連絡するリスクや代替ツールを中心にご紹介しました。
LINEで業務連絡をすると、個人の端末から情報漏洩するリスクが高まります。さらに、重要なメッセージが上へ流れて必要なときに見返せず、仕事を進めるうえでの支障になりかねません。
したがって、業務連絡にはLINEのようなプライベート用のチャットアプリではなく「仕事の情報を安心してやりとりでき、情報を流さず蓄積するツール」を使うべきなのです。
たとえば、今回ご紹介したStockは、厳格なセキュリティ基準で保護され、読みたいやりとりへすぐにアクセスできるツールなので、LINEからの移行に最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、リスクの高いLINEでの業務連絡から脱却しましょう。
